Organisationseinheiten und Organigramm

In diesem Kapitel lernst du, wie du Organisationseinheiten erstellst, Hierarchien definierst und das Organigramm nutzt.

Was sind Organisationseinheiten?

Organisationseinheiten (Orgunits) bilden die Struktur deines Unternehmens ab. Sie können verschiedene Formen annehmen:

Organisationseinheiten verwalten

Zur Liste navigieren

1. Klicke auf Organisation in der Hauptnavigation
2. Wähle Organisationen aus dem Menü
3. Die Liste aller Organisationseinheiten wird angezeigt

Spalten in der Liste

Eine Organisationseinheit erstellen

Schritt 1: Formular öffnen

1. Navigiere zu Organisation → Organisationen
2. Klicke auf “Hinzufügen” (grüner Button)
3. Das Erfassungsformular öffnet sich

Schritt 2: Grunddaten eingeben

Schritt 3: Details ergänzen

Schritt 4: Spezielle Einstellungen

Schritt 5: Speichern

1. Überprüfe die Eingaben
2. Klicke auf “Speichern”
3. Die Organisationseinheit wird angelegt

Organisationseinheit bearbeiten

1. Klicke in der Liste auf den Namen der Organisationseinheit
2. Die Detail-Ansicht öffnet sich
3. Klicke auf “Bearbeiten”
4. Ändere die gewünschten Felder
5. Speichere die Änderungen

Untergeordnete Einheit erstellen

Du kannst direkt aus einer Organisationseinheit heraus eine untergeordnete Einheit erstellen:

1. Öffne die Detail-Ansicht der übergeordneten Einheit
2. Klicke auf “Unterorganisation hinzufügen”
3. Die übergeordnete Organisation ist bereits vorausgewählt
4. Fülle die restlichen Daten aus
5. Speichere

Organisationsarten

Organisationsarten helfen, verschiedene Typen zu unterscheiden:

Organisationsarten verwalten

1. Navigiere zu Organisation → Dashboard
2. Klicke auf Organisationsarten
3. Oder: Einstellungen → Organisationsarten

Eine Organisationsart erstellen

1. Klicke auf “Hinzufügen”
2. Gib Titel und Beschreibung ein
3. Speichere

Typische Organisationsarten:

Das Organigramm

Organigramm aufrufen

1. Navigiere zu Organisation → Organigramm
2. Das interaktive Organigramm wird angezeigt

💡 Tipp: Je nach Konfiguration kann es verschiedene Organigramm-Ansichten geben.

Organigramm-Funktionen

Navigation:

• Zoomen: Mausrad oder +/- Buttons
• Verschieben: Klicken und Ziehen
• Details: Klick auf eine Box öffnet Details

Darstellung:

• Organisationseinheiten werden als Boxen dargestellt
• Linien zeigen die Hierarchie
• Farben können pro Einheit definiert werden
• Stabsstellen werden seitlich angezeigt

Wer wird im Organigramm angezeigt?

Im Organigramm erscheinen:

• Organisationseinheiten mit aktivem Status
• Leitungen der Einheiten
• Mitglieder (abhängig von der Konfiguration)

Ausblenden:

• Setze “In Organigramm anzeigen” auf “Nein” bei der Organisationseinheit
• Bei Mitgliedschaften: “In Organigramm anzeigen” deaktivieren

Organigramm-Einstellungen

Administratoren können die Organigramm-Darstellung konfigurieren:

1. Navigiere zu Organisation → Organigramm
2. Klicke auf Einstellungen (Zahnrad-Icon)

Verfügbare Einstellungen:

Management-Ansicht

⚠️ Hinweis: Diese Funktion muss aktiviert sein (ORGANISATION_USE_MANAGEMENT).

Die Management-Ansicht zeigt die Führungsstruktur:

Management-Ansicht aufrufen

1. Navigiere zu Organisation → Management
2. Die Führungshierarchie wird angezeigt

Was zeigt die Management-Ansicht?

• Vorgesetzte: Wer berichtet an wen
• Teams: Direkte Mitarbeitende pro Führungskraft
• Hierarchie-Ebenen: Von der Geschäftsleitung abwärts

💡 Tipp: Die Management-Ansicht basiert auf dem Feld “Vorgesetzter” bei Mitarbeitenden, nicht auf Organisationseinheiten.

Mitgliedschaften verwalten

Mitgliedschaften verbinden Mitarbeitende mit Organisationseinheiten.

