Erste Schritte im Projekte-Modul

Willkommen im ELIZA Projekte-Modul! Dieses Kapitel führt dich durch die Grundlagen und hilft dir, schnell produktiv zu werden.

Was ist das Projekte-Modul?

Das Projekte-Modul ist deine zentrale Plattform für die Planung, Durchführung und Überwachung von Projekten in ELIZA. Es unterstützt dich bei:

• Projektplanung: Strukturiere Projekte mit Phasen, Meilensteinen und Budgets
• Team-Organisation: Weise Rollen, Verantwortlichkeiten und Ressourcen zu
• Status-Verwaltung: Verfolge den Fortschritt durch definierte Workflow-Status
• Zeiterfassung: Integrierte Kostenstellen für Zeitbudgets
• Reporting: Dokumentiere Fortschritt mit Ampel-Bewertungen und Trends
• Visualisierung: Gantt-Diagramme und Kalenderansichten für besseren Überblick

Hauptfunktionen im Überblick

Projekte verwalten

Erstelle und verwalte unbegrenzt viele Projekte mit folgenden Eigenschaften:

• Stammdaten: Nummer, Titel, Beschreibung, Typ
• Zeitplanung: Start-/End-Datum, Fristen, Meilensteine
• Budget: Investitionswert, Personalaufwand, Kostenstellen
• Team: Federführung, Projektteam, Admins, Mitwirkungen
• Status: Workflow von Planung bis Abschluss
• Klassifikation: Normal oder vertraulich

Zeiterfassung

Integriere Zeiterfassung direkt ins Projekt:

• Kostenstellen (Tasks) für Zeitbudgets
• Stundensätze und verrechenbare Zeiten
• Budget-Überwachung mit Restbudget
• Timetracker-Integration für Zeitbuchungen

Reporting und Visualisierung

Behalte den Überblick mit:

• Projekt-Reports mit Ampel-Bewertungen (grün/orange/rot)
• Gantt-Diagramm für zeitliche Planung
• Kalenderansicht für Meilensteine
• Dashboard mit Projekt-Übersicht

Integrationen

Verknüpfe Projekte mit anderen Modulen:

• SWOT: Einschätzungen und Massnahmen
• Teams: Cards und Boards
• CRM: Beteiligungen von Organisationen
• DMS: Dokumente verknüpfen
• Timetracker: Zeiten erfassen

Zugriff auf das Projekte-Modul

Navigation

Hauptmenü → Projekte

Das Projekte-Modul erreichst du über das Hauptmenü von ELIZA. Nach dem Klick auf “Projekte” gelangst du automatisch zum Dashboard.

Dashboard-Übersicht

Das Dashboard zeigt dir:

• Meine Projekte: Projekte, an denen du beteiligt bist
• Aktive Projekte: Laufende Projekte
• Geplante Projekte: Projekte in Planung oder Prüfung
• Abgeschlossene Projekte: Fertiggestellte Projekte
• Schnellzugriff: Favoriten und kürzlich bearbeitete Projekte

Modul-Menü

Im Modul-Menü (links oder oben je nach Ansicht) findest du:

• Dashboard: Übersicht und Schnellzugriff
• Workflow: Alle Projekte nach Status sortiert
• Projekttypen: Verwaltung der Projekttypen
• Einstellungen: Modul-Konfiguration (nur für Administratoren)
• Hilfe: Dieses Benutzerhandbuch

Berechtigungen und Rollen

System-Berechtigungen

Das Berechtigungssystem basiert auf vier Ebenen:

1. view_project: Projekte ansehen
2. add_project: Neue Projekte erstellen
3. change_project: Projekte bearbeiten
4. delete_project: Projekte löschen
5. approve_project: Projekte genehmigen und Status ändern

💡 Tipp: Die Berechtigung approve_project ist speziell und erlaubt dir, Projekte zu genehmigen und durch den Workflow zu führen.

Projekt-spezifische Rollen

Innerhalb eines Projekts gibt es zusätzliche Rollen:

Federführung (Verantwortlicher Mitarbeitender)

• Volle Bearbeitungsrechte am Projekt
• Kann Status ändern (mit approve-Berechtigung)
• Erscheint als Hauptverantwortlicher

Projekt-Admins

• Volle Bearbeitungsrechte
• Können Projekt löschen
• Verwalten Team-Zuordnungen

Contributors (Projektteam)

• Können Projekt ansehen
• Können bei vertraulichen Projekten zugreifen
• Eingeschränkte Bearbeitungsrechte

Mitwirkende (Projektassignments)

• Formalisierte Rollen mit Funktionen
• Zeitraum und Pensum definiert
• Erhalten Lesezugriff auf Projekt

Klassifikation: Normal vs. Vertraulich

Normal

• Sichtbar für alle Benutzer mit view_project Berechtigung
• Standard-Einstellung für neue Projekte

Vertraulich

• Nur sichtbar für Beteiligte (Admins, Contributors, Federführung, Mitwirkende)
• Auch Benutzer mit delete_project Berechtigung sehen vertrauliche Projekte
• Ideal für sensible Projekte

⚠️ Wichtig: Vertrauliche Projekte sind in Listen und Übersichten NUR für berechtigte Personen sichtbar. Wähle diese Klassifikation sorgfältig.

