Mitarbeitende verwalten#

In diesem Kapitel lernst du, wie du Mitarbeitende in ELIZA erfasst, bearbeitest und verwaltest. Die Mitarbeiterverwaltung ist das Herzstück des Organisation-Moduls.

Übersicht der Mitarbeitenden-Liste#

Zur Liste navigieren#

1. Klicke auf Organisation in der Hauptnavigation
2. Wähle Mitarbeitende aus dem Menü
3. Die Liste aller Mitarbeitenden wird angezeigt

Spalten in der Liste#

Die Mitarbeitenden-Liste zeigt folgende Informationen:

Filtern und Suchen#

Textsuche:

• Nutze das Suchfeld oben rechts
• Suche nach Vor- oder Nachname
• Die Ergebnisse werden live gefiltert

Nach Organisationseinheit filtern:

• Verwende den Filter “Organisationseinheit” in der Seitenleiste
• Wähle eine Abteilung oder ein Team
• Nur Mitarbeitende dieser Einheit werden angezeigt

Neue Mitarbeitende erfassen#

Schritt-für-Schritt Anleitung#

Schritt 1: Formular öffnen

1. Navigiere zu Organisation → Mitarbeitende
2. Klicke auf den Button “Hinzufügen” (grüner Button)
3. Das Erfassungsformular öffnet sich

Schritt 2: Grunddaten eingeben

Fülle die folgenden Pflichtfelder aus:

Schritt 3: Weitere Daten ergänzen

Ergänze nach Bedarf:

• Mittelname: Optionaler zweiter Vorname
• Kurzzeichen: Kürzel für den Mitarbeitenden
• Eintrittsdatum: Datum des Arbeitsbeginns
• Anstellungsgrad: Beschäftigungsgrad in Prozent
• Hauptfunktion: Bezeichnung der Haupttätigkeit
• Akademischer Titel: z.B. Dr., Prof.
• Vorgesetzter: Direkter Vorgesetzter aus der Mitarbeiterliste

Schritt 4: Speichern

1. Überprüfe die eingegebenen Daten
2. Klicke auf “Speichern”
3. Der neue Mitarbeitende wird angelegt

💡 Tipp: Nach dem Speichern wirst du zur Detail-Ansicht weitergeleitet, wo du weitere Daten ergänzen kannst.

Mitarbeitende bearbeiten#

Detail-Ansicht öffnen#

1. Klicke in der Liste auf den Namen des Mitarbeitenden
2. Die Detail-Ansicht öffnet sich mit allen Informationen

Tab-Bereiche im Detail#

Die Detail-Ansicht ist in verschiedene Bereiche unterteilt:

Übersicht#

Der Übersicht-Tab zeigt:

• Stammdaten: Name, Anrede, Kurzzeichen
• Kontaktdaten geschäftlich: E-Mail, Telefon, Mobil
• Anstellungsinformationen: Eintrittsdatum, Funktion, Vorgesetzter
• Aktuelle Mitgliedschaften: Organisationseinheiten-Zugehörigkeit

Private Daten#

⚠️ Wichtig: Dieser Bereich ist nur mit der Berechtigung organisation.view_private_data sichtbar.

Der Private-Daten-Tab enthält:

• Private Adresse: Strasse, PLZ, Ort
• Private Kontaktdaten: E-Mail, Telefon
• Persönliche Daten: Geburtsdatum, Zivilstand, Nationalität
• AHV-Nummer: Sozialversicherungsnummer
• Bankverbindung: Bankdaten für Gehaltszahlung
• Notfallkontakt: Kontaktperson für Notfälle

Führung#

Der Führungs-Tab zeigt (falls aktiviert):

• Vorgesetzter: Wer ist der direkte Vorgesetzte
• Team: Welche Mitarbeitende berichten an diese Person
• Ist Vorgesetzter: Ob die Person Führungsverantwortung hat

Daten bearbeiten#

So bearbeitest du einen Mitarbeitenden:

1. Öffne die Detail-Ansicht
2. Klicke auf “Bearbeiten” (Stift-Icon)
3. Das Bearbeitungsformular öffnet sich
4. Ändere die gewünschten Felder
5. Klicke auf “Speichern”

💡 Tipp: Du kannst auch direkt auf einzelne Felder klicken, um sie zu bearbeiten (abhängig von der Konfiguration).

