Projekt erstellen#

Dieses Kapitel führt dich Schritt für Schritt durch das Erstellen neuer Projekte in ELIZA.

Neues Projekt anlegen#

Zugriff#

Dashboard → Projekte → Button “+ Neues Projekt”

Der grüne Button “+ Neues Projekt” findest du rechts oben in der Projekt-Übersicht.

Formular-Übersicht#

Das Projektformular ist in mehrere Bereiche unterteilt:

Stammdaten#

Titel (Pflichtfeld)

• Aussagekräftiger Projektname
• Beispiel: “Website-Relaunch 2025”
• Erscheint in allen Listen und Übersichten

Nummer (Optional)

• Projektkennung für eindeutige Identifikation
• Beispiel: “P-2025-001”, “PRJ-WEB-001”
• Frei wählbar, keine Auto-Nummerierung

Beschreibung (Optional, empfohlen)

• Ausführliche Projektbeschreibung
• Ziele, Scope und Hintergrund
• Unterstützt Markdown-Formatierung

Projekttyp (Optional)

• Kategorisierung des Projekts
• Typen müssen vorher unter “Projekttypen” erstellt werden
• Beispiele: “IT-Projekt”, “Marketing”, “Entwicklung”

Organisation und Verantwortlichkeiten#

Federführung (Verantwortlicher Mitarbeitender)

• Hauptverantwortlicher für das Projekt
• Erhält automatisch volle Bearbeitungsrechte
• Nur ein Mitarbeitender möglich

Federführende Organisationseinheit

• Organisationseinheit die federführend ist
• Optional, für organisatorische Zuordnung

Beteiligte Organisationseinheiten

• Mehrere Orgunits können beteiligt sein
• Mehrfachauswahl möglich
• Keine automatischen Berechtigungen

Zeitplanung#

Beginn (Start-Datum)

• Geplanter oder tatsächlicher Projektstart
• Format: TT.MM.JJJJ
• Optional, aber empfohlen für Gantt-Darstellung

Ende (End-Datum)

• Geplantes oder tatsächliches Projektende
• Muss nach dem Start-Datum liegen
• Optional, wichtig für Zeitplanung

Frist (Deadline)

• Wichtiger Stichtag
• Erscheint in Übersichten und Warnungen
• Überfällige Fristen werden markiert

Finanzplanung#

Investitionswert (Kosten)

• Gesamtbudget in CHF
• Format: 10000.00
• Optional, für Controlling wichtig

Personalaufwand in PT (Personen-Tage)

• Geplanter Personalaufwand
• Dezimalzahl (z.B. 25.5)
• Optional, für Ressourcenplanung

Klassifikation und Status#

Sichtbarkeit (Klassifikation)

• normal: Für alle Benutzer mit view_project Berechtigung sichtbar
• vertraulich: Nur für Beteiligte sichtbar

⚠️ Wichtig: Diese Einstellung kann nachträglich NICHT mehr geändert werden! Wähle sorgfältig.

Status

• Wird automatisch auf “geplant” gesetzt
• Kann nach Erstellung über Workflow geändert werden

Bewertung (Ampel-Status)

• grün, orange oder rot
• Zeigt Gesamt-Status des Projekts
• Kann jederzeit geändert werden

Hierarchie#

Übergeordnetes Projekt (Parent)

• Optional: Ordne das Projekt einem Parent-Projekt zu
• Erstellt hierarchische Projektstrukturen
• Ideal für Programme mit mehreren Teilprojekten

Zuordnungen#

Labels

• Mehrere Labels zur Kategorisierung
• Farbcodiert für bessere Übersicht
• Labels müssen vorher erstellt werden

Admins (Projekt-Admins)

• Benutzer mit vollen Bearbeitungsrechten
• Mehrfachauswahl möglich
• Können Projekt löschen

Projektteam (Contributors)

• Mitarbeitende im Projekt
• Mehrfachauswahl
• Erhalten Lesezugriff (auch bei vertraulichen Projekten)

Externe Integrationen#

bexio ID

• Verknüpfung mit Bexio-Projekt
• Nur bei Bexio-Integration relevant
• Optional

Schritt-für-Schritt Anleitung#

Minimales Projekt erstellen#

Schritt 1: Formular öffnen

1. Navigiere zu Dashboard → Projekte
2. Klicke "+ Neues Projekt"

Schritt 2: Pflichtfelder ausfüllen

1. Titel eingeben
2. Sichtbarkeit wählen (normal oder vertraulich)
3. Klicke “Speichern”

💡 Tipp: Das ist alles! Ein Projekt mit nur Titel und Sichtbarkeit ist bereits gültig.

