Managementbewertung durchführen

Mit der Managementbewertung in ELIZA beurteilst du die Wirksamkeit des Managementsystems strukturiert und nachvollziehbar. Du verbindest qualitative Bewertungen und Managemententscheide mit bestehenden Fakten aus ELIZA und erzeugst beim Abschluss einen unveränderbaren PDF-Nachweis.

Dieses Kapitel zeigt den vollständigen Ablauf:

1. Managementreview-System einrichten
2. Bewertungsperiode erstellen
3. ISO-9001-Themen übernehmen
4. Themen beurteilen und Nachweise verknüpfen
5. Massnahmen ableiten
6. PDF-Vorschau prüfen
7. Managementbewertung abschliessen

Grundprinzip

Eine Managementbewertung besteht aus vier Ebenen:

Managementreview-System
└── Bewertungsperiode
    ├── Bewertungsthemen
    │   ├── Beurteilung und Trend
    │   ├── Auswertung und Entscheid
    │   └── Nachweise und Massnahmen
    └── unveränderbarer PDF-Nachweis

Voraussetzungen

Du benötigst:

• Zugriff auf Kompass → Zielsysteme
• die Berechtigung, ein Zielsystem beziehungsweise die betreffende Bewertungsperiode zu bearbeiten
• Leserechte auf die Fakten und Nachweise, die du verknüpfen möchtest
• für neue Tracker-Massnahmen zusätzlich Erfassungsrechte im gewählten Meldekreis

Wichtig: ELIZA zeigt dir bei den Nachweisen nur Objekte an, die du selbst sehen darfst. Vertrauliche Inhalte werden nicht allein durch die Verknüpfung mit einer Managementbewertung sichtbar.

1. Managementreview-System einrichten

Das System ist der dauerhafte Rahmen für wiederkehrende Managementbewertungen. Du erstellst es einmal und legst darin später beispielsweise jährliche oder halbjährliche Bewertungsperioden an.

System erstellen

1. Öffne Kompass → Zielsysteme.
2. Klicke auf Hinzufügen.
3. Wähle im Feld Typ den Eintrag Managementbewertung.
4. Vergib einen aussagekräftigen Titel, zum Beispiel «Managementsystem ISO 9001».
5. Ergänze die gewünschten Einstellungen.
6. Klicke auf Speichern.

Wichtige Systemeinstellungen

Tipp: Hinterlege den Meldekreis vor dem ersten Review. Dann kannst du direkt aus einem Bewertungsthema eine neue Massnahme erstellen.

Sichtbarkeit wählen

• Normal: Alle Personen mit der entsprechenden Kompass-Leseberechtigung können das System sehen.
• Geschützt: Verantwortliche haben Zugriff. Sind Organisationseinheiten zugeordnet, erhalten deren berechtigte Mitglieder ebenfalls Zugriff. Ohne zugeordnete Organisationseinheit gilt stattdessen die besondere Berechtigung für geschützte Zielsysteme.

Für vertrauliche Managemententscheide ist die geschützte Sichtbarkeit in der Regel die passende Wahl.

2. Bewertungsperiode erstellen

Eine Periode bildet eine konkrete Managementbewertung ab, zum Beispiel «Managementbewertung 2026».

1. Öffne das Managementreview-System.
2. Klicke auf Managementbewertung.
3. Erfasse:
   • Titel
   • Startdatum
   • Enddatum
4. Speichere die Periode.
5. ELIZA öffnet anschliessend automatisch den Vorlagen-Wizard. Übernimm dort die gewünschten Bewertungsthemen oder kehre ohne Übernahme zur Periode zurück.
6. Öffne danach Bearbeiten, um bei Bedarf weitere Angaben zu ergänzen:
   • Review-Datum
   • Teilnehmende
   • Gesamtbewertung
   • Gesamtfazit
   • Verantwortung

Status der Bewertung

Wird eine Themenbewertung später wieder geleert, bleibt der Status in Bearbeitung. Der Status erledigt wird nicht im Bearbeitungsformular gesetzt. Verwende dafür ausschliesslich die Aktion Abschliessen in der Übersicht.

