Kostenstellen und Zeitbudget#

Verwalte Zeitbudgets und Kosten deiner Projekte präzise mit Kostenstellen (Tasks). ELIZA ermöglicht dir die detaillierte Planung, Überwachung und Abrechnung von Projektarbeiten mit integrierter Zeiterfassung.

Was sind Kostenstellen?#

Kostenstellen (auch “Tasks” genannt) sind Budgetpositionen innerhalb eines Projekts. Sie ermöglichen:

• Zeitbudget-Planung: Plane Stunden pro Aktivität
• Kostenplanung: Kalkuliere mit Stundensätzen
• Zeiterfassung: Mitarbeitende buchen Zeit direkt auf Kostenstellen
• Budget-Kontrolle: Überwache Soll-Ist-Vergleich in Echtzeit
• Abrechnung: Unterscheide verrechenbare und interne Zeiten

Kostenstelle erstellen#

Neue Kostenstelle anlegen#

1. Öffne dein Projekt in der Detailansicht
2. Wechsle zum Tab “Kostenstellen” oder “Tasks”
3. Klicke auf "+ Neue Kostenstelle"
4. Fülle das Formular aus:

Pflichtfelder:

• Titel: Aussagekräftiger Name der Kostenstelle (z.B. “Projektleitung”, “Entwicklung Frontend”, “Testing”)
• Status: Wähle den aktuellen Status (siehe Status-Workflow)

Budget-Felder:

• Budgetierte Stunden: Geplante Anzahl Arbeitsstunden (z.B. 40.0)
• Stundensatz: Kosten pro Stunde in CHF (z.B. 120.00)
• Budgetierter Betrag: Wird automatisch berechnet (Stunden × Stundensatz)

Weitere Felder:

• Beschreibung: Detaillierte Aufgabenbeschreibung und Ziele
• Verrechenbar: Kann diese Kostenstelle dem Kunden verrechnet werden?
• Für alle Benutzer sichtbar: Sollen alle Mitarbeitenden diese Kostenstelle sehen?

5. Speichere die Kostenstelle

Kostenstelle bearbeiten#

• Klicke auf das Bearbeiten-Symbol (Stift) neben der Kostenstelle
• Passe die Daten an (Budget, Stundensatz, Status)
• Speichere die Änderungen

Hinweis: Änderungen am Budget beeinflussen die Budget-Überwachung. Bei bereits gebuchten Stunden wird das Restbudget neu berechnet.

Kostenstelle löschen#

• Klicke auf das Löschen-Symbol (Papierkorb)
• Bestätige den Löschvorgang

Achtung: Kostenstellen mit Zeitbuchungen können meist nicht gelöscht werden. Setze den Status stattdessen auf “Abgeschlossen”.

Status-Workflow#

Kostenstellen durchlaufen typischerweise verschiedene Status während ihres Lebenszyklus:

Status-Übersicht#

1. Entwurf (draft)#

Verwendung:

• Initiale Budgetplanung
• Abstimmung mit Stakeholdern
• Angebotserstellung

Aktivitäten:

• Budget kalkulieren
• Stundensätze festlegen
• Verrechenbarkeit klären

Best Practice: Nutze den Entwurf-Status für Planungs-Iterationen bevor du die Kostenstelle aktivierst.

2. In Arbeit (active)#

Verwendung:

• Aktive Projektphase
• Mitarbeitende buchen Zeit
• Laufendes Budget-Controlling

Aktivitäten:

• Zeiterfassung durch Team
• Regelmässige Budget-Prüfung
• Bei Bedarf Budget anpassen

Best Practice: Setze Kostenstellen auf “active” sobald die Arbeit beginnt, damit Mitarbeitende Zeit buchen können.

3. Verrechnet (accounted)#

Verwendung:

• Nach Rechnungsstellung an Kunde
• Budget ist verbraucht
• Nachbuchungen vermeiden

Aktivitäten:

• Finaler Soll-Ist-Vergleich
• Dokumentation für Controlling
• Lessons Learned für zukünftige Projekte

Best Practice: Verhindere Nachbuchungen indem du den Status auf “accounted” setzt sobald die Rechnung raus ist.

4. Abgeschlossen (closed)#

Verwendung:

• Projekt komplett beendet
• Archivierung
• Keine weiteren Änderungen

Aktivitäten:

• Finales Projekt-Review
• Archivierung der Unterlagen
• Historische Auswertungen

Best Practice: Schliesse Kostenstellen erst wenn das gesamte Projekt abgeschlossen ist.