Anstellungsarten verstehen#

Interne Mitarbeitende (Typ: intern)#

• Regulär angestellte Mitarbeitende
• Erscheinen standardmässig in allen Listen
• Haben vollen Zugang zu Personalfunktionen
• Werden in Statistiken berücksichtigt

Externe Mitarbeitende (Typ: extern)#

• Externe Kräfte, Berater, Freelancer
• Erscheinen in der Liste “Externe Mitarbeitende”
• Werden in der Standard-Liste angezeigt
• Name wird mit “(extern)” gekennzeichnet

Ehemalige Mitarbeitende (Typ: ehemalig)#

• Ausgetretene Mitarbeitende (Alumni)
• Werden in der Standard-Liste nicht angezeigt
• Zugriff über spezielle “Alumni”-Liste
• Name wird mit “(ehemalig)” gekennzeichnet
• Historische Daten bleiben erhalten

Mitarbeitende zu Ehemaligen machen:

1. Öffne die Detail-Ansicht des Mitarbeitenden
2. Klicke auf “Bearbeiten”
3. Setze das Austrittsdatum
4. Ändere die Anstellungsart auf “ehemalig”
5. Speichere die Änderungen

⚠️ Wichtig: Beende auch alle aktiven Mitgliedschaften, wenn ein Mitarbeitender austritt.

Geschäftliche Daten#

Kontaktinformationen#

Soziale Profile#

Benutzer-Verknüpfung#

Das Feld “Zugeordneter Benutzer” verbindet den Mitarbeitenden mit einem ELIZA-Benutzerkonto:

• Ermöglicht dem Mitarbeitenden den Login
• Verknüpft Zeiterfassung und andere Module
• Wichtig für Berechtigungszuordnungen

💡 Tipp: Ohne Benutzer-Verknüpfung kann der Mitarbeitende sich nicht bei ELIZA anmelden.

Private Daten verwalten#

⚠️ Datenschutz: Private Daten sind besonders geschützt. Nur Berechtigte können sie einsehen und bearbeiten.

Persönliche Daten#

Private Kontaktdaten#

Vertrauliche Daten#

Anstellungsverhältnisse#

Anstellungsverhältnisse (Employments/Salary) definieren detaillierte Arbeitszeitmodelle:

Ein Anstellungsverhältnis erstellen#

1. Öffne die Detail-Ansicht des Mitarbeitenden
2. Navigiere zum Tab “Anstellung”
3. Klicke auf “Hinzufügen”
4. Fülle die Details aus:

Arbeitszeitmodelle#

ELIZA unterstützt verschiedene Arbeitszeitmodelle:

Standardmodell:

• Fixer Anstellungsgrad für alle Wochentage
• Stunden werden automatisch berechnet

Tagesspezifisches Modell:

• Unterschiedliche Stunden pro Wochentag
• Ideal für Teilzeit mit fixen Arbeitstagen

Vertrauensarbeitszeit:

• Keine Stundenerfassung erforderlich
• Flexibles Arbeitszeitmodell

HR-Dokumente (Personaldossiers)#

⚠️ Hinweis: Dieses Modul muss aktiviert sein (ORGANISATION_USE_HRFILES).

Dokumente hochladen#

1. Öffne die Detail-Ansicht des Mitarbeitenden
2. Navigiere zum Tab “HR-Dateien”
3. Klicke auf “Hinzufügen” oder “Dateien hochladen”
4. Wähle die Datei(en) aus
5. Ergänze optional:
   • Titel: Bezeichnung des Dokuments
   • HR Dokumentart: Kategorie (z.B. Vertrag, Zeugnis)
   • Dokumentdatum: Datum des Dokuments
6. Klicke auf “Hochladen”

Dokumentarten verwalten#

HR-Dokumentarten helfen bei der Kategorisierung:

• Arbeitsvertrag
• Arbeitszeugnis
• Zertifikate
• Lohnausweise
• etc.

