Hilfsmittel#
Hilfsmittel sind Ressourcen und Werkzeuge, die für die Durchführung von Prozessen benötigt werden. Dieses Kapitel zeigt dir, wie du Hilfsmittel erstellst und mit Prozessen verknüpfst.
Was sind Hilfsmittel?#
Hilfsmittel beschreiben alles, was für einen Prozess oder Prozessschritt benötigt wird:
- Software und Tools: ERP-System, CRM, Produktionssoftware
- Geräte und Maschinen: Drucker, Scanner, Messgeräte
- Physische Ressourcen: Formulare, Arbeitsplätze, Räume
- Systeme: IT-Infrastruktur, Netzwerk, Datenbanken
Unterschied zu Dokumenten#
| Hilfsmittel | Dokumente |
|---|---|
| Werkzeuge und Ressourcen | Informationen und Anleitungen |
| Werden verwendet | Werden gelesen |
| Beispiel: SAP-System | Beispiel: Arbeitsanweisung für SAP |
Hilfsmittelarten verwalten#
Hilfsmittelarten verstehen#
Hilfsmittel werden in Kategorien (Hilfsmittelarten) organisiert:
Typische Hilfsmittelarten:
- Software
- Hardware
- Maschinen
- Formulare
- IT-Systeme
- Arbeitsplätze
Hilfsmittelart erstellen#
Prozesse → Hilfsmittelarten → + Neu
- Navigiere zu Prozesse → Hilfsmittelarten
- Klicke auf "+ Neu"
- Fülle das Formular aus:
| Feld | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| Titel | Ja | Name der Kategorie |
| Beschreibung | Nein | Erläuterung zur Kategorie |
- Klicke auf “Speichern”
💡 Tipp: Definiere Hilfsmittelarten vor dem Erstellen einzelner Hilfsmittel.
Hilfsmittel erstellen#
Schritt-für-Schritt Anleitung#
Prozesse → Hilfsmittel → + Neu
- Navigiere zu Prozesse → Hilfsmittel
- Klicke auf "+ Neu"
- Fülle das Formular aus:
| Feld | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| Nummer | Nein | Eindeutige Identifikationsnummer |
| Titel | Ja | Name des Hilfsmittels |
| Beschreibung | Nein | Detaillierte Beschreibung |
| Art | Nein | Kategorie (Hilfsmittelart) |
- Klicke auf “Speichern”
Erweiterte Felder#
Nach dem Erstellen kannst du weitere Details hinzufügen:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Standort | Wo befindet sich das Hilfsmittel? |
| Verantwortliche | Wer ist für das Hilfsmittel zuständig? |
| Verknüpfte Dokumente | Handbücher, Anleitungen |
| URL | Link zu externen Ressourcen |
Hilfsmittel mit Prozessen verknüpfen#
Auf Prozess-Ebene#
Ein Hilfsmittel kann direkt mit einem Prozess verknüpft werden:
- Öffne den Prozess zum Bearbeiten
- Wechsle zum Tab “Hilfsmittel”
- Klicke auf “Hilfsmittel hinzufügen”
- Wähle die gewünschten Hilfsmittel
- Speichere
Auf Prozessschritt-Ebene#
Für detailliertere Zuordnung, verknüpfe Hilfsmittel mit einzelnen Prozessschritten:
- Öffne einen Prozessschritt zum Bearbeiten
- Im Feld “Hilfsmittel” wähle die benötigten Ressourcen
- Speichere
💡 Tipp: Verknüpfe Hilfsmittel möglichst auf Prozessschritt-Ebene für bessere Nachvollziehbarkeit.
Hilfsmittel suchen und filtern#
Übersicht#
Prozesse → Hilfsmittel
Die Hilfsmittelliste zeigt:
- Nummer und Titel
- Art (Kategorie)
- Verknüpfte Prozesse
Filter#
| Filter | Beschreibung |
|---|---|
| Art | Nach Hilfsmittelart filtern |
| Suche | Nach Nummer oder Titel suchen |
Hilfsmittel bearbeiten#
Änderungen vornehmen#
- Öffne das Hilfsmittel
- Klicke auf “Bearbeiten”
- Ändere die gewünschten Felder
- Klicke auf “Speichern”
Was passiert bei Änderungen?#
- Änderungen sind sofort sichtbar
- Alle verknüpften Prozesse sehen die Änderungen
- Keine separate Freigabe erforderlich
Hilfsmittel löschen#
Voraussetzungen#
- Du benötigst die Berechtigung
delete_hilfsmittel - Das Hilfsmittel sollte nicht mehr mit aktiven Prozessen verknüpft sein
Vorgehen#
- Öffne das Hilfsmittel
- Klicke auf “Löschen”
- Bestätige die Löschung
⚠️ Wichtig: Verknüpfungen zu Prozessen werden beim Löschen entfernt.
Best Practices#
✅ Empfehlungen#
- Konsistente Namensgebung: Verwende einheitliche Bezeichnungen
- Kategorisieren: Nutze Hilfsmittelarten für Übersichtlichkeit
- Beschreibungen: Dokumentiere Zweck und Verwendung
- Aktualität: Halte die Hilfsmittelliste aktuell
❌ Häufige Fehler#
- Doppelte Einträge: Führt zu Verwirrung
- Fehlende Kategorien: Erschwert das Finden
- Verwaiste Hilfsmittel: Nicht verknüpfte Einträge aufräumen
Beispiele für gute Hilfsmittel-Einträge#
| Titel | Art | Beschreibung |
|---|---|---|
| SAP Business One | Software | ERP-System für Auftragsabwicklung und Buchhaltung |
| Laserdrucker Büro 1 | Hardware | Farb-Laserdrucker für Dokumente und Berichte |
| Waage W-500 | Messgerät | Präzisionswaage für Qualitätsprüfung (max. 500kg) |
FAQ#
Braucht jeder Prozess Hilfsmittel?#
Nein, Hilfsmittel sind optional. Aber für komplexe Prozesse ist die Dokumentation von Ressourcen hilfreich.
Was ist der Unterschied zwischen Hilfsmittel und Hilfsdokument?#
Hilfsmittel = Werkzeuge und Ressourcen (z.B. Software) Hilfsdokumente = Anleitungen und Informationen aus dem DMS (z.B. Arbeitsanweisung)
Kann ich externe Links als Hilfsmittel hinterlegen?#
Ja, nutze das URL-Feld um Links zu Webapplikationen oder externen Ressourcen zu speichern.
Nächste Schritte#
- Kapitel 6: Integration: Verknüpfung mit anderen Modulen
- Kapitel 7: Best Practices: Tipps für effektives Prozessmanagement
Zusammenfassung#
✅ Du verstehst, was Hilfsmittel sind ✅ Du kannst Hilfsmittelarten definieren ✅ Du kannst Hilfsmittel erstellen und verwalten ✅ Du weisst, wie du Hilfsmittel mit Prozessen verknüpfst ✅ Du kennst Best Practices für Hilfsmittel