Team-Verwaltung#

Organisiere dein Projektteam mit klaren Rollen und Verantwortlichkeiten. ELIZA bietet flexible Optionen für die Team-Verwaltung – von informellen Zuordnungen bis zu formalisierten Mitwirkungen mit Pensum und Zeitrahmen.

Übersicht der Rollen#

ELIZA unterscheidet zwischen verschiedenen Rollen-Ebenen:

Federführung#

Was ist Federführung?#

Die Federführung bezeichnet die Hauptverantwortung für ein Projekt. Diese Person ist der primäre Ansprechpartner und trägt die Gesamtverantwortung für den Projekterfolg.

Eigenschaften#

• Ein Mitarbeitender: Nur eine Person kann Federführung haben
• Volle Bearbeitungsrechte: Kann alle Aspekte des Projekts bearbeiten
• Sichtbarkeit: Erscheint als Verantwortlicher in Übersichten und Reports
• Benachrichtigungen: Erhält automatisch wichtige Projekt-Updates

Federführung zuweisen#

1. Öffne das Projekt in der Bearbeitungsansicht
2. Finde das Feld “Federführung”
3. Wähle den gewünschten Mitarbeitenden aus der Dropdown-Liste
4. Speichere das Projekt

Tipp: Die Federführung sollte immer gesetzt sein, da viele Workflows und Benachrichtigungen darauf basieren.

Federführung ändern#

Bei Projektübergaben:

1. Öffne das Projekt
2. Ändere das Feld “Federführung” auf die neue Person
3. Optional: Dokumentiere die Übergabe in den Projekt-Notizen oder in einer Aufgabe
4. Speichere die Änderung

Best Practice: Informiere das Team über Änderungen der Federführung und plane eine formelle Übergabe.

Projekt-Admins#

Was sind Projekt-Admins?#

Projekt-Admins sind Benutzer mit vollen administrativen Rechten für ein Projekt. Sie können alle Aspekte verwalten und kritische Operationen durchführen.

Rechte und Berechtigungen#

• Bearbeiten: Alle Projekt-Daten ändern
• Löschen: Projekt komplett löschen (Achtung!)
• Team-Verwaltung: Andere Admins und Team-Mitglieder hinzufügen/entfernen
• Einstellungen: Zugriffsrechte, Kategorien, Status ändern
• Verwaltung: Phasen, Mitwirkungen, Ressourcen verwalten

Projekt-Admins zuweisen#

1. Öffne das Projekt in der Bearbeitungsansicht
2. Finde das Feld “Admins”
3. Wähle einen oder mehrere Benutzer aus (Mehrfachauswahl mit Ctrl/Cmd)
4. Speichere das Projekt

Wichtig: Projekt-Admins sind Benutzer (nicht nur Mitarbeitende), die in ELIZA eingeloggt sind.

Wann mehrere Admins einsetzen?#

Mehrere Admins sind sinnvoll bei:

• Grossen Projekten: Verantwortung auf mehrere Schultern verteilen
• Vertretungsregelungen: Urlaubsvertretungen sicherstellen
• Bereichsübergreifend: Verschiedene Abteilungen einbinden
• Compliance: Vier-Augen-Prinzip gewährleisten

Projektteam (Contributors)#

Beschreibung Contributors#

Contributors (Projektteam) sind Mitarbeitende, die informell einem Projekt zugeordnet sind. Sie erhalten Lesezugriff und werden über wichtige Projekt-Updates informiert.

Eigenschaften#

• Lesezugriff: Können alle Projekt-Informationen einsehen
• Auch bei vertraulich: Zugriff auch auf vertrauliche Projekte
• Mehrere Personen: Beliebig viele Contributors möglich
• Informell: Keine formalisierte Rolle oder Pensum erforderlich

Contributors zuweisen#

1. Öffne das Projekt in der Bearbeitungsansicht
2. Finde das Feld “Projektteam” oder “Contributors”
3. Wähle alle gewünschten Mitarbeitenden aus
4. Speichere das Projekt

Verwendungszwecke#

Typische Einsatzszenarien:

• Stakeholder: Personen, die informiert bleiben sollen
• Indirekt Beteiligte: Abteilungsleiter, Controlling, Qualitätsmanagement
• Erweiterte Projektumgebung: Zulieferer, interne Dienstleister
• Transparenz: Alle relevanten Personen haben Einblick

Mitwirkungen (Project Assignments)#

Was sind Mitwirkungen?#

Mitwirkungen sind formalisierte Team-Zuordnungen mit konkreten Rollen, Pensum und Zeitrahmen. Sie ermöglichen präzise Ressourcenplanung und Kapazitätsmanagement.