Erste Schritte: Dein erstes Projekt

Schritt 1: Projekt erstellen

1. Navigiere zu Dashboard → Projekte
2. Klicke auf den Button "+ Neues Projekt" (grüner Button rechts oben)
3. Fülle die Pflichtfelder aus:
   • Titel: Aussagekräftiger Projektname
   • Beschreibung: Kurze Zusammenfassung
4. Optional: Ergänze weitere Informationen
   • Nummer: Projektnummer (z.B. P-2025-001)
   • Projekttyp: Kategorie auswählen
   • Start-/End-Datum: Zeitplanung
5. Klicke auf “Speichern”

💡 Tipp: Starte einfach! Du kannst alle Informationen später noch ergänzen und anpassen.

Schritt 2: Team zuweisen

1. Öffne das neu erstellte Projekt
2. Gehe zum Tab “Team”
3. Klicke auf “Projektteam verwalten”
4. Füge Contributors hinzu:
   • Wähle Benutzer aus der Liste
   • Klicke auf “Hinzufügen”
5. Optional: Definiere Projekt-Admins
6. Speichere die Änderungen

Schritt 3: Status setzen

1. Im Projekt-Detail siehst du den aktuellen Status (“geplant” bei neuen Projekten)
2. Über das Dropdown-Menü “Status ändern” kannst du den Workflow starten:
   • In Prüfung: Projekt zur Genehmigung vorlegen
   • Freigegeben: Nach Genehmigung
   • In Arbeit: Projekt startet
3. Klicke auf “Status aktualisieren”

💡 Tipp: Der Status-Workflow hilft dir, den Projekt-Lebenszyklus zu steuern. Mehr dazu in Kapitel 4: Status und Workflow.

Schritt 4: Erste Kostenstelle erstellen

1. Gehe zum Tab “Kostenstellen”
2. Klicke auf "+ Neue Kostenstelle"
3. Fülle die Felder aus:
   • Titel: z.B. “Projektleitung”
   • Budgetierte Stunden: z.B. 40
   • Verrechenbar: Ja/Nein
4. Klicke auf “Speichern”

💡 Tipp: Kostenstellen sind wichtig für die Zeiterfassung. Erstelle für jede Aktivität im Projekt eine eigene Kostenstelle.

Schritt 5: Ersten Meilenstein setzen

1. Gehe zum Tab “Meilensteine”
2. Klicke auf "+ Neuer Meilenstein"
3. Definiere den Meilenstein:
   • Titel: z.B. “Projektstart”
   • Datum: Termin festlegen
   • Bewertung: Ampelfarbe (grün/orange/rot)
4. Klicke auf “Speichern”

Wichtige Konzepte

Projektphasen

Projekte können in zeitliche Phasen unterteilt werden:

• Konzeption: Planungsphase
• Umsetzung: Durchführungsphase
• Abschluss: Finalisierung

Jede Phase hat ein Start- und End-Datum und kann mit Massnahmen verknüpft werden.

📖 Mehr Informationen: Kapitel 5: Projektphasen

Mitwirkungen (Projekt-Assignments)

Formalisierte Team-Zuordnungen mit:

• Mitarbeitender: Wer arbeitet mit?
• Funktion: Welche Rolle? (z.B. Projektleiter, Entwickler)
• Pensum: Zeitaufwand in %
• Zeitraum: Von-Bis Datum

📖 Mehr Informationen: Kapitel 6: Team-Verwaltung

Projekt-Reporting

Regelmässige Reports dokumentieren den Fortschritt:

• Bewertung: Ampel-System (grün/orange/rot)
• Trends: Positiv, stabil, negativ
• Bereiche: Kosten, Termine, Qualität
• Kommentare: Freitext-Beschreibungen

📖 Mehr Informationen: Kapitel 9: Reporting

Häufige Fragen (FAQ)

Kann ich Projekte hierarchisch strukturieren?

Ja! Über das Feld “Übergeordnetes Projekt” (Parent) kannst du Projekt-Hierarchien erstellen. Dies ist ideal für grosse Programme mit mehreren Unterprojekten.

Wie viele Projekte kann ich erstellen?

Es gibt keine technische Begrenzung. Du kannst unbegrenzt viele Projekte erstellen und verwalten.

Wer sieht mein Projekt?

Das hängt von der Klassifikation ab:

• Normal: Alle Benutzer mit view_project Berechtigung
• Vertraulich: Nur Admins, Contributors, Federführung, Mitwirkende

Kann ich Projekte nachträglich bearbeiten?

Ja, solange du die entsprechenden Berechtigungen hast (Projekt-Admin, Federführung oder change_project).

Was passiert mit abgeschlossenen Projekten?

Abgeschlossene Projekte bleiben im System und können jederzeit eingesehen werden. Sie können auch reaktiviert werden, falls nötig.

Wie integriere ich Zeiterfassung?

Erstelle Kostenstellen im Projekt. Mitarbeitende können dann im Timetracker-Modul Zeiten auf diese Kostenstellen buchen.

Nächste Schritte

Jetzt, da du die Grundlagen kennst, empfehlen wir dir:

1. Kapitel 2: Projekt erstellen: Detaillierte Anleitung zum Erstellen von Projekten
2. Kapitel 4: Status und Workflow: Verstehe den Projekt-Lebenszyklus
3. Kapitel 6: Team-Verwaltung: Organisiere dein Projektteam optimal

Zusammenfassung

✅ Du weisst, was das Projekte-Modul leistet ✅ Du kennst die Hauptfunktionen und Navigation ✅ Du hast die Berechtigungsstufen verstanden ✅ Du kannst dein erstes Projekt erstellen ✅ Du weisst, wie du Team, Status und Kostenstellen verwaltest

Viel Erfolg mit deinen Projekten! 🚀