Hilfsmittel
Hilfsmittel sind Ressourcen und Werkzeuge, die für die Durchführung von Prozessen benötigt werden. Dieses Kapitel zeigt dir, wie du Hilfsmittel erstellst und mit Prozessen verknüpfst.
Was sind Hilfsmittel?
Hilfsmittel beschreiben alles, was für einen Prozess oder Prozessschritt benötigt wird:
- Software und Tools: ERP-System, CRM, Produktionssoftware
- Geräte und Maschinen: Drucker, Scanner, Messgeräte
- Physische Ressourcen: Formulare, Arbeitsplätze, Räume
- Systeme: IT-Infrastruktur, Netzwerk, Datenbanken
Unterschied zu Dokumenten
| Hilfsmittel | Dokumente |
|---|---|
| Werkzeuge und Ressourcen | Informationen und Anleitungen |
| Werden verwendet | Werden gelesen |
| Beispiel: SAP-System | Beispiel: Arbeitsanweisung für SAP |
Hilfsmittelarten verwalten
Hilfsmittelarten verstehen
Hilfsmittel werden in Kategorien (Hilfsmittelarten) organisiert:
Typische Hilfsmittelarten:
- Software
- Hardware
- Maschinen
- Formulare
- IT-Systeme
- Arbeitsplätze
Hilfsmittelart erstellen
Prozesse → Hilfsmittelarten → + Neu
- Navigiere zu Prozesse → Hilfsmittelarten
- Klicke auf "+ Neu"
- Fülle das Formular aus:
| Feld | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| Titel | Ja | Name der Kategorie |
| Beschreibung | Nein | Erläuterung zur Kategorie |
- Klicke auf “Speichern”
💡 Tipp: Definiere Hilfsmittelarten vor dem Erstellen einzelner Hilfsmittel.
Hilfsmittel erstellen
Schritt-für-Schritt Anleitung
Prozesse → Hilfsmittel → + Neu
- Navigiere zu Prozesse → Hilfsmittel
- Klicke auf "+ Neu"
- Fülle das Formular aus:
| Feld | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| Nummer | Nein | Eindeutige Identifikationsnummer |
| Titel | Ja | Name des Hilfsmittels |
| Beschreibung | Nein | Detaillierte Beschreibung |
| Art | Nein | Kategorie (Hilfsmittelart) |
- Klicke auf “Speichern”
Erweiterte Felder
Nach dem Erstellen kannst du weitere Details hinzufügen:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Standort | Wo befindet sich das Hilfsmittel? |
| Verantwortliche | Wer ist für das Hilfsmittel zuständig? |
| Verknüpfte Dokumente | Handbücher, Anleitungen |
| URL | Link zu externen Ressourcen |
Hilfsmittel mit Prozessen verknüpfen
Auf Prozess-Ebene
Ein Hilfsmittel kann direkt mit einem Prozess verknüpft werden:
- Öffne den Prozess zum Bearbeiten
- Wechsle zum Tab “Hilfsmittel”
- Klicke auf “Hilfsmittel hinzufügen”
- Wähle die gewünschten Hilfsmittel
- Speichere
Auf Prozessschritt-Ebene
Für detailliertere Zuordnung, verknüpfe Hilfsmittel mit einzelnen Prozessschritten:
- Öffne einen Prozessschritt zum Bearbeiten
- Im Feld “Hilfsmittel” wähle die benötigten Ressourcen
- Speichere
💡 Tipp: Verknüpfe Hilfsmittel möglichst auf Prozessschritt-Ebene für bessere Nachvollziehbarkeit.
Hilfsmittel suchen und filtern
Übersicht
Prozesse → Hilfsmittel
Die Hilfsmittelliste zeigt:
- Nummer und Titel
- Art (Kategorie)
- Verknüpfte Prozesse
Filter
| Filter | Beschreibung |
|---|---|
| Art | Nach Hilfsmittelart filtern |
| Suche | Nach Nummer oder Titel suchen |
Hilfsmittel bearbeiten
Änderungen vornehmen
- Öffne das Hilfsmittel
- Klicke auf “Bearbeiten”
- Ändere die gewünschten Felder
- Klicke auf “Speichern”
Was passiert bei Änderungen?
- Änderungen sind sofort sichtbar
- Alle verknüpften Prozesse sehen die Änderungen
- Keine separate Freigabe erforderlich
Hilfsmittel löschen
Voraussetzungen
- Du benötigst die Berechtigung
delete_hilfsmittel - Das Hilfsmittel sollte nicht mehr mit aktiven Prozessen verknüpft sein
Vorgehen
- Öffne das Hilfsmittel
- Klicke auf “Löschen”
- Bestätige die Löschung
⚠️ Wichtig: Verknüpfungen zu Prozessen werden beim Löschen entfernt.
Best Practices
✅ Empfehlungen
- Konsistente Namensgebung: Verwende einheitliche Bezeichnungen
- Kategorisieren: Nutze Hilfsmittelarten für Übersichtlichkeit
- Beschreibungen: Dokumentiere Zweck und Verwendung
- Aktualität: Halte die Hilfsmittelliste aktuell
❌ Häufige Fehler
- Doppelte Einträge: Führt zu Verwirrung
- Fehlende Kategorien: Erschwert das Finden
- Verwaiste Hilfsmittel: Nicht verknüpfte Einträge aufräumen
Beispiele für gute Hilfsmittel-Einträge
| Titel | Art | Beschreibung |
|---|---|---|
| SAP Business One | Software | ERP-System für Auftragsabwicklung und Buchhaltung |
| Laserdrucker Büro 1 | Hardware | Farb-Laserdrucker für Dokumente und Berichte |
| Waage W-500 | Messgerät | Präzisionswaage für Qualitätsprüfung (max. 500kg) |
FAQ
Braucht jeder Prozess Hilfsmittel?
Nein, Hilfsmittel sind optional. Aber für komplexe Prozesse ist die Dokumentation von Ressourcen hilfreich.
Was ist der Unterschied zwischen Hilfsmittel und Hilfsdokument?
Hilfsmittel = Werkzeuge und Ressourcen (z.B. Software) Hilfsdokumente = Anleitungen und Informationen aus dem DMS (z.B. Arbeitsanweisung)
Kann ich externe Links als Hilfsmittel hinterlegen?
Ja, nutze das URL-Feld um Links zu Webapplikationen oder externen Ressourcen zu speichern.
Nächste Schritte
- Kapitel 6: Integration: Verknüpfung mit anderen Modulen
- Kapitel 7: Best Practices: Tipps für effektives Prozessmanagement
Zusammenfassung
✅ Du verstehst, was Hilfsmittel sind ✅ Du kannst Hilfsmittelarten definieren ✅ Du kannst Hilfsmittel erstellen und verwalten ✅ Du weisst, wie du Hilfsmittel mit Prozessen verknüpfst ✅ Du kennst Best Practices für Hilfsmittel