3. Bewertungsthemen übernehmen

ELIZA bietet drei Ausgangspunkte: leer beginnen, die zwölf Eingaben nach ISO 9001, Kapitel 9.3.2, oder eine bestehende Managementbewertung kopieren.

Leer beginnen

1. Wähle im automatisch geöffneten Wizard Leer beginnen.
2. Erfasse die benötigten Themen danach im Reiter Bewertungsthemen einzeln über Thema.

Diese Auswahl erscheint nur bei einer neuen Periode ohne Bewertungsthemen. Sie löscht keine bestehenden Themen.

ISO-9001-Vorlage verwenden

1. Nach dem Erstellen einer neuen Bewertungsperiode befindest du dich bereits im Vorlagen-Wizard. Bei einer bestehenden Periode öffnest du den Reiter Bewertungsthemen und klickst auf Aus Vorlage.
2. Wähle ISO 9001 — Managementbewertung.
3. Klicke auf Weiter.
4. Wähle die gewünschten Themen aus.
5. Klicke auf Themen übernehmen.

Bereits vorhandene Vorlagenthemen werden erkannt und übersprungen. So entstehen auch bei einer erneuten Anwendung der Vorlage keine Duplikate.

Bestehende Managementbewertung kopieren

Du kannst eine frühere Managementbewertung oder eine bewusst gepflegte Mustervorlage als Ausgangspunkt verwenden.

1. Öffne beim Erstellen einer neuen Bewertungsperiode den automatisch gestarteten Wizard. Bei einer bestehenden offenen Periode öffnest du Bewertungsthemen und klickst auf Aus Vorlage.
2. Wähle Bestehende Managementbewertung kopieren.
3. Wähle die gewünschte Quellbewertung. Angezeigt werden nur Managementbewertungen, die du sehen darfst.
4. Klicke auf Weiter.
5. Wähle die Themen aus, die du übernehmen möchtest.
6. Lass Sichtbare Verknüpfungen und Nachweise übernehmen aktiviert, wenn auch die vorhandenen Verknüpfungen kopiert werden sollen.
7. Klicke auf Themen übernehmen.

Übernommen werden:

• Titel und Beschreibung der ausgewählten Themen
• gespeicherte Themenreihenfolge
• auf Wunsch sichtbare Kennzahlen, Prozesse, OKR-Perioden, Risiken und Chancen, IKS-/SWOT-Massnahmen, Meldungen sowie DMS-Dokumente

Bewusst nicht übernommen werden:

• Bewertung und Trend
• Datenstand
• Auswertung und Managemententscheid
• Gesamtbewertung und Gesamtfazit der Quellperiode
• Review-Datum und Teilnehmende der Quellperiode
• Abschlussstatus, Abschlusszeitpunkt und abschliessende Person
• archivierter PDF-Nachweis, Prüfsumme und Nachweismanifest

Die Zielperiode bleibt offen und unabhängig. Eine abgeschlossene Managementbewertung darf als Quelle verwendet werden, wird durch den Kopiervorgang aber nicht verändert. Bereits vorhandene Themen im Ziel werden anhand ihres Titels erkannt und übersprungen.

Berechtigungshinweis: ELIZA kopiert nur Verknüpfungen, die du zum Zeitpunkt der Übernahme sehen darfst. Unsichtbare Nachweise werden weder offengelegt noch in das neue Thema übernommen.

Wichtig: Eine kopierte Verknüpfung ist kein historischer Daten-Snapshot. Sie verweist weiterhin auf das bestehende ELIZA-Objekt und zeigt dessen aktuellen, für dich sichtbaren Stand. Deshalb bleiben Datenstand, Auswertung und Managemententscheid leer und müssen für die neue Periode fachlich neu beurteilt werden.

Die zwölf ISO-9001-Themen

1. Status der Massnahmen vorheriger Managementbewertungen
2. Veränderungen bei externen und internen Themen
3. Angemessenheit der Ressourcen
4. Kundenzufriedenheit und Feedback interessierter Parteien
5. Erfüllung der Qualitätsziele
6. Prozessleistung und Konformität von Produkten und Dienstleistungen
7. Nichtkonformitäten und Korrekturmassnahmen
8. Ergebnisse von Überwachungen und Messungen
9. Auditergebnisse
10. Leistung externer Anbieter
11. Wirksamkeit von Massnahmen zur Behandlung von Risiken und Chancen
12. Chancen für Verbesserungen

Du kannst zusätzlich eigene Themen über Thema erfassen.

