Dateiverwaltung

Verwalte projektrelevante Dokumente und Dateien zentral in deinem Projekt. Die Dateiverwaltung ermöglicht dir den schnellen Upload, die Organisation und den Zugriff auf alle wichtigen Projektdokumente - von Konzepten über Designs bis zu Abnahmeprotokollen.

Was ist die Dateiverwaltung?

Die Dateiverwaltung in ELIZA Projekten ist dein zentraler Ablageort für alle projektrelevanten Dokumente, die nicht unbedingt im DMS (Dokumentenmanagementsystem) mit vollem Workflow verwaltet werden müssen.

Unterschied DMS vs. Projekt-Dateien

Projekt-Dateiverwaltung eignet sich für:

• 📄 Arbeitsdokumente und Entwürfe
• 🖼️ Screenshots und Design-Mockups
• 📊 Excel-Listen und Kalkulationen
• 📋 Meeting-Protokolle und Notizen
• 🗂️ Temporäre Dateien und Zwischenversionen
• 📎 Anhänge und Referenzmaterialien

DMS eignet sich für:

• 📑 Offizielle Dokumente mit Freigabe-Workflow
• 🔒 Dokumente mit strikter Versionskontrolle
• ✅ Qualitätsdokumente nach ISO 9001
• 🏢 Unternehmensweite Dokumente
• 📝 Verträge und rechtlich relevante Dokumente
• 🔄 Dokumente mit Gültigkeitsdaten und Review-Zyklen

Faustregel: Alles was schnell und unkompliziert ins Projekt soll → Dateiverwaltung. Alles was formell, genehmigt und versioniert sein muss → DMS.

Dateien hochladen

Upload-Vorgang

1. Öffne dein Projekt in der Detailansicht
2. Wechsle zum Tab “Dateien”
3. Klicke auf "+ Dateien hochladen"
4. Wähle Dateien aus (Mehrfachauswahl mit Strg/Cmd + Klick)
5. Upload startet automatisch
6. Fortschrittsanzeige zeigt Upload-Status

Drag & Drop Upload

Du kannst Dateien auch per Drag & Drop hochladen:

1. Öffne den “Dateien”-Tab in deinem Projekt
2. Ziehe Dateien vom Explorer/Finder ins Browser-Fenster
3. Lasse die Dateien über dem Upload-Bereich fallen
4. Upload startet automatisch

Mehrere Dateien gleichzeitig

• Keine Limitierung: Du kannst beliebig viele Dateien gleichzeitig auswählen
• Batch-Upload: Alle ausgewählten Dateien werden parallel hochgeladen
• Fortschritt: Jede Datei zeigt ihren individuellen Upload-Fortschritt
• Fehlerbehandlung: Wenn eine Datei fehlschlägt, werden die anderen trotzdem hochgeladen

Upload-Limits und Restriktionen

Hinweis: Bei sehr grossen Dateien (>50 MB) empfehlen wir einzelne Uploads statt Batch-Uploads, um Timeout-Probleme zu vermeiden.

Unterstützte Formate

Dokumente

• PDF: .pdf - Portable Document Format (mit Vorschau)
• Word: .doc, .docx - Microsoft Word Dokumente
• Excel: .xls, .xlsx - Microsoft Excel Tabellen
• PowerPoint: .ppt, .pptx - Präsentationen
• LibreOffice: .odt, .ods, .odp - Open Document Format

Bilder

• JPG/JPEG: .jpg, .jpeg - Komprimierte Bilder (mit Vorschau)
• PNG: .png - Verlustfreie Bilder (mit Vorschau)
• GIF: .gif - Animierte Grafiken (mit Vorschau)
• SVG: .svg - Vektorgrafiken
• WebP: .webp - Modernes Bildformat

Text und Code

• Text: .txt - Einfache Textdateien
• Markdown: .md - Markdown-Dokumente
• Code: .py, .js, .html, .css, .json, .xml - Source Code Dateien
• CSV: .csv - Kommagetrennte Werte

