Projektphasen#

Strukturiere deine Projekte zeitlich mit Phasen und behalte den Überblick über den Projektverlauf. Phasen helfen dir dabei, komplexe Projekte in überschaubare Zeitabschnitte zu gliedern und Meilensteine zu definieren.

Projektphase erstellen#

Neue Phase anlegen#

1. Öffne dein Projekt in der Detailansicht
2. Wechsle zum Tab “Phasen”
3. Klicke auf "+ Neue Phase"
4. Fülle das Formular aus:

Pflichtfelder:

• Titel: Aussagekräftiger Name der Phase (z.B. “Konzeptionsphase”, “Entwicklung”, “Testing”)
• Beginn: Start-Datum der Phase
• Ende: End-Datum der Phase

Optionale Felder:

• Beschreibung: Detaillierte Ziele und Aufgaben dieser Phase
• Notizen: Zusätzliche Informationen, Risiken oder Besonderheiten

1. Klicke auf “Speichern”

Phase bearbeiten#

• Klicke in der Phasen-Übersicht auf das Bearbeiten-Symbol (Stift)
• Passe die Daten an und speichere die Änderungen
• Hinweis: Änderungen an Phasen werden automatisch im Gantt-Diagramm aktualisiert

Phase löschen#

• Klicke auf das Löschen-Symbol (Papierkorb) neben der Phase
• Bestätige den Löschvorgang
• Achtung: Mit der Phase verknüpfte Daten (z.B. Massnahmen) verlieren die Phasenzuordnung

Typische Projektphasen#

Standard-Phasenmodell (5 Phasen)#

1. Initialisierung (2-4 Wochen)

   • Projektstart und Kick-off
   • Team-Aufbau und Rollenverteilung
   • Stakeholder-Identifikation
   • Erste Risikoanalyse

2. Konzeption (3-6 Wochen)

   • Anforderungsanalyse
   • Design und Planung
   • Architekturentscheidungen
   • Budget- und Ressourcenplanung

3. Umsetzung (8-16 Wochen)

   • Implementation der Lösung
   • Regelmässige Reviews
   • Fortschrittskontrolle
   • Anpassungen und Optimierungen

4. Testing & Qualitätssicherung (2-4 Wochen)

   • Funktionstests
   • Integrationstests
   • User Acceptance Tests (UAT)
   • Bug-Fixing

5. Abschluss (1-2 Wochen)

   • Deployment/Go-Live
   • Abschlussdokumentation
   • Lessons Learned
   • Projektabnahme

Agile Phasen (Iterativ)#

Für agile Projekte kannst du auch wiederkehrende Phasen anlegen:

• Sprint 1 (2 Wochen): 01.01. - 14.01.
• Sprint 2 (2 Wochen): 15.01. - 28.01.
• Sprint 3 (2 Wochen): 29.01. - 11.02.

Phasen im Gantt-Diagramm#

Visualisierung#

Projektphasen werden im Gantt-Diagramm als farbige Balken dargestellt:

• Horizontale Zeitachse: Zeigt die Dauer jeder Phase
• Chronologische Anordnung: Phasen erscheinen in zeitlicher Reihenfolge
• Überlappungen: Parallel laufende Phasen werden übereinander dargestellt
• Fortschritt: Visuelle Anzeige des Phasenfortschritts (wenn aktiviert)

Navigation im Gantt#

• Zoom: Passe die Zeitansicht an (Tag, Woche, Monat)
• Scroll: Bewege dich durch längere Projektzeiträume
• Hover: Zeige Details zu einer Phase beim Überfahren mit der Maus

Integration mit anderen Modulen#

SWOT-Massnahmen zuordnen#

Im SWOT-Modul kannst du Massnahmen direkt einer Projektphase zuordnen:

1. Öffne eine SWOT-Massnahme
2. Wähle im Feld “Phase” die entsprechende Projektphase
3. Die Massnahme erscheint nun in der Phasenplanung