4. Mit den drei Reitern arbeiten

Die Detailansicht trennt Gesamtübersicht, fachliche Bearbeitung und Dokumentansicht.

Übersicht

Die Übersicht zeigt:

• Anzahl bewerteter Themen
• offene Massnahmen
• Gesamtbewertung
• Anzahl Teilnehmende
• Verteilung der Einzelbewertungen
• Gesamtfazit
• alle verknüpften Tracker- und IKS-/SWOT-Massnahmen
• Aktion Abschliessen, sobald mindestens ein Bewertungsthema vorhanden ist

Nutze diese Ansicht vor dem Review-Termin und unmittelbar vor dem Abschluss als Vollständigkeitskontrolle.

Bewertungsthemen

Der Reiter zeigt alle Themen in der gespeicherten Reihenfolge. Pro Thema siehst du unter anderem:

• Bewertung
• Trend
• Datenstand
• gekürzten Managemententscheid
• Anzahl verknüpfter Massnahmen

Klicke auf ein Thema, um die vollständige Beurteilung und die Nachweise zu bearbeiten.

PDF-Vorschau beziehungsweise PDF-Nachweis

• Solange die Bewertung offen ist, zeigt der Reiter eine dynamische PDF-Vorschau.
• Nach dem Abschluss zeigt er den archivierten PDF-Nachweis.

Die PDF-Ansicht wird erst geladen, wenn du den Reiter öffnest. Über In neuem Fenster öffnen kannst du das Dokument separat anzeigen.

5. Ein Bewertungsthema bearbeiten

Öffne ein Bewertungsthema und klicke auf Bearbeiten.

Fachliche Beurteilung

Bewertungsskala

Definiere organisationsintern, wie die Skala verwendet wird, damit alle Themen und Perioden vergleichbar bleiben.

Auswertung und Entscheid trennen

Eine klare Dokumentation unterscheidet zwischen Feststellung und Beschluss:

Auswertung:

Die Reklamationsquote sank von 3,2 auf 1,8 Prozent. Das Ziel von 1,5 Prozent wurde knapp verfehlt. Häufigste Ursache bleiben verspätete Lieferungen.

Managemententscheid:

Die Lieferplanung wird bis Ende Q1 überarbeitet. Die Geschäftsleitung genehmigt dafür zusätzliche Projektressourcen. Die Wirkung wird monatlich über die Reklamationsquote überprüft.

6. Fakten und Nachweise verknüpfen

Du kannst bestehende ELIZA-Objekte als Belege mit einem Thema verbinden:

Empfohlenes Vorgehen

1. Prüfe zuerst die vorhandenen Kennzahlen, Prozesse und Berichte.
2. Verknüpfe nur Nachweise, die für die Beurteilung tatsächlich relevant sind.
3. Halte die fachliche Schlussfolgerung im Feld Auswertung fest.
4. Dokumentiere den Beschluss im Feld Managemententscheid.
5. Leite bei Bedarf eine konkrete Massnahme ab.

Berechtigungshinweis: Du kannst nur Nachweise auswählen, für die du Leserechte hast. Bestehende, für dich nicht sichtbare Verknüpfungen werden beim Bearbeiten nicht entfernt.

7. Massnahmen ableiten

Wenn beim Review Handlungsbedarf entsteht, kannst du direkt aus dem Bewertungsthema eine Tracker-Massnahme erzeugen.

1. Öffne das Bewertungsthema.
2. Klicke auf Massnahme erstellen.
3. ELIZA erstellt die Massnahme im Meldekreis für Massnahmen, der am Managementreview-System hinterlegt ist.
4. Ergänze im Tracker insbesondere Verantwortung, Termin und konkrete Umsetzungsschritte.

Die Massnahme erscheint anschliessend:

• beim Bewertungsthema unter Verknüpfte Fakten und Nachweise
• in der Managementreview-Übersicht unter Massnahmen

Die Schaltfläche wird nur angezeigt, wenn ein Meldekreis konfiguriert ist und du dort eine Massnahme erfassen darfst.

