Integration mit anderen Modulen#

Das Prozesse-Modul ist eng mit anderen ELIZA-Modulen verknüpft. Dieses Kapitel zeigt dir, wie du diese Integrationen nutzt.

Übersicht der Integrationen#

DMS Integration#

Dokumente mit Prozessen verknüpfen#

Dokumente aus dem DMS können mit Prozessen verknüpft werden:

1. Öffne den Prozess zum Bearbeiten
2. Im Feld “Verknüpfte Dokumente” klicke auf “Hinzufügen”
3. Wähle die gewünschten Dokumente aus dem DMS
4. Speichere

Typische verknüpfte Dokumente:

• Verfahrensanweisungen
• Arbeitsanweisungen
• Formulare und Vorlagen
• Checklisten
• Organigramme

Ordner verknüpfen#

Du kannst auch ganze DMS-Ordner mit einem Prozess verknüpfen:

1. Öffne den Prozess zum Bearbeiten
2. Im Feld “Verknüpfte Ordner” wähle die relevanten Ordner
3. Speichere

💡 Tipp: Verknüpfe Ordner für Prozesse mit vielen zugehörigen Dokumenten.

Hilfsdokumente bei Prozessschritten#

Für die Detailverknüpfung auf Schritt-Ebene:

1. Öffne einen Prozessschritt zum Bearbeiten
2. Im Feld “Hilfsdokumente” wähle relevante DMS-Dokumente
3. Speichere

Organisation Integration#

Funktionen für RACI nutzen#

Das Organisations-Modul definiert Funktionen, die im Prozesse-Modul verwendet werden können:

Mitarbeitende zuordnen#

Einzelne Mitarbeitende können direkt zugeordnet werden:

• Prozessverantwortung: Hauptverantwortliche Person
• Prozessverantwortung Stv.: Stellvertretung
• Team: Mitarbeitende im Prozess-Team

Organisationseinheiten#

Prozesse können Organisationseinheiten zugeordnet werden:

1. Öffne den Prozess zum Bearbeiten
2. Im Feld “Zugeordnete Organisationseinheiten” wähle die relevanten Einheiten
3. Speichere

KPI Integration#

Kennzahlen mit Prozessen verknüpfen#

Prozesse können mit KPIs (Key Performance Indicators) verknüpft werden, um die Prozessleistung zu messen:

1. Öffne den Prozess
2. Wechsle zum Tab “KPIs” oder “Kennzahlen”
3. Verknüpfe relevante KPIs

Beispiele für Prozess-KPIs:

• Durchlaufzeit
• Fehlerquote
• Kundenzufriedenheit
• Kosten pro Vorgang

💡 Tipp: Definiere KPIs im KPI-Modul und verknüpfe sie dann mit dem Prozess.

SWOT Integration#

Audits vorbereiten#

Für interne Audits können Prozesse mit dem SWOT-Modul verknüpft werden:

Prozesse → Audit vorbereiten

Diese Funktion ermöglicht:

• Auditkriterien zu Prozessen zuordnen
• Stärken und Schwächen dokumentieren
• Massnahmen ableiten

Auditkriterien#

Auditkriterien definieren, was bei einem Audit geprüft wird:

Prozesse → Auditkriterien

1. Erstelle Auditkriterien
2. Ordne sie den relevanten Prozessen zu
3. Nutze sie bei der Audit-Vorbereitung

Massnahmen verknüpfen#

Aus Auditergebnissen abgeleitete Massnahmen können mit Prozessen verknüpft werden:

1. Öffne den Prozess
2. Wechsle zum Tab “Massnahmen” oder “Verknüpfungen”
3. Verknüpfe relevante SWOT-Massnahmen

Tutorials Integration#

Schulungen verknüpfen#

Prozesse können mit Tutorial-Lektionen verknüpft werden:

1. Öffne den Prozess zum Bearbeiten
2. Im Feld “Verknüpfte Lektionen” wähle relevante Tutorials
3. Speichere

Anwendungsfälle:

• Onboarding: Neuen Mitarbeitenden Prozesse erklären
• Änderungen: Schulung zu Prozessänderungen
• Vertiefung: Detailwissen zu komplexen Schritten

Lektionen bei Prozessschritten#

Auch auf Prozessschritt-Ebene können Tutorials verknüpft werden:

1. Öffne einen Prozessschritt zum Bearbeiten
2. Im Feld “Lektionen” wähle relevante Tutorial-Lektionen
3. Speichere

Checklisten Integration#

Checkliste zu Prozess erstellen#

Für Prozesse können Checklisten erstellt werden:

1. Öffne den Prozess
2. Klicke auf “Checkliste erstellen” oder "+ Checkliste"
3. Definiere die Prüfpunkte
4. Speichere

Verwendung:

• Prozessausführung kontrollieren
• Qualitätssicherung
• Einarbeitung neuer Mitarbeitender

Mitteilungen und Benachrichtigungen#

Automatische Mitteilungen#

Das System kann automatisch Mitteilungen versenden:

Mitteilungsvorlagen#

Prozesse → Einstellungen → E-Mail-Vorlagen

Administratoren können die Mitteilungsvorlagen anpassen:

1. Navigiere zu den E-Mail-Vorlagen
2. Wähle die gewünschte Vorlage
3. Passe Text und Platzhalter an
4. Speichere

Favoriten und Schnellzugriff#

Prozess als Favorit markieren#

1. Öffne den Prozess
2. Klicke auf das Stern-Icon (☆)
3. Der Prozess erscheint in deinen Favoriten

Prozesse → Favoriten

Hier findest du alle deine favorisierten Prozesse für schnellen Zugriff.

Verlinkung in Beschreibungen#

Links zu anderen Objekten#

In Beschreibungsfeldern kannst du auf andere ELIZA-Objekte verlinken:

• Links zu anderen Prozessen
• Links zu DMS-Dokumenten
• Links zu KPIs

💡 Tipp: Nutze Verlinkungen für Querverweise zwischen zusammenhängenden Prozessen.

Best Practices für Integration#

✅ Empfehlungen#

• Dokumente aktuell halten: Verknüpfe nur freigegebene Dokumente
• RACI mit Funktionen: Nutze Funktionen für flexiblere Zuordnung
• KPIs definieren: Miss die Prozessleistung mit Kennzahlen
• Schulungen verlinken: Erleichtert das Onboarding

❌ Häufige Fehler#

• Tote Links: Gelöschte Dokumente bleiben verknüpft
• Zu viele Verknüpfungen: Fokus auf die wichtigsten
• Fehlende Aktualisierung: Verknüpfungen bei Änderungen prüfen

FAQ#

Werden verknüpfte Dokumente automatisch aktualisiert?#

Ja, Verknüpfungen zeigen immer auf die aktuelle Version des DMS-Dokuments.

Kann ich externe Systeme verknüpfen?#

Ja, nutze das URL-Feld bei Hilfsmitteln oder Links in Beschreibungen.

Was passiert mit Verknüpfungen beim Löschen?#

Wenn ein verknüpftes Objekt gelöscht wird, bleibt die Verknüpfung bestehen, zeigt aber auf ein nicht mehr existierendes Objekt.

Nächste Schritte#

• Kapitel 7: Best Practices: Tipps für effektives Prozessmanagement

Zusammenfassung#

✅ Du kennst die Integrationen mit anderen Modulen ✅ Du kannst Dokumente und Ordner aus dem DMS verknüpfen ✅ Du verstehst die Nutzung von Funktionen aus der Organisation ✅ Du kannst KPIs und SWOT-Elemente verknüpfen ✅ Du weisst, wie Tutorials und Checklisten integriert werden