Organisationseinheiten und Organigramm#

In diesem Kapitel lernst du, wie du Organisationseinheiten erstellst, Hierarchien definierst und das Organigramm nutzt.

Was sind Organisationseinheiten?#

Organisationseinheiten (Orgunits) bilden die Struktur deines Unternehmens ab. Sie können verschiedene Formen annehmen:

Organisationseinheiten verwalten#

Zur Liste navigieren#

1. Klicke auf Organisation in der Hauptnavigation
2. Wähle Organisationen aus dem Menü
3. Die Liste aller Organisationseinheiten wird angezeigt

Spalten in der Liste#

Eine Organisationseinheit erstellen#

Schritt 1: Formular öffnen

1. Navigiere zu Organisation → Organisationen
2. Klicke auf “Hinzufügen” (grüner Button)
3. Das Erfassungsformular öffnet sich

Schritt 2: Grunddaten eingeben

Schritt 3: Details ergänzen

Schritt 4: Spezielle Einstellungen

Schritt 5: Speichern

1. Überprüfe die Eingaben
2. Klicke auf “Speichern”
3. Die Organisationseinheit wird angelegt

Organisationseinheit bearbeiten#

1. Klicke in der Liste auf den Namen der Organisationseinheit
2. Die Detail-Ansicht öffnet sich
3. Klicke auf “Bearbeiten”
4. Ändere die gewünschten Felder
5. Speichere die Änderungen

Untergeordnete Einheit erstellen#

Du kannst direkt aus einer Organisationseinheit heraus eine untergeordnete Einheit erstellen:

1. Öffne die Detail-Ansicht der übergeordneten Einheit
2. Klicke auf “Unterorganisation hinzufügen”
3. Die übergeordnete Organisation ist bereits vorausgewählt
4. Fülle die restlichen Daten aus
5. Speichere

Organisationsarten#

Organisationsarten helfen, verschiedene Typen zu unterscheiden:

Organisationsarten verwalten#

1. Navigiere zu Organisation → Dashboard
2. Klicke auf Organisationsarten
3. Oder: Einstellungen → Organisationsarten

Eine Organisationsart erstellen#

1. Klicke auf “Hinzufügen”
2. Gib Titel und Beschreibung ein
3. Speichere

Typische Organisationsarten:

Das Organigramm#

Organigramm aufrufen#

1. Navigiere zu Organisation → Organigramm
2. Das interaktive Organigramm wird angezeigt

💡 Tipp: Je nach Konfiguration kann es verschiedene Organigramm-Ansichten geben.

Organigramm-Funktionen#

Navigation:

• Zoomen: Mausrad oder +/- Buttons
• Verschieben: Klicken und Ziehen
• Details: Klick auf eine Box öffnet Details

Darstellung:

• Organisationseinheiten werden als Boxen dargestellt
• Linien zeigen die Hierarchie
• Farben können pro Einheit definiert werden
• Stabsstellen werden seitlich angezeigt

Wer wird im Organigramm angezeigt?#

Im Organigramm erscheinen:

• Organisationseinheiten mit aktivem Status
• Leitungen der Einheiten
• Mitglieder (abhängig von der Konfiguration)

Ausblenden:

• Setze “In Organigramm anzeigen” auf “Nein” bei der Organisationseinheit
• Bei Mitgliedschaften: “In Organigramm anzeigen” deaktivieren

Organigramm-Einstellungen#

Administratoren können die Organigramm-Darstellung konfigurieren:

1. Navigiere zu Organisation → Organigramm
2. Klicke auf Einstellungen (Zahnrad-Icon)

Verfügbare Einstellungen:

Management-Ansicht#

⚠️ Hinweis: Diese Funktion muss aktiviert sein (ORGANISATION_USE_MANAGEMENT).

Die Management-Ansicht zeigt die Führungsstruktur:

Management-Ansicht aufrufen#

1. Navigiere zu Organisation → Management
2. Die Führungshierarchie wird angezeigt

Was zeigt die Management-Ansicht?#

• Vorgesetzte: Wer berichtet an wen
• Teams: Direkte Mitarbeitende pro Führungskraft
• Hierarchie-Ebenen: Von der Geschäftsleitung abwärts

💡 Tipp: Die Management-Ansicht basiert auf dem Feld “Vorgesetzter” bei Mitarbeitenden, nicht auf Organisationseinheiten.

Mitgliedschaften verwalten#

Mitgliedschaften verbinden Mitarbeitende mit Organisationseinheiten.