8. Themen sortieren

Die Reihenfolge wird für die Themenliste, die Navigation und das PDF verwendet.

1. Öffne den Reiter Bewertungsthemen.
2. Klicke auf Reihenfolge ändern.
3. Verschiebe die Themen:
   • am Desktop per Drag-and-drop
   • über die Hoch-/Runter-Schaltflächen mit Tastatur oder Touch
4. Klicke auf Fertig.

Die Reihenfolge wird nach jeder Änderung direkt gespeichert. Abgeschlossene Bewertungen können nicht mehr sortiert werden.

9. PDF-Vorschau prüfen

Öffne vor dem Abschluss den Reiter PDF-Vorschau.

Die Vorschau wird aus dem aktuellen Stand erzeugt und enthält nur Informationen, die du sehen darfst. Änderungen an Bewertungen, Entscheiden, Nachweisen oder Reihenfolge erscheinen bei der nächsten Erzeugung der Vorschau.

Prüfe insbesondere:

• Titel und Bewertungszeitraum
• Review-Datum und Teilnehmende
• Gesamtbewertung und Gesamtfazit
• Vollständigkeit der Themen
• Bewertung, Trend und Datenstand je Thema
• Auswertungen und Managemententscheide
• relevante Nachweise und Massnahmen
• Reihenfolge der Themen

Wichtig: Die Vorschau ist noch kein archivierter Auditnachweis. Sie bleibt dynamisch, solange die Bewertung offen ist.

10. Managementbewertung abschliessen

Checkliste vor dem Abschluss

• Alle vorgesehenen Themen sind vorhanden.
• Die Anzeige Themen bewertet ist vollständig oder bewusst begründet.
• Datenstand und Trend sind nachvollziehbar.
• Auswertung und Managemententscheid sind klar getrennt.
• Relevante Fakten und Nachweise sind verknüpft.
• Folgemassnahmen haben Verantwortung und Termin.
• Teilnehmende, Gesamtbewertung und Gesamtfazit sind erfasst.
• Die PDF-Vorschau wurde geprüft.

ELIZA zeigt den Bearbeitungsfortschritt an, erzwingt aber nicht, dass jedes Thema bewertet ist. Die fachliche Vollständigkeitskontrolle bleibt deshalb Teil des Abschlussprozesses.

Abschluss ausführen

Die Aktion Abschliessen erscheint erst, wenn mindestens ein Bewertungsthema vorhanden ist. Fehlt sie, übernimm ein Thema aus der Vorlage oder füge über Thema ein eigenes hinzu.

1. Öffne den Reiter Übersicht.
2. Klicke auf Abschliessen.
3. Lies den Warnhinweis sorgfältig.
4. Bestätige den Abschluss.

ELIZA führt danach folgende Schritte aus:

1. sichtbare Fakten und Nachweise prüfen
2. Abschluss-PDF erzeugen
3. Nachweismanifest erstellen
4. SHA-256-Prüfsumme berechnen
5. PDF unveränderbar archivieren
6. Periode als erledigt markieren

Schlägt die PDF-Erzeugung oder Speicherung fehl, bleibt die Managementbewertung offen.

11. Nach dem Abschluss

Nach einem erfolgreichen Abschluss:

• kann die Bewertungsperiode nicht mehr bearbeitet oder gelöscht werden
• können Bewertungsthemen nicht mehr verändert, gelöscht oder sortiert werden
• wird im PDF-Reiter der archivierte Nachweis angezeigt
• werden Abschlusszeitpunkt und SHA-256-Prüfsumme angezeigt
• kann der Snapshot nicht überschrieben oder gelöscht werden
• bleiben neue Bewertungsperioden im selben System möglich

Da ein abgeschlossenes Review den organisatorischen Rahmen mit dokumentiert, können Stammdaten des zugehörigen Managementreview-Systems danach nicht mehr verändert oder gelöscht werden. Prüfe deshalb Normen, Meldekreis, Sichtbarkeit und Verantwortung vor dem ersten Abschluss sorgfältig.