Zeiterfassung mit Timetracker#

Wie Mitarbeitende Zeit buchen#

Mitarbeitende erfassen ihre Arbeitszeit direkt auf Kostenstellen im Timetracker-Modul:

Schritt-für-Schritt:

1. Timetracker öffnen: Navigiere zum Timetracker-Modul
2. Neue Zeitbuchung: Klicke auf "+ Neue Zeitbuchung" oder “Zeit erfassen”
3. Datum wählen: Wähle das Arbeitsdatum
4. Projekt wählen: Wähle das entsprechende Projekt aus
5. Kostenstelle wählen: Wähle die Kostenstelle für die du gearbeitet hast
6. Stunden erfassen: Trage die Anzahl Stunden ein (z.B. 4.5)
7. Beschreibung: Optional eine kurze Beschreibung der Tätigkeit
8. Speichern: Speichere die Zeitbuchung

Sichtbarkeit für Mitarbeitende#

“Für alle Benutzer sichtbar” aktiviert:

• Alle Mitarbeitenden sehen die Kostenstelle im Timetracker
• Jeder kann Zeit darauf buchen

“Für alle Benutzer sichtbar” deaktiviert:

• Nur Projekt-Admins und direkt zugewiesene Personen sehen die Kostenstelle
• Nützlich für interne/vertrauliche Kostenstellen

Integration mit Timetracker#

Vorteile der Integration:

• Zentrale Zeiterfassung: Eine einzige Stelle für alle Zeitbuchungen
• Projekt-Kontext: Mitarbeitende wählen Projekt und Kostenstelle direkt
• Echtzeit-Updates: Budget-Status wird sofort aktualisiert
• Reporting: Auswertungen über alle Projekte hinweg

Budget-Überwachung#

Kostenstellen-Detail Ansicht#

Im Detail einer Kostenstelle siehst du:

Zeitbudget:

• Budgetierte Stunden: Geplante Stunden (z.B. 40.0)
• Erfasste Stunden: Bereits gebuchte Stunden (z.B. 32.5)
• Restbudget: Verbleibende Stunden (z.B. 7.5)
• Auslastung: Prozentuale Nutzung (z.B. 81%)

Finanzbudget:

• Budgetierter Betrag: Geplante Kosten (z.B. CHF 4'800.00)
• Verwendeter Betrag: Bereits angefallene Kosten (z.B. CHF 3'900.00)
• Restbetrag: Verfügbares Budget (z.B. CHF 900.00)
• Kosten-Auslastung: Prozentuale Nutzung (z.B. 81%)

Budget-Status Ampel#

ELIZA zeigt den Budget-Status visuell an:

• 🟢 Grün (0-75%): Budget gesund, alles im Plan
• 🟡 Gelb (76-90%): Achtung, Budget wird knapp
• 🔴 Rot (91-100%): Budget fast aufgebraucht, Handlung erforderlich
• ⚫ Schwarz (>100%): Budget überschritten, dringender Handlungsbedarf

Proaktive Budget-Kontrolle#

Wöchentlich prüfen:

• Welche Kostenstellen werden knapp?
• Wo weichen Planung und Realität ab?
• Muss Budget nachverhandelt werden?

Bei Budget-Überschreitung:

1. Analysieren: Warum ist das Budget überschritten?
2. Kommunizieren: Informiere Stakeholder frühzeitig
3. Anpassen: Erhöhe Budget oder reduziere Leistungsumfang
4. Dokumentieren: Halte Gründe für Abweichungen fest

Verrechenbare vs. nicht-verrechenbare Zeiten#

Verrechenbare Kostenstellen#

Verwendung:

• Direkte Kundenleistungen
• Vertraglich vereinbarte Arbeiten
• Werden dem Kunden in Rechnung gestellt

Beispiele:

• “Entwicklung Feature XY”
• “Beratung und Konzeption”
• “Projektmanagement (verrechenbar)”
• “Testing und QA”

Best Practice: Setze realistische Budgets und kommuniziere klar mit dem Kunden wenn Budget knapp wird.

Nicht-verrechenbare Kostenstellen#

Verwendung:

• Interne Arbeiten
• Overhead und Administration
• Akquisition und Angebotserstellung
• Interne Meetings und Reviews

Beispiele:

• “Internes Projektmanagement”
• “Team-Meetings”
• “Dokumentation (intern)”
• “Akquisition und Angebotserstellung”

Best Practice: Trenne verrechenbare und nicht-verrechenbare Zeiten sauber für korrektes Controlling.

