Projekt-Reporting#

Dokumentiere den Projektfortschritt systematisch mit strukturierten Status-Reports. ELIZA’s Reporting-System hilft dir dabei, Kosten, Termine und Qualität transparent zu überwachen und Stakeholder regelmässig über den Projektstatus zu informieren.

Was ist Projekt-Reporting?#

Projekt-Reports sind strukturierte Status-Berichte die den aktuellen Stand eines Projekts dokumentieren. Sie ermöglichen:

• Fortschrittsdokumentation: Festhalten des Projektstatus zu einem bestimmten Zeitpunkt
• Trend-Analyse: Entwicklung über Zeit nachvollziehen (besser/schlechter/stabil)
• Stakeholder-Kommunikation: Transparente Information für alle Beteiligten
• Frühwarnsystem: Probleme rechtzeitig erkennen und eskalieren
• Audit-Trail: Nachweisbare Historie für Controlling und Compliance

Projekt-Report erstellen#

Neuen Report anlegen#

1. Öffne dein Projekt in der Detailansicht
2. Wechsle zum Tab “Reports” oder “Status-Reports”
3. Klicke auf "+ Neuer Report"
4. Fülle das Formular aus:

Allgemeine Felder:

• Titel: Aussagekräftiger Name (z.B. “Status Report KW 15”, “Monats-Report März 2025”)
• Datum: Berichtsdatum (Standard: heute)
• Beschreibung: Allgemeiner Kommentar zum Projektstatus, wichtige Ereignisse

Bewertungs-Dimensionen:

Für jede der drei Dimensionen (Kosten, Termine, Qualität) gibst du an:

• Bewertung: Ampel-Status (grün/orange/rot)
• Trend: Entwicklung (positiv ↗ / stabil → / negativ ↘)
• Kommentar: Detaillierte Erklärung der Bewertung

5. Speichere den Report

Report bearbeiten#

• Klicke auf das Bearbeiten-Symbol (Stift) neben dem Report
• Passe Bewertungen und Kommentare an
• Speichere die Änderungen

Hinweis: Reports sollten idealerweise nicht nachträglich geändert werden, um eine ehrliche Historie zu bewahren.

Report löschen#

• Klicke auf das Löschen-Symbol (Papierkorb)
• Bestätige den Löschvorgang

Achtung: Das Löschen von Reports entfernt historische Daten und beeinträchtigt die Nachvollziehbarkeit.

Die drei Bewertungs-Dimensionen#

1. Kosten 💰#

Was wird bewertet?

• Ist das Projekt im Budget?
• Drohen Kostenüberschreitungen?
• Sind zusätzliche Ressourcen nötig?

Bewertungs-Kriterien:

🟢 Grün:

• Budget wird eingehalten (0-90% Auslastung)
• Keine Kostenüberschreitungen absehbar
• Alle Kostenstellen im Plan

🟡 Orange:

• Budget fast aufgebraucht (90-100% Auslastung)
• Risiko von Kostenüberschreitung erkennbar
• Einzelne Kostenstellen überzogen

🔴 Rot:

• Budget überschritten (>100%)
• Signifikante Mehrkosten erforderlich
• Nachverhandlung mit Kunde/Management nötig

Kommentar-Beispiele:

• Grün: “Budget zu 75% ausgeschöpft, Projekt liegt im Plan”
• Orange: “Budget zu 95% ausgeschöpft, letzte Phase könnte knapp werden”
• Rot: “Budget um CHF 15'000 überzogen, zusätzliche Funktionen vom Kunden gewünscht”

2. Termine 📅#

Was wird bewertet?

• Werden Meilensteine eingehalten?
• Sind Verzögerungen absehbar?
• Ist der Go-Live-Termin gefährdet?

