Funktionen und Skills#

In diesem Kapitel lernst du, wie du Funktionen, Skills und Qualifikationen in ELIZA definierst und Mitarbeitenden zuweist.

Überblick#

Das Organisation-Modul bietet drei komplementäre Konzepte zur Beschreibung von Rollen und Kompetenzen:

Funktionen#

⚠️ Hinweis: Dieses Modul muss aktiviert sein (ORGANISATION_USE_FUNCTIONS).

Was sind Funktionen?#

Funktionen beschreiben formelle Rollen innerhalb der Organisation:

• Prozessverantwortliche: Verantwortlich für bestimmte Geschäftsprozesse
• Fachverantwortliche: Experten für bestimmte Themen
• Führungsfunktionen: Teamleiter, Abteilungsleiter
• Stabsfunktionen: QM-Beauftragter, Datenschutzbeauftragter

Zur Funktionsliste navigieren#

1. Klicke auf Organisation in der Hauptnavigation
2. Wähle Funktionen aus dem Menü
3. Die Liste aller Funktionen wird angezeigt

Eine Funktion erstellen#

Schritt 1: Formular öffnen

1. Navigiere zu Organisation → Funktionen
2. Klicke auf “Hinzufügen”

Schritt 2: Grunddaten eingeben

Schritt 3: Speichern

1. Überprüfe die Eingaben
2. Klicke auf “Speichern”
3. Die Funktion wird angelegt

Funktion zuweisen#

Es gibt zwei Wege, Mitarbeitende einer Funktion zuzuweisen:

Variante 1: Über Mitgliedschaften

1. Erstelle oder bearbeite eine Mitgliedschaft
2. Wähle im Feld “Funktion” die gewünschte Funktion
3. Der Mitarbeitende hat nun diese Funktion in dieser Organisationseinheit

Variante 2: Über Mitwirkungen

1. Öffne die Detail-Ansicht der Funktion
2. Klicke auf “Mitwirkung hinzufügen”
3. Wähle den Mitarbeitenden
4. Optional: Setze Von/Bis-Datum
5. Speichere

💡 Tipp: Mitgliedschaften werden für Organisationseinheits-bezogene Funktionen verwendet, Mitwirkungen für übergreifende Rollen.

Funktionsdetail#

Die Detail-Ansicht einer Funktion zeigt:

• Grundinformationen: Titel, Abkürzung, Beschreibung
• Aktuelle Mitglieder: Wer hat diese Funktion aktuell
• Kriterien: Anforderungen an die Funktion
• Verknüpfte Gruppe: Automatisch erstellte Systemgruppe

Funktionen archivieren#

Nicht mehr verwendete Funktionen sollten archiviert statt gelöscht werden:

1. Öffne die Funktion
2. Klicke auf “Bearbeiten”
3. Setze “Archiviert” auf “Ja”
4. Speichere

💡 Tipp: Archivierte Funktionen werden mit “(archiviert)” gekennzeichnet und sind in Auswahlfeldern nicht mehr verfügbar.

Funktionsmatrix#

Die Funktionsmatrix bietet eine Übersicht aller Funktionen und ihrer Inhaber:

Funktionsmatrix aufrufen#

1. Navigiere zu Organisation → Dashboard
2. Klicke auf “Funktionsmatrix”
3. Oder: Organisation → Funktionen → Funktionsmatrix

Darstellung#

Die Matrix zeigt:

• Spalten: Funktionen
• Zeilen: Organisationseinheiten oder Mitarbeitende
• Zellen: Wer hat welche Funktion

💡 Tipp: Die Funktionsmatrix ist nützlich für Compliance-Nachweise und Stellvertretungsplanung.

Kriterien für Funktionen#

Kriterien definieren Anforderungen an Funktionsinhaber:

Kriterienarten verwalten#

1. Navigiere zu Organisation → Einstellungen → Kriterienarten
2. Erstelle neue Arten wie:
   • Ausbildung
   • Erfahrung
   • Zertifizierung
   • Sprachkenntnisse

Kriterium hinzufügen#

1. Öffne die Detail-Ansicht einer Funktion
2. Navigiere zu “Kriterien”
3. Klicke auf “Hinzufügen”
4. Wähle die Kriterienart
5. Beschreibe die Anforderung
6. Optional: Wähle eine benötigte Qualifikation
7. Speichere

Skills#

⚠️ Hinweis: Dieses Modul muss aktiviert sein (ORGANISATION_USE_SKILLS).

Was sind Skills?#

Skills beschreiben konkrete Fähigkeiten und Kompetenzen:

• Technische Skills: Programmiersprachen, Tools, Methoden
• Soft Skills: Kommunikation, Führung, Teamarbeit
• Sprachkenntnisse: Deutsch, Englisch, Französisch
• Zertifizierungen: ITIL, Scrum Master, ISO Lead Auditor

Zur Skill-Liste navigieren#

1. Klicke auf Organisation in der Hauptnavigation
2. Wähle Skills aus dem Menü
3. Die Liste aller Skills wird angezeigt

Einen Skill erstellen#

Schritt 1: Formular öffnen

1. Navigiere zu Organisation → Skills
2. Klicke auf “Hinzufügen”

Schritt 2: Daten eingeben

Schritt 3: Speichern

1. Klicke auf “Speichern”
2. Der Skill wird angelegt

Skill-Kategorien#

Skill-Kategorien helfen bei der Organisation:

Kategorien verwalten#

1. Navigiere zu Organisation → Skills
2. Wähle “Kategorien” im Untermenü
3. Oder: Klicke auf eine vorhandene Kategorie

Eine Kategorie erstellen#

1. Klicke auf “Hinzufügen”
2. Gib Titel und Beschreibung ein
3. Speichere

Beispiel-Kategorien:

Skills bei Mitarbeitenden pflegen#

Skillseinträge erstellen#

1. Öffne die Detail-Ansicht eines Mitarbeitenden
2. Navigiere zum Tab “Skills”
3. Klicke auf “Hinzufügen”
4. Wähle den Skill aus der Liste
5. Optional: Ergänze Details
6. Speichere

Mehrere Skills auf einmal#

1. Öffne die Detail-Ansicht des Mitarbeitenden
2. Navigiere zum Tab “Skills”
3. Klicke auf “Skills bearbeiten”
4. Wähle mehrere Skills aus
5. Speichere

Skill-Übersicht#

Die Skill-Detail-Ansicht zeigt:

• Titel und Beschreibung: Was ist dieser Skill?
• Kategorien: Zugeordnete Kategorien
• Mitarbeitende: Wer hat diesen Skill?
• Anzahl: Wie viele Personen haben den Skill?

💡 Tipp: Die Mitarbeiter-Anzahl zählt nur aktive Mitarbeitende (keine Alumni).

Qualifikationen#

Qualifikationen beschreiben formelle Abschlüsse und Stufen:

Qualifikationen verwalten#

1. Navigiere zu Organisation → Dashboard
2. Klicke auf “Qualifikationen”
3. Oder: Organisation → Qualifikationen

Eine Qualifikation erstellen#

1. Klicke auf “Hinzufügen”
2. Fülle aus:

3. Speichere

Qualifikationen zuweisen#

Qualifikationen können bei Mitgliedschaften zugewiesen werden:

1. Erstelle oder bearbeite eine Mitgliedschaft
2. Wähle im Feld “Qualifikation” die gewünschte Qualifikation
3. Speichere

💡 Tipp: Qualifikationen sind nützlich, um verschiedene Kompetenzstufen innerhalb einer Funktion zu unterscheiden.

Mitwirkungen#

Mitwirkungen verbinden Mitarbeitende mit Funktionen (unabhängig von Organisationseinheiten):

Eine Mitwirkung erstellen#

1. Navigiere zu Organisation → Mitarbeitende
2. Öffne den gewünschten Mitarbeitenden
3. Navigiere zum Tab “Mitwirkungen”
4. Klicke auf “Hinzufügen”
5. Wähle die Funktion
6. Optional: Setze Von/Bis-Datum
7. Speichere

Mitwirkungen-Felder#

Unterschied: Mitgliedschaft vs. Mitwirkung#

Stellenbeschreibungen#

⚠️ Hinweis: Dieses Modul muss aktiviert sein (ORGANISATION_USE_JOBDESCRIPTIONS).

Stellenbeschreibungen verwalten#

1. Navigiere zu Organisation → Stellenbeschreibungen
2. Die Liste aller Stellenbeschreibungen wird angezeigt

Eine Stellenbeschreibung erstellen#

1. Klicke auf “Hinzufügen”
2. Fülle aus:

3. Speichere

Status-Workflow#

Dokumente anhängen#

An Stellenbeschreibungen können HR-Dokumente angehängt werden:

1. Öffne die Stellenbeschreibung
2. Navigiere zu “Dokumente”
3. Klicke auf “Dokument hinzufügen”
4. Wähle oder lade das Dokument hoch

Best Practices#

✅ Empfehlungen#

1. Konsistente Benennung: Verwende einheitliche Namen für Funktionen und Skills
2. Beschreibungen pflegen: Dokumentiere, was Funktionen und Skills bedeuten
3. Kategorien nutzen: Organisiere Skills in Kategorien
4. Regelmässige Pflege: Aktualisiere Zuordnungen bei Änderungen
5. Archivieren statt Löschen: Halte historische Daten erhalten

❌ Häufige Fehler#

1. Zu viele Funktionen: Halte die Anzahl übersichtlich
2. Duplikate: Prüfe vor dem Anlegen auf ähnliche Einträge
3. Verwaiste Einträge: Lösche oder archiviere ungenutzte Funktionen
4. Fehlende Zuordnungen: Stelle sicher, dass jede Funktion Inhaber hat

Beispiel: Funktionsdefinition#

Funktion: Qualitätsmanagement-Beauftragter (QMB)

Zusammenfassung#

In diesem Kapitel hast du gelernt:

• Was Funktionen, Skills und Qualifikationen sind
• Wie du Funktionen erstellst und zuweist
• Wie die Funktionsmatrix funktioniert
• Wie du Skills und Skill-Kategorien verwaltest
• Wie Mitwirkungen funktionieren
• Wie du Stellenbeschreibungen erstellst

Nächste Schritte#

• Kapitel 5: Integration – Verknüpfungen mit anderen Modulen
• Kapitel 6: Berechtigungskonzept – Zugriffsrechte verstehen