Eine Mitgliedschaft erstellen

Variante 1: Vom Mitarbeitenden aus

1. Öffne die Detail-Ansicht des Mitarbeitenden
2. Navigiere zum Tab “Mitgliedschaften”
3. Klicke auf “Hinzufügen”
4. Wähle die Organisationseinheit
5. Optional: Wähle eine Funktion
6. Speichere

Variante 2: Von der Organisationseinheit aus

1. Öffne die Detail-Ansicht der Organisationseinheit
2. Scrolle zu “Mitglieder”
3. Klicke auf “Mitglied hinzufügen”
4. Wähle den Mitarbeitenden
5. Optional: Wähle eine Funktion
6. Speichere

Mitgliedschafts-Felder

Mehrfache Mitgliedschaften

Ein Mitarbeitender kann mehreren Organisationseinheiten angehören:

• Hauptabteilung (z.B. 80%)
• Projektteam (z.B. 20%)
• Arbeitsgruppe (ohne Stellenprozente)

💡 Tipp: Die Summe der Stellenprozente sollte dem Gesamtanstellungsgrad entsprechen.

Mitgliedschaft beenden

1. Öffne die Mitgliedschaft (vom Mitarbeitenden oder der Organisation aus)
2. Klicke auf “Bearbeiten”
3. Setze das “Bis”-Datum
4. Speichere

⚠️ Wichtig: Beendete Mitgliedschaften bleiben historisch erhalten, werden aber nicht mehr in aktuellen Listen angezeigt.

Aufbauorganisation

Die Aufbauorganisation zeigt die vollständige Hierarchie:

Aufbauorganisation aufrufen

1. Navigiere zu Organisation → Dashboard
2. Klicke auf “Organisationseinheiten”
3. Oder direkt: Organisation → Aufbauorganisation

Darstellung

Die Aufbauorganisation zeigt:

• Baumstruktur: Hierarchisch verschachtelte Ansicht
• Alle Ebenen: Von der Wurzel bis zu den Blättern
• Mitglieder: Anzahl und Liste der Mitglieder
• Status: Aktiv, Entwurf, Archiviert

Administratoren und HR-Admins

Jede Organisationseinheit kann eigene Administratoren haben:

Admins zuweisen

1. Öffne die Detail-Ansicht der Organisationseinheit
2. Klicke auf “Bearbeiten”
3. Füge unter “Admins” Benutzer hinzu
4. Füge unter “HR Admins” Benutzer hinzu
5. Speichere

Unterschied Admin vs. HR Admin

💡 Tipp: Diese lokalen Administratoren können Mitarbeitende verwalten, auch ohne globale Admin-Berechtigung.

Kostenstellen

⚠️ Hinweis: Dieses Modul muss aktiviert sein (ORGANISATION_USE_COSTCENTERS).

Kostenstellen verwalten

1. Navigiere zu Organisation → Kostenstellen
2. Die Liste aller Kostenstellen wird angezeigt

Eine Kostenstelle erstellen

1. Klicke auf “Hinzufügen”
2. Fülle aus:
   • Titel: Name der Kostenstelle
   • Beschreibung: Details
   • Leitung: Verantwortliche Person
3. Speichere

Mitarbeitende zu Kostenstellen zuordnen

1. Öffne das Profil des Mitarbeitenden
2. Klicke auf “Bearbeiten”
3. Wähle im Feld “Kostenstelle” die gewünschte Kostenstelle
4. Speichere

Best Practices

✅ Empfehlungen

1. Klare Hierarchie: Definiere eine eindeutige Baumstruktur
2. Konsistente Benennung: Verwende einheitliche Namen
3. Aktuelle Daten: Halte Mitgliedschaften aktuell
4. Dokumentation: Nutze Beschreibungsfelder
5. Leitungen definieren: Jede Einheit sollte eine Leitung haben

❌ Häufige Fehler

1. Zu tiefe Hierarchie: Maximal 4-5 Ebenen empfohlen
2. Fehlende Parent-Zuordnung: Verwaiste Einheiten vermeiden
3. Veraltete Mitgliedschaften: Regelmässig prüfen
4. Inkonsistente Struktur: Einheitliche Logik beibehalten

Beispiel einer guten Struktur

Unternehmen AG (Holding)
├── Geschäftsleitung
│   ├── CEO-Stabsstelle
│   └── Assistenz
├── Finanzen
│   ├── Buchhaltung
│   └── Controlling
├── IT
│   ├── Entwicklung
│   │   ├── Team Frontend
│   │   └── Team Backend
│   └── Support
└── Marketing
    ├── Online-Marketing
    └── Events

Zusammenfassung

In diesem Kapitel hast du gelernt:

• Was Organisationseinheiten sind
• Wie du Organisationseinheiten erstellst und verwaltest
• Wie das Organigramm funktioniert
• Wie du Mitgliedschaften verwaltest
• Wie Admins und HR-Admins funktionieren
• Best Practices für die Organisationsstruktur

Nächste Schritte

• Kapitel 4: Funktionen und Skills – Definiere Rollen und Kompetenzen
• Kapitel 5: Integration – Verknüpfungen mit anderen Modulen