Best Practices und FAQ#

Dieses Kapitel fasst bewährte Methoden für effektives Prozessmanagement zusammen und beantwortet häufige Fragen.

Prozessstruktur#

Empfohlene Hierarchie#

Eine übersichtliche Prozessstruktur nach ISO 9001:

Führungsprozesse (Management)
├── Strategische Planung
├── Managementbewertung
├── Kontinuierliche Verbesserung
└── Risikomanagement

Kernprozesse (Wertschöpfung)
├── Vertrieb / Kundenakquise
├── Auftragsabwicklung
├── Produktion / Dienstleistung
└── Lieferung / Nachbetreuung

Unterstützungsprozesse (Support)
├── Personal / HR
├── IT / Infrastruktur
├── Einkauf / Beschaffung
└── Finanzen / Controlling

Namenskonventionen#

✅ Best Practice: Dokumentiere die Namenskonventionen und mache sie für alle verbindlich.

Prozessdokumentation#

Was sollte dokumentiert werden?#

Detailtiefe#

Zu wenig Detail:

❌ "Kundenanfrage bearbeiten"

Zu viel Detail:

❌ "1. E-Mail öffnen 2. Anhang speichern 3. Ordner erstellen 4. ..."

Richtige Balance:

✅ "Kundenanfrage im CRM erfassen, Machbarkeit prüfen,
   Angebot erstellen, Kundenfreigabe einholen"

Workflow-Management#

Regelmässige Überprüfung#

Workflow-Checkliste#

Vor der Freigabe prüfen:

• Alle Pflichtfelder ausgefüllt?
• Prozessschritte vollständig?
• RACI-Matrix definiert?
• Dokumente verknüpft und aktuell?
• Prüfer und Freigeber zugewiesen?

Verantwortlichkeiten#

RACI Best Practices#

Funktionen vs. Personen#

Empfehlung: Nutze Funktionen statt Einzelpersonen

Vorteile:

• Flexibilität bei Personalwechsel
• Stellvertretung automatisch
• Klare Rollenverteilung

ISO 9001 Konformität#

Anforderungen erfüllen#

Dokumentenlenkung#

Für gelenkte Dokumente nach ISO 9001:

1. Erstellen: Prozess/Dokument im Entwurf
2. Prüfen: Workflow-Status “Zur Prüfung”
3. Freigeben: Workflow-Status “Freigegeben”
4. Verteilen: Automatisch über ELIZA
5. Überprüfen: Periodische Überprüfung
6. Aktualisieren: Arbeitskopie-Konzept

Prozesslandkarte#

Gestaltungstipps#

Beispiel Farbschema#

Häufige Fehler vermeiden#

❌ Fehler 1: Zu komplexe Hierarchien#

Problem: Mehr als 4 Hierarchie-Ebenen

Lösung: Flache Struktur, separate Prozesse statt Verschachtelung

❌ Fehler 2: Fehlende Aktualität#

Problem: Prozesse entsprechen nicht mehr der Realität

Lösung: Regelmässige Überprüfung, Periodizität nutzen

❌ Fehler 3: Keine Verantwortlichkeiten#

Problem: Niemand fühlt sich zuständig

Lösung: Prozessverantwortung immer zuweisen, RACI nutzen

❌ Fehler 4: Isolierte Prozesse#

Problem: Keine Verknüpfung mit Dokumenten, KPIs

Lösung: Integrationen aktiv nutzen

❌ Fehler 5: Papierlose Freigabe#

Problem: Prozesse werden nie freigegeben

Lösung: Workflow konsequent durchlaufen

FAQ#

Allgemeine Fragen#

Wie viele Prozesse sollte eine Organisation haben?

Das hängt von der Grösse und Komplexität ab. Faustregel:

• Kleine Unternehmen: 15-30 Prozesse
• Mittlere Unternehmen: 30-60 Prozesse
• Grosse Unternehmen: 60+ Prozesse

Wer sollte Prozesse erstellen?

Prozesse sollten von denjenigen erstellt werden, die sie kennen:

• Fachexperten dokumentieren die Abläufe
• Prozessverantwortliche koordinieren
• QM-Beauftragte unterstützen methodisch

Wie detailliert sollten Prozesse sein?

Detailliert genug, dass ein Neuer den Prozess verstehen kann, aber nicht so detailliert, dass jede Kleinigkeit dokumentiert ist.

Technische Fragen#

Kann ich Prozesse exportieren?

Ja, über Prozesse → Export:

• Excel-Export für Übersichten
• PDF-Export für einzelne Prozesse

Wie funktioniert die Suche?

Die Suche durchsucht:

• Prozessnummer
• Titel
• Beschreibung
• Prozessschritte

Kann ich gelöschte Prozesse wiederherstellen?

Gelöschte Prozesse sind endgültig entfernt. Nutze stattdessen Archivieren für temporäre Deaktivierung.

Workflow-Fragen#

Was passiert, wenn kein Prüfer zugewiesen ist?

Dann können Benutzer mit der Berechtigung change_prozesse prüfen.

Kann ich den Workflow überspringen?

Mit Admin-Rechten können Prozesse direkt freigegeben werden, aber dies wird nicht empfohlen.

Wie handhabe ich dringende Änderungen?

1. Erstelle Arbeitskopie
2. Führe Änderungen durch
3. Beschleunige Prüfung/Freigabe (Kommunikation!)
4. Dokumentiere den Grund

Checklisten#

Vor dem Go-Live#

• Prozessstruktur definiert
• Namenskonventionen festgelegt
• Berechtigungen konfiguriert
• Prüfer/Freigeber-Funktionen definiert
• Mitarbeitende geschult

Regelmässige Wartung#

• Abgelaufene Prozesse bearbeiten
• Workflow-Übersicht prüfen
• Verknüpfte Dokumente auf Aktualität prüfen
• Archivierte Prozesse aufräumen

Audit-Vorbereitung#

• Alle relevanten Prozesse freigegeben
• Prozesslandkarte aktuell
• Dokumentenverknüpfungen vollständig
• RACI-Matrizen definiert
• KPIs aktuell

Weiterführende Ressourcen#

Interne Dokumente#

• QM-Handbuch (falls vorhanden)
• Organisationshandbuch
• ISO 9001 Zertifizierungsunterlagen

Schulungen#

Nutze das Tutorials-Modul für:

• Einführung ins Prozessmanagement
• Workflow-Schulung
• RACI-Methodik

Zusammenfassung#

Die 10 wichtigsten Regeln#

1. Struktur vor Inhalt - Hierarchie zuerst planen
2. Weniger ist mehr - Fokus auf Kernprozesse
3. Verantwortung zuweisen - Jeder Prozess braucht einen Eigentümer
4. RACI nutzen - Klare Verantwortlichkeiten
5. Workflow einhalten - Prüfung und Freigabe nicht überspringen
6. Dokumente verknüpfen - Integration mit DMS nutzen
7. Regelmässig überprüfen - Periodizität einsetzen
8. Arbeitskopien verwenden - Freigegebene nicht direkt ändern
9. Einfach halten - Verständlichkeit vor Vollständigkeit
10. Kontinuierlich verbessern - Feedback einarbeiten

✅ Du kennst die Best Practices für Prozessmanagement ✅ Du verstehst die ISO 9001 Anforderungen ✅ Du weisst, welche Fehler du vermeiden solltest ✅ Du hast Antworten auf häufige Fragen ✅ Du hast Checklisten für verschiedene Szenarien