Eine Mitgliedschaft erstellen#

Variante 1: Vom Mitarbeitenden aus

1. Öffne die Detail-Ansicht des Mitarbeitenden
2. Navigiere zum Tab “Mitgliedschaften”
3. Klicke auf “Hinzufügen”
4. Wähle die Organisationseinheit
5. Optional: Wähle eine Funktion
6. Speichere

Variante 2: Von der Organisationseinheit aus

1. Öffne die Detail-Ansicht der Organisationseinheit
2. Scrolle zu “Mitglieder”
3. Klicke auf “Mitglied hinzufügen”
4. Wähle den Mitarbeitenden
5. Optional: Wähle eine Funktion
6. Speichere

Mitgliedschafts-Felder#

Mehrfache Mitgliedschaften#

Ein Mitarbeitender kann mehreren Organisationseinheiten angehören:

• Hauptabteilung (z.B. 80%)
• Projektteam (z.B. 20%)
• Arbeitsgruppe (ohne Stellenprozente)

💡 Tipp: Die Summe der Stellenprozente sollte dem Gesamtanstellungsgrad entsprechen.

Mitgliedschaft beenden#

1. Öffne die Mitgliedschaft (vom Mitarbeitenden oder der Organisation aus)
2. Klicke auf “Bearbeiten”
3. Setze das “Bis”-Datum
4. Speichere

⚠️ Wichtig: Beendete Mitgliedschaften bleiben historisch erhalten, werden aber nicht mehr in aktuellen Listen angezeigt.

Aufbauorganisation#

Die Aufbauorganisation zeigt die vollständige Hierarchie:

Aufbauorganisation aufrufen#

1. Navigiere zu Organisation → Dashboard
2. Klicke auf “Organisationseinheiten”
3. Oder direkt: Organisation → Aufbauorganisation

Darstellung#

Die Aufbauorganisation zeigt:

• Baumstruktur: Hierarchisch verschachtelte Ansicht
• Alle Ebenen: Von der Wurzel bis zu den Blättern
• Mitglieder: Anzahl und Liste der Mitglieder
• Status: Aktiv, Entwurf, Archiviert

Administratoren und HR-Admins#

Jede Organisationseinheit kann eigene Administratoren haben:

Admins zuweisen#

1. Öffne die Detail-Ansicht der Organisationseinheit
2. Klicke auf “Bearbeiten”
3. Füge unter “Admins” Benutzer hinzu
4. Füge unter “HR Admins” Benutzer hinzu
5. Speichere

Unterschied Admin vs. HR Admin#

💡 Tipp: Diese lokalen Administratoren können Mitarbeitende verwalten, auch ohne globale Admin-Berechtigung.

Kostenstellen#

⚠️ Hinweis: Dieses Modul muss aktiviert sein (ORGANISATION_USE_COSTCENTERS).

Kostenstellen verwalten#

1. Navigiere zu Organisation → Kostenstellen
2. Die Liste aller Kostenstellen wird angezeigt

Eine Kostenstelle erstellen#

1. Klicke auf “Hinzufügen”
2. Fülle aus:
   • Titel: Name der Kostenstelle
   • Beschreibung: Details
   • Leitung: Verantwortliche Person
3. Speichere

Mitarbeitende zu Kostenstellen zuordnen#

1. Öffne das Profil des Mitarbeitenden
2. Klicke auf “Bearbeiten”
3. Wähle im Feld “Kostenstelle” die gewünschte Kostenstelle
4. Speichere

Best Practices#

✅ Empfehlungen#

1. Klare Hierarchie: Definiere eine eindeutige Baumstruktur
2. Konsistente Benennung: Verwende einheitliche Namen
3. Aktuelle Daten: Halte Mitgliedschaften aktuell
4. Dokumentation: Nutze Beschreibungsfelder
5. Leitungen definieren: Jede Einheit sollte eine Leitung haben

❌ Häufige Fehler#

1. Zu tiefe Hierarchie: Maximal 4-5 Ebenen empfohlen
2. Fehlende Parent-Zuordnung: Verwaiste Einheiten vermeiden
3. Veraltete Mitgliedschaften: Regelmässig prüfen
4. Inkonsistente Struktur: Einheitliche Logik beibehalten

Beispiel einer guten Struktur#

Unternehmen AG (Holding)
├── Geschäftsleitung
│   ├── CEO-Stabsstelle
│   └── Assistenz
├── Finanzen
│   ├── Buchhaltung
│   └── Controlling
├── IT
│   ├── Entwicklung
│   │   ├── Team Frontend
│   │   └── Team Backend
│   └── Support
└── Marketing
    ├── Online-Marketing
    └── Events

Zusammenfassung#

In diesem Kapitel hast du gelernt:

• Was Organisationseinheiten sind
• Wie du Organisationseinheiten erstellst und verwaltest
• Wie das Organigramm funktioniert
• Wie du Mitgliedschaften verwaltest
• Wie Admins und HR-Admins funktionieren
• Best Practices für die Organisationsstruktur

Nächste Schritte#

• Kapitel 4: Funktionen und Skills – Definiere Rollen und Kompetenzen
• Kapitel 5: Integration – Verknüpfungen mit anderen Modulen