Workflow und Freigabe#

Dieses Kapitel erklärt den Freigabe-Workflow für Prozesse: von der Erstellung über Prüfung und Freigabe bis zur Archivierung.

Status-Workflow verstehen#

Übersicht der Status#

Jeder Prozess durchläuft einen definierten Lebenszyklus:

┌─────────┐     ┌────────────┐     ┌──────────┐     ┌────────────┐
│ Entwurf │────▶│ Zur Prüfung│────▶│ Geprüft  │────▶│ Freigegeben│
└─────────┘     └────────────┘     └──────────┘     └────────────┘
     ▲               │                  │                 │
     │               │                  │                 ▼
     │               ▼                  ▼           ┌───────────┐
     │          Ablehnen            Ablehnen       │ Abgelaufen │
     │               │                  │          └───────────┘
     └───────────────┴──────────────────┘                │
                                                         ▼
                                                   ┌───────────┐
                                                   │ Archiviert│
                                                   └───────────┘

Status-Beschreibungen#

Workflow-Schritte#

1. Entwurf erstellen#

Jeder neue Prozess beginnt als Entwurf:

1. Erstelle einen neuen Prozess oder eine Arbeitskopie
2. Bearbeite Titel, Beschreibung, Prozessschritte
3. Der Status ist “Entwurf”

💡 Tipp: Im Entwurf kannst du beliebig viele Änderungen vornehmen.

2. Zur Prüfung einreichen#

Wenn der Prozess fertig ist:

1. Öffne den Prozess
2. Klicke auf “Zur Prüfung einreichen”
3. Optional: Füge einen Kommentar hinzu
4. Bestätige die Aktion

Voraussetzungen:

• Du benötigst Änderungsrechte am Prozess
• Der Prozess muss im Status “Entwurf” sein

3. Prozess prüfen#

Als Prüfer:

1. Öffne die Workflow-Übersicht (Prozesse → Workflow)
2. Wähle einen Prozess mit Status “Zur Prüfung”
3. Überprüfe den Inhalt
4. Wähle eine Aktion:

⚠️ Wichtig: Bei Ablehnung erhält der Ersteller eine Benachrichtigung und kann nachbessern.

4. Prozess freigeben#

Als Freigeber:

1. Öffne einen Prozess mit Status “Geprüft”
2. Klicke auf “Freigeben”
3. Optional: Füge einen Kommentar hinzu
4. Bestätige die Freigabe

Auswirkungen der Freigabe:

• Prozess erhält Status “Freigegeben”
• Freigabedatum wird gesetzt
• Bei Arbeitskopien: Original wird aktualisiert
• Nächstes Überprüfungsdatum wird berechnet

Arbeitskopien#

Konzept#

Wenn du einen freigegebenen Prozess ändern möchtest, erstellst du eine Arbeitskopie:

• Das Original bleibt freigegeben und verfügbar
• Alle Änderungen erfolgen in der Arbeitskopie
• Nach Freigabe ersetzt die Arbeitskopie das Original

Arbeitskopie erstellen#

1. Öffne einen freigegebenen Prozess
2. Klicke auf “Arbeitskopie erstellen”
3. Die Arbeitskopie wird automatisch geöffnet

Was wird kopiert:

• Alle Grunddaten (Titel, Beschreibung, etc.)
• Alle Prozessschritte
• Verknüpfte Dokumente und Hilfsmittel
• RACI-Zuordnungen

Arbeitskopie bearbeiten#

Die Arbeitskopie funktioniert wie ein normaler Prozess im Entwurf:

1. Bearbeite die gewünschten Inhalte
2. Füge neue Prozessschritte hinzu oder entferne welche
3. Aktualisiere Verknüpfungen

💡 Tipp: In der Prozessliste sind Arbeitskopien mit “(Arbeitskopie von…)” gekennzeichnet.

Arbeitskopie freigeben#

1. Reiche die Arbeitskopie zur Prüfung ein
2. Nach Prüfung und Freigabe:
   • Die Arbeitskopie wird gelöscht
   • Das Original wird mit den Änderungen aktualisiert
   • Das Original behält seinen freigegebenen Status

Periodische Überprüfung#

Periodizität einstellen#

Prozesse können automatisch zur Überprüfung fällig werden:

1. Öffne den Prozess zum Bearbeiten
2. Wähle eine “Periodizität” (z.B. jährlich, halbjährlich)
3. Speichere die Änderungen

Verfügbare Periodizitäten:

• Monatlich
• Vierteljährlich
• Halbjährlich
• Jährlich
• Nach Bedarf (keine automatische Fälligkeit)

Abgelaufene Prozesse#

Wenn die Überprüfungsfrist abläuft:

1. Der Prozess erhält den Status “Abgelaufen”
2. Er erscheint in der Workflow-Übersicht
3. Verantwortliche werden benachrichtigt

