Prozessschritte

Prozessschritte dokumentieren die einzelnen Aktivitäten innerhalb eines Prozesses. Dieses Kapitel zeigt dir, wie du Prozessschritte erstellst und verwaltest.

Was sind Prozessschritte?

Prozessschritte sind die einzelnen Aktivitäten, die innerhalb eines Prozesses durchgeführt werden. Sie beschreiben:

• Was getan wird
• Wer es tut (Verantwortlichkeiten)
• Wie es getan wird (Beschreibung)
• Womit es getan wird (Hilfsmittel, Dokumente)
• Was das Ergebnis ist

Beispiel

Für den Prozess “Angebotserstellung” könnten die Schritte sein:

1. Kundenanfrage erfassen
2. Machbarkeit prüfen
3. Kalkulation erstellen
4. Angebot verfassen
5. Freigabe einholen
6. Angebot versenden

Prozessschritt erstellen

Schritt-für-Schritt Anleitung

1. Öffne einen Prozess
2. Wechsle zum Tab “Prozessschritte”
3. Klicke auf "+ Neuer Prozessschritt"
4. Fülle das Formular aus:

5. Klicke auf “Speichern”

Erweiterte Felder

Verantwortlichkeiten (RACI)

RACI-Matrix verstehen

Die RACI-Matrix definiert Verantwortlichkeiten für jeden Prozessschritt:

RACI zuweisen

1. Öffne einen Prozessschritt zum Bearbeiten
2. Wähle für jede RACI-Rolle die entsprechenden Funktionen:
   • Verantwortung: Hauptverantwortliche Funktion
   • Accountable: Rechenschaftspflichtige Funktionen
   • Consulted: Zu konsultierende Funktionen
   • Informed: Zu informierende Funktionen
3. Speichere die Änderungen

Beispiel RACI-Matrix

💡 Tipp: Jeder Schritt sollte genau eine rechenschaftspflichtige Person (A) haben.

Reihenfolge und Nummerierung

Reihenfolge festlegen

Prozessschritte haben eine Reihenfolge, die du anpassen kannst:

1. Öffne den Prozess
2. Wechsle zum Tab “Prozessschritte”
3. Nutze die Pfeile oder Drag & Drop, um die Reihenfolge zu ändern

Nummerierung

Verwende eine konsistente Nummerierung:

Hilfsdokumente verknüpfen

Dokumente aus dem DMS

Du kannst Dokumente aus dem DMS-Modul mit Prozessschritten verknüpfen:

1. Öffne den Prozessschritt zum Bearbeiten
2. Im Feld “Hilfsdokumente” klicke auf “Hinzufügen”
3. Wähle die relevanten Dokumente aus dem DMS
4. Speichere die Änderungen

Typische Hilfsdokumente:

• Arbeitsanweisungen
• Formulare
• Checklisten
• Vorlagen
• Referenzdokumente

💡 Tipp: Verknüpfe nur freigegebene Dokumente, damit immer die aktuelle Version verwendet wird.

Hilfsmittel verknüpfen

Hilfsmittel zuweisen

Hilfsmittel sind Ressourcen, die für einen Prozessschritt benötigt werden:

1. Öffne den Prozessschritt zum Bearbeiten
2. Im Feld “Hilfsmittel” wähle die benötigten Ressourcen
3. Speichere die Änderungen

Mehr zu Hilfsmitteln findest du in Kapitel 5: Hilfsmittel.

Prozessschritt bearbeiten

Inline-Bearbeitung

Für schnelle Änderungen:

1. Klicke auf den Prozessschritt in der Liste
2. Bearbeite die gewünschten Felder direkt
3. Speichere mit Enter oder dem Speichern-Button

Vollständige Bearbeitung

Für umfangreiche Änderungen:

1. Öffne den Prozessschritt (Klick auf Titel oder “Bearbeiten”)
2. Bearbeite alle Felder im Formular
3. Klicke auf “Speichern”

Prozessschritt löschen

Vorgehen

1. Öffne den Prozess
2. Wechsle zum Tab “Prozessschritte”
3. Klicke auf das Löschen-Icon (🗑️) neben dem Schritt
4. Bestätige die Löschung

⚠️ Wichtig: Gelöschte Prozessschritte werden mit der nächsten Freigabe der Arbeitskopie endgültig entfernt.

Prozessschritte und Arbeitskopien

Verhalten bei Arbeitskopien

Wenn du eine Arbeitskopie eines Prozesses erstellst:

• Alle Prozessschritte werden in die Arbeitskopie kopiert
• Änderungen in der Arbeitskopie betreffen nicht das Original
• Bei Freigabe werden die Änderungen auf das Original übertragen

Neue Schritte in Arbeitskopie

1. Erstelle eine Arbeitskopie des Prozesses
2. Füge neue Prozessschritte hinzu
3. Reiche die Arbeitskopie zur Prüfung/Freigabe ein
4. Nach Freigabe sind die neuen Schritte im Original

Best Practices

✅ Empfehlungen

• Klare Titel: Beschreibe die Aktivität präzise (Verb + Objekt)
• Detaillierte Beschreibung: Was genau ist zu tun?
• RACI definieren: Mindestens R und A für jeden Schritt
• Ergebnis dokumentieren: Was ist das Ergebnis des Schritts?
• Dokumente verknüpfen: Relevante Unterlagen zuordnen

❌ Häufige Fehler

• Zu grobe Schritte: “Projekt durchführen” ist zu unspezifisch
• Zu feine Schritte: Nicht jeder Mausklick braucht einen eigenen Schritt
• Fehlende RACI: Ohne Verantwortlichkeiten bleiben Aufgaben liegen
• Veraltete Dokumente: Immer aktuelle Versionen verknüpfen

Beispiele für gute Schritt-Titel

FAQ

Wie detailliert sollten Prozessschritte sein?

Ein Prozessschritt sollte eine abgeschlossene Aktivität mit einem definierten Ergebnis sein. Faustregel: Wenn du nicht beschreiben kannst, wann der Schritt fertig ist, ist er zu unspezifisch.

Kann ich Schritte zwischen Prozessen kopieren?

Aktuell nicht direkt. Du kannst aber einen Prozess duplizieren und dann die Schritte anpassen.

Was passiert mit Schritten bei der Prozessfreigabe?

Bei Freigabe einer Arbeitskopie werden alle Änderungen an Prozessschritten (neu, geändert, gelöscht) auf das Original übertragen.

Nächste Schritte

• Kapitel 4: Workflow: Verstehe den Freigabeprozess
• Kapitel 5: Hilfsmittel: Lerne Hilfsmittel zu verwalten

Zusammenfassung

✅ Du verstehst, was Prozessschritte sind ✅ Du kannst Prozessschritte erstellen und bearbeiten ✅ Du weisst, wie die RACI-Matrix funktioniert ✅ Du kannst Dokumente und Hilfsmittel verknüpfen ✅ Du verstehst das Verhalten bei Arbeitskopien