Prozesse verwalten#

Dieses Kapitel zeigt dir, wie du Prozesse erstellst, bearbeitest und in einer logischen Hierarchie organisierst.

Neuen Prozess erstellen#

Schritt-für-Schritt Anleitung#

Prozesse → Prozesse → + Neu

1. Navigiere zu Prozesse → Prozesse
2. Klicke auf den Button "+ Neu" (grün, oben rechts)
3. Fülle das Formular aus:

4. Klicke auf “Speichern”

💡 Tipp: Verwende eine konsistente Nummerierung, z.B. “1.0” für Hauptprozesse und “1.1”, “1.2” für Unterprozesse.

Erweiterte Felder#

Nach dem Erstellen kannst du weitere Details hinzufügen:

Prozess-Hierarchie#

Struktur verstehen#

Prozesse können in einer hierarchischen Struktur organisiert werden:

Führungsprozesse (Hauptprozess, Level 0)
├── Strategieplanung (Unterprozess, Level 1)
│   ├── Zielsetzung (Unterprozess, Level 2)
│   └── Ressourcenplanung (Unterprozess, Level 2)
├── Managementbewertung (Unterprozess, Level 1)
└── Risikomanagement (Unterprozess, Level 1)

Hauptprozess erstellen#

1. Erstelle einen neuen Prozess
2. Lasse das Feld “Übergeordneter Prozess” leer
3. Der Prozess wird als Hauptprozess angelegt

Unterprozess erstellen#

1. Erstelle einen neuen Prozess
2. Wähle im Feld “Übergeordneter Prozess” den gewünschten Hauptprozess
3. Der Prozess wird als Unterprozess angelegt

⚠️ Wichtig: Die Tiefe der Hierarchie ist technisch unbegrenzt, aber mehr als 3-4 Ebenen werden unübersichtlich.

Prozess verschieben#

Du kannst einen Prozess in der Hierarchie verschieben:

1. Öffne den Prozess zum Bearbeiten
2. Ändere das Feld “Übergeordneter Prozess”
3. Speichere die Änderungen

⚠️ Wichtig: Beim Verschieben werden alle Unterprozesse mitbewegt.

Prozessnummern#

Empfohlenes Schema#

Beispiel-Struktur#

1.0 Führungsprozesse
  1.1 Strategische Planung
  1.2 Managementbewertung
  1.3 Kontinuierliche Verbesserung

2.0 Kernprozesse
  2.1 Vertrieb
    2.1.1 Kundenakquise
    2.1.2 Angebotserstellung
  2.2 Produktion
  2.3 Lieferung

3.0 Unterstützungsprozesse
  3.1 Personal
  3.2 IT
  3.3 Infrastruktur

✅ Best Practice: Halte die Nummerierung konsistent und dokumentiere das Schema für alle Beteiligten.

Verantwortlichkeiten zuweisen#

Prozessverantwortung#

Die Prozessverantwortung ist die hauptverantwortliche Person für einen Prozess.

Aufgaben der Prozessverantwortung:

• Prozess aktuell halten
• Änderungen koordinieren
• Freigaben anstochen
• Ansprechpartner für Fragen

Zuweisen:

1. Öffne den Prozess zum Bearbeiten
2. Wähle im Feld “Prozessverantwortung” eine Person aus
3. Optional: Wähle eine stellvertretende Person
4. Speichere die Änderungen

Funktionen statt Personen#

Für grössere Organisationen empfiehlt sich die Zuweisung von Funktionen:

💡 Tipp: Funktionen werden im Organisations-Modul definiert und ermöglichen flexiblere Berechtigungen.

Team und Admins#

Team: Mitarbeitende, die am Prozess mitarbeiten dürfen

Admins: Benutzer mit erweiterten Rechten für diesen spezifischen Prozess

Labels und Kategorisierung#

Labels verwenden#

Labels helfen, Prozesse zu kategorisieren und schnell zu finden.

Beispiele für Labels:

• Führungsprozess
• Kernprozess
• Unterstützungsprozess
• ISO 9001
• Sicherheitskritisch

Labels zuweisen#

1. Öffne den Prozess zum Bearbeiten
2. Im Feld “Labels” wähle vorhandene Labels oder erstelle neue
3. Speichere die Änderungen

Labels verwalten#

Prozesse → Labels

Hier kannst du Labels erstellen und verwalten:

Sichtbarkeit und Schutz#

Sichtbarkeitseinstellungen#

Geschützten Prozess erstellen#

1. Öffne den Prozess zum Bearbeiten
2. Setze “Sichtbarkeit” auf “Geschützt”
3. Stelle sicher, dass Team und Admins korrekt zugewiesen sind
4. Speichere die Änderungen

⚠️ Wichtig: Bei geschützten Prozessen können nur autorisierte Benutzer den Inhalt sehen.

