Messungen erfassen
In diesem Kapitel lernst du, wie du Messungen für deine Kennzahlen erfasst, bewertest und mit Excel importierst oder exportierst.
Was ist eine Messung?
Eine Messung ist ein konkreter Datenpunkt zu einem bestimmten Zeitpunkt. Sie enthält:
- Datum: Wann wurde gemessen?
- Messwert: Der tatsächlich gemessene Wert
- Zielwert: Optional abweichender Zielwert für diesen Zeitpunkt
- Bewertung: Ampelstatus (grün, orange, rot)
- Trend: Entwicklungsrichtung (steigend, stabil, fallend)
- Beschreibungen: Kommentare zur Messung und zum Trend
Neue Messung erfassen
Messung über die Detailseite
Schritt 1: Kennzahl öffnen
Klicke auf den Titel der Kennzahl im Cockpit oder in der Liste
Schritt 2: Messung hinzufügen
Klicke auf den grünen Button Messung oben rechts
Schritt 3: Grunddaten eingeben
| Feld | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| Datum | Ja | Das Datum der Messung (Voreinstellung: heute) |
| Messwert | Ja | Der gemessene Wert |
| Zielwert | Nein | Optionaler abweichender Zielwert für diese Messung |
Schritt 4: Bewertung vergeben
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Bewertung | Ampelstatus: grün, orange oder rot |
| Beschreibung | Begründung oder Kommentar zur Bewertung |
Bewertungsrichtlinien:
| Status | Bedeutung | Typische Verwendung |
|---|---|---|
| Grün | Ziel erreicht oder übertroffen | Messwert entspricht oder übertrifft Zielwert |
| Orange | Leichte Abweichung | Messwert weicht geringfügig vom Ziel ab |
| Rot | Deutliche Abweichung | Messwert verfehlt das Ziel deutlich |
Schritt 5: Trend dokumentieren
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Trend | positiv, stabil oder negativ |
| Beschreibung Trend | Erklärung der Entwicklung |
Trend-Bedeutung:
| Trend | Symbol | Bedeutung |
|---|---|---|
| Positiv | ↗ | Die Kennzahl entwickelt sich in die gewünschte Richtung |
| Stabil | → | Die Kennzahl bleibt auf gleichem Niveau |
| Negativ | ↘ | Die Kennzahl entwickelt sich in die falsche Richtung |
Schritt 6: Nächste Messung planen
Wenn die Kennzahl eine Periodizität oder Wiedervorlage hat, wird ein zusätzliches Feld angezeigt:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Datum der nächsten Messung | Wann soll die nächste Messung erfolgen? |
Tipp: Das System berechnet automatisch das nächste Datum basierend auf der Periodizität.
Schritt 7: Speichern
Klicke auf Speichern
Hinweis: Nach dem Speichern bleibt das Formular geöffnet, sodass du direkt weitere Messungen erfassen kannst.
Messung bearbeiten
- Öffne die Kennzahl-Detailseite
- Klicke in der Messungstabelle auf das Datum der Messung
- Auf der Messungs-Detailseite klicke auf das Bearbeiten-Symbol (Stift)
- Nimm deine Änderungen vor
- Speichere mit dem grünen Button
Messung löschen
Warnung: Gelöschte Messungen können nicht wiederhergestellt werden!
- Öffne die Messung (Klick auf Datum in der Tabelle)
- Klicke auf den Löschen-Button
- Bestätige die Löschung
Alle Felder einer Messung
| Feld | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| Datum | Ja | Zeitpunkt der Messung |
| Messwert | Ja | Der erfasste Wert |
| Zielwert | Nein | Abweichender Zielwert für diese Messung |
| Bewertung | Nein | Ampelstatus (grün/orange/rot) |
| Beschreibung | Nein | Kommentar zur Messung |
| Trend | Nein | Entwicklungsrichtung |
| Beschreibung Trend | Nein | Erklärung der Entwicklung |
Excel-Export
Du kannst alle Messungen einer Kennzahl als Excel-Datei exportieren.
Einzelne Kennzahl exportieren
- Öffne die Kennzahl-Detailseite
- Klicke auf das Excel-Symbol oben rechts
- Die Datei wird automatisch heruntergeladen
Enthaltene Spalten:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| ID | Eindeutige Kennung der Messung |
| Datum | Datum der Messung |
| Wert | Gemessener Wert |
| Ziel | Zielwert |
| Einheit | Masseinheit |
| Status | Ampelstatus |
| Trend | Trend-Richtung |
| Beschreibung | Kommentar |
| Trend Beschreibung | Trend-Erklärung |
Alle Kennzahlen exportieren
- Navigiere zur Kennzahlen-Liste (Listen-Symbol)
- Wähle im Menü Export aller Kennzahlen
Enthaltene Spalten:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Titel | Name der Kennzahl |
| Beschreibung | Beschreibung der Kennzahl |
| Zielwert | Definierter Zielwert |
| Einheit | Masseinheit |
| Letzte Messung | Aktuellster Messwert |
| Status | Ampelstatus der letzten Messung |
| Kommentar | Beschreibung der letzten Messung |
| Trend | Trend der letzten Messung |
| Datum | Datum der letzten Messung |
| Nächste Messung | Wiedervorlagedatum |
| Massnahmen | Verknüpfte Massnahmen |
Excel-Import
Du kannst Messungen aus einer Excel-Datei importieren. Das ist besonders nützlich für:
- Historische Daten übernehmen
- Bulk-Updates vieler Messungen
- Datenimport aus anderen Systemen
Import durchführen
Schritt 1: Kennzahl öffnen
Öffne die Kennzahl, für die du Messungen importieren möchtest
Schritt 2: Import starten
- Klicke auf das Drei-Punkte-Menü oben rechts
- Wähle Aus Excel importieren
Schritt 3: Datei vorbereiten
Deine Excel-Datei muss folgende Spalten enthalten:
| Spalte | Pflicht | Format |
|---|---|---|
| Datum | Ja | TT.MM.JJJJ oder JJJJ-MM-TT |
| Wert | Ja | Zahl (Dezimaltrennzeichen: Punkt oder Komma) |
| ID | Nein | Zahl (nur für Updates bestehender Messungen) |
| Ziel | Nein | Zahl |
| Status | Nein | green, orange oder red |
| Trend | Nein | trending_up, trending_flat oder trending_down |
| Beschreibung | Nein | Text |
| Trend Beschreibung | Nein | Text |
Tipp: Exportiere zuerst die bestehenden Messungen, um das korrekte Format zu sehen.