Administratoren können neue Dokumentarten unter Einstellungen erstellen.

Dokumente einsehen#

• Klicke auf den Dokumenttitel, um es zu öffnen
• Die Vorschau zeigt das Dokument an
• Download ist möglich über den Download-Button

Weiterbildungen dokumentieren#

⚠️ Hinweis: Dieses Modul muss aktiviert sein (ORGANISATION_USE_PROFESSIONAL_DEVELOPMENT).

Eine Weiterbildung erfassen#

1. Öffne die Detail-Ansicht des Mitarbeitenden
2. Navigiere zum Tab “Weiterbildungen”
3. Klicke auf “Hinzufügen”
4. Fülle das Formular aus:

Weiterbildungs-Status#

Dokumente an Weiterbildungen anhängen#

• Weiterbildungen können HR-Dokumente verknüpft haben
• Lade Zertifikate und Nachweise direkt hoch
• Diese erscheinen auch im Personaldossier

Memos erstellen#

⚠️ Hinweis: Dieses Modul muss aktiviert sein (ORGANISATION_USE_MEMOS).

Memos sind interne Notizen zu Mitarbeitenden:

Ein Memo erstellen#

1. Öffne die Detail-Ansicht des Mitarbeitenden
2. Navigiere zum Tab “Memos”
3. Klicke auf “Hinzufügen”
4. Gib einen Titel und Inhalt ein
5. Speichere das Memo

Memo-Dokumente#

• An Memos können Dokumente angehängt werden
• Ideal für Gesprächsnotizen mit Anhängen
• Dokumente sind nur dem Ersteller zugänglich

Excel-Export#

Mitarbeiterdaten exportieren#

1. Navigiere zu Organisation → Dashboard
2. Klicke auf “Excel Export (xlsx)”
3. Die Excel-Datei wird heruntergeladen

Enthaltene Daten:

• Alle Stammdaten der Mitarbeitenden
• Anstellungsinformationen
• Kontaktdaten
• Organisationszugehörigkeiten

⚠️ Wichtig: Der Export enthält sensible Daten. Behandle die Datei vertraulich.

Best Practices#

✅ Empfehlungen#

1. Vollständige Daten: Erfasse alle relevanten Daten beim Anlegen
2. Eintrittsdatum setzen: Wichtig für Dienstalter-Berechnungen
3. Benutzer verknüpfen: Ermöglicht Login und Modulnutzung
4. Mitgliedschaften pflegen: Halte Organisationszugehörigkeiten aktuell
5. Austritte dokumentieren: Setze Austrittsdatum und ändere Anstellungsart

❌ Häufige Fehler#

1. Duplikate vermeiden: Prüfe vor dem Anlegen, ob die Person existiert
2. Ehemalige nicht löschen: Ändere die Anstellungsart statt zu löschen
3. Mitgliedschaften vergessen: Beende Mitgliedschaften bei Wechseln
4. Sensible Daten schützen: Exportierte Daten vertraulich behandeln

Zusammenfassung#

In diesem Kapitel hast du gelernt:

• Wie du die Mitarbeitenden-Liste nutzt
• Wie du neue Mitarbeitende erfasst
• Wie du Mitarbeitende bearbeitest
• Die verschiedenen Anstellungsarten
• Wie du HR-Dokumente verwaltest
• Wie du Weiterbildungen dokumentierst
• Wie du Daten exportierst

Nächste Schritte#

• Kapitel 3: Organisationseinheiten und Organigramm – Lerne die Aufbauorganisation kennen
• Kapitel 4: Funktionen und Skills – Definiere Rollen und Kompetenzen