Erste Schritte im Projekte-Modul#

Willkommen im ELIZA Projekte-Modul! Dieses Kapitel führt dich durch die Grundlagen und hilft dir, schnell produktiv zu werden.

Was ist das Projekte-Modul?#

Das Projekte-Modul ist deine zentrale Plattform für die Planung, Durchführung und Überwachung von Projekten in ELIZA. Es unterstützt dich bei:

  • Projektplanung: Strukturiere Projekte mit Phasen, Meilensteinen und Budgets
  • Team-Organisation: Weise Rollen, Verantwortlichkeiten und Ressourcen zu
  • Status-Verwaltung: Verfolge den Fortschritt durch definierte Workflow-Status
  • Zeiterfassung: Integrierte Kostenstellen für Zeitbudgets
  • Reporting: Dokumentiere Fortschritt mit Ampel-Bewertungen und Trends
  • Visualisierung: Gantt-Diagramme und Kalenderansichten für besseren Überblick

Hauptfunktionen im Überblick#

Projekte verwalten#

Erstelle und verwalte unbegrenzt viele Projekte mit folgenden Eigenschaften:

  • Stammdaten: Nummer, Titel, Beschreibung, Typ
  • Zeitplanung: Start-/End-Datum, Fristen, Meilensteine
  • Budget: Investitionswert, Personalaufwand, Kostenstellen
  • Team: Federführung, Projektteam, Admins, Mitwirkungen
  • Status: Workflow von Planung bis Abschluss
  • Klassifikation: Normal oder vertraulich

Zeiterfassung#

Integriere Zeiterfassung direkt ins Projekt:

  • Kostenstellen (Tasks) für Zeitbudgets
  • Stundensätze und verrechenbare Zeiten
  • Budget-Überwachung mit Restbudget
  • Timetracker-Integration für Zeitbuchungen

Reporting und Visualisierung#

Behalte den Überblick mit:

  • Projekt-Reports mit Ampel-Bewertungen (grün/orange/rot)
  • Gantt-Diagramm für zeitliche Planung
  • Kalenderansicht für Meilensteine
  • Dashboard mit Projekt-Übersicht

Integrationen#

Verknüpfe Projekte mit anderen Modulen:

  • SWOT: Einschätzungen und Massnahmen
  • Teams: Cards und Boards
  • CRM: Beteiligungen von Organisationen
  • DMS: Dokumente verknüpfen
  • Timetracker: Zeiten erfassen

Zugriff auf das Projekte-Modul#

Hauptmenü → Projekte

Das Projekte-Modul erreichst du über das Hauptmenü von ELIZA. Nach dem Klick auf “Projekte” gelangst du automatisch zum Dashboard.

Dashboard-Übersicht#

Das Dashboard zeigt dir:

  • Meine Projekte: Projekte, an denen du beteiligt bist
  • Aktive Projekte: Laufende Projekte
  • Geplante Projekte: Projekte in Planung oder Prüfung
  • Abgeschlossene Projekte: Fertiggestellte Projekte
  • Schnellzugriff: Favoriten und kürzlich bearbeitete Projekte

Modul-Menü#

Im Modul-Menü (links oder oben je nach Ansicht) findest du:

  • Dashboard: Übersicht und Schnellzugriff
  • Workflow: Alle Projekte nach Status sortiert
  • Projekttypen: Verwaltung der Projekttypen
  • Einstellungen: Modul-Konfiguration (nur für Administratoren)
  • Hilfe: Dieses Benutzerhandbuch

Berechtigungen und Rollen#

System-Berechtigungen#

Das Berechtigungssystem basiert auf vier Ebenen:

  1. view_project: Projekte ansehen
  2. add_project: Neue Projekte erstellen
  3. change_project: Projekte bearbeiten
  4. delete_project: Projekte löschen
  5. approve_project: Projekte genehmigen und Status ändern

💡 Tipp: Die Berechtigung approve_project ist speziell und erlaubt dir, Projekte zu genehmigen und durch den Workflow zu führen.

Projekt-spezifische Rollen#

Innerhalb eines Projekts gibt es zusätzliche Rollen:

Federführung (Verantwortlicher Mitarbeitender)

  • Volle Bearbeitungsrechte am Projekt
  • Kann Status ändern (mit approve-Berechtigung)
  • Erscheint als Hauptverantwortlicher

Projekt-Admins

  • Volle Bearbeitungsrechte
  • Können Projekt löschen
  • Verwalten Team-Zuordnungen

Contributors (Projektteam)

  • Können Projekt ansehen
  • Können bei vertraulichen Projekten zugreifen
  • Eingeschränkte Bearbeitungsrechte

Mitwirkende (Projektassignments)

  • Formalisierte Rollen mit Funktionen
  • Zeitraum und Pensum definiert
  • Erhalten Lesezugriff auf Projekt

Klassifikation: Normal vs. Vertraulich#

Normal

  • Sichtbar für alle Benutzer mit view_project Berechtigung
  • Standard-Einstellung für neue Projekte

Vertraulich

  • Nur sichtbar für Beteiligte (Admins, Contributors, Federführung, Mitwirkende)
  • Auch Benutzer mit delete_project Berechtigung sehen vertrauliche Projekte
  • Ideal für sensible Projekte

⚠️ Wichtig: Vertrauliche Projekte sind in Listen und Übersichten NUR für berechtigte Personen sichtbar. Wähle diese Klassifikation sorgfältig.

