Integration mit anderen Modulen

Das Prozesse-Modul ist eng mit anderen ELIZA-Modulen verknüpft. Dieses Kapitel zeigt dir, wie du diese Integrationen nutzt.

Übersicht der Integrationen

DMS Integration

Dokumente mit Prozessen verknüpfen

Dokumente aus dem DMS können mit Prozessen verknüpft werden:

1. Öffne den Prozess zum Bearbeiten
2. Im Feld “Verknüpfte Dokumente” klicke auf “Hinzufügen”
3. Wähle die gewünschten Dokumente aus dem DMS
4. Speichere

Typische verknüpfte Dokumente:

• Verfahrensanweisungen
• Arbeitsanweisungen
• Formulare und Vorlagen
• Checklisten
• Organigramme

Ordner verknüpfen

Du kannst auch ganze DMS-Ordner mit einem Prozess verknüpfen:

1. Öffne den Prozess zum Bearbeiten
2. Im Feld “Verknüpfte Ordner” wähle die relevanten Ordner
3. Speichere

💡 Tipp: Verknüpfe Ordner für Prozesse mit vielen zugehörigen Dokumenten.

Hilfsdokumente bei Prozessschritten

Für die Detailverknüpfung auf Schritt-Ebene:

1. Öffne einen Prozessschritt zum Bearbeiten
2. Im Feld “Hilfsdokumente” wähle relevante DMS-Dokumente
3. Speichere

Organisation Integration

Funktionen für RACI nutzen

Das Organisations-Modul definiert Funktionen, die im Prozesse-Modul verwendet werden können:

Mitarbeitende zuordnen

Einzelne Mitarbeitende können direkt zugeordnet werden:

• Prozessverantwortung: Hauptverantwortliche Person
• Prozessverantwortung Stv.: Stellvertretung
• Team: Mitarbeitende im Prozess-Team

Organisationseinheiten

Prozesse können Organisationseinheiten zugeordnet werden:

1. Öffne den Prozess zum Bearbeiten
2. Im Feld “Zugeordnete Organisationseinheiten” wähle die relevanten Einheiten
3. Speichere

KPI Integration

Kennzahlen mit Prozessen verknüpfen

Prozesse können mit KPIs (Key Performance Indicators) verknüpft werden, um die Prozessleistung zu messen:

1. Öffne den Prozess
2. Wechsle zum Tab “KPIs” oder “Kennzahlen”
3. Verknüpfe relevante KPIs

Beispiele für Prozess-KPIs:

• Durchlaufzeit
• Fehlerquote
• Kundenzufriedenheit
• Kosten pro Vorgang

💡 Tipp: Definiere KPIs im KPI-Modul und verknüpfe sie dann mit dem Prozess.

SWOT Integration

Audits vorbereiten

Für interne Audits können Prozesse mit dem SWOT-Modul verknüpft werden:

Prozesse → Audit vorbereiten

Diese Funktion ermöglicht:

• Auditkriterien zu Prozessen zuordnen
• Stärken und Schwächen dokumentieren
• Massnahmen ableiten

Auditkriterien

Auditkriterien definieren, was bei einem Audit geprüft wird:

Prozesse → Auditkriterien

1. Erstelle Auditkriterien
2. Ordne sie den relevanten Prozessen zu
3. Nutze sie bei der Audit-Vorbereitung

Massnahmen verknüpfen

Aus Auditergebnissen abgeleitete Massnahmen können mit Prozessen verknüpft werden:

1. Öffne den Prozess
2. Wechsle zum Tab “Massnahmen” oder “Verknüpfungen”
3. Verknüpfe relevante SWOT-Massnahmen

Tutorials Integration

Schulungen verknüpfen

Prozesse können mit Tutorial-Lektionen verknüpft werden:

1. Öffne den Prozess zum Bearbeiten
2. Im Feld “Verknüpfte Lektionen” wähle relevante Tutorials
3. Speichere

Anwendungsfälle:

• Onboarding: Neuen Mitarbeitenden Prozesse erklären
• Änderungen: Schulung zu Prozessänderungen
• Vertiefung: Detailwissen zu komplexen Schritten

Lektionen bei Prozessschritten

Auch auf Prozessschritt-Ebene können Tutorials verknüpft werden:

1. Öffne einen Prozessschritt zum Bearbeiten
2. Im Feld “Lektionen” wähle relevante Tutorial-Lektionen
3. Speichere

Checklisten Integration

Checkliste zu Prozess erstellen

Für Prozesse können Checklisten erstellt werden:

1. Öffne den Prozess
2. Klicke auf “Checkliste erstellen” oder "+ Checkliste"
3. Definiere die Prüfpunkte
4. Speichere

Verwendung:

• Prozessausführung kontrollieren
• Qualitätssicherung
• Einarbeitung neuer Mitarbeitender

Mitteilungen und Benachrichtigungen

Automatische Mitteilungen

Das System kann automatisch Mitteilungen versenden:

Mitteilungsvorlagen

Prozesse → Einstellungen → E-Mail-Vorlagen

Administratoren können die Mitteilungsvorlagen anpassen:

1. Navigiere zu den E-Mail-Vorlagen
2. Wähle die gewünschte Vorlage
3. Passe Text und Platzhalter an
4. Speichere

Favoriten und Schnellzugriff

Prozess als Favorit markieren

1. Öffne den Prozess
2. Klicke auf das Stern-Icon (☆)
3. Der Prozess erscheint in deinen Favoriten

Prozesse → Favoriten

Hier findest du alle deine favorisierten Prozesse für schnellen Zugriff.

Verlinkung in Beschreibungen

Links zu anderen Objekten

In Beschreibungsfeldern kannst du auf andere ELIZA-Objekte verlinken:

• Links zu anderen Prozessen
• Links zu DMS-Dokumenten
• Links zu KPIs

💡 Tipp: Nutze Verlinkungen für Querverweise zwischen zusammenhängenden Prozessen.

Best Practices für Integration

✅ Empfehlungen

• Dokumente aktuell halten: Verknüpfe nur freigegebene Dokumente
• RACI mit Funktionen: Nutze Funktionen für flexiblere Zuordnung
• KPIs definieren: Miss die Prozessleistung mit Kennzahlen
• Schulungen verlinken: Erleichtert das Onboarding

❌ Häufige Fehler

• Tote Links: Gelöschte Dokumente bleiben verknüpft
• Zu viele Verknüpfungen: Fokus auf die wichtigsten
• Fehlende Aktualisierung: Verknüpfungen bei Änderungen prüfen

FAQ

Werden verknüpfte Dokumente automatisch aktualisiert?

Ja, Verknüpfungen zeigen immer auf die aktuelle Version des DMS-Dokuments.

Kann ich externe Systeme verknüpfen?

Ja, nutze das URL-Feld bei Hilfsmitteln oder Links in Beschreibungen.

Was passiert mit Verknüpfungen beim Löschen?

Wenn ein verknüpftes Objekt gelöscht wird, bleibt die Verknüpfung bestehen, zeigt aber auf ein nicht mehr existierendes Objekt.

Nächste Schritte

• Kapitel 7: Best Practices: Tipps für effektives Prozessmanagement

Zusammenfassung

✅ Du kennst die Integrationen mit anderen Modulen ✅ Du kannst Dokumente und Ordner aus dem DMS verknüpfen ✅ Du verstehst die Nutzung von Funktionen aus der Organisation ✅ Du kannst KPIs und SWOT-Elemente verknüpfen ✅ Du weisst, wie Tutorials und Checklisten integriert werden