Geburtstage und Dienstjubiläen#

Einleitung#

In ELIZA kannst du Geburtstage und Dienstjubiläen deiner Mitarbeitenden zentral verwalten und im Blick behalten. Das System zeigt dir automatisch anstehende Geburtstage und wichtige Dienstjubiläen an, damit du rechtzeitig gratulieren oder feiern kannst.

Wo findest du Geburtstage und Jubiläen?#

ELIZA zeigt dir Geburtstage und Dienstjubiläen an mehreren Stellen:

Auf deinem Dashboard siehst du ein Widget mit den nächsten Geburtstagen und Dienstjubiläen der kommenden 30 Tage. Das Widget zeigt:

Die nächsten 5 Geburtstage
Die nächsten 3 Dienstjubiläen
Wie viele Tage bis zum jeweiligen Ereignis

2. Geburtstagsliste#

Unter Organisation → Geburtstagsliste findest du eine komplette Übersicht aller Geburtstage für das ganze Jahr, chronologisch sortiert.

3. Dienstjubiläen-Übersicht#

Unter Organisation → Dienstjubiläen siehst du:

Anstehende Jubiläen: Mitarbeitende, die bald ein Jubiläum feiern
Nach Dienstalter gruppiert: Alle Mitarbeitenden nach Jahren sortiert
- 1-4 Jahre
- 5-9 Jahre
- 10-14 Jahre
- 15-19 Jahre
- 20-24 Jahre
- 25-29 Jahre
- 30 Jahre und mehr

Wer sieht welche Geburtstage und Jubiläen?#

ELIZA schützt die Privatsphäre deiner Mitarbeitenden. Du siehst nur Geburtstage und Jubiläen von Mitarbeitenden, wenn:

Du bist direkter Vorgesetzter#

Als Vorgesetzter siehst du automatisch die Geburtstage und Jubiläen deiner direkten Mitarbeitenden.

Du bist HR-Administrator#

Als HR-Administrator einer Organisationseinheit siehst du die Geburtstage und Jubiläen aller Mitarbeitenden in deiner Organisationseinheit (sofern sie eine aktive Membership haben).

Du hast erweiterte Berechtigungen#

Mit der Berechtigung “Private Daten ansehen” kannst du alle Geburtstage und Jubiläen im System sehen.

Du bist der Mitarbeitende selbst#

Du siehst natürlich immer deinen eigenen Geburtstag und deine eigenen Dienstjubiläen.

Das Geburtstags- und Jubiläums-Widget auf deinem Dashboard zeigt dir auf einen Blick die wichtigsten anstehenden Ereignisse.

Name der Person
Datum des Geburtstags/Jubiläums
Tage bis zum Ereignis (z.B. “in 5 Tagen”, “morgen”, “heute”)
Alter bzw. Dienstjahre (z.B. “wird 45 Jahre” oder “5 Jahre im Unternehmen”)

Das Widget aktualisiert sich automatisch. Du kannst es jederzeit manuell aktualisieren, indem du die Dashboard-Seite neu lädst.

Geburtstagsliste verwenden#

Die Geburtstagsliste zeigt alle Geburtstage des Jahres chronologisch an.

So verwendest du die Geburtstagsliste:#

Gehe zu Organisation → Mitarbeitende → Geburtstagsliste
Die Liste zeigt alle Geburtstage für die nächsten 365 Tage
Beginnt mit heutigen Geburtstagen, dann chronologisch fortlaufend

Besonderheit: 29. Februar#

Mitarbeitende, die am 29. Februar Geburtstag haben, erscheinen in Nicht-Schaltjahren am 28. Februar in der Liste.

Dienstjubiläen verwalten#

Die Dienstjubiläen-Übersicht hilft dir, wichtige Meilensteine deiner Mitarbeitenden zu würdigen.

Anstehende Jubiläen#

Im Abschnitt “Die nächsten Dienstjubiläen” siehst du eine Tabelle mit:

Name des Mitarbeitenden
Aktuelles Dienstalter
Eintrittsdatum
Datum des nächsten Jubiläums
Anzahl Jahre beim nächsten Jubiläum

Diese Tabelle ist durchsuchbar und sortierbar, damit du schnell die relevanten Informationen findest.

Welche Jubiläen werden angezeigt?#

ELIZA hebt folgende Meilensteine hervor:

1 Jahr (Probezeitende)
5 Jahre
10 Jahre
15 Jahre
20 Jahre
25 Jahre
30 Jahre
35 Jahre
40 Jahre

Gruppierung nach Dienstalter#

Weiter unten findest du alle Mitarbeitenden nach Dienstalter gruppiert:

1-4 Jahre: Neue Mitarbeitende
5-9 Jahre: Erfahrene Mitarbeitende
10-14 Jahre: Langjährige Mitarbeitende
15-19 Jahre: Sehr erfahrene Mitarbeitende
20-24 Jahre: Hocherfahrene Mitarbeitende
25-29 Jahre: Veteranen
30 Jahre und mehr: Dienstälteste

Besonderheit: 29. Februar Eintrittsdatum#

Mitarbeitende, die am 29. Februar eingetreten sind, feiern ihr Jubiläum in Nicht-Schaltjahren am 1. März. Dies stellt sicher, dass die Berechnung der Dienstjahre mathematisch korrekt ist.

Benachrichtigungen einrichten#

Du kannst E-Mail-Benachrichtigungen für Geburtstage und Dienstjubiläen aktivieren.

Geburtstags-Benachrichtigungen aktivieren#

Gehe zu deinen Benutzereinstellungen (Benutzername oben rechts)
Aktiviere “Geburtstags-Benachrichtigungen”
Speichere die Einstellungen

Du erhältst dann täglich eine E-Mail mit:

Geburtstagen von heute
Geburtstagen von morgen

Jubiläums-Benachrichtigungen aktivieren#

Gehe zu deinen Benutzereinstellungen
Aktiviere “Dienstjubiläums-Benachrichtigungen”
Speichere die Einstellungen

Du erhältst dann:

Wöchentlich: Jubiläen der nächsten 7 Tage
Monatlich: Jubiläen des nächsten Monats

Wer erhält Benachrichtigungen?#

Benachrichtigungen werden nur für Mitarbeitende gesendet, deren Geburtstage/Jubiläen du auch sehen darfst (siehe Berechtigungen oben).

Häufige Fragen#

Warum sehe ich keine Geburtstage/Jubiläen?#

Mögliche Gründe:

Keine Berechtigung: Du musst entweder Vorgesetzter, HR-Admin oder berechtigt sein, private Daten zu sehen
Keine anstehenden Ereignisse: In den nächsten 30 Tagen gibt es möglicherweise keine Geburtstage oder Jubiläen
Keine Mitarbeitenden zugeordnet: Als Vorgesetzter siehst du nur Geburtstage deiner direkten Mitarbeitenden
Fehlende Membership: Als HR-Admin siehst du nur Mitarbeitende mit aktiver Membership in deiner Organisationseinheit

Warum sehe ich nicht alle Mitarbeitenden in der Übersicht?#

Die Geburtstags- und Jubiläumslisten zeigen nur Mitarbeitende an, deren private Daten du sehen darfst. Dies schützt die Privatsphäre der Mitarbeitenden.

Kann ich Geburtstage exportieren?#

In der Dienstjubiläen-Übersicht kannst du die Tabelle als Excel exportieren (Export-Button oben rechts in der Tabelle).

Was passiert bei Mitarbeitenden ohne Geburts- oder Eintrittsdatum?#

Mitarbeitende ohne hinterlegtes Geburtsdatum erscheinen nicht in der Geburtstagsliste. Mitarbeitende ohne Eintrittsdatum erscheinen nicht in der Jubiläumsliste.

Werden ehemalige Mitarbeitende angezeigt?#

Nein, nur aktive Mitarbeitende (ohne Austrittsdatum oder mit zukünftigem Austrittsdatum) werden in den Listen angezeigt.

Was bedeutet “aktive Membership”?#

Eine Membership ist die Zuordnung eines Mitarbeitenden zu einer Organisationseinheit. Eine Membership ist aktiv, wenn:

Das “Bis-Datum” leer ist (unbefristet), ODER
Das “Bis-Datum” in der Zukunft liegt

Nur Mitarbeitende mit aktiver Membership in deiner Organisationseinheit siehst du als HR-Admin.

Tipps für die Nutzung#

Stelle sicher, dass das Geburtstags-Widget auf deinem Dashboard aktiviert ist, um keine wichtigen Ereignisse zu verpassen.

Tipp 2: Benachrichtigungen nutzen#

Aktiviere beide Benachrichtigungsarten (Geburtstage und Jubiläen), damit du automatisch per E-Mail informiert wirst.

Tipp 3: Regelmässig die Jubiläumsliste prüfen#

Schaue dir die “Anstehenden Jubiläen” regelmässig an, um Gratulationen oder Feierlichkeiten rechtzeitig zu planen.

Tipp 4: Excel-Export für Planung#

Exportiere die Jubiläumsliste als Excel, um Feierlichkeiten im Team zu planen oder Budget für Geschenke zu kalkulieren.

Tipp 5: Mitarbeitenden-Daten pflegen#

Stelle sicher, dass bei allen Mitarbeitenden Geburtsdatum und Eintrittsdatum korrekt hinterlegt sind, damit das System vollständig funktioniert.

Weitere Informationen#

Datenschutz#

ELIZA schützt die Privatsphäre deiner Mitarbeitenden durch ein mehrstufiges Berechtigungssystem. Geburtstage und Eintrittsdaten sind sensible Informationen, die nur berechtigte Personen sehen können.

Technischer Hintergrund: Schaltjahre#

ELIZA behandelt den 29. Februar speziell:

Geburtstage: Werden am 28. Februar gefeiert (kulturell akzeptiert)
Jubiläen: Werden am 1. März gefeiert (mathematisch korrekt für Dienstjahre)

Diese Unterscheidung stellt sicher, dass sowohl die kulturellen Erwartungen als auch die korrekte Berechnung der Dienstjahre berücksichtigt werden.

Letzte Aktualisierung: Oktober 2025

Bei Fragen zur Nutzung wende dich an deinen ELIZA-Administrator.