Team-Verwaltung
Organisiere dein Projektteam mit klaren Rollen und Verantwortlichkeiten. ELIZA bietet flexible Optionen für die Team-Verwaltung – von informellen Zuordnungen bis zu formalisierten Mitwirkungen mit Pensum und Zeitrahmen.
Übersicht der Rollen
ELIZA unterscheidet zwischen verschiedenen Rollen-Ebenen:
| Rolle | Anzahl | Rechte | Verwendungszweck |
|---|---|---|---|
| Federführung | 1 Person | Volle Bearbeitungsrechte | Hauptverantwortlicher |
| Projekt-Admins | Mehrere | Volle Rechte inkl. Löschen | Projekt-Verwaltung |
| Projektteam (Contributors) | Mehrere | Lesezugriff, auch bei vertraulich | Informelle Zuordnung |
| Mitwirkungen | Mehrere | Konfigurierbar | Formalisierte Rollen mit Pensum |
Federführung
Was ist Federführung?
Die Federführung bezeichnet die Hauptverantwortung für ein Projekt. Diese Person ist der primäre Ansprechpartner und trägt die Gesamtverantwortung für den Projekterfolg.
Eigenschaften
- Ein Mitarbeitender: Nur eine Person kann Federführung haben
- Volle Bearbeitungsrechte: Kann alle Aspekte des Projekts bearbeiten
- Sichtbarkeit: Erscheint als Verantwortlicher in Übersichten und Reports
- Benachrichtigungen: Erhält automatisch wichtige Projekt-Updates
Federführung zuweisen
- Öffne das Projekt in der Bearbeitungsansicht
- Finde das Feld “Federführung”
- Wähle den gewünschten Mitarbeitenden aus der Dropdown-Liste
- Speichere das Projekt
Tipp: Die Federführung sollte immer gesetzt sein, da viele Workflows und Benachrichtigungen darauf basieren.
Federführung ändern
Bei Projektübergaben:
- Öffne das Projekt
- Ändere das Feld “Federführung” auf die neue Person
- Optional: Dokumentiere die Übergabe in den Projekt-Notizen oder in einer Aufgabe
- Speichere die Änderung
Best Practice: Informiere das Team über Änderungen der Federführung und plane eine formelle Übergabe.
Projekt-Admins
Was sind Projekt-Admins?
Projekt-Admins sind Benutzer mit vollen administrativen Rechten für ein Projekt. Sie können alle Aspekte verwalten und kritische Operationen durchführen.
Rechte und Berechtigungen
- Bearbeiten: Alle Projekt-Daten ändern
- Löschen: Projekt komplett löschen (Achtung!)
- Team-Verwaltung: Andere Admins und Team-Mitglieder hinzufügen/entfernen
- Einstellungen: Zugriffsrechte, Kategorien, Status ändern
- Verwaltung: Phasen, Mitwirkungen, Ressourcen verwalten
Projekt-Admins zuweisen
- Öffne das Projekt in der Bearbeitungsansicht
- Finde das Feld “Admins”
- Wähle einen oder mehrere Benutzer aus (Mehrfachauswahl mit Ctrl/Cmd)
- Speichere das Projekt
Wichtig: Projekt-Admins sind Benutzer (nicht nur Mitarbeitende), die in ELIZA eingeloggt sind.
Wann mehrere Admins einsetzen?
Mehrere Admins sind sinnvoll bei:
- Grossen Projekten: Verantwortung auf mehrere Schultern verteilen
- Vertretungsregelungen: Urlaubsvertretungen sicherstellen
- Bereichsübergreifend: Verschiedene Abteilungen einbinden
- Compliance: Vier-Augen-Prinzip gewährleisten
Projektteam (Contributors)
Beschreibung Contributors
Contributors (Projektteam) sind Mitarbeitende, die informell einem Projekt zugeordnet sind. Sie erhalten Lesezugriff und werden über wichtige Projekt-Updates informiert.