Archive und Andere

• ZIP: .zip - Komprimierte Archive
• TAR: .tar, .tar.gz, .tgz - Unix Archive
• Log: .log - Log-Dateien
• Andere: Grundsätzlich alle Formate erlaubt

Datei-Details bearbeiten

Metadaten anpassen

Jede hochgeladene Datei hat bearbeitbare Metadaten:

1. Klicke auf das Bearbeiten-Symbol (Stift) neben der Datei
2. Passe die Informationen an:
   • Titel: Beschreibender Name (bearbeitbar, unabhängig vom Dateinamen)
   • Beschreibung: Optionale Notizen zur Datei
   • Tags: Kategorisierung (wenn konfiguriert)
3. Klicke auf “Speichern”

Angezeigte Informationen

Für jede Datei werden folgende Informationen angezeigt:

Titel vs. Dateiname

Wichtig: Unterscheide zwischen Titel und Dateiname:

• Dateiname: Bleibt immer der Original-Dateiname vom Upload (z.B. Konzept_v3_final_final2.docx)
• Titel: Kann bearbeitet werden für bessere Lesbarkeit (z.B. “Projektkonzept Version 3”)
• Anzeige: In der Liste wird primär der Titel angezeigt, Dateiname als Zusatzinfo

Best Practice: Nutze den Titel für strukturierte, lesbare Namen - lass den Dateinamen unverändert für technische Referenz.

Datei-Vorschau

PDF-Vorschau

PDF-Dateien haben eine integrierte Vorschau:

• Inline-Anzeige: Klick auf Datei öffnet PDF im Browser
• Navigation: Blättere durch Seiten mit Pfeiltasten
• Zoom: Vergrössern/Verkleinern möglich
• Download: Zusätzlicher Download-Button verfügbar
• Drucken: Direkt aus Vorschau druckbar

Bild-Vorschau

Bilder (JPG, PNG, GIF, WebP) werden automatisch in Vorschau angezeigt:

• Thumbnail: Kleine Vorschau in der Dateiliste
• Lightbox: Klick öffnet vergrösserte Ansicht
• Zoom: Bild in voller Auflösung anzeigbar
• EXIF-Daten: Metadaten wie Kamera, Datum, GPS (bei Fotos)

Andere Formate

Formate ohne integrierte Vorschau:

• Download-Button: Datei herunterladen zum Öffnen
• Icon: Format-spezifisches Icon zur Erkennung
• Grösse: Dateigrösse wird angezeigt
• Externes Öffnen: Mit lokalen Programmen öffnen

Dateien verwalten

Datei umbenennen

1. Klicke auf das Bearbeiten-Symbol (Stift)
2. Ändere den Titel (nicht Dateiname!)
3. Speichere die Änderungen
4. Hinweis: Original-Dateiname bleibt unverändert (für Download)

Datei löschen

1. Klicke auf das Löschen-Symbol (Papierkorb) neben der Datei
2. Bestätige den Löschvorgang
3. Achtung: Gelöschte Dateien sind unwiderruflich entfernt

Berechtigung: Nur Projekt-Admins und der Uploader selbst können Dateien löschen.

Datei herunterladen

• Einzeln: Klick auf Download-Button neben der Datei
• Mehrfach: Wähle mehrere Dateien aus (Checkboxen) und nutze Batch-Download
• Dateiname: Download verwendet den Original-Dateinamen

Dateien sortieren

Die Dateiliste kann nach verschiedenen Kriterien sortiert werden:

• Name (alphabetisch)
• Upload-Datum (neueste zuerst/zuletzt)
• Dateigrösse (grösste/kleinste)
• Format (gruppiert nach Dateiendung)
• Uploader (gruppiert nach Benutzer)

Dateien filtern

Nutze die Filter-Funktionen für grosse Dateisammlungen:

• Format-Filter: Zeige nur PDFs, nur Bilder, etc.
• Datums-Filter: Zeige Dateien aus bestimmtem Zeitraum
• Benutzer-Filter: Zeige nur Dateien eines bestimmten Uploaders
• Volltext-Suche: Suche nach Dateinamen oder Titeln

Berechtigungen

Zugriffsrechte

Datei-Zugriff folgt den Projekt-Berechtigungen:

Eigene: Benutzer kann nur seine eigenen hochgeladenen Dateien bearbeiten/löschen.

