Integration mit anderen Modulen

Das Organisation-Modul ist eng mit anderen ELIZA-Modulen verknüpft. In diesem Kapitel lernst du die wichtigsten Integrationen kennen.

Übersicht der Integrationen

Das Organisation-Modul ist mit folgenden ELIZA-Modulen verknüpft:

Integration mit der Zeiterfassung

Die Integration mit dem Timetracker-Modul ist eine der wichtigsten Verknüpfungen.

Mitarbeitende und Zeiterfassung

Damit ein Mitarbeitender die Zeiterfassung nutzen kann:

1. Benutzer verknüpfen: Der Mitarbeitende muss einen zugeordneten Benutzer haben
2. Berechtigung: Der Benutzer braucht timetracker.add_worktime
3. Anstellungsverhältnis: Sollstunden müssen definiert sein

Anstellungsverhältnisse und Sollzeiten

Das Anstellungsverhältnis (Employment/Salary) bestimmt:

• Sollstunden pro Tag: Automatische Berechnung basierend auf Anstellungsgrad
• Arbeitszeitmodell: Wann wird wie viel gearbeitet
• Ferienanspruch: Urlaubstage pro Jahr

Beispiel Arbeitszeitmodell:

Abwesenheiten

Die Abwesenheitsverwaltung im Timetracker nutzt Organisation-Daten:

• Mitarbeitender: Aus dem Organisation-Modul
• Vorgesetzter: Für Genehmigungsworkflow
• Ferienanspruch: Aus dem Anstellungsverhältnis
• Organisationseinheit: Für Team-Kalender

Arbeitszeitabrechnung (Timereports)

⚠️ Hinweis: Dieses Feature muss aktiviert sein (ORGANISATION_USE_TIMEREPORTS).

Timereports importieren Zeitsalden aus externen Systemen:

Arbeitszeitabrechnung importieren:

1. Navigiere zu Organisation → Arbeitszeitabrechnung
2. Klicke auf “Hinzufügen”
3. Wähle den Mitarbeitenden
4. Gib Datum und Salden ein
5. Speichere

Dashboard-Übersicht

Das Organisation-Dashboard zeigt aggregierte Timetracker-Daten:

• Gleitzeitsaldo total: Summe aller Überstunden
• Feriensaldo total: Summe aller offenen Ferientage
• Kranktage total: Summe aller Kranktage

Integration mit Prozessen

Das Prozesse-Modul nutzt Organisation-Daten für Verantwortlichkeiten.

Prozessverantwortliche

Jeder Prozess kann Verantwortliche haben:

• Prozessverantwortlicher: Aus Mitarbeitenden-Liste
• Prozessteam: Über Mitwirkungen

Mitwirkungen an Prozessen

Mitarbeitende können an Prozessen mitwirken:

1. Öffne einen Prozess im Prozesse-Modul
2. Füge Mitwirkende hinzu
3. Diese erscheinen im Mitarbeiterprofil unter “Mitwirkungen”

Funktionen in Prozessen

Prozessschritte können Funktionen zugeordnet werden:

• Wer führt aus?: Mitgliedschaft mit Funktion
• Wer ist verantwortlich?: Funktionsinhaber
• Stellvertretung: Über Funktionsdefinition

Integration mit dem DMS

Das Dokumentenmanagementsystem ist mit Organisation verknüpft.

HR-Dokumente

HR-Dokumente werden im Organisation-Modul gespeichert, nutzen aber DMS-Funktionen:

• Vorschau: PDF- und Office-Dokumente
• Versionierung: Änderungshistorie
• Berechtigungen: Basierend auf Organisation-Rechten

Stellenbeschreibungen

Stellenbeschreibungen können DMS-Dokumente enthalten:

1. Öffne eine Stellenbeschreibung
2. Navigiere zu “Dokumente”
3. Lade Dokumente hoch oder verknüpfe bestehende

Berechtigungen

Die Berechtigung auf Personaldokumente basiert auf:

• Eigene Dokumente: Mitarbeitender sieht eigene HR-Files
• Vorgesetzter: Sieht Dokumente der direkten Mitarbeitenden
• HR-Admin: Sieht alle Dokumente der Organisationseinheit
• Organisation-Admin: Voller Zugriff

Integration mit Projekten

Das Projekte-Modul nutzt Organisation-Daten für Teams.

Projektteams

Projektmitglieder werden aus den Mitarbeitenden ausgewählt:

1. Öffne ein Projekt
2. Navigiere zu “Team”
3. Füge Mitarbeitende hinzu

Ressourcenplanung

Die Ressourcenplanung berücksichtigt:

• Verfügbarkeit: Basierend auf Anstellungsgrad
• Skills: Für passende Zuweisung
• Organisationseinheit: Für Team-Planung

Projekt-Organisationseinheiten

Projekte können als Organisationseinheiten abgebildet werden:

• Typ: “Projekt” als Organisationsart
• Mitglieder: Projektteam über Mitgliedschaften
• Zeitlich begrenzt: Mit Von/Bis-Datum

Integration mit Issues

Das Issue-Tracking nutzt Organisation-Daten.