Eigenschaften
- Lesezugriff: Können alle Projekt-Informationen einsehen
- Auch bei vertraulich: Zugriff auch auf vertrauliche Projekte
- Mehrere Personen: Beliebig viele Contributors möglich
- Informell: Keine formalisierte Rolle oder Pensum erforderlich
Contributors zuweisen
- Öffne das Projekt in der Bearbeitungsansicht
- Finde das Feld “Projektteam” oder “Contributors”
- Wähle alle gewünschten Mitarbeitenden aus
- Speichere das Projekt
Verwendungszwecke
Typische Einsatzszenarien:
- Stakeholder: Personen, die informiert bleiben sollen
- Indirekt Beteiligte: Abteilungsleiter, Controlling, Qualitätsmanagement
- Erweiterte Projektumgebung: Zulieferer, interne Dienstleister
- Transparenz: Alle relevanten Personen haben Einblick
Mitwirkungen (Project Assignments)
Was sind Mitwirkungen?
Mitwirkungen sind formalisierte Team-Zuordnungen mit konkreten Rollen, Pensum und Zeitrahmen. Sie ermöglichen präzise Ressourcenplanung und Kapazitätsmanagement.
Mitwirkung erstellen
- Öffne dein Projekt in der Detailansicht
- Wechsle zum Tab “Mitwirkungen” oder “Assignments”
- Klicke auf "+ Neue Mitwirkung"
- Fülle das Formular aus:
Pflichtfelder:
- Mitarbeitender: Wer wirkt mit?
- Funktion: Rolle im Projekt (z.B. “Projektleiter”, “Entwickler”, “Designer”)
Optionale Felder:
- Pensum: Arbeitseinsatz in % (z.B. 50% = halbe Stelle)
- Beginn: Start-Datum der Mitwirkung
- Ende: End-Datum der Mitwirkung
- Beschreibung: Detaillierte Aufgaben und Verantwortlichkeiten
- Speichere die Mitwirkung
Funktionen definieren
Typische Projekt-Funktionen:
| Funktion | Pensum | Typische Aufgaben |
|---|---|---|
| Projektleiter | 30-50% | Planung, Koordination, Reporting |
| Entwickler | 50-100% | Implementation, Coding, Testing |
| Designer | 20-40% | UI/UX Design, Grafik, Prototyping |
| Tester | 20-30% | QA, Testing, Bug-Tracking |
| Fachexperte | 10-20% | Beratung, Review, Abnahme |
| Dokumentation | 10-20% | Technische Dokumentation, Handbücher |
Pensum richtig planen
Beispiel: 3-Monats-Projekt
Projektleiter (Anna): 40% über 3 Monate
→ 0.4 × 3 = 1.2 Personenmonate
Entwickler (Max): 100% über 2 Monate
→ 1.0 × 2 = 2.0 Personenmonate
Designer (Lisa): 30% über 1 Monat
→ 0.3 × 1 = 0.3 Personenmonate
Gesamt: 3.5 Personenmonate
Mitwirkung bearbeiten oder löschen
Bearbeiten:
- Klicke auf das Bearbeiten-Symbol (Stift) neben der Mitwirkung
- Passe die Daten an (z.B. Pensum erhöhen, Zeitrahmen verlängern)
- Speichere die Änderungen
Löschen:
- Klicke auf das Löschen-Symbol (Papierkorb)
- Bestätige den Löschvorgang
Hinweis: Das Löschen einer Mitwirkung entfernt die Person nicht aus dem Projektteam, nur die formalisierte Zuordnung.
Integration mit Ressourcenplanung
Mitwirkungen werden automatisch in die Ressourcenplanung übernommen:
- Kapazitätsauslastung: Zeigt Auslastung pro Mitarbeitenden
- Überlastungs-Warnung: Erkennt Überbuchungen (>100%)
- Zeitliche Verteilung: Visualisiert Einsatzplanung im Gantt
Organisationseinheiten (Orgunits)
Was sind Organisationseinheiten?