Schritt 4: Datei hochladen
- Klicke auf Datei auswählen
- Wähle deine Excel-Datei (.xlsx)
- Klicke auf Hochladen
Schritt 5: Import prüfen
Nach dem Import siehst du ein Protokoll mit dem Ergebnis:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Info: Neue Messung erstellt | Neue Messung wurde angelegt |
| Info: Messung aktualisiert | Bestehende Messung wurde geändert |
| Warnung: Falsche ID | Die angegebene ID existiert nicht |
| Fehler: Datum fehlt | Pflichtfeld Datum nicht vorhanden |
| Fehler: Ungültiges Datum | Datumsformat nicht erkannt |
Import-Logik
Der Import funktioniert wie folgt:
- Mit ID: Wenn eine ID angegeben ist und existiert, wird die Messung aktualisiert
- Ohne ID: Es wird eine neue Messung erstellt
- Mit ID, ohne Datum und Wert: Die Messung wird gelöscht
Warnung: Der Import kann Messungen überschreiben oder löschen. Erstelle vorher einen Export als Backup!
Massnahmen bei Abweichungen
Wenn eine Messung vom Ziel abweicht, kannst du direkt eine Massnahme verknüpfen.
Massnahme hinzufügen
- Öffne die Kennzahl-Detailseite
- Klicke auf den grünen Button Massnahme (wenn das SWOT-Modul aktiv ist)
- Fülle das Massnahmen-Formular aus:
- Titel der Massnahme
- Beschreibung
- Frist
- Verantwortliche Person
Massnahmen anzeigen
Auf der Kennzahl-Detailseite siehst du alle verknüpften Massnahmen in einer Tabelle:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Massnahme | Titel und Beschreibung |
| Frist | Bis wann soll umgesetzt werden? |
| Verantwortung | Wer ist zuständig? |
| Status | Aktueller Status der Massnahme |
Best Practices
Regelmässig messen
- Rhythmus einhalten: Halte dich an die definierte Periodizität
- Wiedervorlage nutzen: Lass dich an fällige Messungen erinnern
- Nicht aufschieben: Erfasse Messungen zeitnah
Aussagekräftig bewerten
- Objektiv bleiben: Bewerte nach klaren Kriterien, nicht nach Gefühl
- Begründen: Nutze das Beschreibungsfeld für Kontext
- Trend beachten: Auch bei grüner Ampel kann der Trend negativ sein
Massnahmen ableiten
- Bei Orange/Rot: Prüfe, ob eine Massnahme nötig ist
- Konkret formulieren: Was genau soll getan werden?
- Verantwortung klären: Wer setzt um und bis wann?
Excel effektiv nutzen
- Backup erstellen: Exportiere vor dem Import
- Format prüfen: Nutze das exportierte Format als Vorlage
- Schrittweise: Importiere grössere Datenmengen in Teilschritten
Häufige Fragen (FAQ)
Kann ich eine Messung nachträglich ändern?
Ja, öffne die Messung und klicke auf Bearbeiten. Alle Felder sind editierbar.
Was passiert, wenn ich das Datum einer Messung ändere?
Die Messung wird mit dem neuen Datum in der Chronologie einsortiert. Das Diagramm aktualisiert sich entsprechend.
Kann ich mehrere Messungen am gleichen Tag erfassen?
Ja, das ist möglich. Alle Messungen werden gespeichert und im Diagramm angezeigt.
Wie lösche ich viele Messungen auf einmal?
Nutze den Excel-Import: Exportiere die Messungen, lösche die Zeilen mit Wert, behalte nur die ID, und importiere erneut. Zeilen mit ID aber ohne Datum und Wert werden gelöscht.
Warum wird meine Excel-Datei nicht akzeptiert?
Prüfe folgende Punkte:
- Dateiformat muss .xlsx sein (nicht .xls)
- Spalten “Datum” und “Wert” müssen vorhanden sein
- Datumsformat muss TT.MM.JJJJ oder JJJJ-MM-TT sein
Zusammenfassung
Du hast in diesem Kapitel gelernt:
- Wie du neue Messungen erfasst
- Was die Felder Bewertung und Trend bedeuten
- Wie du Messungen per Excel importierst und exportierst
- Wie du bei Abweichungen Massnahmen verknüpfst
- Best Practices für regelmässige Messungen
Nächste Schritte
Im nächsten Kapitel lernst du, wie du das Cockpit und die Auswertungsfunktionen nutzt: