Dateiverwaltung#

Verwalte projektrelevante Dokumente und Dateien zentral in deinem Projekt. Die Dateiverwaltung ermöglicht dir den schnellen Upload, die Organisation und den Zugriff auf alle wichtigen Projektdokumente - von Konzepten über Designs bis zu Abnahmeprotokollen.

Was ist die Dateiverwaltung?#

Die Dateiverwaltung in ELIZA Projekten ist dein zentraler Ablageort für alle projektrelevanten Dokumente, die nicht unbedingt im DMS (Dokumentenmanagementsystem) mit vollem Workflow verwaltet werden müssen.

Unterschied DMS vs. Projekt-Dateien#

Projekt-Dateiverwaltung eignet sich für:

• 📄 Arbeitsdokumente und Entwürfe
• 🖼️ Screenshots und Design-Mockups
• 📊 Excel-Listen und Kalkulationen
• 📋 Meeting-Protokolle und Notizen
• 🗂️ Temporäre Dateien und Zwischenversionen
• 📎 Anhänge und Referenzmaterialien

DMS eignet sich für:

• 📑 Offizielle Dokumente mit Freigabe-Workflow
• 🔒 Dokumente mit strikter Versionskontrolle
• ✅ Qualitätsdokumente nach ISO 9001
• 🏢 Unternehmensweite Dokumente
• 📝 Verträge und rechtlich relevante Dokumente
• 🔄 Dokumente mit Gültigkeitsdaten und Review-Zyklen

Faustregel: Alles was schnell und unkompliziert ins Projekt soll → Dateiverwaltung. Alles was formell, genehmigt und versioniert sein muss → DMS.

Dateien hochladen#

Upload-Vorgang#

1. Öffne dein Projekt in der Detailansicht
2. Wechsle zum Tab “Dateien”
3. Klicke auf "+ Dateien hochladen"
4. Wähle Dateien aus (Mehrfachauswahl mit Strg/Cmd + Klick)
5. Upload startet automatisch
6. Fortschrittsanzeige zeigt Upload-Status

Drag & Drop Upload#

Du kannst Dateien auch per Drag & Drop hochladen:

1. Öffne den “Dateien”-Tab in deinem Projekt
2. Ziehe Dateien vom Explorer/Finder ins Browser-Fenster
3. Lasse die Dateien über dem Upload-Bereich fallen
4. Upload startet automatisch

Mehrere Dateien gleichzeitig#

• Keine Limitierung: Du kannst beliebig viele Dateien gleichzeitig auswählen
• Batch-Upload: Alle ausgewählten Dateien werden parallel hochgeladen
• Fortschritt: Jede Datei zeigt ihren individuellen Upload-Fortschritt
• Fehlerbehandlung: Wenn eine Datei fehlschlägt, werden die anderen trotzdem hochgeladen

Upload-Limits und Restriktionen#

Hinweis: Bei sehr grossen Dateien (>50 MB) empfehlen wir einzelne Uploads statt Batch-Uploads, um Timeout-Probleme zu vermeiden.

Unterstützte Formate#

Dokumente#

• PDF: .pdf - Portable Document Format (mit Vorschau)
• Word: .doc, .docx - Microsoft Word Dokumente
• Excel: .xls, .xlsx - Microsoft Excel Tabellen
• PowerPoint: .ppt, .pptx - Präsentationen
• LibreOffice: .odt, .ods, .odp - Open Document Format

Bilder#

• JPG/JPEG: .jpg, .jpeg - Komprimierte Bilder (mit Vorschau)
• PNG: .png - Verlustfreie Bilder (mit Vorschau)
• GIF: .gif - Animierte Grafiken (mit Vorschau)
• SVG: .svg - Vektorgrafiken
• WebP: .webp - Modernes Bildformat

Text und Code#

• Text: .txt - Einfache Textdateien
• Markdown: .md - Markdown-Dokumente
• Code: .py, .js, .html, .css, .json, .xml - Source Code Dateien
• CSV: .csv - Kommagetrennte Werte

Archive und Andere#

• ZIP: .zip - Komprimierte Archive
• TAR: .tar, .tar.gz, .tgz - Unix Archive
• Log: .log - Log-Dateien
• Andere: Grundsätzlich alle Formate erlaubt

Datei-Details bearbeiten#

Metadaten anpassen#

Jede hochgeladene Datei hat bearbeitbare Metadaten:

1. Klicke auf das Bearbeiten-Symbol (Stift) neben der Datei
2. Passe die Informationen an:
   • Titel: Beschreibender Name (bearbeitbar, unabhängig vom Dateinamen)
   • Beschreibung: Optionale Notizen zur Datei
   • Tags: Kategorisierung (wenn konfiguriert)
3. Klicke auf “Speichern”

Angezeigte Informationen#

Für jede Datei werden folgende Informationen angezeigt:

Titel vs. Dateiname#

Wichtig: Unterscheide zwischen Titel und Dateiname:

• Dateiname: Bleibt immer der Original-Dateiname vom Upload (z.B. Konzept_v3_final_final2.docx)
• Titel: Kann bearbeitet werden für bessere Lesbarkeit (z.B. “Projektkonzept Version 3”)
• Anzeige: In der Liste wird primär der Titel angezeigt, Dateiname als Zusatzinfo

Best Practice: Nutze den Titel für strukturierte, lesbare Namen - lass den Dateinamen unverändert für technische Referenz.

Datei-Vorschau#

PDF-Vorschau#

PDF-Dateien haben eine integrierte Vorschau:

• Inline-Anzeige: Klick auf Datei öffnet PDF im Browser
• Navigation: Blättere durch Seiten mit Pfeiltasten
• Zoom: Vergrössern/Verkleinern möglich
• Download: Zusätzlicher Download-Button verfügbar
• Drucken: Direkt aus Vorschau druckbar

Bild-Vorschau#

Bilder (JPG, PNG, GIF, WebP) werden automatisch in Vorschau angezeigt:

• Thumbnail: Kleine Vorschau in der Dateiliste
• Lightbox: Klick öffnet vergrösserte Ansicht
• Zoom: Bild in voller Auflösung anzeigbar
• EXIF-Daten: Metadaten wie Kamera, Datum, GPS (bei Fotos)

Andere Formate#

Formate ohne integrierte Vorschau:

• Download-Button: Datei herunterladen zum Öffnen
• Icon: Format-spezifisches Icon zur Erkennung
• Grösse: Dateigrösse wird angezeigt
• Externes Öffnen: Mit lokalen Programmen öffnen

Dateien verwalten#

Datei umbenennen#

1. Klicke auf das Bearbeiten-Symbol (Stift)
2. Ändere den Titel (nicht Dateiname!)
3. Speichere die Änderungen
4. Hinweis: Original-Dateiname bleibt unverändert (für Download)

Datei löschen#

1. Klicke auf das Löschen-Symbol (Papierkorb) neben der Datei
2. Bestätige den Löschvorgang
3. Achtung: Gelöschte Dateien sind unwiderruflich entfernt

Berechtigung: Nur Projekt-Admins und der Uploader selbst können Dateien löschen.

Datei herunterladen#

• Einzeln: Klick auf Download-Button neben der Datei
• Mehrfach: Wähle mehrere Dateien aus (Checkboxen) und nutze Batch-Download
• Dateiname: Download verwendet den Original-Dateinamen

Dateien sortieren#

Die Dateiliste kann nach verschiedenen Kriterien sortiert werden:

• Name (alphabetisch)
• Upload-Datum (neueste zuerst/zuletzt)
• Dateigrösse (grösste/kleinste)
• Format (gruppiert nach Dateiendung)
• Uploader (gruppiert nach Benutzer)

Dateien filtern#

Nutze die Filter-Funktionen für grosse Dateisammlungen:

• Format-Filter: Zeige nur PDFs, nur Bilder, etc.
• Datums-Filter: Zeige Dateien aus bestimmtem Zeitraum
• Benutzer-Filter: Zeige nur Dateien eines bestimmten Uploaders
• Volltext-Suche: Suche nach Dateinamen oder Titeln

Berechtigungen#

Zugriffsrechte#

Datei-Zugriff folgt den Projekt-Berechtigungen:

Eigene: Benutzer kann nur seine eigenen hochgeladenen Dateien bearbeiten/löschen.

Sichtbarkeit#

• Projekt-Mitglieder: Sehen alle Projekt-Dateien
• Nicht-Mitglieder: Kein Zugriff (ausser bei öffentlichen Projekten)
• Externe Links: Optional können Download-Links für Externe generiert werden
• Orgunit-Zugriff: Orgunit-Mitglieder sehen Dateien gemäss Projekt-Sichtbarkeit

Audit-Log#

Alle Datei-Aktivitäten werden protokolliert:

• Upload: Wer hat welche Datei wann hochgeladen
• Download: Wer hat welche Datei wann heruntergeladen (optional aktivierbar)
• Löschen: Wer hat welche Datei wann gelöscht
• Bearbeiten: Wer hat Metadaten geändert

Zugriff: Projekt-Admins können Audit-Log im Tab “Aktivitäten” einsehen.

Integration mit anderen Modulen#

DMS-Verlinkung#

Verknüpfe Projekt-Dateien mit offiziellen DMS-Dokumenten:

1. Öffne DMS-Dokument
2. Im Feld “Verknüpfte Projekt-Dateien” wähle Dateien aus
3. Speichere das Dokument
4. Vorteil: Zusammenhang zwischen formellem Dokument und Arbeitsdateien hergestellt

Aufgaben-Anhänge#

Hänge Dateien an Projektaufgaben an:

1. Erstelle/Öffne Aufgabe im Projekt
2. Lade Dateien direkt bei der Aufgabe hoch
3. Alternativ: Verlinke bereits hochgeladene Projekt-Dateien
4. Vorteil: Kontextuelle Zuordnung von Dateien zu Aufgaben

Meilenstein-Dokumentation#

Dokumentiere Meilenstein-Abnahmen mit Dateien:

1. Öffne Meilenstein in Projekt
2. Verlinke relevante Abnahme-Dokumente, Screenshots, Protokolle
3. Verwendung: Bei Meilenstein-Review sind alle Nachweise direkt verfügbar

Zeiterfassung#

Zeitbuchungen können auf Dateien referenzieren:

• Kommentar: “Arbeit an Konzept_v3.docx”
• Verlinkung: Direkte Verlinkung zu Datei im Timetracker (optional)
• Nachvollziehbarkeit: Klarer Zusammenhang zwischen Zeitaufwand und Arbeitsergebnis

Praktische Beispiele#

Beispiel 1: Website-Projekt mit Design-Iterationen#

Szenario: Webdesign-Projekt mit mehreren Design-Runden und Feedback-Schleifen.

Dateistruktur:

Workflow:

1. Designer lädt initiales Mockup hoch
2. Team diskutiert intern, fügt Kommentare hinzu
3. Kundenpräsentation: Kunde lädt Feedback-PDF hoch
4. Designer überarbeitet, lädt v2 hoch
5. Kunde lädt Abnahmeprotokoll hoch → Meilenstein “Design approved” wird erreicht
6. Weitere Assets (Logo, Styleguide) werden hinzugefügt

Vorteile:

• ✅ Vollständige Design-Historie nachvollziehbar
• ✅ Feedback-Dokumente direkt beim Design gespeichert
• ✅ Klare Versionierung im Dateinamen
• ✅ Abnahme-Dokumente als Nachweis verfügbar

Beispiel 2: Agiles Software-Projekt mit Sprint-Artefakten#

Szenario: Agiles Entwicklungsprojekt mit 2-Wochen-Sprints, technische Dokumente und Sprint-Reviews.

Dateistruktur pro Sprint:

Sprint 1 (KW 5-6):

Sprint 2 (KW 7-8):

Best Practices angewendet:

• 🗂️ Klare Namenskonvention: sprint{nr}_{typ}
• 📅 Chronologische Nachvollziehbarkeit
• 👥 Verschiedene Team-Mitglieder laden relevante Dateien hoch
• 📊 Kombination von Planungs-, Entwicklungs- und Review-Dokumenten
• 🔗 Verlinkung zu Sprint-Meilensteinen

Beispiel 3: Compliance-Projekt mit Audit-Dokumentation#

Szenario: ISO 9001 Zertifizierungsprojekt mit Audit-Vorbereitung und Nachweisdokumenten.

Dateistruktur:

Workflow:

1. Phase 1: Vorbereitung (4 Wochen vorher)

   • Gap-Analyse hochladen
   • Checkliste für fehlendes Material erstellen
   • Trainingspläne dokumentieren

2. Phase 2: Dokumentation (2 Wochen vorher)

   • Alle Prozesse als PDF exportieren und hochladen
   • Nachweise sammeln (Schulungen, Zertifikate, Listen)
   • Review durch Qualitätsmanager

3. Phase 3: Audit-Tag

   • Auditor lädt Protokolle und Findings hoch
   • Nonconformities werden dokumentiert
   • Sofortige Verfügbarkeit für alle Beteiligten

4. Phase 4: Nachbearbeitung

   • Corrective Actions in Excel tracken
   • Verknüpfung mit SWOT-Massnahmen im System
   • Follow-Up Audit planen

Vorteile:

• 📁 Zentrale Ablage aller Audit-relevanten Dokumente
• 🔍 Auditor hat direkten Zugriff (kann als externer Viewer hinzugefügt werden)
• ✅ Lückenlose Dokumentation des Audit-Prozesses
• 🔗 Integration mit DMS für offizielle, freigegebene Dokumente

Beispiel 4: Marketing-Kampagne mit Multi-Media-Assets#

Szenario: Produktlaunch mit Website, Social Media, Print-Materialien.

Dateistruktur nach Asset-Typen:

Bilder:

• product_photo_high_res.jpg (5 MB) - Hochaufgelöstes Produktfoto für Print
• product_photo_web.jpg (200 KB) - Optimiert für Website
• product_photo_social.jpg (100 KB) - Quadratisch für Instagram
• team_photo.jpg - Team-Foto für About-Seite

Designs:

• flyer_draft_v1.pdf - Erster Flyer-Entwurf
• flyer_final_print.pdf - Druck-ready Flyer (CMYK)
• banner_designs.zip - Web-Banner in verschiedenen Grössen
• social_media_templates.zip - Canva/Figma Templates

Texte:

• produktbeschreibung_lang.docx - Ausführliche Beschreibung
• produktbeschreibung_kurz.txt - Für Social Media Posts
• pressemitteilung.docx - Offizielle Pressemitteilung
• seo_keywords.xlsx - Keyword-Recherche

Videos:

• produktvideo_60s.mp4 - 60-Sekunden Produktvideo
• produktvideo_15s.mp4 - Kurz-Version für Social Media
• behind_the_scenes.mp4 - Making-of Video

Organisation:

• Verwende Titel-Feld für strukturierte Namen: “Produktfoto - High Res (Print)”
• Füge Tags hinzu: #social, #print, #web
• Beschreibung: Verwendungszweck und Freigabe-Status vermerken

Best Practices#

Dateinamen-Konvention#

✅ Empfohlen:

• konzept_projektname_v2_20250202.pdf - Datum und Version im Namen
• screenshot_fehler_loginseite_20250202.png - Beschreibend mit Kontext
• rechnung_lieferant_jan2025.pdf - Zeitbezug im Namen

❌ Vermeiden:

• dokument.pdf - Zu generisch
• final_final_wirklich_final.docx - Unklare Versionierung
• 20250202_135422_IMG.jpg - Kryptisch ohne Kontext

Tipps:

• Nutze Unterstriche statt Leerzeichen: mein_dokument.pdf statt mein dokument.pdf
• Vermeide Sonderzeichen: ä, ö, ü, é → verwende ae, oe, ue, e
• Datum im ISO-Format: YYYYMMDD oder YYYY-MM-DD

