Kostenstellen und Zeitbudget

Verwalte Zeitbudgets und Kosten deiner Projekte präzise mit Kostenstellen (Tasks). ELIZA ermöglicht dir die detaillierte Planung, Überwachung und Abrechnung von Projektarbeiten mit integrierter Zeiterfassung.

Was sind Kostenstellen?

Kostenstellen (auch “Tasks” genannt) sind Budgetpositionen innerhalb eines Projekts. Sie ermöglichen:

• Zeitbudget-Planung: Plane Stunden pro Aktivität
• Kostenplanung: Kalkuliere mit Stundensätzen
• Zeiterfassung: Mitarbeitende buchen Zeit direkt auf Kostenstellen
• Budget-Kontrolle: Überwache Soll-Ist-Vergleich in Echtzeit
• Abrechnung: Unterscheide verrechenbare und interne Zeiten

Kostenstelle erstellen

Neue Kostenstelle anlegen

1. Öffne dein Projekt in der Detailansicht
2. Wechsle zum Tab “Kostenstellen” oder “Tasks”
3. Klicke auf "+ Neue Kostenstelle"
4. Fülle das Formular aus:

Pflichtfelder:

• Titel: Aussagekräftiger Name der Kostenstelle (z.B. “Projektleitung”, “Entwicklung Frontend”, “Testing”)
• Status: Wähle den aktuellen Status (siehe Status-Workflow)

Budget-Felder:

• Budgetierte Stunden: Geplante Anzahl Arbeitsstunden (z.B. 40.0)
• Stundensatz: Kosten pro Stunde in CHF (z.B. 120.00)
• Budgetierter Betrag: Wird automatisch berechnet (Stunden × Stundensatz)

Weitere Felder:

• Beschreibung: Detaillierte Aufgabenbeschreibung und Ziele
• Verrechenbar: Kann diese Kostenstelle dem Kunden verrechnet werden?
• Für alle Benutzer sichtbar: Sollen alle Mitarbeitenden diese Kostenstelle sehen?

5. Speichere die Kostenstelle

Kostenstelle bearbeiten

• Klicke auf das Bearbeiten-Symbol (Stift) neben der Kostenstelle
• Passe die Daten an (Budget, Stundensatz, Status)
• Speichere die Änderungen

Hinweis: Änderungen am Budget beeinflussen die Budget-Überwachung. Bei bereits gebuchten Stunden wird das Restbudget neu berechnet.

Kostenstelle löschen

• Klicke auf das Löschen-Symbol (Papierkorb)
• Bestätige den Löschvorgang

Achtung: Kostenstellen mit Zeitbuchungen können meist nicht gelöscht werden. Setze den Status stattdessen auf “Abgeschlossen”.

Status-Workflow

Kostenstellen durchlaufen typischerweise verschiedene Status während ihres Lebenszyklus:

Status-Übersicht

1. Entwurf (draft)

Verwendung:

• Initiale Budgetplanung
• Abstimmung mit Stakeholdern
• Angebotserstellung

Aktivitäten:

• Budget kalkulieren
• Stundensätze festlegen
• Verrechenbarkeit klären

Best Practice: Nutze den Entwurf-Status für Planungs-Iterationen bevor du die Kostenstelle aktivierst.

2. In Arbeit (active)

Verwendung:

• Aktive Projektphase
• Mitarbeitende buchen Zeit
• Laufendes Budget-Controlling

Aktivitäten:

• Zeiterfassung durch Team
• Regelmässige Budget-Prüfung
• Bei Bedarf Budget anpassen

Best Practice: Setze Kostenstellen auf “active” sobald die Arbeit beginnt, damit Mitarbeitende Zeit buchen können.

3. Verrechnet (accounted)

Verwendung:

• Nach Rechnungsstellung an Kunde
• Budget ist verbraucht
• Nachbuchungen vermeiden

Aktivitäten:

• Finaler Soll-Ist-Vergleich
• Dokumentation für Controlling
• Lessons Learned für zukünftige Projekte

Best Practice: Verhindere Nachbuchungen indem du den Status auf “accounted” setzt sobald die Rechnung raus ist.

4. Abgeschlossen (closed)

Verwendung:

• Projekt komplett beendet
• Archivierung
• Keine weiteren Änderungen

Aktivitäten:

• Finales Projekt-Review
• Archivierung der Unterlagen
• Historische Auswertungen

Best Practice: Schliesse Kostenstellen erst wenn das gesamte Projekt abgeschlossen ist.

