Best Practices und FAQ#

Dieses Kapitel zeigt dir bewährte Vorgehensweisen, Tipps und Lösungen für häufige Herausforderungen im Standards-Modul.

Empfohlene Workflows#

Workflow 1: Neue Norm einführen (von Grund auf)#

Szenario: Dein Unternehmen führt ISO 9001 ein.

Vorgehen:

  1. Norm-Datei beschaffen (offizielles PDF der Norm)
  2. Norm im System anlegen:
    • Titel: “ISO 9001:2015 - Qualitätsmanagementsysteme”
    • Kategorie: “Qualitätsmanagement”
    • Normtext als Datei hochladen
  3. Hauptkapitel erfassen (Kapitel 4-10 der ISO 9001)
    • Pro Hauptkapitel einen Eintrag
    • Nummerierung und Titel aus Norm übernehmen
  4. Unterkapitel aufbauen (z.B. 4.1, 4.2, 4.3, …)
    • Hierarchie gemäss Norm
    • Max. 3-4 Ebenen Tiefe
  5. Gap-Analyse durchführen:
    • Für jedes Kapitel: Erfüllungsgrad schätzen (0-100%)
    • Wo sind Lücken?
  6. Stakeholder identifizieren:
    • Liste erstellen
    • Interesse und Einfluss bewerten
  7. Massnahmenplan erstellen:
    • Für Kapitel mit <100% Erfüllung
    • Verantwortung und Termine festlegen
  8. Umsetzen und dokumentieren:
    • Prozesse erstellen/anpassen
    • Dokumente entwickeln
    • Verknüpfungen setzen
  9. Erfüllungsgrad aktualisieren:
    • Nach Umsetzung: Bewertung anpassen
    • “Erfüllt durch” dokumentieren
  10. Regelmässig reviewen:
    • Quartalsweise Fortschrittskontrolle
    • Vor Audits: Vollständigkeitsprüfung

Zeitrahmen: 3-12 Monate (je nach Unternehmensgrösse)

Workflow 2: Audit vorbereiten#

Szenario: Internes Audit oder Zertifizierungsaudit steht bevor.

Vorgehen:

  1. Gesamtansicht nutzen:
    • Alle Kapitel auf einen Blick
    • Erfüllungsgrade prüfen
  2. Lücken identifizieren:
    • Kapitel mit <100% markieren
    • Fehlende Nachweise notieren
  3. Massnahmen abschliessen:
    • Offene Massnahmen priorisieren
    • Kritische vor Audit abschliessen
  4. Nachweise komplettieren:
    • Fehlende Dokumente erstellen
    • DMS-Verknüpfungen setzen
  5. Verknüpfungen prüfen:
    • Alle Links funktionieren?
    • Aktuelle Versionen verlinkt?
  6. Audit-Dokumentation vorbereiten:
    • Word-Export für Auditor
    • Excel-Export für Gap-Analyse
    • Stakeholder-Liste aktualisieren
  7. Team briefen:
    • Wer ist verantwortlich für welches Kapitel?
    • Wo liegen Nachweise?

Zeitrahmen: 2-4 Wochen vor Audit

Workflow 3: Laufende Pflege (kontinuierliche Verbesserung)#

Szenario: Managementsystem ist etabliert, kontinuierliche Pflege nötig.

Monatlich:

  • Offene Massnahmen reviewen
  • Status aktualisieren
  • Neue Massnahmen bei Bedarf erfassen

Quartalsweise:

  • Erfüllungsgrade prüfen
  • Neue Prozesse/Dokumente verknüpfen
  • Stakeholder-Liste aktualisieren

Halbjährlich:

  • Vollständige Durchsicht aller Kapitel
  • Gap-Analyse aktualisieren
  • Verbesserungspotenziale identifizieren

Jährlich:

  • Stakeholder-Bewertungen überprüfen
  • Kategorie-Struktur optimieren
  • Alte Normen archivieren

Bei Bedarf:

  • Nach Normaktualisierungen: Version aktualisieren
  • Nach Prozessänderungen: Verknüpfungen anpassen
  • Vor Audits: Intensiv-Review

Tipps für effiziente Nutzung#

✅ Allgemeine Tipps#

1. Klare Namenskonventionen

  • Normen: “ISO XXXXX:YYYY - Deutscher Titel”
  • Kategorien: Kurz und prägnant (max. 20 Zeichen)
  • Stakeholder: Gruppen statt Individuen

2. Favoriten gezielt einsetzen

  • Nur aktive Normen favorisieren
  • Maximal 3-5 Favoriten
  • Regelmässig aufräumen

3. Beschreibungen pflegen

  • Markdown-Formatierung nutzen
  • Listen und Struktur verwenden
  • Aktuelle Verweise einbauen

4. Erfüllungsgrad realistisch bewerten

  • Ehrliche Einschätzung (nicht schönfärben!)
  • Nachvollziehbare Kriterien verwenden
  • Regelmässig aktualisieren

5. Verknüpfungen konsequent setzen

  • Jedes Kapitel mit Prozess verknüpfen
  • Nachweisdokumente immer verlinken
  • Bidirektionale Verweise nutzen