Mitwirkung erstellen#

1. Öffne dein Projekt in der Detailansicht
2. Wechsle zum Tab “Mitwirkungen” oder “Assignments”
3. Klicke auf "+ Neue Mitwirkung"
4. Fülle das Formular aus:

Pflichtfelder:

• Mitarbeitender: Wer wirkt mit?
• Funktion: Rolle im Projekt (z.B. “Projektleiter”, “Entwickler”, “Designer”)

Optionale Felder:

• Pensum: Arbeitseinsatz in % (z.B. 50% = halbe Stelle)
• Beginn: Start-Datum der Mitwirkung
• Ende: End-Datum der Mitwirkung
• Beschreibung: Detaillierte Aufgaben und Verantwortlichkeiten

1. Speichere die Mitwirkung

Funktionen definieren#

Typische Projekt-Funktionen:

Pensum richtig planen#

Beispiel: 3-Monats-Projekt#

Projektleiter (Anna): 40% über 3 Monate
→ 0.4 × 3 = 1.2 Personenmonate

Entwickler (Max): 100% über 2 Monate
→ 1.0 × 2 = 2.0 Personenmonate

Designer (Lisa): 30% über 1 Monat
→ 0.3 × 1 = 0.3 Personenmonate

Gesamt: 3.5 Personenmonate

Mitwirkung bearbeiten oder löschen#

Bearbeiten:

• Klicke auf das Bearbeiten-Symbol (Stift) neben der Mitwirkung
• Passe die Daten an (z.B. Pensum erhöhen, Zeitrahmen verlängern)
• Speichere die Änderungen

Löschen:

• Klicke auf das Löschen-Symbol (Papierkorb)
• Bestätige den Löschvorgang

Hinweis: Das Löschen einer Mitwirkung entfernt die Person nicht aus dem Projektteam, nur die formalisierte Zuordnung.

Integration mit Ressourcenplanung#

Mitwirkungen werden automatisch in die Ressourcenplanung übernommen:

• Kapazitätsauslastung: Zeigt Auslastung pro Mitarbeitenden
• Überlastungs-Warnung: Erkennt Überbuchungen (>100%)
• Zeitliche Verteilung: Visualisiert Einsatzplanung im Gantt

Organisationseinheiten (Orgunits)#

Was sind Organisationseinheiten?#

Organisationseinheiten (Orgunits) sind Abteilungen, Bereiche oder Teams in deinem Unternehmen. Projekte können Orgunits zugeordnet werden für bessere Organisation und Reporting.

Federführende Orgunit#

Zuständige Abteilung für das Projekt:

• Ein Orgunit: Nur eine federführende Abteilung
• Hauptverantwortung: Diese Abteilung trägt die Hauptverantwortung
• Budget-Zuordnung: Oft relevant für Kostenstellen-Zuordnung

Zuweisen:

1. Öffne das Projekt in der Bearbeitungsansicht
2. Finde das Feld “Federführende Orgunit”
3. Wähle die zuständige Abteilung aus
4. Speichere das Projekt

Beteiligte Orgunits#

Mehrere Abteilungen am Projekt beteiligt:

• Mehrere Orgunits: Beliebig viele Abteilungen
• Zusammenarbeit: Kennzeichnet abteilungsübergreifende Projekte
• Sichtbarkeit: Projekt erscheint in allen beteiligten Abteilungen

Zuweisen:

1. Öffne das Projekt in der Bearbeitungsansicht
2. Finde das Feld “Beteiligte Orgunits”
3. Wähle alle beteiligten Abteilungen aus (Mehrfachauswahl)
4. Speichere das Projekt

Vorteile der Orgunit-Zuordnung#

• Reporting: Projekt-Auswertungen pro Abteilung
• Übersicht: Abteilungsleiter sehen “ihre” Projekte
• Planung: Kapazitätsplanung pro Abteilung
• Filterung: Einfaches Filtern nach Abteilung in Übersichten

Unterschied: Mitarbeitende vs. Benutzer#

WICHTIG: In ELIZA gibt es einen Unterschied zwischen Mitarbeitenden und Benutzern:

Praxis-Tipp: Nicht alle Mitarbeitenden haben einen ELIZA-Benutzer. Für formale Zuordnungen (z.B. Federführung) reicht der Mitarbeitenden-Eintrag.