Versionierung#

Drei Ansätze für Versionierung:

1. Dateiname-Versionierung (einfach):

konzept_v1.pdf
konzept_v2.pdf
konzept_v3.pdf
konzept_v3_final.pdf

2. Titel-Versionierung (übersichtlich):

• Dateiname: konzept.pdf
• Titel: “Projektkonzept - Version 3 (finale Version)”
• Vorteil: Download immer gleicher Dateiname, Version in Metadaten

3. DMS-Integration (professionell):

• Initiale Versionen als Projekt-Dateien
• Finale Version ins DMS mit vollem Versionierungs-Workflow
• Verknüpfung zwischen DMS-Dokument und Projekt-Dateien

Empfehlung: Für Arbeitsdokumente nutze Ansatz 1 oder 2. Für offizielle Dokumente wechsle zu DMS (Ansatz 3).

Aufräumen und Archivieren#

Regelmässig aufräumen (z.B. am Projektende):

1. Alte Versionen löschen: Behalte nur finale Versionen
2. Duplikate entfernen: Gleiche Datei mehrfach hochgeladen?
3. Wichtiges ins DMS: Offizielle Dokumente ins DMS migrieren
4. Temporäres löschen: Screenshots, Notizen, Zwischenstände
5. Archiv-Ordner: Nutze Titel-Präfix wie “[ARCHIV]” für alte aber aufzubewahrende Dateien

Zeitpunkte für Aufräumen:

• Nach Meilenstein-Abschluss
• Am Ende einer Projektphase
• Vor wichtigen Reviews oder Audits
• Bei Projektabschluss

Archivierungs-Strategie:

WÄHREND Projekt:
├── Aktive Arbeitsdateien (50+ Dateien)
└── Temporäre Dateien

NACH Projektphase:
├── Finale Version (5-10 wichtige Dateien)
├── [ARCHIV] Alte Versionen (10-20 Dateien)
└── Temporäre gelöscht

NACH Projekt-Abschluss:
├── Offizielle Dokumente → DMS migriert
├── Finale Projekt-Dateien (3-5 wichtige Dateien)
└── Rest gelöscht oder archiviert

Organisation grosser Dateisammlungen#

Für Projekte mit 50+ Dateien:

1. Namenskonvention mit Präfixen:

01_Konzeption_ideenskizze.pdf
01_Konzeption_wireframes.pdf
02_Design_mockup_v1.png
02_Design_mockup_v2.png
03_Entwicklung_api_docs.pdf
03_Entwicklung_testprotokoll.xlsx

2. Nutzung von Titel-Kategorien:

• Titel: [Konzeption] Ideenskizze
• Titel: [Design] Mockup Version 2
• Titel: [Entwicklung] API Dokumentation
• Vorteil: Sortierung nach Kategorie, einfache Filterung

3. Beschreibung sinnvoll nutzen:

Datei: screenshot_loginproblem.png
Titel: Screenshot: Login-Problem auf Mobile
Beschreibung: Bug tritt nur auf iOS Safari auf. Betrifft Ticket #245.
              Reproduktion: Nach Passwort-Reset auf iPhone 12 getestet.

4. Verknüpfung mit Projektstruktur:

• Phase “Konzeption” → Alle Konzept-Dateien
• Phase “Umsetzung” → Alle Entwicklungs-Dateien
• Phase “Testing” → Alle Test-Dokumente
• Meilenstein “Design-Freeze” → Finale Design-Dateien

Sicherheit und Datenschutz#

⚠️ Wichtige Sicherheitshinweise:

Niemals hochladen:

• ❌ Passwörter oder Zugangsdaten (auch nicht in Dokumen)
• ❌ Personenbezogene Daten ohne Berechtigung (DSGVO!)
• ❌ Vertrauliche Kundendaten ohne Verschlüsselung
• ❌ Source Code mit Secrets/API-Keys
• ❌ Unternehmenskritische Informationen in öffentlichen Projekten

Vor Upload prüfen:

• ✅ Sind sensible Daten im Dokument? → Schwärzen oder entfernen
• ✅ Sind Projekt-Berechtigungen korrekt konfiguriert?
• ✅ Ist Dateigrösse angemessen? (grosse Dateien langsam)
• ✅ Ist Format für alle Projektmitglieder öffenbar?