Bewertungs-Kriterien:

🟢 Grün:

• Alle Meilensteine werden voraussichtlich eingehalten
• Projekt liegt im Zeitplan
• Keine Verzögerungen absehbar

🟡 Orange:

• Einzelne Meilensteine gefährdet
• Verzögerungen möglich
• Deadline unter Druck, aber machbar

🔴 Rot:

• Meilensteine werden nicht eingehalten
• Signifikante Verzögerungen
• Go-Live-Termin muss verschoben werden

Kommentar-Beispiele:

• Grün: “Alle Meilensteine bis KW 20 erreicht, nächster Meilenstein in 3 Wochen”
• Orange: “Testing läuft 1 Woche hinter Plan, Go-Live noch erreichbar mit Überstunden”
• Rot: “Go-Live muss von 15.03. auf 29.03. verschoben werden, kritische Bugs gefunden”

3. Qualität ⭐#

Was wird bewertet?

• Entspricht das Ergebnis den Anforderungen?
• Wie ist die Code/Produkt-Qualität?
• Gibt es technische Schulden?

Bewertungs-Kriterien:

🟢 Grün:

• Alle Anforderungen erfüllt
• Hohe Qualität, wenig Bugs
• Tests erfolgreich

🟡 Orange:

• Einzelne Anforderungen nicht vollständig erfüllt
• Moderate Qualitätsprobleme
• Mehrere Bugs, aber nichts Kritisches

🔴 Rot:

• Wesentliche Anforderungen nicht erfüllt
• Schwerwiegende Qualitätsmängel
• Kritische Bugs oder Sicherheitsprobleme

Kommentar-Beispiele:

• Grün: “Alle Features implementiert, 95% Test-Abdeckung, nur 3 minor Bugs offen”
• Orange: “Performance-Probleme unter Last, Optimierung erforderlich, 15 Bugs offen”
• Rot: “Kritischer Security-Bug gefunden, Feature X funktioniert nicht, Refactoring nötig”

Trend-Indikatoren#

Trends zeigen die Entwicklung seit dem letzten Report:

↗ Positiv (Verbesserung)#

Bedeutung: Situation hat sich verbessert

Verwendung:

• Vorher orange, jetzt grün
• Kosten unter Kontrolle gebracht
• Verzögerung aufgeholt
• Qualitätsprobleme behoben

Beispiele:

• “Kosten: Orange → Grün (Zusatzbudget vom Kunden freigegeben)”
• “Termine: Rot → Orange (Verzögerung durch Extra-Ressourcen reduziert)”
• “Qualität: Orange → Grün (Alle kritischen Bugs behoben)”

→ Stabil (Keine Änderung)#

Bedeutung: Status unverändert seit letztem Report

Verwendung:

• Ampel-Status gleich geblieben
• Situation weder besser noch schlechter
• Konstante Performance

Beispiele:

• “Kosten: Grün → Grün (Weiterhin im Budget)”
• “Termine: Orange → Orange (Verzögerung hält an, aber nicht schlimmer)”
• “Qualität: Rot → Rot (Qualitätsprobleme persistieren)”

↘ Negativ (Verschlechterung)#

Bedeutung: Situation hat sich verschlechtert

Verwendung:

• Vorher grün, jetzt orange/rot
• Neue Probleme aufgetreten
• Risiken haben sich realisiert
• Eskalation erforderlich

Beispiele:

• “Kosten: Grün → Orange (Unvorhergesehener Aufwand aufgetreten)”
• “Termine: Grün → Rot (Key-Entwickler krankheitsbedingt ausgefallen)”
• “Qualität: Orange → Rot (Neue kritische Sicherheitslücke entdeckt)”

Report-Historie und Trend-Analyse#

Chronologische Übersicht#

Alle Reports werden dauerhaft gespeichert und bilden eine Timeline:

• Reports sortiert nach Datum (neueste zuerst)
• Schneller Überblick über Projekt-Entwicklung
• Vergleich zwischen Reports möglich

Entwicklung nachvollziehen#

Trend-Visualisierung:

Kosten:    🟢 → 🟢 → 🟡 → 🟡 → 🔴
           KW14  KW15  KW16  KW17  KW18

Erkenntnisse:

• Kostensituation verschlechtert sich kontinuierlich
• Frühwarnung in KW16 (erste Orange-Bewertung)
• Eskalation in KW18 (Rot)

Audit-Trail#

Reports bilden einen Nachweis für:

• Compliance: Nachweisbare Projektüberwachung
• Controlling: Kostenentwicklung dokumentiert
• Management: Transparente Kommunikation
• Lessons Learned: Analyse für zukünftige Projekte

Praktische Beispiele#

Beispiel 1: Stabiles Projekt (Alles Grün)#

Status Report KW 20 - Website-Relaunch

Datum: 15.05.2025 Allgemeiner Kommentar: “Projekt läuft planmässig, Team hochmotiviert”

Massnahmen: Keine erforderlich, weiter so!