Sichtbarkeit

• Projekt-Mitglieder: Sehen alle Projekt-Dateien
• Nicht-Mitglieder: Kein Zugriff (ausser bei öffentlichen Projekten)
• Externe Links: Optional können Download-Links für Externe generiert werden
• Orgunit-Zugriff: Orgunit-Mitglieder sehen Dateien gemäss Projekt-Sichtbarkeit

Audit-Log

Alle Datei-Aktivitäten werden protokolliert:

• Upload: Wer hat welche Datei wann hochgeladen
• Download: Wer hat welche Datei wann heruntergeladen (optional aktivierbar)
• Löschen: Wer hat welche Datei wann gelöscht
• Bearbeiten: Wer hat Metadaten geändert

Zugriff: Projekt-Admins können Audit-Log im Tab “Aktivitäten” einsehen.

Integration mit anderen Modulen

DMS-Verlinkung

Verknüpfe Projekt-Dateien mit offiziellen DMS-Dokumenten:

1. Öffne DMS-Dokument
2. Im Feld “Verknüpfte Projekt-Dateien” wähle Dateien aus
3. Speichere das Dokument
4. Vorteil: Zusammenhang zwischen formellem Dokument und Arbeitsdateien hergestellt

Aufgaben-Anhänge

Hänge Dateien an Projektaufgaben an:

1. Erstelle/Öffne Aufgabe im Projekt
2. Lade Dateien direkt bei der Aufgabe hoch
3. Alternativ: Verlinke bereits hochgeladene Projekt-Dateien
4. Vorteil: Kontextuelle Zuordnung von Dateien zu Aufgaben

Meilenstein-Dokumentation

Dokumentiere Meilenstein-Abnahmen mit Dateien:

1. Öffne Meilenstein in Projekt
2. Verlinke relevante Abnahme-Dokumente, Screenshots, Protokolle
3. Verwendung: Bei Meilenstein-Review sind alle Nachweise direkt verfügbar

Zeiterfassung

Zeitbuchungen können auf Dateien referenzieren:

• Kommentar: “Arbeit an Konzept_v3.docx”
• Verlinkung: Direkte Verlinkung zu Datei im Timetracker (optional)
• Nachvollziehbarkeit: Klarer Zusammenhang zwischen Zeitaufwand und Arbeitsergebnis

Praktische Beispiele

Beispiel 1: Website-Projekt mit Design-Iterationen

Szenario: Webdesign-Projekt mit mehreren Design-Runden und Feedback-Schleifen.

Dateistruktur:

Workflow:

1. Designer lädt initiales Mockup hoch
2. Team diskutiert intern, fügt Kommentare hinzu
3. Kundenpräsentation: Kunde lädt Feedback-PDF hoch
4. Designer überarbeitet, lädt v2 hoch
5. Kunde lädt Abnahmeprotokoll hoch → Meilenstein “Design approved” wird erreicht
6. Weitere Assets (Logo, Styleguide) werden hinzugefügt

Vorteile:

• ✅ Vollständige Design-Historie nachvollziehbar
• ✅ Feedback-Dokumente direkt beim Design gespeichert
• ✅ Klare Versionierung im Dateinamen
• ✅ Abnahme-Dokumente als Nachweis verfügbar

Beispiel 2: Agiles Software-Projekt mit Sprint-Artefakten

Szenario: Agiles Entwicklungsprojekt mit 2-Wochen-Sprints, technische Dokumente und Sprint-Reviews.