Vorteile:

• Klare Zeitplanung für Massnahmen
• Bessere Ressourcenplanung
• Übersicht über Massnahmen pro Phase

Aufgaben und Meilensteine#

• Aufgaben: Können implizit durch ihre Start-/Enddaten Phasen zugeordnet werden
• Meilensteine: Markiere Phasenübergänge als wichtige Meilensteine
• Abhängigkeiten: Plane Aufgaben basierend auf Phasenabschlüssen

Ressourcenplanung#

• Weise Teammitglieder gezielt für bestimmte Phasen ein
• Plane Kapazitäten phasenweise
• Vermeide Überlastungen durch phasenweises Ressourcen-Management

Best Practices#

Anzahl und Dauer#

✅ 3-5 Phasen pro Projekt (optimal für Übersichtlichkeit) ✅ Gleichmässige Verteilung der Phasendauern vermeiden (realistisch planen) ✅ Puffer einplanen: 10-20% Reserve für unvorhergesehene Ereignisse

Zeitplanung#

✅ Keine Überlappungen bei sequenziellen Phasen (außer bei parallelen Arbeitsströmen) ✅ Realistische Zeitplanung: Berücksichtige Urlaubszeiten, Feiertage, Ressourcenverfügbarkeit ✅ Meilensteine setzen: Markiere Phasenübergänge als wichtige Kontrollpunkte

Organisation#

✅ Klare Beschreibungen: Definiere Ziele und Deliverables pro Phase ✅ Verantwortlichkeiten: Benenne Phase Owner für jede Phase ✅ Review-Punkte: Plane Phasenabschluss-Reviews ein

Häufige Fehler vermeiden#

❌ Zu viele Phasen (mehr als 7) → unübersichtlich ❌ Zu kurze Phasen (unter 1 Woche) → Overhead ❌ Phasen ohne klare Ziele → Orientierungslosigkeit ❌ Unrealistische Deadlines → Druck und Qualitätsverlust

Praktische Beispiele#

Beispiel 1: Website-Relaunch (12 Wochen)#

Beispiel 2: Produktentwicklung (6 Monate)#

Tipps für effektive Phasenplanung#

1. Bottom-Up Planung#

Starte mit den Aufgaben und gruppiere sie dann in Phasen:

• Liste alle Aufgaben auf
• Gruppiere ähnliche/zusammenhängende Aufgaben
• Definiere Phasen basierend auf diesen Gruppen

2. Kritischer Pfad#

Identifiziere die kritischen Aufgaben:

• Welche Aufgaben blockieren andere?
• Wo sind die engsten Zeitfenster?
• Plane diese Phasen mit höchster Priorität

3. Regelmässige Reviews#

• Wöchentlich: Kurze Status-Updates
• Phasenende: Ausführliches Review mit Stakeholdern
• Lessons Learned: Dokumentiere Erkenntnisse für zukünftige Projekte

4. Flexibilität bewahren#

• Plane Puffer für unvorhergesehene Ereignisse ein
• Sei bereit, Phasen anzupassen wenn nötig
• Kommuniziere Änderungen frühzeitig an alle Beteiligten

Zusammenfassung#

Mit Projektphasen strukturierst du deine Projekte effektiv:

✅ Erstellen: Lege aussagekräftige Phasen mit klaren Zeiträumen an ✅ Visualisieren: Nutze das Gantt-Diagramm für die Übersicht ✅ Integrieren: Verknüpfe Massnahmen, Aufgaben und Ressourcen mit Phasen ✅ Planen: Verwende 3-5 Phasen mit realistischen Zeitfenstern ✅ Überwachen: Tracke den Fortschritt und passe bei Bedarf an

Nächste Schritte:

• Team-Verwaltung für Rollen und Verantwortlichkeiten
• Kostenstellen & Zeitbudget für Budget-Planung
• Meilensteine für wichtige Projekt-Etappen