Erste Schritte im Organisation-Modul#

Das Organisation-Modul ist das Herzstück der Personalverwaltung in ELIZA. In diesem Kapitel lernst du die Grundlagen kennen und machst dich mit der Benutzeroberfläche vertraut.

Was ist das Organisation-Modul?#

Das Organisation-Modul ermöglicht die vollständige Verwaltung deiner Unternehmensstruktur und deiner Mitarbeitenden. Es bietet:

Mitarbeiterverwaltung: Erfassung und Pflege aller Mitarbeiterdaten (intern, extern, ehemalig)
Organisationsstruktur: Definition von Abteilungen, Teams und Hierarchien
Organigramm: Visuelle Darstellung der Unternehmensstruktur
Funktionen & Skills: Definition von Rollen und Kompetenzen
HR-Dokumente: Verwaltung von Personaldossiers und Weiterbildungen
Anstellungsverhältnisse: Arbeitszeitmodelle und Beschäftigungsgrade

So gelangst du zum Organisation-Modul:

Klicke in der Hauptnavigation auf Organisation
Du wirst zur Mitarbeitenden-Übersicht weitergeleitet

Alternative Navigation:

Dashboard → Zeigt Kennzahlen und Schnellzugriffe
Mitarbeitende → Liste aller Mitarbeitenden
Organisationen → Organisationseinheiten verwalten
Organigramm → Visuelle Darstellung der Struktur

💡 Tipp: Das Menü auf der linken Seite zeigt nur die Funktionen an, für die du Berechtigungen hast.

Das Dashboard verstehen#

Das Organisation-Dashboard bietet eine Übersicht über wichtige Kennzahlen deiner Organisation.

Mitarbeiter-Kennzahlen#

Im Dashboard siehst du auf einen Blick:

Kennzahl	Beschreibung
Anzahl Mitarbeitende	Gesamtzahl aller aktiven Mitarbeitenden
Anzahl Frauen/Männer/Divers	Geschlechterverteilung
Anzahl Lernende	Mitarbeitende in Ausbildung
Anzahl Externe	Externe Mitarbeitende
Anzahl Ehemalige	Alumni (ausgetretene Mitarbeitende)
Anzahl FTE	Vollzeitäquivalente (Full-Time Equivalents)
Altersdurchschnitt	Durchschnittsalter der Belegschaft
Total Dienstjahre	Kumulierte Betriebszugehörigkeit

Schnellzugriffe#

Vom Dashboard aus erreichst du schnell:

Mitarbeiterliste – Alle aktiven Mitarbeitenden
Management und Teams – Führungsstruktur
Geburtstagsliste – Kommende Geburtstage
Dienstjubiläen – Bevorstehende Jubiläen
Externe Mitarbeitende – Liste externer Kräfte
Ehemalige Mitarbeitende – Alumni-Übersicht
Excel Export – Mitarbeiterdaten exportieren

Organisationseinheiten-Übersicht#

Das Dashboard zeigt auch:

Anzahl der Organisationseinheiten
Anzahl und Arten der Organisationsarten
Schnellzugriffe zum Erstellen neuer Einheiten

Die wichtigsten Konzepte#

Mitarbeitende#

Mitarbeitende sind das zentrale Objekt im Organisation-Modul. Jede Person hat:

Stammdaten: Name, Geburtsdatum, Kontaktdaten
Geschäftliche Daten: E-Mail, Telefon, Raumnummer
Private Daten: Adresse, Notfallkontakt (geschützt)
Anstellungsdaten: Eintrittsdatum, Funktion, Vorgesetzter

Anstellungsarten:

Typ	Beschreibung
Intern	Regulär angestellte Mitarbeitende
Extern	Externe Kräfte, Berater, Freelancer
Ehemalig	Ausgetretene Mitarbeitende (Alumni)

Organisationseinheiten (Orgunits)#

Organisationseinheiten bilden die Struktur deines Unternehmens ab:

Abteilungen: z.B. Marketing, IT, Finanzen
Teams: z.B. Entwicklungsteam A, Support-Team
Standorte: z.B. Zürich, Basel
Projekte: Projektbezogene Organisationseinheiten

Jede Organisationseinheit kann:

Einer übergeordneten Einheit zugeordnet sein (Hierarchie)
Eine Leitung haben
Mitglieder (über Mitgliedschaften) enthalten

Mitgliedschaften#

Mitgliedschaften verbinden Mitarbeitende mit Organisationseinheiten:

Ein Mitarbeitender kann mehreren Organisationseinheiten angehören
Mitgliedschaften können zeitlich begrenzt sein (Von/Bis-Datum)
Eine Mitgliedschaft kann eine Funktion beinhalten
Der Anstellungsgrad kann pro Mitgliedschaft definiert werden

Funktionen#

Funktionen beschreiben Rollen innerhalb der Organisation:

Beispiele: Projektleiter, Qualitätsmanager, Teamleiter
Funktionen haben eine Abkürzung und Beschreibung
Kompetenzen und Verantwortung können definiert werden
Mitarbeitende werden Funktionen über Mitgliedschaften zugewiesen