Prozess-Farben#

Farbcodierung#

Prozesse können farblich markiert werden für bessere visuelle Unterscheidung in der Prozesslandkarte.

Verfügbare Farben:

• Materialfarben (red, pink, purple, blue, cyan, teal, green, lime, yellow, orange, etc.)
• Helligkeitsstufen (lighten-1 bis lighten-4, darken-1 bis darken-4)

Farben setzen#

Einzelner Prozess:

1. Öffne den Prozess zum Bearbeiten
2. Wähle “Hintergrundfarbe” und “Textfarbe”
3. Speichere

Hierarchie-Farben:

Für Hauptprozesse kannst du Farben automatisch auf alle Unterprozesse anwenden:

1. Öffne einen Hauptprozess (ohne übergeordneten Prozess)
2. Klicke auf “Farben setzen”
3. Wähle Basis- und Textfarbe
4. Die Unterprozesse erhalten automatisch hellere Abstufungen

💡 Tipp: Verwende konsistente Farben pro Prozesskategorie (z.B. Blau für Führungsprozesse, Grün für Kernprozesse).

Prozesse suchen und filtern#

Schnellsuche#

Nutze das Suchfeld in der Prozessliste:

• Suche nach Nummer
• Suche nach Titel
• Suche nach Beschreibungsinhalt

Filter#

Prozesslandkarte#

Die Prozesslandkarte bietet eine visuelle Übersicht:

Prozesse → Prozesslandkarte

• Klicke auf einen Prozess, um Details zu sehen
• Klappe Hierarchien auf/zu
• Nutze die Farbcodierung zur Orientierung

Prozess löschen#

Voraussetzungen#

• Du benötigst die Berechtigung delete_prozesse
• Oder du bist Admin des Prozesses

Vorgehen#

1. Öffne den Prozess
2. Klicke auf “Löschen” (roter Button)
3. Bestätige die Löschung

⚠️ Wichtig: Das Löschen eines Hauptprozesses löscht auch alle Unterprozesse!

Alternative: Archivieren#

Statt Löschen kannst du Prozesse archivieren:

• Prozess bleibt erhalten, aber nicht aktiv
• Kann bei Bedarf reaktiviert werden
• Siehe Kapitel 4: Workflow

Best Practices#

✅ Empfehlungen#

• Konsistente Nummerierung: Verwende ein einheitliches Schema
• Aussagekräftige Titel: Der Titel sollte den Prozesszweck klar kommunizieren
• Hierarchie begrenzen: Maximal 3-4 Ebenen für Übersichtlichkeit
• Verantwortung zuweisen: Jeder Prozess braucht eine klare Verantwortung
• Labels nutzen: Kategorisiere für bessere Filterung

❌ Häufige Fehler#

• Zu tiefe Hierarchien: Werden schnell unübersichtlich
• Inkonsistente Nummerierung: Erschwert die Orientierung
• Fehlende Verantwortung: Prozesse ohne Verantwortliche werden nicht gepflegt
• Zu viele Hauptprozesse: Gruppiere logisch zusammengehörige Prozesse

FAQ#

Wie viele Hierarchie-Ebenen sind sinnvoll?#

Wir empfehlen maximal 3-4 Ebenen. Beispiel:

• Ebene 0: Prozesskategorie (Führungs-, Kern-, Unterstützungsprozesse)
• Ebene 1: Hauptprozess
• Ebene 2: Teilprozess
• Ebene 3: Detailprozess (nur wenn nötig)

Kann ich Prozesse zwischen Hauptprozessen verschieben?#

Ja, ändere einfach den übergeordneten Prozess beim Bearbeiten.

Was passiert mit Unterprozessen beim Löschen?#

Unterprozesse werden mit dem Hauptprozess gelöscht. Archiviere stattdessen, wenn du die Daten behalten möchtest.

Nächste Schritte#

• Kapitel 3: Prozessschritte: Dokumentiere die einzelnen Aktivitäten
• Kapitel 4: Workflow: Verstehe den Freigabeprozess

Zusammenfassung#

✅ Du kannst neue Prozesse erstellen ✅ Du verstehst die Prozess-Hierarchie ✅ Du kannst Verantwortlichkeiten zuweisen ✅ Du weisst, wie Labels und Farben verwendet werden ✅ Du kannst Prozesse suchen und filtern