Abgelaufenen Prozess behandeln#

Option 1: Erneut freigeben (ohne Änderungen)

1. Öffne den abgelaufenen Prozess
2. Klicke auf “Erneut freigeben”
3. Das Überprüfungsdatum wird neu berechnet

Option 2: Überarbeiten

1. Erstelle eine Arbeitskopie
2. Führe notwendige Aktualisierungen durch
3. Reiche zur Prüfung und Freigabe ein

Prozesse archivieren#

Wann archivieren?#

• Prozess wird nicht mehr benötigt
• Prozess wurde durch neuen ersetzt
• Organisation hat sich geändert

Archivierung durchführen#

1. Öffne den Prozess
2. Klicke auf “Archivieren”
3. Bestätige die Aktion

Auswirkungen:

• Status wird “Archiviert”
• Prozess ist nicht mehr in der normalen Liste sichtbar
• Prozess kann bei Bedarf reaktiviert werden

Archivierte Prozesse anzeigen#

Prozesse → Archivierte Prozesse

Hier siehst du alle archivierten Prozesse und kannst sie bei Bedarf reaktivieren.

Prozess reaktivieren#

1. Öffne den archivierten Prozess
2. Klicke auf “Reaktivieren”
3. Der Prozess erhält wieder den Status “Entwurf”

Workflow-Kommentare#

Kommentare hinzufügen#

Bei jedem Workflow-Schritt kannst du Kommentare hinzufügen:

1. Führe eine Workflow-Aktion aus (z.B. “Zur Prüfung”)
2. Im Dialog: Füge einen Kommentar hinzu
3. Der Kommentar wird in der Historie gespeichert

Kommentar-Historie#

Die Historie aller Workflow-Aktionen findest du:

1. Öffne den Prozess
2. Wechsle zum Tab “Historie” oder “Aktivitäten”
3. Sieh alle Statusänderungen mit Kommentaren

Berechtigungen für Workflow#

Wer kann was?#

Prüfer und Freigeber festlegen#

Die Funktionen für Prüfung und Freigabe werden am Prozess definiert:

1. Öffne den Prozess zum Bearbeiten
2. Setze “Prüfer-Funktion” und “Freigeber-Funktion”
3. Mitglieder dieser Funktionen können entsprechend handeln

Workflow-Übersicht nutzen#

Aufgaben finden#

Prozesse → Workflow

Die Workflow-Übersicht zeigt dir:

Effizient arbeiten#

💡 Tipp: Nutze die Workflow-Übersicht als tägliche Checkliste für anstehende Aufgaben.

Benachrichtigungen#

Automatische Benachrichtigungen#

Das System sendet Benachrichtigungen bei:

• Prozess zur Prüfung eingereicht
• Prozess abgelehnt
• Prozess freigegeben
• Prozess abgelaufen
• Arbeitskopie erstellt

E-Mail-Vorlagen#

Administratoren können E-Mail-Vorlagen anpassen:

Prozesse → Einstellungen → E-Mail-Vorlagen

Best Practices#

✅ Empfehlungen#

• Regelmässige Überprüfung: Setze realistische Periodizitäten
• Kommentare nutzen: Dokumentiere Änderungsgründe
• Arbeitskopien: Freigegebene Prozesse nicht direkt ändern
• Workflow-Übersicht: Täglich prüfen für anstehende Aufgaben

❌ Häufige Fehler#

• Überspringen der Prüfung: Prozesse sollten immer geprüft werden
• Zu lange Entwürfe: Prozesse nicht ewig im Entwurf lassen
• Ignorieren abgelaufener Prozesse: Führt zu veralteter Dokumentation
• Fehlende Prüfer/Freigeber: Workflow blockiert wenn niemand zuständig

FAQ#

Was passiert mit verknüpften Dokumenten bei Freigabe einer Arbeitskopie?#

Die Verknüpfungen werden auf das Original übertragen. Stelle sicher, dass alle verknüpften Dokumente aktuell sind.

Kann ich einen freigegebenen Prozess direkt bearbeiten?#

Nein, du musst zuerst eine Arbeitskopie erstellen. Dies stellt sicher, dass das Original während der Überarbeitung verfügbar bleibt.

Was bedeutet “Erneut freigeben”?#

Bei abgelaufenen Prozessen kannst du ohne Änderungen neu freigeben. Das Überprüfungsdatum wird dann neu berechnet.

Nächste Schritte#

• Kapitel 5: Hilfsmittel: Ressourcen für Prozesse verwalten
• Kapitel 6: Integration: Verknüpfung mit anderen Modulen

Zusammenfassung#

✅ Du verstehst den Status-Workflow ✅ Du kannst Prozesse zur Prüfung und Freigabe einreichen ✅ Du weisst, wie Arbeitskopien funktionieren ✅ Du verstehst die periodische Überprüfung ✅ Du kannst die Workflow-Übersicht effektiv nutzen