Vollständiges Projekt erstellen#

Schritt 1: Stammdaten

1. Titel: “Website-Relaunch 2025”
2. Nummer: “P-2025-001”
3. Beschreibung: “Vollständige Überarbeitung der Unternehmenswebsite mit neuem Design und CMS”
4. Projekttyp: “IT-Projekt” auswählen

Schritt 2: Verantwortlichkeiten

1. Federführung: Projektleiter auswählen
2. Federführende Orgunit: “IT-Abteilung” auswählen
3. Beteiligte Orgunits: “Marketing”, “Kommunikation” hinzufügen

Schritt 3: Zeitplanung

1. Beginn: 01.02.2025
2. Ende: 31.08.2025
3. Frist: 15.08.2025

Schritt 4: Finanzplanung

1. Investitionswert: 50000.00 CHF
2. Personalaufwand: 45.5 PT

Schritt 5: Klassifikation

1. Sichtbarkeit: “normal” (Projekt ist öffentlich)
2. Bewertung: “grün” (alles OK)

Schritt 6: Team

1. Admins: Projektleiter hinzufügen
2. Projektteam: Entwickler, Designer, Marketing hinzufügen

Schritt 7: Labels

1. Labels auswählen: “Prio 1”, “Website”, “IT”

Schritt 8: Speichern

1. Prüfe alle Eingaben
2. Klicke “Speichern”

Häufige Fehler vermeiden#

❌ Fehler: Kryptische Titel#

Falsch: “PRJ001” Richtig: “Website-Relaunch 2025 (P-2025-001)”

💡 Tipp: Nutze das Nummer-Feld für Kennungen, den Titel für lesbare Namen.

❌ Fehler: Keine Beschreibung#

Problem: Spätere Nutzer wissen nicht, worum es geht

Lösung: Schreibe mindestens 2-3 Sätze:

• Was wird gemacht?
• Warum?
• Welche Ziele?

❌ Fehler: Falsche Klassifikation#

Problem: Projekt als “normal” gespeichert, sollte aber vertraulich sein

Lösung:

• Kann NICHT nachträglich geändert werden!
• Bei Bedarf: Neues Projekt erstellen und Daten kopieren
• Überlege vor dem Speichern genau

❌ Fehler: Keine Zeitplanung#

Problem: Projekt erscheint nicht im Gantt-Diagramm

Lösung: Mindestens Start-Datum angeben

❌ Fehler: Kein Team zugewiesen#

Problem: Niemand ausser dir sieht das vertrauliche Projekt

Lösung: Füge sofort Admins oder Contributors hinzu

Best Practices#

✅ Empfehlung: Strukturierter Titel#

[Bereich] - [Kurzbeschreibung] [Jahr]

Beispiele:

• “IT - CRM-System Implementation 2025”
• “Marketing - Kampagne Frühjahr 2025”
• “HR - Rekrutierung Entwickler Q1/2025”

✅ Empfehlung: Aussagekräftige Beschreibung#

Template:

## Ziel
[Was soll erreicht werden?]

## Hintergrund
[Warum ist das Projekt notwendig?]

## Scope
[Was ist NICHT Teil des Projekts?]

## Erwarteter Nutzen
[Welchen Mehrwert bringt das Projekt?]

✅ Empfehlung: Realistische Zeitplanung#

• Beginn: Tatsächlicher Start, nicht Wunschtermin
• Ende: Realistisches Ende mit Puffer
• Frist: Harte Deadline, wenn vorhanden

✅ Empfehlung: Klare Verantwortlichkeiten#

1. Federführung immer setzen
2. Mindestens ein Admin definieren
3. Projektteam vollständig erfassen

✅ Empfehlung: Labels nutzen#

Erstelle Label-Kategorien:

• Priorität: “Prio 1”, “Prio 2”, “Prio 3”
• Thema: “IT”, “Marketing”, “HR”
• Status: “Aktiv”, “Verzögert”, “On Track”

Nach dem Erstellen#

Sofort danach#

1. ✅ Kostenstellen erstellen (für Zeiterfassung)
2. ✅ Erste Meilensteine setzen
3. ✅ Projektphasen definieren
4. ✅ Mitwirkungen hinzufügen

In den ersten Tagen#

1. ✅ Ersten Report schreiben
2. ✅ Relevante Dokumente hochladen
3. ✅ SWOT-Analyse verknüpfen (falls vorhanden)
4. ✅ Team informieren

Projekt duplizieren#

Leider gibt es keine Duplizier-Funktion. Für wiederkehrende Projekte:

1. Erstelle ein “Template-Projekt”
2. Kopiere manuell die Struktur:
   • Gleiche Projektphasen
   • Gleiche Kostenstellen
   • Gleiche Labels
3. Passe Titel, Nummer und Daten an

Häufige Fragen (FAQ)#

Kann ich die Klassifikation später ändern?#

Nein, die Klassifikation (normal/vertraulich) kann nach dem Speichern nicht mehr geändert werden.

Was passiert, wenn ich keine Federführung setze?#

Das Projekt ist trotzdem gültig, aber es fehlt eine klare Verantwortlichkeit.

Muss ich ein Projekttyp auswählen?#

Nein, Projekttyp ist optional. Es hilft aber bei der Kategorisierung und Filterung.

Kann ich ein Projekt nachträglich einem Parent zuordnen?#

Ja, das Feld “Übergeordnetes Projekt” kann jederzeit geändert werden.

Wie viele Labels kann ich zuweisen?#

Unbegrenzt viele. Wähle die Labels, die für Kategorisierung und Filterung sinnvoll sind.

Nächste Schritte#

• Kapitel 3: Projekttypen und Kategorien: Labels und Typen optimal nutzen
• Kapitel 4: Status und Workflow: Projekt durch den Lebenszyklus führen
• Kapitel 6: Team-Verwaltung: Team organisieren

Zusammenfassung#

✅ Du kannst neue Projekte erstellen ✅ Du kennst alle Formularfelder ✅ Du weisst, welche Felder Pflicht sind ✅ Du vermeidest häufige Fehler ✅ Du nutzt Best Practices für Titel und Beschreibung