Dateistruktur pro Sprint:

Sprint 1 (KW 5-6):

Sprint 2 (KW 7-8):

Best Practices angewendet:

• 🗂️ Klare Namenskonvention: sprint{nr}_{typ}
• 📅 Chronologische Nachvollziehbarkeit
• 👥 Verschiedene Team-Mitglieder laden relevante Dateien hoch
• 📊 Kombination von Planungs-, Entwicklungs- und Review-Dokumenten
• 🔗 Verlinkung zu Sprint-Meilensteinen

Beispiel 3: Compliance-Projekt mit Audit-Dokumentation

Szenario: ISO 9001 Zertifizierungsprojekt mit Audit-Vorbereitung und Nachweisdokumenten.

Dateistruktur:

Workflow:

1. Phase 1: Vorbereitung (4 Wochen vorher)

   • Gap-Analyse hochladen
   • Checkliste für fehlendes Material erstellen
   • Trainingspläne dokumentieren

2. Phase 2: Dokumentation (2 Wochen vorher)

   • Alle Prozesse als PDF exportieren und hochladen
   • Nachweise sammeln (Schulungen, Zertifikate, Listen)
   • Review durch Qualitätsmanager

3. Phase 3: Audit-Tag

   • Auditor lädt Protokolle und Findings hoch
   • Nonconformities werden dokumentiert
   • Sofortige Verfügbarkeit für alle Beteiligten

4. Phase 4: Nachbearbeitung

   • Corrective Actions in Excel tracken
   • Verknüpfung mit SWOT-Massnahmen im System
   • Follow-Up Audit planen

Vorteile:

• 📁 Zentrale Ablage aller Audit-relevanten Dokumente
• 🔍 Auditor hat direkten Zugriff (kann als externer Viewer hinzugefügt werden)
• ✅ Lückenlose Dokumentation des Audit-Prozesses
• 🔗 Integration mit DMS für offizielle, freigegebene Dokumente

Beispiel 4: Marketing-Kampagne mit Multi-Media-Assets

Szenario: Produktlaunch mit Website, Social Media, Print-Materialien.

Dateistruktur nach Asset-Typen:

Bilder:

• product_photo_high_res.jpg (5 MB) - Hochaufgelöstes Produktfoto für Print
• product_photo_web.jpg (200 KB) - Optimiert für Website
• product_photo_social.jpg (100 KB) - Quadratisch für Instagram
• team_photo.jpg - Team-Foto für About-Seite

Designs:

• flyer_draft_v1.pdf - Erster Flyer-Entwurf
• flyer_final_print.pdf - Druck-ready Flyer (CMYK)
• banner_designs.zip - Web-Banner in verschiedenen Grössen
• social_media_templates.zip - Canva/Figma Templates

Texte:

• produktbeschreibung_lang.docx - Ausführliche Beschreibung
• produktbeschreibung_kurz.txt - Für Social Media Posts
• pressemitteilung.docx - Offizielle Pressemitteilung
• seo_keywords.xlsx - Keyword-Recherche

Videos:

• produktvideo_60s.mp4 - 60-Sekunden Produktvideo
• produktvideo_15s.mp4 - Kurz-Version für Social Media
• behind_the_scenes.mp4 - Making-of Video

Organisation:

• Verwende Titel-Feld für strukturierte Namen: “Produktfoto - High Res (Print)”
• Füge Tags hinzu: #social, #print, #web
• Beschreibung: Verwendungszweck und Freigabe-Status vermerken

Best Practices

Dateinamen-Konvention

✅ Empfohlen:

• konzept_projektname_v2_20250202.pdf - Datum und Version im Namen
• screenshot_fehler_loginseite_20250202.png - Beschreibend mit Kontext
• rechnung_lieferant_jan2025.pdf - Zeitbezug im Namen

❌ Vermeiden:

• dokument.pdf - Zu generisch
• final_final_wirklich_final.docx - Unklare Versionierung
• 20250202_135422_IMG.jpg - Kryptisch ohne Kontext

Tipps:

• Nutze Unterstriche statt Leerzeichen: mein_dokument.pdf statt mein dokument.pdf
• Vermeide Sonderzeichen: ä, ö, ü, é → verwende ae, oe, ue, e
• Datum im ISO-Format: YYYYMMDD oder YYYY-MM-DD