Beispiel 2: Projekt mit Risiken (Gemischt)#

Status Report KW 25 - ERP-Einführung

Datum: 20.06.2025 Allgemeiner Kommentar: “Projekt auf Kurs, aber einzelne Herausforderungen”

Massnahmen:

• Externe Tester hinzuziehen für beschleunigte Test-Phase
• Daily Standups zur engen Abstimmung
• Puffer-Woche vor Go-Live einplanen

Beispiel 3: Kritisches Projekt (Eskalation)#

Status Report KW 30 - Mobile App Launch

Datum: 25.07.2025 Allgemeiner Kommentar: “KRITISCH - Sofortige Massnahmen erforderlich”

Massnahmen:

• Eskalations-Meeting mit Geschäftsführung HEUTE
• Zusatzbudget von CHF 30'000 beantragen
• Go-Live auf 15.08. verschieben (statt 25.07.)
• Performance-Experte von extern hinzuziehen
• Tägliches Reporting an Stakeholder

Beispiel 4: Projekt-Turnaround (Erholung)#

Status Report KW 35 - Compliance-Projekt

Datum: 01.09.2025 Allgemeiner Kommentar: “Situation stabilisiert, Massnahmen greifen”

Massnahmen:

• Weiterhin erhöhte Aufmerksamkeit, aber entspannter als letzte Woche
• Team für gute Arbeit gelobt
• Lessons Learned Session geplant

Report-Frequenz und Timing#

Empfohlene Frequenzen#

Wöchentlich:

• Für kritische/risikobehaftete Projekte
• Kurze Phase vor wichtigen Meilensteinen
• Bei roter Ampel in irgendeiner Dimension

Zweiwöchentlich:

• Standard für die meisten Projekte
• Gute Balance zwischen Aufwand und Nutzen
• Ausreichend für normale Projekt-Überwachung

Monatlich:

• Für langläufige, stabile Projekte
• Wartungs-Projekte oder Retainer
• Nur bei durchgehend grüner Ampel

Bester Zeitpunkt#

Empfehlung: Reports immer am gleichen Wochentag erstellen:

• Montag: Frische Woche, klarer Blick aufs Projekt
• Freitag: Wochenabschluss, Zeit für Reflexion
• Kalenderwochen-Rhythmus: Immer KW-Ende für Konsistenz

Beispiel: “Jeden Freitag 15:00 Uhr erstelle ich den Wochen-Report”

Best Practices#

Ehrlichkeit und Transparenz#

✅ Ehrliche Bewertungen: Beschönige nichts, färbe Ampeln rechtzeitig orange/rot ✅ Konkrete Kommentare: Keine allgemeinen Floskeln, sondern spezifische Fakten ✅ Probleme benennen: Zeige Probleme auf, nicht nur Erfolge ✅ Lösungen anbieten: Nicht nur Problems beschreiben, sondern Massnahmen vorschlagen

Qualität der Kommentare#

✅ Faktenbasiert: Zahlen, Daten, konkrete Beispiele ✅ Verständlich: Keine Fachbegriffe für Management-Reports ✅ Kurz und prägnant: 2-3 Sätze pro Dimension reichen ✅ Massnahmen-orientiert: Was wird getan? Wer ist verantwortlich?

