Prozesse verwalten

Dieses Kapitel zeigt dir, wie du Prozesse erstellst, bearbeitest und in einer logischen Hierarchie organisierst.

Neuen Prozess erstellen

Schritt-für-Schritt Anleitung

Prozesse → Prozesse → + Neu

1. Navigiere zu Prozesse → Prozesse
2. Klicke auf den Button "+ Neu" (grün, oben rechts)
3. Fülle das Formular aus:

4. Klicke auf “Speichern”

💡 Tipp: Verwende eine konsistente Nummerierung, z.B. “1.0” für Hauptprozesse und “1.1”, “1.2” für Unterprozesse.

Erweiterte Felder

Nach dem Erstellen kannst du weitere Details hinzufügen:

Prozess-Hierarchie

Struktur verstehen

Prozesse können in einer hierarchischen Struktur organisiert werden:

Führungsprozesse (Hauptprozess, Level 0)
├── Strategieplanung (Unterprozess, Level 1)
│   ├── Zielsetzung (Unterprozess, Level 2)
│   └── Ressourcenplanung (Unterprozess, Level 2)
├── Managementbewertung (Unterprozess, Level 1)
└── Risikomanagement (Unterprozess, Level 1)

Hauptprozess erstellen

1. Erstelle einen neuen Prozess
2. Lasse das Feld “Übergeordneter Prozess” leer
3. Der Prozess wird als Hauptprozess angelegt

Unterprozess erstellen

1. Erstelle einen neuen Prozess
2. Wähle im Feld “Übergeordneter Prozess” den gewünschten Hauptprozess
3. Der Prozess wird als Unterprozess angelegt

⚠️ Wichtig: Die Tiefe der Hierarchie ist technisch unbegrenzt, aber mehr als 3-4 Ebenen werden unübersichtlich.

Prozess verschieben

Du kannst einen Prozess in der Hierarchie verschieben:

1. Öffne den Prozess zum Bearbeiten
2. Ändere das Feld “Übergeordneter Prozess”
3. Speichere die Änderungen

⚠️ Wichtig: Beim Verschieben werden alle Unterprozesse mitbewegt.

Prozessnummern

Empfohlenes Schema

Beispiel-Struktur

1.0 Führungsprozesse
  1.1 Strategische Planung
  1.2 Managementbewertung
  1.3 Kontinuierliche Verbesserung

2.0 Kernprozesse
  2.1 Vertrieb
    2.1.1 Kundenakquise
    2.1.2 Angebotserstellung
  2.2 Produktion
  2.3 Lieferung

3.0 Unterstützungsprozesse
  3.1 Personal
  3.2 IT
  3.3 Infrastruktur

✅ Best Practice: Halte die Nummerierung konsistent und dokumentiere das Schema für alle Beteiligten.

Verantwortlichkeiten zuweisen

Prozessverantwortung

Die Prozessverantwortung ist die hauptverantwortliche Person für einen Prozess.

Aufgaben der Prozessverantwortung:

• Prozess aktuell halten
• Änderungen koordinieren
• Freigaben anstochen
• Ansprechpartner für Fragen

Zuweisen:

1. Öffne den Prozess zum Bearbeiten
2. Wähle im Feld “Prozessverantwortung” eine Person aus
3. Optional: Wähle eine stellvertretende Person
4. Speichere die Änderungen

Funktionen statt Personen

Für grössere Organisationen empfiehlt sich die Zuweisung von Funktionen:

💡 Tipp: Funktionen werden im Organisations-Modul definiert und ermöglichen flexiblere Berechtigungen.

Team und Admins

Team: Mitarbeitende, die am Prozess mitarbeiten dürfen

Admins: Benutzer mit erweiterten Rechten für diesen spezifischen Prozess

Labels und Kategorisierung

Labels verwenden

Labels helfen, Prozesse zu kategorisieren und schnell zu finden.

Beispiele für Labels:

• Führungsprozess
• Kernprozess
• Unterstützungsprozess
• ISO 9001
• Sicherheitskritisch

Labels zuweisen

1. Öffne den Prozess zum Bearbeiten
2. Im Feld “Labels” wähle vorhandene Labels oder erstelle neue
3. Speichere die Änderungen

Labels verwalten

Prozesse → Labels

Hier kannst du Labels erstellen und verwalten:

Sichtbarkeit und Schutz

Sichtbarkeitseinstellungen

Geschützten Prozess erstellen

1. Öffne den Prozess zum Bearbeiten
2. Setze “Sichtbarkeit” auf “Geschützt”
3. Stelle sicher, dass Team und Admins korrekt zugewiesen sind
4. Speichere die Änderungen

⚠️ Wichtig: Bei geschützten Prozessen können nur autorisierte Benutzer den Inhalt sehen.