Zeiterfassung mit Timetracker

Wie Mitarbeitende Zeit buchen

Mitarbeitende erfassen ihre Arbeitszeit direkt auf Kostenstellen im Timetracker-Modul:

Schritt-für-Schritt:

1. Timetracker öffnen: Navigiere zum Timetracker-Modul
2. Neue Zeitbuchung: Klicke auf "+ Neue Zeitbuchung" oder “Zeit erfassen”
3. Datum wählen: Wähle das Arbeitsdatum
4. Projekt wählen: Wähle das entsprechende Projekt aus
5. Kostenstelle wählen: Wähle die Kostenstelle für die du gearbeitet hast
6. Stunden erfassen: Trage die Anzahl Stunden ein (z.B. 4.5)
7. Beschreibung: Optional eine kurze Beschreibung der Tätigkeit
8. Speichern: Speichere die Zeitbuchung

Sichtbarkeit für Mitarbeitende

“Für alle Benutzer sichtbar” aktiviert:

• Alle Mitarbeitenden sehen die Kostenstelle im Timetracker
• Jeder kann Zeit darauf buchen

“Für alle Benutzer sichtbar” deaktiviert:

• Nur Projekt-Admins und direkt zugewiesene Personen sehen die Kostenstelle
• Nützlich für interne/vertrauliche Kostenstellen

Integration mit Timetracker

Vorteile der Integration:

• Zentrale Zeiterfassung: Eine einzige Stelle für alle Zeitbuchungen
• Projekt-Kontext: Mitarbeitende wählen Projekt und Kostenstelle direkt
• Echtzeit-Updates: Budget-Status wird sofort aktualisiert
• Reporting: Auswertungen über alle Projekte hinweg

Budget-Überwachung

Kostenstellen-Detail Ansicht

Im Detail einer Kostenstelle siehst du:

Zeitbudget:

• Budgetierte Stunden: Geplante Stunden (z.B. 40.0)
• Erfasste Stunden: Bereits gebuchte Stunden (z.B. 32.5)
• Restbudget: Verbleibende Stunden (z.B. 7.5)
• Auslastung: Prozentuale Nutzung (z.B. 81%)

Finanzbudget:

• Budgetierter Betrag: Geplante Kosten (z.B. CHF 4'800.00)
• Verwendeter Betrag: Bereits angefallene Kosten (z.B. CHF 3'900.00)
• Restbetrag: Verfügbares Budget (z.B. CHF 900.00)
• Kosten-Auslastung: Prozentuale Nutzung (z.B. 81%)

Budget-Status Ampel

ELIZA zeigt den Budget-Status visuell an:

• 🟢 Grün (0-75%): Budget gesund, alles im Plan
• 🟡 Gelb (76-90%): Achtung, Budget wird knapp
• 🔴 Rot (91-100%): Budget fast aufgebraucht, Handlung erforderlich
• ⚫ Schwarz (>100%): Budget überschritten, dringender Handlungsbedarf

Proaktive Budget-Kontrolle

Wöchentlich prüfen:

• Welche Kostenstellen werden knapp?
• Wo weichen Planung und Realität ab?
• Muss Budget nachverhandelt werden?

Bei Budget-Überschreitung:

1. Analysieren: Warum ist das Budget überschritten?
2. Kommunizieren: Informiere Stakeholder frühzeitig
3. Anpassen: Erhöhe Budget oder reduziere Leistungsumfang
4. Dokumentieren: Halte Gründe für Abweichungen fest

Verrechenbare vs. nicht-verrechenbare Zeiten

Verrechenbare Kostenstellen

Verwendung:

• Direkte Kundenleistungen
• Vertraglich vereinbarte Arbeiten
• Werden dem Kunden in Rechnung gestellt

Beispiele:

• “Entwicklung Feature XY”
• “Beratung und Konzeption”
• “Projektmanagement (verrechenbar)”
• “Testing und QA”

Best Practice: Setze realistische Budgets und kommuniziere klar mit dem Kunden wenn Budget knapp wird.

Nicht-verrechenbare Kostenstellen

Verwendung:

• Interne Arbeiten
• Overhead und Administration
• Akquisition und Angebotserstellung
• Interne Meetings und Reviews

Beispiele:

• “Internes Projektmanagement”
• “Team-Meetings”
• “Dokumentation (intern)”
• “Akquisition und Angebotserstellung”

Best Practice: Trenne verrechenbare und nicht-verrechenbare Zeiten sauber für korrektes Controlling.

