Erste Schritte im Organisation-Modul
Das Organisation-Modul ist das Herzstück der Personalverwaltung in ELIZA. In diesem Kapitel lernst du die Grundlagen kennen und machst dich mit der Benutzeroberfläche vertraut.
Was ist das Organisation-Modul?
Das Organisation-Modul ermöglicht die vollständige Verwaltung deiner Unternehmensstruktur und deiner Mitarbeitenden. Es bietet:
- Mitarbeiterverwaltung: Erfassung und Pflege aller Mitarbeiterdaten (intern, extern, ehemalig)
- Organisationsstruktur: Definition von Abteilungen, Teams und Hierarchien
- Organigramm: Visuelle Darstellung der Unternehmensstruktur
- Funktionen & Skills: Definition von Rollen und Kompetenzen
- HR-Dokumente: Verwaltung von Personaldossiers und Weiterbildungen
- Anstellungsverhältnisse: Arbeitszeitmodelle und Beschäftigungsgrade
Navigation zum Modul
So gelangst du zum Organisation-Modul:
- Klicke in der Hauptnavigation auf Organisation
- Du wirst zur Mitarbeitenden-Übersicht weitergeleitet
Alternative Navigation:
- Dashboard → Zeigt Kennzahlen und Schnellzugriffe
- Mitarbeitende → Liste aller Mitarbeitenden
- Organisationen → Organisationseinheiten verwalten
- Organigramm → Visuelle Darstellung der Struktur
💡 Tipp: Das Menü auf der linken Seite zeigt nur die Funktionen an, für die du Berechtigungen hast.
Das Dashboard verstehen
Das Organisation-Dashboard bietet eine Übersicht über wichtige Kennzahlen deiner Organisation.
Mitarbeiter-Kennzahlen
Im Dashboard siehst du auf einen Blick:
| Kennzahl | Beschreibung |
|---|---|
| Anzahl Mitarbeitende | Gesamtzahl aller aktiven Mitarbeitenden |
| Anzahl Frauen/Männer/Divers | Geschlechterverteilung |
| Anzahl Lernende | Mitarbeitende in Ausbildung |
| Anzahl Externe | Externe Mitarbeitende |
| Anzahl Ehemalige | Alumni (ausgetretene Mitarbeitende) |
| Anzahl FTE | Vollzeitäquivalente (Full-Time Equivalents) |
| Altersdurchschnitt | Durchschnittsalter der Belegschaft |
| Total Dienstjahre | Kumulierte Betriebszugehörigkeit |
Schnellzugriffe
Vom Dashboard aus erreichst du schnell:
- Mitarbeiterliste – Alle aktiven Mitarbeitenden
- Management und Teams – Führungsstruktur
- Geburtstagsliste – Kommende Geburtstage
- Dienstjubiläen – Bevorstehende Jubiläen
- Externe Mitarbeitende – Liste externer Kräfte
- Ehemalige Mitarbeitende – Alumni-Übersicht
- Excel Export – Mitarbeiterdaten exportieren
Organisationseinheiten-Übersicht
Das Dashboard zeigt auch:
- Anzahl der Organisationseinheiten
- Anzahl und Arten der Organisationsarten
- Schnellzugriffe zum Erstellen neuer Einheiten
Die wichtigsten Konzepte
Mitarbeitende
Mitarbeitende sind das zentrale Objekt im Organisation-Modul. Jede Person hat:
- Stammdaten: Name, Geburtsdatum, Kontaktdaten
- Geschäftliche Daten: E-Mail, Telefon, Raumnummer
- Private Daten: Adresse, Notfallkontakt (geschützt)
- Anstellungsdaten: Eintrittsdatum, Funktion, Vorgesetzter
Anstellungsarten:
| Typ | Beschreibung |
|---|---|
| Intern | Regulär angestellte Mitarbeitende |
| Extern | Externe Kräfte, Berater, Freelancer |
| Ehemalig | Ausgetretene Mitarbeitende (Alumni) |
Organisationseinheiten (Orgunits)
Organisationseinheiten bilden die Struktur deines Unternehmens ab:
- Abteilungen: z.B. Marketing, IT, Finanzen
- Teams: z.B. Entwicklungsteam A, Support-Team
- Standorte: z.B. Zürich, Basel
- Projekte: Projektbezogene Organisationseinheiten
Jede Organisationseinheit kann:
- Einer übergeordneten Einheit zugeordnet sein (Hierarchie)
- Eine Leitung haben
- Mitglieder (über Mitgliedschaften) enthalten
Mitgliedschaften
Mitgliedschaften verbinden Mitarbeitende mit Organisationseinheiten:
- Ein Mitarbeitender kann mehreren Organisationseinheiten angehören
- Mitgliedschaften können zeitlich begrenzt sein (Von/Bis-Datum)
- Eine Mitgliedschaft kann eine Funktion beinhalten
- Der Anstellungsgrad kann pro Mitgliedschaft definiert werden
Funktionen
Funktionen beschreiben Rollen innerhalb der Organisation:
- Beispiele: Projektleiter, Qualitätsmanager, Teamleiter
- Funktionen haben eine Abkürzung und Beschreibung
