Workflow und Freigabe

Dieses Kapitel erklärt den Freigabe-Workflow für Prozesse: von der Erstellung über Prüfung und Freigabe bis zur Archivierung.

Status-Workflow verstehen

Übersicht der Status

Jeder Prozess durchläuft einen definierten Lebenszyklus:

┌─────────┐     ┌────────────┐     ┌──────────┐     ┌────────────┐
│ Entwurf │────▶│ Zur Prüfung│────▶│ Geprüft  │────▶│ Freigegeben│
└─────────┘     └────────────┘     └──────────┘     └────────────┘
     ▲               │                  │                 │
     │               │                  │                 ▼
     │               ▼                  ▼           ┌───────────┐
     │          Ablehnen            Ablehnen       │ Abgelaufen │
     │               │                  │          └───────────┘
     └───────────────┴──────────────────┘                │
                                                         ▼
                                                   ┌───────────┐
                                                   │ Archiviert│
                                                   └───────────┘

Status-Beschreibungen

Workflow-Schritte

1. Entwurf erstellen

Jeder neue Prozess beginnt als Entwurf:

1. Erstelle einen neuen Prozess oder eine Arbeitskopie
2. Bearbeite Titel, Beschreibung, Prozessschritte
3. Der Status ist “Entwurf”

💡 Tipp: Im Entwurf kannst du beliebig viele Änderungen vornehmen.

2. Zur Prüfung einreichen

Wenn der Prozess fertig ist:

1. Öffne den Prozess
2. Klicke auf “Zur Prüfung einreichen”
3. Optional: Füge einen Kommentar hinzu
4. Bestätige die Aktion

Voraussetzungen:

• Du benötigst Änderungsrechte am Prozess
• Der Prozess muss im Status “Entwurf” sein

3. Prozess prüfen

Als Prüfer:

1. Öffne die Workflow-Übersicht (Prozesse → Workflow)
2. Wähle einen Prozess mit Status “Zur Prüfung”
3. Überprüfe den Inhalt
4. Wähle eine Aktion:

⚠️ Wichtig: Bei Ablehnung erhält der Ersteller eine Benachrichtigung und kann nachbessern.

4. Prozess freigeben

Als Freigeber:

1. Öffne einen Prozess mit Status “Geprüft”
2. Klicke auf “Freigeben”
3. Optional: Füge einen Kommentar hinzu
4. Bestätige die Freigabe

Auswirkungen der Freigabe:

• Prozess erhält Status “Freigegeben”
• Freigabedatum wird gesetzt
• Bei Arbeitskopien: Original wird aktualisiert
• Nächstes Überprüfungsdatum wird berechnet

Arbeitskopien

Konzept

Wenn du einen freigegebenen Prozess ändern möchtest, erstellst du eine Arbeitskopie:

• Das Original bleibt freigegeben und verfügbar
• Alle Änderungen erfolgen in der Arbeitskopie
• Nach Freigabe ersetzt die Arbeitskopie das Original

Arbeitskopie erstellen

1. Öffne einen freigegebenen Prozess
2. Klicke auf “Arbeitskopie erstellen”
3. Die Arbeitskopie wird automatisch geöffnet

Was wird kopiert:

• Alle Grunddaten (Titel, Beschreibung, etc.)
• Alle Prozessschritte
• Verknüpfte Dokumente und Hilfsmittel
• RACI-Zuordnungen

Arbeitskopie bearbeiten

Die Arbeitskopie funktioniert wie ein normaler Prozess im Entwurf:

1. Bearbeite die gewünschten Inhalte
2. Füge neue Prozessschritte hinzu oder entferne welche
3. Aktualisiere Verknüpfungen

💡 Tipp: In der Prozessliste sind Arbeitskopien mit “(Arbeitskopie von…)” gekennzeichnet.

Arbeitskopie freigeben

1. Reiche die Arbeitskopie zur Prüfung ein
2. Nach Prüfung und Freigabe:
   • Die Arbeitskopie wird gelöscht
   • Das Original wird mit den Änderungen aktualisiert
   • Das Original behält seinen freigegebenen Status

Periodische Überprüfung

Periodizität einstellen

Prozesse können automatisch zur Überprüfung fällig werden:

1. Öffne den Prozess zum Bearbeiten
2. Wähle eine “Periodizität” (z.B. jährlich, halbjährlich)
3. Speichere die Änderungen

Verfügbare Periodizitäten:

• Monatlich
• Vierteljährlich
• Halbjährlich
• Jährlich
• Nach Bedarf (keine automatische Fälligkeit)

Abgelaufene Prozesse

Wenn die Überprüfungsfrist abläuft:

1. Der Prozess erhält den Status “Abgelaufen”
2. Er erscheint in der Workflow-Übersicht
3. Verantwortliche werden benachrichtigt

Abgelaufenen Prozess behandeln

Option 1: Erneut freigeben (ohne Änderungen)

1. Öffne den abgelaufenen Prozess
2. Klicke auf “Erneut freigeben”
3. Das Überprüfungsdatum wird neu berechnet

Option 2: Überarbeiten

1. Erstelle eine Arbeitskopie
2. Führe notwendige Aktualisierungen durch
3. Reiche zur Prüfung und Freigabe ein

Prozesse archivieren

Wann archivieren?