Skills#

Skills erfassen Kompetenzen und Fähigkeiten:

Skills beschreiben einzelne Fähigkeiten (z.B. “Python”, “Projektmanagement”)
Skill-Kategorien gruppieren verwandte Skills
Skillseinträge ordnen Skills Mitarbeitenden zu

Die Benutzeroberfläche#

Mitarbeitenden-Liste#

Die Mitarbeitenden-Liste zeigt alle Mitarbeitenden mit:

Name (sortierbar)
Funktion (Hauptfunktion)
Eintrittsdatum
Anstellungsgrad
Organisationseinheit

Filtermöglichkeiten:

Nach Organisationseinheit filtern
Nach Anstellungsart filtern
Textsuche nach Namen

Detail-Ansicht eines Mitarbeitenden#

Die Detail-Ansicht eines Mitarbeitenden zeigt verschiedene Bereiche:

Tab-Navigation:

Tab	Inhalt
Übersicht	Stammdaten, Kontaktinformationen
Mitgliedschaften	Zugehörigkeit zu Organisationseinheiten
Skills	Zugewiesene Fähigkeiten
Weiterbildungen	Absolvierte Schulungen
HR-Dateien	Personaldokumente
Abwesenheiten	Ferien, Krankheit (bei Timetracker-Integration)

Organisationseinheiten-Liste#

Die Liste der Organisationseinheiten zeigt:

Name der Einheit
Typ (Abteilung, Team, etc.)
Übergeordnete Einheit
Leitung
Anzahl Mitglieder

Erste Schritte: Häufige Aufgaben#

Einen Mitarbeitenden suchen#

Navigiere zu Organisation → Mitarbeitende
Nutze das Suchfeld oben rechts
Gib den Namen ein (Vor- oder Nachname)
Klicke auf den gewünschten Eintrag

Das Organigramm anzeigen#

Navigiere zu Organisation → Organigramm
Das interaktive Organigramm wird angezeigt
Klicke auf Kästchen für Details
Nutze Zoom und Pan zur Navigation

💡 Tipp: Das Organigramm kann je nach Konfiguration in verschiedenen Darstellungsformen verfügbar sein.

Eine Geburtstagsliste anzeigen#

Navigiere zu Organisation → Dashboard
Klicke auf Geburtstagsliste
Du siehst alle bevorstehenden Geburtstage

⚠️ Wichtig: Die Geburtstagsliste ist nur mit der Berechtigung organisation.view_private_data sichtbar.

Konfigurierbare Module#

Das Organisation-Modul enthält verschiedene Untermodule, die aktiviert oder deaktiviert werden können:

Modul	Beschreibung
Management	Führungsstruktur und Vorgesetzte
Organigramm	Visuelle Organigramm-Darstellung
Kostenstellen	Kostenstellen-Verwaltung
HR-Dateien	Personaldossiers und Dokumente
Memos	Interne Notizen
Funktionen	Funktionsverwaltung und -matrix
Weiterbildungen	Weiterbildungs-Tracking
Skills	Skill-Management
Anstellungsverhältnisse	Detaillierte Arbeitszeitmodelle
Arbeitszeitabrechnung	Zeitreports und Salden
Stellenbeschreibungen	Job Descriptions

💡 Tipp: Nicht alle Module sind in jeder ELIZA-Installation aktiviert. Kontaktiere deinen Administrator, wenn du ein Modul vermisst.

Best Practices#

✅ Empfehlungen für den Einstieg#

Organisationsstruktur zuerst: Lege zuerst die Organisationseinheiten an, bevor du Mitarbeitende erfasst
Funktionen definieren: Definiere häufig verwendete Funktionen im Voraus
Konsistente Daten: Achte auf einheitliche Schreibweise von Namen und Bezeichnungen
Regelmässige Pflege: Halte Daten aktuell, insbesondere bei Austritten

❌ Häufige Fehler vermeiden#

Keine Duplikate erstellen: Prüfe vor dem Anlegen, ob der Mitarbeitende bereits existiert
Austrittsdatum nicht vergessen: Setze bei Austritten das Austrittsdatum
Mitgliedschaften aktualisieren: Beende Mitgliedschaften, wenn Mitarbeitende die Abteilung wechseln

Zusammenfassung#

In diesem Kapitel hast du gelernt:

Was das Organisation-Modul bietet
Wie du zum Modul navigierst
Was das Dashboard zeigt
Die wichtigsten Konzepte (Mitarbeitende, Orgunits, Mitgliedschaften, Funktionen, Skills)
Wie die Benutzeroberfläche aufgebaut ist
Best Practices für den Einstieg

Nächste Schritte#

Kapitel 2: Mitarbeitende verwalten – Lerne, wie du Mitarbeitende erfasst und bearbeitest
Kapitel 3: Organisationseinheiten und Organigramm – Verstehe die Aufbauorganisation