Praktische Beispiele#

Beispiel 1: Kleines Website-Projekt (160h Budget)#

Projekt-Kalkulation:

• Verrechenbar: CHF 18'700.00
• Intern: CHF 1'400.00
• Marge: Bei Verkauf CHF 25'000.00 → CHF 4'900.00 Marge (24%)

Beispiel 2: Agiles Entwicklungsprojekt (Sprint-basiert)#

Sprint-Management:

• Jeder Sprint hat eigene Kostenstelle
• Status zeigt Sprint-Fortschritt
• Scrum Master verrechenbar, PO intern

Beispiel 3: Wartungsvertrag (monatlich)#

Monatliche Abrechnung:

• Jeder Monat = eigene Kostenstelle
• Am Monatsende: Status auf “accounted” setzen
• Nächsten Monat aktivieren

Best Practices#

Struktur und Organisation#

✅ Pro Aktivität eine Kostenstelle: Granulare Planung ermöglicht bessere Kontrolle ✅ Sprechende Namen: “Frontend-Entwicklung Phase 1” statt “FE1” ✅ Konsistente Stundensätze: Definiere Standard-Stundensätze pro Rolle ✅ Verrechenbarkeit klar definieren: Trenne intern/extern von Anfang an

Budget-Management#

✅ Realistische Budgets setzen: Berücksichtige Erfahrungswerte aus früheren Projekten ✅ Puffer einplanen: 10-20% Reserve für Unvorhergesehenes ✅ Regelmässig prüfen: Wöchentliches Budget-Review in aktiven Projekten ✅ Frühwarnsystem: Reagiere bei 80% Auslastung, nicht erst bei 100%

Status-Management#

✅ Status-Workflow einhalten: Nutze alle Status für bessere Nachvollziehbarkeit ✅ Zeitnah abschliessen: Setze Status auf “accounted” sobald abgerechnet ✅ Dokumentation: Notiere Abweichungen vom Budget mit Begründung

Zeiterfassung#

✅ Täglich buchen: Mitarbeitende sollen Zeit täglich erfassen, nicht wöchentlich ✅ Beschreibungen nutzen: Kurze Notizen helfen beim späteren Nachvollziehen ✅ Sichtbarkeit steuern: Vertrauliche Kostenstellen nur für berechtigte Personen

Häufige Fehler vermeiden#

❌ Zu grobe Kostenstellen: “Entwicklung gesamt” statt granularer Aufteilung ❌ Unrealistische Budgets: Zu optimistische Planung ohne Puffer ❌ Fehlende Kontrolle: Budget wird nie geprüft bis es zu spät ist ❌ Falsche Stundensätze: Nicht aktuelle oder inkonsistente Sätze ❌ Nachträgliches Buchen: Zeiterfassung wird vergessen oder zu spät gemacht

Reporting und Auswertungen#

Kostenstellen-Report#

Projekt-Übersicht:

• Alle Kostenstellen des Projekts auf einen Blick
• Gesamt-Budget vs. Gesamt-Ist
• Verrechenbare vs. nicht-verrechenbare Zeiten
• Marge-Berechnung

Export-Funktionen:

• Export als Excel/CSV für externe Auswertungen
• Integration mit Buchhaltungssoftware (z.B. Bexio)
• Rechnungsgrundlage für Kunden

Timetracker-Reports#

Mitarbeiter-Auswertung:

• Welcher Mitarbeiter hat wie viel Zeit auf welcher Kostenstelle gebucht?
• Auslastungs-Analyse pro Mitarbeiter
• Produktivität und Effizienz-Kennzahlen

Projekt-Auswertung:

• Zeit-Verteilung über Projektverlauf
• Abweichungen von der Planung
• Forecasting für Projekt-Ende

Tipps für effektives Kostencontrolling#

1. Frühe Planung#

• Definiere Kostenstellen bereits in der Angebotserstellung
• Nutze Erfahrungswerte aus ähnlichen Projekten
• Involviere das Umsetzungs-Team in die Planung

2. Laufende Kontrolle#

• Wöchentliches Budget-Review in aktiven Projekten
• Dashboard mit Ampel-System für schnellen Überblick
• Automatische Benachrichtigungen bei Budget-Überschreitung (falls verfügbar)

3. Transparente Kommunikation#

• Informiere Kunden frühzeitig bei Budget-Abweichungen
• Erkläre Gründe für Mehraufwand sachlich
• Dokumentiere alle Budget-Anpassungen

4. Kontinuierliche Verbesserung#

• Analysiere Abweichungen am Projektende
• Dokumentiere Lessons Learned
• Verbessere Schätzungen für zukünftige Projekte

Zusammenfassung#

Mit Kostenstellen und Zeitbudget managst du Projekte professionell:

✅ Kostenstellen erstellen: Plane granulare Budgets pro Aktivität ✅ Status-Workflow: Nutze draft → active → accounted → closed ✅ Zeiterfassung: Integriere Timetracker für einfache Buchung ✅ Budget-Überwachung: Überwache Soll-Ist in Echtzeit mit Ampel-System ✅ Verrechenbarkeit: Trenne verrechenbare und interne Zeiten sauber ✅ Proaktives Controlling: Reagiere frühzeitig bei Budget-Abweichungen

Nächste Schritte:

• Timetracker für detaillierte Zeiterfassung
• Reporting für Projekt-Auswertungen
• Verträge für Rahmenverträge mit Stundenkontingenten