• Prozess wird nicht mehr benötigt
• Prozess wurde durch neuen ersetzt
• Organisation hat sich geändert

Archivierung durchführen

1. Öffne den Prozess
2. Klicke auf “Archivieren”
3. Bestätige die Aktion

Auswirkungen:

• Status wird “Archiviert”
• Prozess ist nicht mehr in der normalen Liste sichtbar
• Prozess kann bei Bedarf reaktiviert werden

Archivierte Prozesse anzeigen

Prozesse → Archivierte Prozesse

Hier siehst du alle archivierten Prozesse und kannst sie bei Bedarf reaktivieren.

Prozess reaktivieren

1. Öffne den archivierten Prozess
2. Klicke auf “Reaktivieren”
3. Der Prozess erhält wieder den Status “Entwurf”

Workflow-Kommentare

Kommentare hinzufügen

Bei jedem Workflow-Schritt kannst du Kommentare hinzufügen:

1. Führe eine Workflow-Aktion aus (z.B. “Zur Prüfung”)
2. Im Dialog: Füge einen Kommentar hinzu
3. Der Kommentar wird in der Historie gespeichert

Kommentar-Historie

Die Historie aller Workflow-Aktionen findest du:

1. Öffne den Prozess
2. Wechsle zum Tab “Historie” oder “Aktivitäten”
3. Sieh alle Statusänderungen mit Kommentaren

Berechtigungen für Workflow

Wer kann was?

Prüfer und Freigeber festlegen

Die Funktionen für Prüfung und Freigabe werden am Prozess definiert:

1. Öffne den Prozess zum Bearbeiten
2. Setze “Prüfer-Funktion” und “Freigeber-Funktion”
3. Mitglieder dieser Funktionen können entsprechend handeln

Workflow-Übersicht nutzen

Aufgaben finden

Prozesse → Workflow

Die Workflow-Übersicht zeigt dir:

Effizient arbeiten

💡 Tipp: Nutze die Workflow-Übersicht als tägliche Checkliste für anstehende Aufgaben.

Benachrichtigungen

Automatische Benachrichtigungen

Das System sendet Benachrichtigungen bei:

• Prozess zur Prüfung eingereicht
• Prozess abgelehnt
• Prozess freigegeben
• Prozess abgelaufen
• Arbeitskopie erstellt

E-Mail-Vorlagen

Administratoren können E-Mail-Vorlagen anpassen:

Prozesse → Einstellungen → E-Mail-Vorlagen

Best Practices

✅ Empfehlungen

• Regelmässige Überprüfung: Setze realistische Periodizitäten
• Kommentare nutzen: Dokumentiere Änderungsgründe
• Arbeitskopien: Freigegebene Prozesse nicht direkt ändern
• Workflow-Übersicht: Täglich prüfen für anstehende Aufgaben

❌ Häufige Fehler

• Überspringen der Prüfung: Prozesse sollten immer geprüft werden
• Zu lange Entwürfe: Prozesse nicht ewig im Entwurf lassen
• Ignorieren abgelaufener Prozesse: Führt zu veralteter Dokumentation
• Fehlende Prüfer/Freigeber: Workflow blockiert wenn niemand zuständig

FAQ

Was passiert mit verknüpften Dokumenten bei Freigabe einer Arbeitskopie?

Die Verknüpfungen werden auf das Original übertragen. Stelle sicher, dass alle verknüpften Dokumente aktuell sind.

Kann ich einen freigegebenen Prozess direkt bearbeiten?

Nein, du musst zuerst eine Arbeitskopie erstellen. Dies stellt sicher, dass das Original während der Überarbeitung verfügbar bleibt.

Was bedeutet “Erneut freigeben”?

Bei abgelaufenen Prozessen kannst du ohne Änderungen neu freigeben. Das Überprüfungsdatum wird dann neu berechnet.

Nächste Schritte

• Kapitel 5: Hilfsmittel: Ressourcen für Prozesse verwalten
• Kapitel 6: Integration: Verknüpfung mit anderen Modulen

Zusammenfassung

✅ Du verstehst den Status-Workflow ✅ Du kannst Prozesse zur Prüfung und Freigabe einreichen ✅ Du weisst, wie Arbeitskopien funktionieren ✅ Du verstehst die periodische Überprüfung ✅ Du kannst die Workflow-Übersicht effektiv nutzen