Prozess-Farben

Farbcodierung

Prozesse können farblich markiert werden für bessere visuelle Unterscheidung in der Prozesslandkarte.

Verfügbare Farben:

• Materialfarben (red, pink, purple, blue, cyan, teal, green, lime, yellow, orange, etc.)
• Helligkeitsstufen (lighten-1 bis lighten-4, darken-1 bis darken-4)

Farben setzen

Einzelner Prozess:

1. Öffne den Prozess zum Bearbeiten
2. Wähle “Hintergrundfarbe” und “Textfarbe”
3. Speichere

Hierarchie-Farben:

Für Hauptprozesse kannst du Farben automatisch auf alle Unterprozesse anwenden:

1. Öffne einen Hauptprozess (ohne übergeordneten Prozess)
2. Klicke auf “Farben setzen”
3. Wähle Basis- und Textfarbe
4. Die Unterprozesse erhalten automatisch hellere Abstufungen

💡 Tipp: Verwende konsistente Farben pro Prozesskategorie (z.B. Blau für Führungsprozesse, Grün für Kernprozesse).

Prozesse suchen und filtern

Schnellsuche

Nutze das Suchfeld in der Prozessliste:

• Suche nach Nummer
• Suche nach Titel
• Suche nach Beschreibungsinhalt

Filter

Prozesslandkarte

Die Prozesslandkarte bietet eine visuelle Übersicht:

Prozesse → Prozesslandkarte

• Klicke auf einen Prozess, um Details zu sehen
• Klappe Hierarchien auf/zu
• Nutze die Farbcodierung zur Orientierung

Prozess löschen

Voraussetzungen

• Du benötigst die Berechtigung delete_prozesse
• Oder du bist Admin des Prozesses

Vorgehen

1. Öffne den Prozess
2. Klicke auf “Löschen” (roter Button)
3. Bestätige die Löschung

⚠️ Wichtig: Das Löschen eines Hauptprozesses löscht auch alle Unterprozesse!

Alternative: Archivieren

Statt Löschen kannst du Prozesse archivieren:

• Prozess bleibt erhalten, aber nicht aktiv
• Kann bei Bedarf reaktiviert werden
• Siehe Kapitel 4: Workflow

Best Practices

✅ Empfehlungen

• Konsistente Nummerierung: Verwende ein einheitliches Schema
• Aussagekräftige Titel: Der Titel sollte den Prozesszweck klar kommunizieren
• Hierarchie begrenzen: Maximal 3-4 Ebenen für Übersichtlichkeit
• Verantwortung zuweisen: Jeder Prozess braucht eine klare Verantwortung
• Labels nutzen: Kategorisiere für bessere Filterung

❌ Häufige Fehler

• Zu tiefe Hierarchien: Werden schnell unübersichtlich
• Inkonsistente Nummerierung: Erschwert die Orientierung
• Fehlende Verantwortung: Prozesse ohne Verantwortliche werden nicht gepflegt
• Zu viele Hauptprozesse: Gruppiere logisch zusammengehörige Prozesse

FAQ

Wie viele Hierarchie-Ebenen sind sinnvoll?

Wir empfehlen maximal 3-4 Ebenen. Beispiel:

• Ebene 0: Prozesskategorie (Führungs-, Kern-, Unterstützungsprozesse)
• Ebene 1: Hauptprozess
• Ebene 2: Teilprozess
• Ebene 3: Detailprozess (nur wenn nötig)

Kann ich Prozesse zwischen Hauptprozessen verschieben?

Ja, ändere einfach den übergeordneten Prozess beim Bearbeiten.

Was passiert mit Unterprozessen beim Löschen?

Unterprozesse werden mit dem Hauptprozess gelöscht. Archiviere stattdessen, wenn du die Daten behalten möchtest.

Nächste Schritte

• Kapitel 3: Prozessschritte: Dokumentiere die einzelnen Aktivitäten
• Kapitel 4: Workflow: Verstehe den Freigabeprozess

Zusammenfassung

✅ Du kannst neue Prozesse erstellen ✅ Du verstehst die Prozess-Hierarchie ✅ Du kannst Verantwortlichkeiten zuweisen ✅ Du weisst, wie Labels und Farben verwendet werden ✅ Du kannst Prozesse suchen und filtern