Regelmässigkeit#

✅ Feste Rhythmen: Immer gleicher Wochentag, gleiche Uhrzeit ✅ Keine Ausnahmen: Auch bei grüner Ampel regelmässig reporten ✅ Frühzeitig: Nicht erst 3 Tage nach Stichtag ✅ Kontinuität: Auch bei Abwesenheit durch Stellvertreter sicherstellen

Stakeholder-Kommunikation#

✅ Verteiler pflegen: Wer muss den Report erhalten? ✅ Eskalation definieren: Bei roter Ampel sofort informieren ✅ Follow-up: Auf Rückfragen zeitnah antworten ✅ Kontext liefern: Bei Trends Vergleich zu vorherigem Report machen

Häufige Fehler vermeiden#

❌ Schönfärberei: Ampel zu lange grün lassen, Probleme verschleiern ❌ Zu allgemein: “Alles läuft gut” ohne konkrete Infos ❌ Unregelmässig: Mal wöchentlich, mal gar nicht ❌ Keine Massnahmen: Probleme beschreiben, aber keine Lösung anbieten ❌ Zu komplex: Seitenlange Reports die niemand liest ❌ Keine Trends: Jeder Report isoliert betrachtet, kein Vergleich zu vorher

Report-Templates und Vorlagen#

Standard-Report-Template#

PROJEKT-STATUS REPORT
=====================

Projekt: [Projektname]
Berichtszeitraum: [KW XX / Monat]
Datum: [TT.MM.JJJJ]
Ersteller: [Name]

ALLGEMEINER STATUS
------------------
[2-3 Sätze zur aktuellen Projektsituation]

BEWERTUNGEN
-----------

KOSTEN: [🟢/🟡/🔴] Trend: [↗/→/↘]
[Kommentar zur Kostensituation]

TERMINE: [🟢/🟡/🔴] Trend: [↗/→/↘]
[Kommentar zur Terminsituation]

QUALITÄT: [🟢/🟡/🔴] Trend: [↗/→/↘]
[Kommentar zur Qualitätssituation]

MASSNAHMEN
----------
- [Massnahme 1]
- [Massnahme 2]
- [Massnahme 3]

NÄCHSTE SCHRITTE
----------------
- [Schritt 1]
- [Schritt 2]

RISIKEN
-------
- [Risiko 1]
- [Risiko 2]

Kurzform für Wochenreports#

Status KW XX - [Projektname]

💰 Kosten: 🟢 (75% Budget verbraucht)
📅 Termine: 🟡 (1 Woche Verzögerung, aber aufholbar)
⭐ Qualität: 🟢 (Alle Tests bestanden)

Top 3 diese Woche:
- Feature X fertiggestellt
- Testing Phase gestartet
- Client-Meeting erfolgreich

Massnahmen nächste Woche:
- Extra-Ressourcen für Aufholen der Verzögerung
- Performance-Optimierung starten

Integration mit anderen Modulen#

Kostenstellen und Budget#

Reports beziehen sich auf Kostenstellen-Daten:

• Aktueller Budget-Status fliesst in Kosten-Bewertung ein
• Auslastungs-Prozent bestimmt Ampel-Farbe
• Verrechenbare vs. interne Zeiten transparent machen

Meilensteine und Termine#

Reports basieren auf Meilenstein-Status:

• Ampel-Bewertung der Meilensteine übernehmen
• Verzögerungen konkret benennen
• Kritische Termine hervorheben

Aufgaben und Fortschritt#

Erledigte vs. offene Aufgaben zeigen Fortschritt:

• Velocity tracken (Aufgaben/Woche)
• Blocker identifizieren
• Burn-Down Chart für Sprint-Projekte

Zusammenfassung#

Mit Projekt-Reporting steuerst du transparent und nachvollziehbar:

✅ Strukturiert reporten: Nutze die 3 Dimensionen (Kosten, Termine, Qualität) ✅ Ampel-System: Visualisiere Status mit grün/orange/rot ✅ Trends dokumentieren: Zeige Entwicklung mit positiv/stabil/negativ ✅ Regelmässig berichten: Wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich ✅ Ehrlich bewerten: Probleme rechtzeitig ansprechen, nicht beschönigen ✅ Historie nutzen: Analysiere Trends über Zeit, lerne für zukünftige Projekte

Nächste Schritte:

• Kostenstellen für Budget-Überwachung
• Meilensteine für Termin-Controlling
• Projektphasen für Fortschritts-Tracking