Projekt erstellen
Dieses Kapitel führt dich Schritt für Schritt durch das Erstellen neuer Projekte in ELIZA.
Neues Projekt anlegen
Zugriff
Dashboard → Projekte → Button “+ Neues Projekt”
Der grüne Button “+ Neues Projekt” findest du rechts oben in der Projekt-Übersicht.
Formular-Übersicht
Das Projektformular ist in mehrere Bereiche unterteilt:
Stammdaten
Titel (Pflichtfeld)
- Aussagekräftiger Projektname
- Beispiel: “Website-Relaunch 2025”
- Erscheint in allen Listen und Übersichten
Nummer (Optional)
- Projektkennung für eindeutige Identifikation
- Beispiel: “P-2025-001”, “PRJ-WEB-001”
- Frei wählbar, keine Auto-Nummerierung
Beschreibung (Optional, empfohlen)
- Ausführliche Projektbeschreibung
- Ziele, Scope und Hintergrund
- Unterstützt Markdown-Formatierung
Projekttyp (Optional)
- Kategorisierung des Projekts
- Typen müssen vorher unter “Projekttypen” erstellt werden
- Beispiele: “IT-Projekt”, “Marketing”, “Entwicklung”
Organisation und Verantwortlichkeiten
Federführung (Verantwortlicher Mitarbeitender)
- Hauptverantwortlicher für das Projekt
- Erhält automatisch volle Bearbeitungsrechte
- Nur ein Mitarbeitender möglich
Federführende Organisationseinheit
- Organisationseinheit die federführend ist
- Optional, für organisatorische Zuordnung
Beteiligte Organisationseinheiten
- Mehrere Orgunits können beteiligt sein
- Mehrfachauswahl möglich
- Keine automatischen Berechtigungen
Zeitplanung
Beginn (Start-Datum)
- Geplanter oder tatsächlicher Projektstart
- Format: TT.MM.JJJJ
- Optional, aber empfohlen für Gantt-Darstellung
Ende (End-Datum)
- Geplantes oder tatsächliches Projektende
- Muss nach dem Start-Datum liegen
- Optional, wichtig für Zeitplanung
Frist (Deadline)
- Wichtiger Stichtag
- Erscheint in Übersichten und Warnungen
- Überfällige Fristen werden markiert
Finanzplanung
Investitionswert (Kosten)
- Gesamtbudget in CHF
- Format: 10000.00
- Optional, für Controlling wichtig
Personalaufwand in PT (Personen-Tage)
- Geplanter Personalaufwand
- Dezimalzahl (z.B. 25.5)
- Optional, für Ressourcenplanung
Klassifikation und Status
Sichtbarkeit (Klassifikation)
- normal: Für alle Benutzer mit view_project Berechtigung sichtbar
- vertraulich: Nur für Beteiligte sichtbar
⚠️ Wichtig: Diese Einstellung kann nachträglich NICHT mehr geändert werden! Wähle sorgfältig.
Status
- Wird automatisch auf “geplant” gesetzt
- Kann nach Erstellung über Workflow geändert werden
Bewertung (Ampel-Status)
- grün, orange oder rot
- Zeigt Gesamt-Status des Projekts
- Kann jederzeit geändert werden
Hierarchie
Übergeordnetes Projekt (Parent)
- Optional: Ordne das Projekt einem Parent-Projekt zu
- Erstellt hierarchische Projektstrukturen
- Ideal für Programme mit mehreren Teilprojekten
Zuordnungen
Labels
- Mehrere Labels zur Kategorisierung
- Farbcodiert für bessere Übersicht
- Labels müssen vorher erstellt werden
Admins (Projekt-Admins)
- Benutzer mit vollen Bearbeitungsrechten
- Mehrfachauswahl möglich
- Können Projekt löschen
Projektteam (Contributors)
- Mitarbeitende im Projekt
- Mehrfachauswahl
- Erhalten Lesezugriff (auch bei vertraulichen Projekten)
Externe Integrationen
bexio ID
- Verknüpfung mit Bexio-Projekt
- Nur bei Bexio-Integration relevant
- Optional
Schritt-für-Schritt Anleitung
Minimales Projekt erstellen
Schritt 1: Formular öffnen
- Navigiere zu Dashboard → Projekte
- Klicke "+ Neues Projekt"
Schritt 2: Pflichtfelder ausfüllen
- Titel eingeben
- Sichtbarkeit wählen (normal oder vertraulich)
- Klicke “Speichern”
💡 Tipp: Das ist alles! Ein Projekt mit nur Titel und Sichtbarkeit ist bereits gültig.