Bei vertraulichen Dokumenten:

• Verwende verschlüsselte PDFs (mit Passwort)
• Lade Passwort separat über sicheren Kanal (nicht im Projekt-Chat!)
• Alternativ: Nutze DMS mit eingeschränkten Berechtigungen
• Erwäge externe sichere File-Sharing-Dienste für höchste Vertraulichkeit

Performance-Tipps#

Grosse Dateien handhaben:

Bilder komprimieren:

• Vor Upload: Nutze Tools wie TinyPNG, ImageOptim
• Web-Bilder: Exportiere in Web-Qualität (70-80% JPEG-Qualität)
• Screenshots: PNG nur wenn nötig, sonst JPEG
• Fotos: Skaliere auf max. 2000px Breite für Web-Verwendung

Videos komprimieren:

• Nutze H.264 Codec (beste Kompatibilität)
• Auflösung: 1080p für wichtige Videos, 720p für Reviews
• Bitrate reduzieren mit HandBrake oder ähnlichen Tools
• Erwäge Vimeo/YouTube Upload und nur Link im Projekt

Häufige Fragen (FAQ)#

Q: Kann ich ganze Ordner hochladen? A: Nein, nur einzelne Dateien. Packe Ordner als ZIP und lade das ZIP hoch.

Q: Werden Dateien bei Projekt-Abschluss gelöscht? A: Nein, Dateien bleiben erhalten. Projekt-Status beeinflusst Dateien nicht.

Q: Kann ich Dateien zwischen Projekten verschieben? A: Nein, direkt nicht möglich. Du musst Datei herunterladen und im anderen Projekt neu hochladen.

Q: Gibt es eine Versionierung wie im DMS? A: Nein, Projekt-Dateien haben keine automatische Versionierung. Nutze DMS für versionierte Dokumente.

Q: Kann ich Dateien für Externe freigeben? A: Ja, über “Externer Link generieren” (falls aktiviert). Oder füge Externe als “Externe Viewer” zum Projekt hinzu.

Q: Werden gelöschte Dateien irgendwo archiviert? A: Nein, Löschen ist endgültig. Überlege vor dem Löschen gut!

Q: Kann ich Office-Dateien direkt im Browser bearbeiten? A: Nur wenn WOPI-Integration (Office 365) konfiguriert ist. Sonst: Download → Bearbeiten → Neu hochladen.

Q: Wie finde ich eine bestimmte Datei in grossen Projekten? A: Nutze die Suchfunktion oder Filter nach Format, Uploader, Datum.

Zusammenfassung#

Mit der Dateiverwaltung in ELIZA Projekten hast du alle projektrelevanten Dokumente zentral verfügbar:

✅ Upload: Lade Dateien einzeln oder per Batch hoch, Drag & Drop möglich ✅ Formate: Alle gängigen Formate unterstützt (PDF, Office, Bilder, etc.) ✅ Vorschau: PDFs und Bilder direkt im Browser ansehbar ✅ Organisation: Titel, Beschreibung, Tags für strukturierte Ablage ✅ Berechtigungen: Zugriffsrechte folgen Projekt-Rollen ✅ Integration: Verknüpfung mit DMS, Aufgaben, Meilensteinen ✅ Best Practices: Namenskonventionen, Versionierung, Aufräumen

Wann verwende ich was?

• Projekt-Dateiverwaltung: Arbeitsdokumente, Entwürfe, temporäre Dateien, Screenshots
• DMS: Offizielle Dokumente mit Workflow, Versionierung, Freigabe-Prozess

Nächste Schritte:

• Berechtigungskonzept für Zugriffskontrolle
• Integrationen für DMS und externe Systeme
• Meilensteine für Abnahme-Dokumentation
• Team-Verwaltung für Berechtigungskonzepte