Versionierung

Drei Ansätze für Versionierung:

1. Dateiname-Versionierung (einfach):

konzept_v1.pdf
konzept_v2.pdf
konzept_v3.pdf
konzept_v3_final.pdf

2. Titel-Versionierung (übersichtlich):

• Dateiname: konzept.pdf
• Titel: “Projektkonzept - Version 3 (finale Version)”
• Vorteil: Download immer gleicher Dateiname, Version in Metadaten

3. DMS-Integration (professionell):

• Initiale Versionen als Projekt-Dateien
• Finale Version ins DMS mit vollem Versionierungs-Workflow
• Verknüpfung zwischen DMS-Dokument und Projekt-Dateien

Empfehlung: Für Arbeitsdokumente nutze Ansatz 1 oder 2. Für offizielle Dokumente wechsle zu DMS (Ansatz 3).

Aufräumen und Archivieren

Regelmässig aufräumen (z.B. am Projektende):

1. Alte Versionen löschen: Behalte nur finale Versionen
2. Duplikate entfernen: Gleiche Datei mehrfach hochgeladen?
3. Wichtiges ins DMS: Offizielle Dokumente ins DMS migrieren
4. Temporäres löschen: Screenshots, Notizen, Zwischenstände
5. Archiv-Ordner: Nutze Titel-Präfix wie “[ARCHIV]” für alte aber aufzubewahrende Dateien

Zeitpunkte für Aufräumen:

• Nach Meilenstein-Abschluss
• Am Ende einer Projektphase
• Vor wichtigen Reviews oder Audits
• Bei Projektabschluss

Archivierungs-Strategie:

WÄHREND Projekt:
├── Aktive Arbeitsdateien (50+ Dateien)
└── Temporäre Dateien

NACH Projektphase:
├── Finale Version (5-10 wichtige Dateien)
├── [ARCHIV] Alte Versionen (10-20 Dateien)
└── Temporäre gelöscht

NACH Projekt-Abschluss:
├── Offizielle Dokumente → DMS migriert
├── Finale Projekt-Dateien (3-5 wichtige Dateien)
└── Rest gelöscht oder archiviert

Organisation grosser Dateisammlungen

Für Projekte mit 50+ Dateien:

1. Namenskonvention mit Präfixen:

01_Konzeption_ideenskizze.pdf
01_Konzeption_wireframes.pdf
02_Design_mockup_v1.png
02_Design_mockup_v2.png
03_Entwicklung_api_docs.pdf
03_Entwicklung_testprotokoll.xlsx

2. Nutzung von Titel-Kategorien:

• Titel: [Konzeption] Ideenskizze
• Titel: [Design] Mockup Version 2
• Titel: [Entwicklung] API Dokumentation
• Vorteil: Sortierung nach Kategorie, einfache Filterung

3. Beschreibung sinnvoll nutzen:

Datei: screenshot_loginproblem.png
Titel: Screenshot: Login-Problem auf Mobile
Beschreibung: Bug tritt nur auf iOS Safari auf. Betrifft Ticket #245.
              Reproduktion: Nach Passwort-Reset auf iPhone 12 getestet.

4. Verknüpfung mit Projektstruktur:

• Phase “Konzeption” → Alle Konzept-Dateien
• Phase “Umsetzung” → Alle Entwicklungs-Dateien
• Phase “Testing” → Alle Test-Dokumente
• Meilenstein “Design-Freeze” → Finale Design-Dateien

Sicherheit und Datenschutz

⚠️ Wichtige Sicherheitshinweise:

Niemals hochladen:

• ❌ Passwörter oder Zugangsdaten (auch nicht in Dokumen)
• ❌ Personenbezogene Daten ohne Berechtigung (DSGVO!)
• ❌ Vertrauliche Kundendaten ohne Verschlüsselung
• ❌ Source Code mit Secrets/API-Keys
• ❌ Unternehmenskritische Informationen in öffentlichen Projekten

Vor Upload prüfen:

• ✅ Sind sensible Daten im Dokument? → Schwärzen oder entfernen
• ✅ Sind Projekt-Berechtigungen korrekt konfiguriert?
• ✅ Ist Dateigrösse angemessen? (grosse Dateien langsam)
• ✅ Ist Format für alle Projektmitglieder öffenbar?