Vollständiges Projekt erstellen
Schritt 1: Stammdaten
- Titel: “Website-Relaunch 2025”
- Nummer: “P-2025-001”
- Beschreibung: “Vollständige Überarbeitung der Unternehmenswebsite mit neuem Design und CMS”
- Projekttyp: “IT-Projekt” auswählen
Schritt 2: Verantwortlichkeiten
- Federführung: Projektleiter auswählen
- Federführende Orgunit: “IT-Abteilung” auswählen
- Beteiligte Orgunits: “Marketing”, “Kommunikation” hinzufügen
Schritt 3: Zeitplanung
- Beginn: 01.02.2025
- Ende: 31.08.2025
- Frist: 15.08.2025
Schritt 4: Finanzplanung
- Investitionswert: 50000.00 CHF
- Personalaufwand: 45.5 PT
Schritt 5: Klassifikation
- Sichtbarkeit: “normal” (Projekt ist öffentlich)
- Bewertung: “grün” (alles OK)
Schritt 6: Team
- Admins: Projektleiter hinzufügen
- Projektteam: Entwickler, Designer, Marketing hinzufügen
Schritt 7: Labels
- Labels auswählen: “Prio 1”, “Website”, “IT”
Schritt 8: Speichern
- Prüfe alle Eingaben
- Klicke “Speichern”
Häufige Fehler vermeiden
❌ Fehler: Kryptische Titel
Falsch: “PRJ001” Richtig: “Website-Relaunch 2025 (P-2025-001)”
💡 Tipp: Nutze das Nummer-Feld für Kennungen, den Titel für lesbare Namen.
❌ Fehler: Keine Beschreibung
Problem: Spätere Nutzer wissen nicht, worum es geht
Lösung: Schreibe mindestens 2-3 Sätze:
- Was wird gemacht?
- Warum?
- Welche Ziele?
❌ Fehler: Falsche Klassifikation
Problem: Projekt als “normal” gespeichert, sollte aber vertraulich sein
Lösung:
- Kann NICHT nachträglich geändert werden!
- Bei Bedarf: Neues Projekt erstellen und Daten kopieren
- Überlege vor dem Speichern genau
❌ Fehler: Keine Zeitplanung
Problem: Projekt erscheint nicht im Gantt-Diagramm
Lösung: Mindestens Start-Datum angeben
❌ Fehler: Kein Team zugewiesen
Problem: Niemand ausser dir sieht das vertrauliche Projekt
Lösung: Füge sofort Admins oder Contributors hinzu
Best Practices
✅ Empfehlung: Strukturierter Titel
[Bereich] - [Kurzbeschreibung] [Jahr]
Beispiele:
- “IT - CRM-System Implementation 2025”
- “Marketing - Kampagne Frühjahr 2025”
- “HR - Rekrutierung Entwickler Q1/2025”
✅ Empfehlung: Aussagekräftige Beschreibung
Template:
## Ziel
[Was soll erreicht werden?]
## Hintergrund
[Warum ist das Projekt notwendig?]
## Scope
[Was ist NICHT Teil des Projekts?]
## Erwarteter Nutzen
[Welchen Mehrwert bringt das Projekt?]
✅ Empfehlung: Realistische Zeitplanung
- Beginn: Tatsächlicher Start, nicht Wunschtermin
- Ende: Realistisches Ende mit Puffer
- Frist: Harte Deadline, wenn vorhanden
✅ Empfehlung: Klare Verantwortlichkeiten
- Federführung immer setzen
- Mindestens ein Admin definieren
- Projektteam vollständig erfassen
✅ Empfehlung: Labels nutzen
Erstelle Label-Kategorien:
- Priorität: “Prio 1”, “Prio 2”, “Prio 3”
- Thema: “IT”, “Marketing”, “HR”
- Status: “Aktiv”, “Verzögert”, “On Track”
Nach dem Erstellen
Sofort danach
- ✅ Kostenstellen erstellen (für Zeiterfassung)
- ✅ Erste Meilensteine setzen
- ✅ Projektphasen definieren
- ✅ Mitwirkungen hinzufügen
In den ersten Tagen
- ✅ Ersten Report schreiben
- ✅ Relevante Dokumente hochladen
- ✅ SWOT-Analyse verknüpfen (falls vorhanden)
- ✅ Team informieren
Projekt duplizieren
Leider gibt es keine Duplizier-Funktion. Für wiederkehrende Projekte:
- Erstelle ein “Template-Projekt”
- Kopiere manuell die Struktur:
- Gleiche Projektphasen
- Gleiche Kostenstellen
- Gleiche Labels
- Passe Titel, Nummer und Daten an
Häufige Fragen (FAQ)
Kann ich die Klassifikation später ändern?
Nein, die Klassifikation (normal/vertraulich) kann nach dem Speichern nicht mehr geändert werden.
Was passiert, wenn ich keine Federführung setze?
Das Projekt ist trotzdem gültig, aber es fehlt eine klare Verantwortlichkeit.
Muss ich ein Projekttyp auswählen?
Nein, Projekttyp ist optional. Es hilft aber bei der Kategorisierung und Filterung.
Kann ich ein Projekt nachträglich einem Parent zuordnen?
Ja, das Feld “Übergeordnetes Projekt” kann jederzeit geändert werden.
Wie viele Labels kann ich zuweisen?
Unbegrenzt viele. Wähle die Labels, die für Kategorisierung und Filterung sinnvoll sind.
Nächste Schritte
- Kapitel 3: Projekttypen und Kategorien: Labels und Typen optimal nutzen
- Kapitel 4: Status und Workflow: Projekt durch den Lebenszyklus führen
- Kapitel 6: Team-Verwaltung: Team organisieren
Zusammenfassung
✅ Du kannst neue Projekte erstellen ✅ Du kennst alle Formularfelder ✅ Du weisst, welche Felder Pflicht sind ✅ Du vermeidest häufige Fehler ✅ Du nutzt Best Practices für Titel und Beschreibung