Praktische Beispiele

Beispiel 1: Kleines Website-Projekt (160h Budget)

Projekt-Kalkulation:

• Verrechenbar: CHF 18'700.00
• Intern: CHF 1'400.00
• Marge: Bei Verkauf CHF 25'000.00 → CHF 4'900.00 Marge (24%)

Beispiel 2: Agiles Entwicklungsprojekt (Sprint-basiert)

Sprint-Management:

• Jeder Sprint hat eigene Kostenstelle
• Status zeigt Sprint-Fortschritt
• Scrum Master verrechenbar, PO intern

Beispiel 3: Wartungsvertrag (monatlich)

Monatliche Abrechnung:

• Jeder Monat = eigene Kostenstelle
• Am Monatsende: Status auf “accounted” setzen
• Nächsten Monat aktivieren

Best Practices

Struktur und Organisation

✅ Pro Aktivität eine Kostenstelle: Granulare Planung ermöglicht bessere Kontrolle ✅ Sprechende Namen: “Frontend-Entwicklung Phase 1” statt “FE1” ✅ Konsistente Stundensätze: Definiere Standard-Stundensätze pro Rolle ✅ Verrechenbarkeit klar definieren: Trenne intern/extern von Anfang an

Budget-Management

✅ Realistische Budgets setzen: Berücksichtige Erfahrungswerte aus früheren Projekten ✅ Puffer einplanen: 10-20% Reserve für Unvorhergesehenes ✅ Regelmässig prüfen: Wöchentliches Budget-Review in aktiven Projekten ✅ Frühwarnsystem: Reagiere bei 80% Auslastung, nicht erst bei 100%

Status-Management

✅ Status-Workflow einhalten: Nutze alle Status für bessere Nachvollziehbarkeit ✅ Zeitnah abschliessen: Setze Status auf “accounted” sobald abgerechnet ✅ Dokumentation: Notiere Abweichungen vom Budget mit Begründung

Zeiterfassung

✅ Täglich buchen: Mitarbeitende sollen Zeit täglich erfassen, nicht wöchentlich ✅ Beschreibungen nutzen: Kurze Notizen helfen beim späteren Nachvollziehen ✅ Sichtbarkeit steuern: Vertrauliche Kostenstellen nur für berechtigte Personen

Häufige Fehler vermeiden

❌ Zu grobe Kostenstellen: “Entwicklung gesamt” statt granularer Aufteilung ❌ Unrealistische Budgets: Zu optimistische Planung ohne Puffer ❌ Fehlende Kontrolle: Budget wird nie geprüft bis es zu spät ist ❌ Falsche Stundensätze: Nicht aktuelle oder inkonsistente Sätze ❌ Nachträgliches Buchen: Zeiterfassung wird vergessen oder zu spät gemacht

Reporting und Auswertungen

Kostenstellen-Report

Projekt-Übersicht:

• Alle Kostenstellen des Projekts auf einen Blick
• Gesamt-Budget vs. Gesamt-Ist
• Verrechenbare vs. nicht-verrechenbare Zeiten
• Marge-Berechnung

Export-Funktionen:

• Export als Excel/CSV für externe Auswertungen
• Integration mit Buchhaltungssoftware (z.B. Bexio)
• Rechnungsgrundlage für Kunden

Timetracker-Reports

Mitarbeiter-Auswertung:

• Welcher Mitarbeiter hat wie viel Zeit auf welcher Kostenstelle gebucht?
• Auslastungs-Analyse pro Mitarbeiter
• Produktivität und Effizienz-Kennzahlen

Projekt-Auswertung:

• Zeit-Verteilung über Projektverlauf
• Abweichungen von der Planung
• Forecasting für Projekt-Ende

Tipps für effektives Kostencontrolling

1. Frühe Planung

• Definiere Kostenstellen bereits in der Angebotserstellung
• Nutze Erfahrungswerte aus ähnlichen Projekten
• Involviere das Umsetzungs-Team in die Planung

2. Laufende Kontrolle

• Wöchentliches Budget-Review in aktiven Projekten
• Dashboard mit Ampel-System für schnellen Überblick
• Automatische Benachrichtigungen bei Budget-Überschreitung (falls verfügbar)

3. Transparente Kommunikation

• Informiere Kunden frühzeitig bei Budget-Abweichungen
• Erkläre Gründe für Mehraufwand sachlich
• Dokumentiere alle Budget-Anpassungen

4. Kontinuierliche Verbesserung

• Analysiere Abweichungen am Projektende
• Dokumentiere Lessons Learned
• Verbessere Schätzungen für zukünftige Projekte

Zusammenfassung

Mit Kostenstellen und Zeitbudget managst du Projekte professionell:

✅ Kostenstellen erstellen: Plane granulare Budgets pro Aktivität ✅ Status-Workflow: Nutze draft → active → accounted → closed ✅ Zeiterfassung: Integriere Timetracker für einfache Buchung ✅ Budget-Überwachung: Überwache Soll-Ist in Echtzeit mit Ampel-System ✅ Verrechenbarkeit: Trenne verrechenbare und interne Zeiten sauber ✅ Proaktives Controlling: Reagiere frühzeitig bei Budget-Abweichungen

Nächste Schritte:

• Timetracker für detaillierte Zeiterfassung
• Reporting für Projekt-Auswertungen
• Verträge für Rahmenverträge mit Stundenkontingenten