Bei vertraulichen Dokumenten:

• Verwende verschlüsselte PDFs (mit Passwort)
• Lade Passwort separat über sicheren Kanal (nicht im Projekt-Chat!)
• Alternativ: Nutze DMS mit eingeschränkten Berechtigungen
• Erwäge externe sichere File-Sharing-Dienste für höchste Vertraulichkeit

Performance-Tipps

Grosse Dateien handhaben:

Bilder komprimieren:

• Vor Upload: Nutze Tools wie TinyPNG, ImageOptim
• Web-Bilder: Exportiere in Web-Qualität (70-80% JPEG-Qualität)
• Screenshots: PNG nur wenn nötig, sonst JPEG
• Fotos: Skaliere auf max. 2000px Breite für Web-Verwendung

Videos komprimieren:

• Nutze H.264 Codec (beste Kompatibilität)
• Auflösung: 1080p für wichtige Videos, 720p für Reviews
• Bitrate reduzieren mit HandBrake oder ähnlichen Tools
• Erwäge Vimeo/YouTube Upload und nur Link im Projekt

Häufige Fragen (FAQ)

Q: Kann ich ganze Ordner hochladen? A: Nein, nur einzelne Dateien. Packe Ordner als ZIP und lade das ZIP hoch.

Q: Werden Dateien bei Projekt-Abschluss gelöscht? A: Nein, Dateien bleiben erhalten. Projekt-Status beeinflusst Dateien nicht.

Q: Kann ich Dateien zwischen Projekten verschieben? A: Nein, direkt nicht möglich. Du musst Datei herunterladen und im anderen Projekt neu hochladen.

Q: Gibt es eine Versionierung wie im DMS? A: Nein, Projekt-Dateien haben keine automatische Versionierung. Nutze DMS für versionierte Dokumente.

Q: Kann ich Dateien für Externe freigeben? A: Ja, über “Externer Link generieren” (falls aktiviert). Oder füge Externe als “Externe Viewer” zum Projekt hinzu.

Q: Werden gelöschte Dateien irgendwo archiviert? A: Nein, Löschen ist endgültig. Überlege vor dem Löschen gut!

Q: Kann ich Office-Dateien direkt im Browser bearbeiten? A: Nur wenn WOPI-Integration (Office 365) konfiguriert ist. Sonst: Download → Bearbeiten → Neu hochladen.

Q: Wie finde ich eine bestimmte Datei in grossen Projekten? A: Nutze die Suchfunktion oder Filter nach Format, Uploader, Datum.

Zusammenfassung

Mit der Dateiverwaltung in ELIZA Projekten hast du alle projektrelevanten Dokumente zentral verfügbar:

✅ Upload: Lade Dateien einzeln oder per Batch hoch, Drag & Drop möglich ✅ Formate: Alle gängigen Formate unterstützt (PDF, Office, Bilder, etc.) ✅ Vorschau: PDFs und Bilder direkt im Browser ansehbar ✅ Organisation: Titel, Beschreibung, Tags für strukturierte Ablage ✅ Berechtigungen: Zugriffsrechte folgen Projekt-Rollen ✅ Integration: Verknüpfung mit DMS, Aufgaben, Meilensteinen ✅ Best Practices: Namenskonventionen, Versionierung, Aufräumen

Wann verwende ich was?

• Projekt-Dateiverwaltung: Arbeitsdokumente, Entwürfe, temporäre Dateien, Screenshots
• DMS: Offizielle Dokumente mit Workflow, Versionierung, Freigabe-Prozess

Nächste Schritte:

• Berechtigungskonzept für Zugriffskontrolle
• Integrationen für DMS und externe Systeme
• Meilensteine für Abnahme-Dokumentation
• Team-Verwaltung für Berechtigungskonzepte