Praktische Beispiele#

Beispiel 1: Kleines Projekt (5 Personen)#

Website-Relaunch für Marketing-Abteilung

• Federführung: Anna Weber (Marketing)
• Projekt-Admins: Anna Weber, IT-Leiter
• Projektteam (Contributors):
  • Max Müller (Entwickler)
  • Lisa Schmidt (Design)
  • Thomas Klein (Content)
  • Sarah Meier (Marketing-Manager)

Mitwirkungen:

Organisationseinheiten:

• Federführende Orgunit: Marketing
• Beteiligte Orgunits: Marketing, IT

Beispiel 2: Grosses Projekt (15 Personen)#

ERP-System Einführung (12 Monate)#

• Federführung: Dr. Michael Schneider (IT-Leitung)
• Projekt-Admins:
  • Dr. Michael Schneider (IT)
  • Andrea Fischer (Finanzen)
  • Peter Kaufmann (Operations)

Projektteam (25 Contributors):

• Alle Abteilungsleiter
• Key-User aus allen Bereichen
• Geschäftsführung
• Externe Berater

Mitwirkungen (Auswahl):

Organisationseinheiten:

• Federführende Orgunit: IT
• Beteiligte Orgunits: IT, Finanzen, Operations, HR, Sales, Produktion

Best Practices#

Team-Struktur#

✅ Federführung immer setzen: Klare Verantwortung ist essentiell ✅ Mindestens ein Admin: Sicherstelle Verwaltungszugriff ✅ Contributors für Transparenz: Alle Stakeholder einbinden ✅ Mitwirkungen für Ressourcenplanung: Formalisiere Rollen mit Pensum

Ressourcenplanung#

✅ Realistische Pensen: Berücksichtige andere Aufgaben und Urlaub ✅ Zeitrahmen definieren: Start- und End-Datum für Planbarkeit ✅ Überlastung vermeiden: Prüfe Gesamtauslastung (max. 80-90%) ✅ Flexibilität einplanen: Reserve für unvorhergesehenes (10-20%)

Kommunikation#

✅ Team informieren: Kommuniziere Rollen und Verantwortlichkeiten ✅ Kick-off Meeting: Stelle Team vor und kläre Erwartungen ✅ Regelmässige Updates: Halte Team über Änderungen auf dem Laufenden ✅ Dokumentation: Nutze Projekt-Beschreibung für Rollen-Übersicht

Häufige Fehler vermeiden#

❌ Keine Federführung: Unklare Verantwortung führt zu Chaos ❌ Zu viele Admins: Verwässert Verantwortung ❌ Keine Contributors: Team ist nicht informiert ❌ Unrealistische Pensen: 100%+ führt zu Überlastung und Verzögerungen ❌ Fehlende Zeitrahmen: Keine klare Einsatzplanung

Tipps für effektive Team-Verwaltung#

1. RACI-Matrix nutzen#

Definiere klare Verantwortlichkeiten mit RACI:

• Responsible: Wer führt aus? (Mitwirkung)
• Accountable: Wer ist verantwortlich? (Federführung)
• Consulted: Wer wird konsultiert? (Contributors)
• Informed: Wer wird informiert? (Contributors)

2. Skill-Matrix erstellen#

Dokumentiere Fähigkeiten deines Teams:

• Welche Skills sind vorhanden?
• Wo gibt es Lücken?
• Wer kann wen vertreten?

3. Vertretungsregelungen#

Plane Vertretungen für kritische Rollen:

• Urlaub und Abwesenheiten
• Krankheitsvertretung
• Wissenssicherung

4. Onboarding neuer Team-Mitglieder#

Checkliste für neue Mitwirkende:

1. Als Contributor hinzufügen
2. Mitwirkung mit Rolle und Pensum erstellen
3. Zugang zu relevanten Dokumenten geben
4. Kurzes Onboarding-Meeting
5. Aufgaben zuweisen und Erwartungen klären

Zusammenfassung#

Mit der Team-Verwaltung organisierst du dein Projektteam effektiv:

✅ Federführung: Definiere klare Hauptverantwortung ✅ Projekt-Admins: Verteile administrative Rechte gezielt ✅ Projektteam (Contributors): Binde alle Stakeholder ein ✅ Mitwirkungen: Formalisiere Rollen mit Pensum und Zeitrahmen ✅ Organisationseinheiten: Ordne Projekte Abteilungen zu ✅ Ressourcenplanung: Nutze Mitwirkungen für Kapazitätsmanagement

Nächste Schritte:

• Kostenstellen & Zeitbudget für Budget- und Zeitplanung
• Meilensteine für wichtige Projekt-Etappen
• Berechtigungskonzept für erweiterte Zugriffskontrolle