Zuordnung von Issues

Issues können zugeordnet werden an:

• Mitarbeitende: Aus der Organisation
• Teams: Über Organisationseinheiten
• Funktionsinhaber: Basierend auf Funktionen

Benachrichtigungen

Benachrichtigungen werden basierend auf Organisation-Daten gesendet:

• Bearbeiter: Erhält Issue-Benachrichtigungen
• Team: Bei Gruppen-Zuweisung
• Vorgesetzter: Bei Eskalation

Integration mit Kostenstellen

Kostenstellen verbinden Organisation mit Finanzen.

Mitarbeitende zu Kostenstellen

Jeder Mitarbeitende kann einer Kostenstelle zugeordnet werden:

1. Öffne das Mitarbeiterprofil
2. Bearbeite das Feld “Kostenstelle”
3. Wähle die Kostenstelle aus

Verwendung in anderen Modulen

Die Kostenstellen-Zuordnung wird genutzt für:

• Zeiterfassung: Stunden auf Kostenstellen buchen
• Projekte: Projekt-Kostenstellen
• Spesen: Kostenverteilung

Integration mit Core (Benutzer)

Die Verknüpfung mit dem Core-Modul ist fundamental.

Benutzer-Mitarbeitenden-Verknüpfung

Ein Mitarbeitender kann mit einem ELIZA-Benutzer verknüpft werden:

1. Öffne das Mitarbeiterprofil
2. Bearbeite das Feld “Zugeordneter Benutzer”
3. Wähle den Benutzer aus

Auswirkungen der Verknüpfung:

Automatische Gruppenbildung

Organisationseinheiten und Funktionen erstellen automatisch Systemgruppen:

• Orgunit-Gruppe: orgunit_<id> für jede Organisationseinheit
• Funktions-Gruppe: function_<id> für jede Funktion

Diese Gruppen werden verwendet für:

• Space-Berechtigungen: Zugriff auf DMS-Bereiche
• Team-Berechtigungen: Kollaborations-Features
• Prozess-Berechtigungen: Prozesszugriff

Vorgesetzten-Beziehung

Die Vorgesetzten-Beziehung aus Organisation wird genutzt für:

• Genehmigungsworkflows: Abwesenheiten, Spesen
• Berechtigungen: Vorgesetzter sieht Team-Daten
• Benachrichtigungen: Eskalationen
• Stellvertretung: Bei Abwesenheit

Integration mit Tutorials

Das Tutorials-Modul kann mit Weiterbildungen verknüpft werden.

Kurse und Weiterbildungen

Weiterbildungen können mit Tutorial-Kursen verknüpft werden:

1. Erstelle eine Weiterbildung
2. Wähle im Feld “Kurs” einen Tutorial-Kurs
3. Der Fortschritt wird automatisch synchronisiert

Skill-Erwerb durch Kurse

Nach Kursabschluss können Skills automatisch zugewiesen werden:

• Skill-Verknüpfung: Weiterbildung → Skill
• Automatische Zuweisung: Nach Kursabschluss

Datenfluss-Übersicht

┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│                     ORGANISATION                             │
│  ┌──────────────┐  ┌──────────────┐  ┌──────────────┐       │
│  │ Mitarbeitende│  │   Orgunits   │  │  Funktionen  │       │
│  └──────┬───────┘  └──────┬───────┘  └──────┬───────┘       │
└─────────┼─────────────────┼─────────────────┼───────────────┘
          │                 │                 │
    ┌─────▼─────┐     ┌─────▼─────┐     ┌─────▼─────┐
    │ Timetracker│     │    DMS    │     │  Prozesse │
    │  - Zeiten  │     │ - HR-Docs │     │ - Verantw.│
    │  - Absenz  │     │ - Stellen │     │ - Mitwirk.│
    └───────────┘     └───────────┘     └───────────┘

Best Practices

✅ Empfehlungen

1. Benutzer früh verknüpfen: Ermöglicht Login und Modulnutzung
2. Anstellungsverhältnisse pflegen: Wichtig für Zeiterfassung
3. Vorgesetzte definieren: Ermöglicht Workflows
4. Funktionen konsistent nutzen: Für Prozessverantwortlichkeiten
5. Kostenstellen zuordnen: Für Kostenrechnung

❌ Häufige Fehler

1. Fehlende Benutzerverknüpfung: Mitarbeitende können sich nicht anmelden
2. Kein Anstellungsverhältnis: Zeiterfassung berechnet falsch
3. Veraltete Daten: Integration zeigt falsche Informationen
4. Inkonsistente Hierarchie: Workflows funktionieren nicht

Zusammenfassung

In diesem Kapitel hast du gelernt:

• Wie Organisation mit Timetracker verknüpft ist
• Wie Prozessverantwortlichkeiten funktionieren
• Wie HR-Dokumente mit DMS zusammenhängen
• Wie Projektteams Organisation nutzen
• Wie Benutzer und Mitarbeitende verknüpft werden
• Den Datenfluss zwischen den Modulen

Nächste Schritte

• Kapitel 6: Berechtigungskonzept – Zugriffsrechte verstehen