Organisationseinheiten (Orgunits) sind Abteilungen, Bereiche oder Teams in deinem Unternehmen. Projekte können Orgunits zugeordnet werden für bessere Organisation und Reporting.
Federführende Orgunit
Zuständige Abteilung für das Projekt:
- Ein Orgunit: Nur eine federführende Abteilung
- Hauptverantwortung: Diese Abteilung trägt die Hauptverantwortung
- Budget-Zuordnung: Oft relevant für Kostenstellen-Zuordnung
Zuweisen:
- Öffne das Projekt in der Bearbeitungsansicht
- Finde das Feld “Federführende Orgunit”
- Wähle die zuständige Abteilung aus
- Speichere das Projekt
Beteiligte Orgunits
Mehrere Abteilungen am Projekt beteiligt:
- Mehrere Orgunits: Beliebig viele Abteilungen
- Zusammenarbeit: Kennzeichnet abteilungsübergreifende Projekte
- Sichtbarkeit: Projekt erscheint in allen beteiligten Abteilungen
Zuweisen:
- Öffne das Projekt in der Bearbeitungsansicht
- Finde das Feld “Beteiligte Orgunits”
- Wähle alle beteiligten Abteilungen aus (Mehrfachauswahl)
- Speichere das Projekt
Vorteile der Orgunit-Zuordnung
- Reporting: Projekt-Auswertungen pro Abteilung
- Übersicht: Abteilungsleiter sehen “ihre” Projekte
- Planung: Kapazitätsplanung pro Abteilung
- Filterung: Einfaches Filtern nach Abteilung in Übersichten
Unterschied: Mitarbeitende vs. Benutzer
WICHTIG: In ELIZA gibt es einen Unterschied zwischen Mitarbeitenden und Benutzern:
| Mitarbeitende | Benutzer | |
|---|---|---|
| Definition | Personen in der Organisation | Personen mit ELIZA-Login |
| Verwendung | Federführung, Mitwirkungen | Admins, Berechtigungen |
| Login erforderlich | Nein | Ja |
| Beispiel | Alle Angestellten | Nur aktive ELIZA-Nutzer |
Praxis-Tipp: Nicht alle Mitarbeitenden haben einen ELIZA-Benutzer. Für formale Zuordnungen (z.B. Federführung) reicht der Mitarbeitenden-Eintrag.
Praktische Beispiele
Beispiel 1: Kleines Projekt (5 Personen)
Website-Relaunch für Marketing-Abteilung
- Federführung: Anna Weber (Marketing)
- Projekt-Admins: Anna Weber, IT-Leiter
- Projektteam (Contributors):
- Max Müller (Entwickler)
- Lisa Schmidt (Design)
- Thomas Klein (Content)
- Sarah Meier (Marketing-Manager)
Mitwirkungen:
| Person | Funktion | Pensum | Zeitraum |
|---|---|---|---|
| Anna Weber | Projektleiterin | 30% | 3 Monate |
| Max Müller | Entwickler | 80% | 2 Monate |
| Lisa Schmidt | UI/UX Design | 40% | 1 Monat |
| Thomas Klein | Content-Manager | 20% | 2 Monate |
Organisationseinheiten:
- Federführende Orgunit: Marketing
- Beteiligte Orgunits: Marketing, IT
Beispiel 2: Grosses Projekt (15 Personen)
ERP-System Einführung (12 Monate)
- Federführung: Dr. Michael Schneider (IT-Leitung)
- Projekt-Admins:
- Dr. Michael Schneider (IT)
- Andrea Fischer (Finanzen)
- Peter Kaufmann (Operations)
Projektteam (25 Contributors):
- Alle Abteilungsleiter
- Key-User aus allen Bereichen
- Geschäftsführung
- Externe Berater
Mitwirkungen (Auswahl):
| Person | Funktion | Pensum | Zeitraum |
|---|---|---|---|
| Dr. Schneider | Projektleiter | 50% | 12 Monate |