- Kompetenzen und Verantwortung können definiert werden
- Mitarbeitende werden Funktionen über Mitgliedschaften zugewiesen
Skills
Skills erfassen Kompetenzen und Fähigkeiten:
- Skills beschreiben einzelne Fähigkeiten (z.B. “Python”, “Projektmanagement”)
- Skill-Kategorien gruppieren verwandte Skills
- Skillseinträge ordnen Skills Mitarbeitenden zu
Die Benutzeroberfläche
Mitarbeitenden-Liste
Die Mitarbeitenden-Liste zeigt alle Mitarbeitenden mit:
- Name (sortierbar)
- Funktion (Hauptfunktion)
- Eintrittsdatum
- Anstellungsgrad
- Organisationseinheit
Filtermöglichkeiten:
- Nach Organisationseinheit filtern
- Nach Anstellungsart filtern
- Textsuche nach Namen
Detail-Ansicht eines Mitarbeitenden
Die Detail-Ansicht eines Mitarbeitenden zeigt verschiedene Bereiche:
Tab-Navigation:
| Tab | Inhalt |
|---|---|
| Übersicht | Stammdaten, Kontaktinformationen |
| Mitgliedschaften | Zugehörigkeit zu Organisationseinheiten |
| Skills | Zugewiesene Fähigkeiten |
| Weiterbildungen | Absolvierte Schulungen |
| HR-Dateien | Personaldokumente |
| Abwesenheiten | Ferien, Krankheit (bei Timetracker-Integration) |
Organisationseinheiten-Liste
Die Liste der Organisationseinheiten zeigt:
- Name der Einheit
- Typ (Abteilung, Team, etc.)
- Übergeordnete Einheit
- Leitung
- Anzahl Mitglieder
Erste Schritte: Häufige Aufgaben
Einen Mitarbeitenden suchen
- Navigiere zu Organisation → Mitarbeitende
- Nutze das Suchfeld oben rechts
- Gib den Namen ein (Vor- oder Nachname)
- Klicke auf den gewünschten Eintrag
Das Organigramm anzeigen
- Navigiere zu Organisation → Organigramm
- Das interaktive Organigramm wird angezeigt
- Klicke auf Kästchen für Details
- Nutze Zoom und Pan zur Navigation
💡 Tipp: Das Organigramm kann je nach Konfiguration in verschiedenen Darstellungsformen verfügbar sein.
Eine Geburtstagsliste anzeigen
- Navigiere zu Organisation → Dashboard
- Klicke auf Geburtstagsliste
- Du siehst alle bevorstehenden Geburtstage
⚠️ Wichtig: Die Geburtstagsliste ist nur mit der Berechtigung
organisation.view_private_datasichtbar.
Konfigurierbare Module
Das Organisation-Modul enthält verschiedene Untermodule, die aktiviert oder deaktiviert werden können:
| Modul | Beschreibung |
|---|---|
| Management | Führungsstruktur und Vorgesetzte |
| Organigramm | Visuelle Organigramm-Darstellung |
| Kostenstellen | Kostenstellen-Verwaltung |
| HR-Dateien | Personaldossiers und Dokumente |
| Memos | Interne Notizen |
| Funktionen | Funktionsverwaltung und -matrix |
| Weiterbildungen | Weiterbildungs-Tracking |
| Skills | Skill-Management |
| Anstellungsverhältnisse | Detaillierte Arbeitszeitmodelle |
| Arbeitszeitabrechnung | Zeitreports und Salden |
| Stellenbeschreibungen | Job Descriptions |
💡 Tipp: Nicht alle Module sind in jeder ELIZA-Installation aktiviert. Kontaktiere deinen Administrator, wenn du ein Modul vermisst.
Best Practices
✅ Empfehlungen für den Einstieg
- Organisationsstruktur zuerst: Lege zuerst die Organisationseinheiten an, bevor du Mitarbeitende erfasst
- Funktionen definieren: Definiere häufig verwendete Funktionen im Voraus
- Konsistente Daten: Achte auf einheitliche Schreibweise von Namen und Bezeichnungen
- Regelmässige Pflege: Halte Daten aktuell, insbesondere bei Austritten
❌ Häufige Fehler vermeiden
- Keine Duplikate erstellen: Prüfe vor dem Anlegen, ob der Mitarbeitende bereits existiert
- Austrittsdatum nicht vergessen: Setze bei Austritten das Austrittsdatum
- Mitgliedschaften aktualisieren: Beende Mitgliedschaften, wenn Mitarbeitende die Abteilung wechseln
Zusammenfassung
In diesem Kapitel hast du gelernt:
- Was das Organisation-Modul bietet
- Wie du zum Modul navigierst
- Was das Dashboard zeigt
- Die wichtigsten Konzepte (Mitarbeitende, Orgunits, Mitgliedschaften, Funktionen, Skills)
- Wie die Benutzeroberfläche aufgebaut ist
- Best Practices für den Einstieg
Nächste Schritte
- Kapitel 2: Mitarbeitende verwalten – Lerne, wie du Mitarbeitende erfasst und bearbeitest
- Kapitel 3: Organisationseinheiten und Organigramm – Verstehe die Aufbauorganisation