Zugriff auf den archivierten Nachweis

Beim späteren Abruf durch reguläre Benutzerkonten prüft ELIZA:

• deine Berechtigung für die Managementbewertung
• deine aktuelle Sichtbarkeit aller im Nachweis enthaltenen Objekte
• die Integrität der PDF-Datei über SHA-256

Superuser behalten im Rahmen der Systemadministration Zugriff auf den archivierten Nachweis.

Wenn du den Nachweis trotz Zugriff auf die Periode nicht öffnen kannst, können sich Berechtigungen auf einen enthaltenen Nachweis geändert haben. Wende dich in diesem Fall an die zuständige Administration oder Qualitätsleitung.

Vorschau und Abschlussnachweis im Vergleich

Empfohlener organisatorischer Ablauf

Vor dem Review-Termin

• Bewertungsperiode erstellen
• ISO-9001-Themen übernehmen
• Verantwortliche und Teilnehmende festlegen
• aktuelle Datenstände bestimmen
• Kennzahlen, Auditberichte, Risiken und Dokumente verknüpfen
• erste Auswertungen vorbereiten

Während des Review-Termins

• Themen in der festgelegten Reihenfolge behandeln
• Bewertung und Trend gemeinsam festlegen
• Managemententscheide verständlich dokumentieren
• Massnahmen mit Verantwortung und Termin erfassen
• Gesamtbewertung und Gesamtfazit beschliessen

Nach dem Review-Termin

• offene Punkte vervollständigen
• PDF-Vorschau kontrollieren
• Managementbewertung abschliessen
• Massnahmen im Tracker weiterverfolgen
• Erkenntnisse in die nächste Bewertungsperiode übernehmen

Häufige Fragen

Muss ich alle zwölf ISO-9001-Themen übernehmen?

Die Vorlage bietet alle zwölf Themen an. Im Wizard kannst du einzelne Themen abwählen und zusätzliche organisationsspezifische Themen ergänzen. Stelle sicher, dass dein gewählter Umfang die anwendbaren Normanforderungen erfüllt.

Kann ich ein Thema nachträglich ergänzen?

Ja, solange die Managementbewertung offen ist. Verwende im Reiter Bewertungsthemen die Aktion Thema.

Warum sehe ich einen Nachweis nicht in der Auswahl?

Du kannst nur Objekte verknüpfen, die du selbst sehen darfst. Prüfe deine Berechtigung auf dem betreffenden KPI, Prozess, Risiko, Tracker-Objekt oder DMS-Dokument.

Kann ich den Abschluss rückgängig machen?

Nein. Der Abschluss ist bewusst endgültig. Falls eine neue Beurteilung nötig ist, erstelle eine neue Bewertungsperiode.

Ändert sich das Abschluss-PDF, wenn sich eine Kennzahl später verändert?

Nein. Der archivierte Nachweis bleibt unverändert. Nur eine offene PDF-Vorschau verwendet den jeweils aktuellen Datenstand.

Warum kann ich das Managementreview-System nicht mehr bearbeiten?

Sobald es eine abgeschlossene Bewertung enthält, werden die Systemstammdaten geschützt. Damit bleibt nachvollziehbar, unter welchem organisatorischen Rahmen der Nachweis erstellt wurde.

Ist das Feld Datenstand bereits ein technischer Snapshot?

Nein. Der Datenstand ist der fachliche Stichtag der verwendeten Informationen. Der technische, unveränderbare Snapshot entsteht erst beim Abschluss als PDF-Nachweis.

Zusammenfassung

Du hast gelernt:

• ✅ ein Managementreview-System und eine Bewertungsperiode einzurichten
• ✅ die ISO-9001-Themen aus einer Vorlage zu übernehmen
• ✅ Bewertungen, Trends, Datenstände und Entscheide zu dokumentieren
• ✅ operative ELIZA-Objekte als Nachweise zu verknüpfen
• ✅ Folgemassnahmen im Tracker abzuleiten
• ✅ die PDF-Vorschau zu prüfen
• ✅ die Bewertung mit einem unveränderbaren PDF-Nachweis abzuschliessen

Weiterführend:

• Zielsysteme verwalten
• Berechtigungskonzept
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