Prozessschritte#

Prozessschritte dokumentieren die einzelnen Aktivitäten innerhalb eines Prozesses. Dieses Kapitel zeigt dir, wie du Prozessschritte erstellst und verwaltest.

Was sind Prozessschritte?#

Prozessschritte sind die einzelnen Aktivitäten, die innerhalb eines Prozesses durchgeführt werden. Sie beschreiben:

• Was getan wird
• Wer es tut (Verantwortlichkeiten)
• Wie es getan wird (Beschreibung)
• Womit es getan wird (Hilfsmittel, Dokumente)
• Was das Ergebnis ist

Beispiel#

Für den Prozess “Angebotserstellung” könnten die Schritte sein:

1. Kundenanfrage erfassen
2. Machbarkeit prüfen
3. Kalkulation erstellen
4. Angebot verfassen
5. Freigabe einholen
6. Angebot versenden

Prozessschritt erstellen#

Schritt-für-Schritt Anleitung#

1. Öffne einen Prozess
2. Wechsle zum Tab “Prozessschritte”
3. Klicke auf "+ Neuer Prozessschritt"
4. Fülle das Formular aus:

5. Klicke auf “Speichern”

Erweiterte Felder#

Verantwortlichkeiten (RACI)#

RACI-Matrix verstehen#

Die RACI-Matrix definiert Verantwortlichkeiten für jeden Prozessschritt:

RACI zuweisen#

1. Öffne einen Prozessschritt zum Bearbeiten
2. Wähle für jede RACI-Rolle die entsprechenden Funktionen:
   • Verantwortung: Hauptverantwortliche Funktion
   • Accountable: Rechenschaftspflichtige Funktionen
   • Consulted: Zu konsultierende Funktionen
   • Informed: Zu informierende Funktionen
3. Speichere die Änderungen

Beispiel RACI-Matrix#

💡 Tipp: Jeder Schritt sollte genau eine rechenschaftspflichtige Person (A) haben.

Reihenfolge und Nummerierung#

Reihenfolge festlegen#

Prozessschritte haben eine Reihenfolge, die du anpassen kannst:

1. Öffne den Prozess
2. Wechsle zum Tab “Prozessschritte”
3. Nutze die Pfeile oder Drag & Drop, um die Reihenfolge zu ändern

Nummerierung#

Verwende eine konsistente Nummerierung:

Hilfsdokumente verknüpfen#

Dokumente aus dem DMS#

Du kannst Dokumente aus dem DMS-Modul mit Prozessschritten verknüpfen:

1. Öffne den Prozessschritt zum Bearbeiten
2. Im Feld “Hilfsdokumente” klicke auf “Hinzufügen”
3. Wähle die relevanten Dokumente aus dem DMS
4. Speichere die Änderungen

Typische Hilfsdokumente:

• Arbeitsanweisungen
• Formulare
• Checklisten
• Vorlagen
• Referenzdokumente

💡 Tipp: Verknüpfe nur freigegebene Dokumente, damit immer die aktuelle Version verwendet wird.

Hilfsmittel verknüpfen#

Hilfsmittel zuweisen#

Hilfsmittel sind Ressourcen, die für einen Prozessschritt benötigt werden:

1. Öffne den Prozessschritt zum Bearbeiten
2. Im Feld “Hilfsmittel” wähle die benötigten Ressourcen
3. Speichere die Änderungen

Mehr zu Hilfsmitteln findest du in Kapitel 5: Hilfsmittel.

Prozessschritt bearbeiten#

Inline-Bearbeitung#

Für schnelle Änderungen:

1. Klicke auf den Prozessschritt in der Liste
2. Bearbeite die gewünschten Felder direkt
3. Speichere mit Enter oder dem Speichern-Button

Vollständige Bearbeitung#

Für umfangreiche Änderungen:

1. Öffne den Prozessschritt (Klick auf Titel oder “Bearbeiten”)
2. Bearbeite alle Felder im Formular
3. Klicke auf “Speichern”

Prozessschritt löschen#

Vorgehen#

1. Öffne den Prozess
2. Wechsle zum Tab “Prozessschritte”
3. Klicke auf das Löschen-Icon (🗑️) neben dem Schritt
4. Bestätige die Löschung

⚠️ Wichtig: Gelöschte Prozessschritte werden mit der nächsten Freigabe der Arbeitskopie endgültig entfernt.

Prozessschritte und Arbeitskopien#

Verhalten bei Arbeitskopien#

Wenn du eine Arbeitskopie eines Prozesses erstellst:

• Alle Prozessschritte werden in die Arbeitskopie kopiert
• Änderungen in der Arbeitskopie betreffen nicht das Original
• Bei Freigabe werden die Änderungen auf das Original übertragen

Neue Schritte in Arbeitskopie#

1. Erstelle eine Arbeitskopie des Prozesses
2. Füge neue Prozessschritte hinzu
3. Reiche die Arbeitskopie zur Prüfung/Freigabe ein
4. Nach Freigabe sind die neuen Schritte im Original

Best Practices#

✅ Empfehlungen#

• Klare Titel: Beschreibe die Aktivität präzise (Verb + Objekt)
• Detaillierte Beschreibung: Was genau ist zu tun?
• RACI definieren: Mindestens R und A für jeden Schritt
• Ergebnis dokumentieren: Was ist das Ergebnis des Schritts?
• Dokumente verknüpfen: Relevante Unterlagen zuordnen

❌ Häufige Fehler#

• Zu grobe Schritte: “Projekt durchführen” ist zu unspezifisch
• Zu feine Schritte: Nicht jeder Mausklick braucht einen eigenen Schritt
• Fehlende RACI: Ohne Verantwortlichkeiten bleiben Aufgaben liegen
• Veraltete Dokumente: Immer aktuelle Versionen verknüpfen

Beispiele für gute Schritt-Titel#

FAQ#

Wie detailliert sollten Prozessschritte sein?#

Ein Prozessschritt sollte eine abgeschlossene Aktivität mit einem definierten Ergebnis sein. Faustregel: Wenn du nicht beschreiben kannst, wann der Schritt fertig ist, ist er zu unspezifisch.

Kann ich Schritte zwischen Prozessen kopieren?#

Aktuell nicht direkt. Du kannst aber einen Prozess duplizieren und dann die Schritte anpassen.

Was passiert mit Schritten bei der Prozessfreigabe?#

Bei Freigabe einer Arbeitskopie werden alle Änderungen an Prozessschritten (neu, geändert, gelöscht) auf das Original übertragen.

Nächste Schritte#

• Kapitel 4: Workflow: Verstehe den Freigabeprozess
• Kapitel 5: Hilfsmittel: Lerne Hilfsmittel zu verwalten

Zusammenfassung#

✅ Du verstehst, was Prozessschritte sind ✅ Du kannst Prozessschritte erstellen und bearbeiten ✅ Du weisst, wie die RACI-Matrix funktioniert ✅ Du kannst Dokumente und Hilfsmittel verknüpfen ✅ Du verstehst das Verhalten bei Arbeitskopien