| Andrea Fischer | Teilprojektleiterin Finanzen | 30% | 12 Monate |
| Peter Kaufmann | Teilprojektleiter Operations | 30% | 12 Monate |
| 5 Key-User | Fachexperten | 20% je | 6-12 Monate |
| 2 Entwickler | System-Integration | 100% je | 8 Monate |
| 1 Trainer | Schulungen | 50% | 3 Monate |
Organisationseinheiten:
- Federführende Orgunit: IT
- Beteiligte Orgunits: IT, Finanzen, Operations, HR, Sales, Produktion
Best Practices
Team-Struktur
✅ Federführung immer setzen: Klare Verantwortung ist essentiell ✅ Mindestens ein Admin: Sicherstelle Verwaltungszugriff ✅ Contributors für Transparenz: Alle Stakeholder einbinden ✅ Mitwirkungen für Ressourcenplanung: Formalisiere Rollen mit Pensum
Ressourcenplanung
✅ Realistische Pensen: Berücksichtige andere Aufgaben und Urlaub ✅ Zeitrahmen definieren: Start- und End-Datum für Planbarkeit ✅ Überlastung vermeiden: Prüfe Gesamtauslastung (max. 80-90%) ✅ Flexibilität einplanen: Reserve für unvorhergesehenes (10-20%)
Kommunikation
✅ Team informieren: Kommuniziere Rollen und Verantwortlichkeiten ✅ Kick-off Meeting: Stelle Team vor und kläre Erwartungen ✅ Regelmässige Updates: Halte Team über Änderungen auf dem Laufenden ✅ Dokumentation: Nutze Projekt-Beschreibung für Rollen-Übersicht
Häufige Fehler vermeiden
❌ Keine Federführung: Unklare Verantwortung führt zu Chaos ❌ Zu viele Admins: Verwässert Verantwortung ❌ Keine Contributors: Team ist nicht informiert ❌ Unrealistische Pensen: 100%+ führt zu Überlastung und Verzögerungen ❌ Fehlende Zeitrahmen: Keine klare Einsatzplanung
Tipps für effektive Team-Verwaltung
1. RACI-Matrix nutzen
Definiere klare Verantwortlichkeiten mit RACI:
- Responsible: Wer führt aus? (Mitwirkung)
- Accountable: Wer ist verantwortlich? (Federführung)
- Consulted: Wer wird konsultiert? (Contributors)
- Informed: Wer wird informiert? (Contributors)
2. Skill-Matrix erstellen
Dokumentiere Fähigkeiten deines Teams:
- Welche Skills sind vorhanden?
- Wo gibt es Lücken?
- Wer kann wen vertreten?
3. Vertretungsregelungen
Plane Vertretungen für kritische Rollen:
- Urlaub und Abwesenheiten
- Krankheitsvertretung
- Wissenssicherung
4. Onboarding neuer Team-Mitglieder
Checkliste für neue Mitwirkende:
- Als Contributor hinzufügen
- Mitwirkung mit Rolle und Pensum erstellen
- Zugang zu relevanten Dokumenten geben
- Kurzes Onboarding-Meeting
- Aufgaben zuweisen und Erwartungen klären
Zusammenfassung
Mit der Team-Verwaltung organisierst du dein Projektteam effektiv:
✅ Federführung: Definiere klare Hauptverantwortung ✅ Projekt-Admins: Verteile administrative Rechte gezielt ✅ Projektteam (Contributors): Binde alle Stakeholder ein ✅ Mitwirkungen: Formalisiere Rollen mit Pensum und Zeitrahmen ✅ Organisationseinheiten: Ordne Projekte Abteilungen zu ✅ Ressourcenplanung: Nutze Mitwirkungen für Kapazitätsmanagement
Nächste Schritte:
- Kostenstellen & Zeitbudget für Budget- und Zeitplanung
- Meilensteine für wichtige Projekt-Etappen
- Berechtigungskonzept für erweiterte Zugriffskontrolle