Erste Schritte: Dein erstes Projekt#

Schritt 1: Projekt erstellen#

  1. Navigiere zu Dashboard → Projekte
  2. Klicke auf den Button "+ Neues Projekt" (grüner Button rechts oben)
  3. Fülle die Pflichtfelder aus:
    • Titel: Aussagekräftiger Projektname
    • Beschreibung: Kurze Zusammenfassung
  4. Optional: Ergänze weitere Informationen
    • Nummer: Projektnummer (z.B. P-2025-001)
    • Projekttyp: Kategorie auswählen
    • Start-/End-Datum: Zeitplanung
  5. Klicke auf “Speichern”

💡 Tipp: Starte einfach! Du kannst alle Informationen später noch ergänzen und anpassen.

Schritt 2: Team zuweisen#

  1. Öffne das neu erstellte Projekt
  2. Gehe zum Tab “Team”
  3. Klicke auf “Projektteam verwalten”
  4. Füge Contributors hinzu:
    • Wähle Benutzer aus der Liste
    • Klicke auf “Hinzufügen”
  5. Optional: Definiere Projekt-Admins
  6. Speichere die Änderungen

Schritt 3: Status setzen#

  1. Im Projekt-Detail siehst du den aktuellen Status (“geplant” bei neuen Projekten)
  2. Über das Dropdown-Menü “Status ändern” kannst du den Workflow starten:
    • In Prüfung: Projekt zur Genehmigung vorlegen
    • Freigegeben: Nach Genehmigung
    • In Arbeit: Projekt startet
  3. Klicke auf “Status aktualisieren”

💡 Tipp: Der Status-Workflow hilft dir, den Projekt-Lebenszyklus zu steuern. Mehr dazu in Kapitel 4: Status und Workflow.

Schritt 4: Erste Kostenstelle erstellen#

  1. Gehe zum Tab “Kostenstellen”
  2. Klicke auf "+ Neue Kostenstelle"
  3. Fülle die Felder aus:
    • Titel: z.B. “Projektleitung”
    • Budgetierte Stunden: z.B. 40
    • Verrechenbar: Ja/Nein
  4. Klicke auf “Speichern”

💡 Tipp: Kostenstellen sind wichtig für die Zeiterfassung. Erstelle für jede Aktivität im Projekt eine eigene Kostenstelle.

Schritt 5: Ersten Meilenstein setzen#

  1. Gehe zum Tab “Meilensteine”
  2. Klicke auf "+ Neuer Meilenstein"
  3. Definiere den Meilenstein:
    • Titel: z.B. “Projektstart”
    • Datum: Termin festlegen
    • Bewertung: Ampelfarbe (grün/orange/rot)
  4. Klicke auf “Speichern”

Wichtige Konzepte#

Projektphasen#

Projekte können in zeitliche Phasen unterteilt werden:

  • Konzeption: Planungsphase
  • Umsetzung: Durchführungsphase
  • Abschluss: Finalisierung

Jede Phase hat ein Start- und End-Datum und kann mit Massnahmen verknüpft werden.

📖 Mehr Informationen: Kapitel 5: Projektphasen

Mitwirkungen (Projekt-Assignments)#

Formalisierte Team-Zuordnungen mit:

  • Mitarbeitender: Wer arbeitet mit?
  • Funktion: Welche Rolle? (z.B. Projektleiter, Entwickler)
  • Pensum: Zeitaufwand in %
  • Zeitraum: Von-Bis Datum

📖 Mehr Informationen: Kapitel 6: Team-Verwaltung

Projekt-Reporting#

Regelmässige Reports dokumentieren den Fortschritt:

  • Bewertung: Ampel-System (grün/orange/rot)
  • Trends: Positiv, stabil, negativ
  • Bereiche: Kosten, Termine, Qualität
  • Kommentare: Freitext-Beschreibungen

📖 Mehr Informationen: Kapitel 9: Reporting

Häufige Fragen (FAQ)#

Kann ich Projekte hierarchisch strukturieren?#

Ja! Über das Feld “Übergeordnetes Projekt” (Parent) kannst du Projekt-Hierarchien erstellen. Dies ist ideal für grosse Programme mit mehreren Unterprojekten.

Wie viele Projekte kann ich erstellen?#

Es gibt keine technische Begrenzung. Du kannst unbegrenzt viele Projekte erstellen und verwalten.

Wer sieht mein Projekt?#

Das hängt von der Klassifikation ab:

  • Normal: Alle Benutzer mit view_project Berechtigung
  • Vertraulich: Nur Admins, Contributors, Federführung, Mitwirkende

Kann ich Projekte nachträglich bearbeiten?#

Ja, solange du die entsprechenden Berechtigungen hast (Projekt-Admin, Federführung oder change_project).

Was passiert mit abgeschlossenen Projekten?#

Abgeschlossene Projekte bleiben im System und können jederzeit eingesehen werden. Sie können auch reaktiviert werden, falls nötig.

Wie integriere ich Zeiterfassung?#

Erstelle Kostenstellen im Projekt. Mitarbeitende können dann im Timetracker-Modul Zeiten auf diese Kostenstellen buchen.

Nächste Schritte#

Jetzt, da du die Grundlagen kennst, empfehlen wir dir:

  1. Kapitel 2: Projekt erstellen: Detaillierte Anleitung zum Erstellen von Projekten
  2. Kapitel 4: Status und Workflow: Verstehe den Projekt-Lebenszyklus
  3. Kapitel 6: Team-Verwaltung: Organisiere dein Projektteam optimal

Zusammenfassung#

✅ Du weisst, was das Projekte-Modul leistet ✅ Du kennst die Hauptfunktionen und Navigation ✅ Du hast die Berechtigungsstufen verstanden ✅ Du kannst dein erstes Projekt erstellen ✅ Du weisst, wie du Team, Status und Kostenstellen verwaltest

Viel Erfolg mit deinen Projekten! 🚀

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