✅ Zeitsparer#

Tastatur-Shortcuts (Browser)

  • Strg/Cmd + F - Suche auf Seite
  • Strg/Cmd + Klick - Link in neuem Tab öffnen
  • Alt + ← - Zurück zur vorherigen Seite

Navigation

  • Breadcrumb-Pfad nutzen statt Zurück-Button
  • Navigations-Buttons (↑↓←→) in Kapiteln
  • Gesamtansicht für schnellen Überblick

Bulk-Actions

  • Mehrere Dokumente gleichzeitig hochladen (Drag & Drop)
  • Mehrere Verknüpfungen in einem Bearbeitungsschritt setzen
  • Excel-Import für Kapitelstruktur (falls verfügbar)

Export-Funktionen

  • Word-Export für Präsentationen
  • Excel-Export für Datenanalysen
  • Screenshot-Tools für schnelle Dokumentation

✅ Qualitäts-Tipps#

Vollständigkeit sicherstellen

  • Checkliste: Jedes Kapitel hat Beschreibung?
  • Checkliste: Jedes Kapitel hat Erfüllungsgrad?
  • Checkliste: Jedes Kapitel hat Verknüpfungen?

Nachvollziehbarkeit gewährleisten

  • “Erfüllt durch” immer ausfüllen
  • Konkrete Referenzen nennen (Prozess-IDs, Dokument-Namen)
  • Datum der letzten Bewertung vermerken

Audit-Readiness

  • Vorlagen für häufige Nachweise (z.B. Managementbewertungs-Protokoll)
  • Standardisierte Verknüpfungen
  • Klare Verantwortlichkeiten

Häufige Fehler und Lösungen#

Problem 1: Erfüllungsgrad sinkt nach Aktualisierung#

Symptom: Gesamt-Erfüllungsgrad der Norm ist plötzlich niedriger.

Ursache: Neue Kapitel wurden als “erforderlich” markiert, haben aber noch 0% Erfüllung.

Lösung:

  1. Identifiziere neue Kapitel mit 0%
  2. Bewerte Erfüllungsgrad realistisch
  3. Oder deaktiviere “Erfüllung erforderlich” bei informativen Kapiteln

Problem 2: Verknüpfungen funktionieren nicht#

Symptom: Klick auf verknüpftes Dokument/Prozess führt zu Fehler.

Ursache: Verlinktes Objekt wurde gelöscht oder umbenannt.

Lösung:

  1. Öffne Kapitel im Bearbeiten-Modus
  2. Entferne die ungültige Verknüpfung
  3. Setze neue Verknüpfung zum korrekten Objekt
  4. Speichere

💡 Tipp: Regelmässig Verknüpfungen prüfen (z.B. halbjährlich).

Problem 3: Export-Datei ist unvollständig#

Symptom: Word/Excel-Export enthält nicht alle Kapitel.

Ursache: Möglicherweise Timeout bei sehr grossen Normen.

Lösung:

  1. Prüfe Browser-Konsole auf Fehler
  2. Versuche Export erneut
  3. Bei wiederholtem Problem: Norm in kleinere Abschnitte teilen
  4. Kontaktiere Support bei persistentem Problem

Problem 4: Massnahmen werden nicht angezeigt#

Symptom: In der Massnahmen-Übersicht fehlen Einträge.

Ursache: Filter oder fehlende Berechtigungen.

Lösung:

  1. Prüfe, ob Massnahme wirklich mit Standards-Objekt verknüpft ist
  2. Prüfe Content-Type der Massnahme (muss “standard” oder “chapter” sein)
  3. Für Nicht-Admins: Nur eigene Massnahmen sichtbar
  4. Prüfe SWOT-Berechtigungen (swot.view_massnahmen)

Problem 5: Stakeholder-Farbe nicht korrekt#

Symptom: Stakeholder hat falsche Farbe trotz korrekter Bewertung.

Ursache: Rating-Berechnung nicht aktualisiert.

Lösung:

  1. Öffne Stakeholder im Bearbeiten-Modus
  2. Speichere erneut (auch ohne Änderung)
  3. Farbe sollte sich aktualisieren
  4. Falls nicht: Prüfe Interesse/Einfluss-Werte

FAQ: Häufig gestellte Fragen#

Allgemein#

F: Kann ich Normen aus anderen Systemen importieren?

A: Aktuell gibt es keinen automatischen Import. Optionen:

  • Manuelle Erfassung (empfohlen für kleine Normen)
  • JSON-Import (bei Verfügbarkeit im System)
  • Kontaktiere Support für Bulk-Import-Unterstützung

F: Wie viele Normen kann ich gleichzeitig verwalten?

A: Unbegrenzt. Das System ist für mehrere Normen ausgelegt. Empfehlung: Nutze Kategorien zur Organisation.

F: Kann ich eigene (interne) Standards verwalten?

A: Ja! Das Modul ist nicht auf ISO-Normen beschränkt. Eigene Richtlinien, Branchenstandards oder Kundenanforderungen können genauso erfasst werden.

Erfüllungsgrad#

F: Wie berechnet sich der Gesamt-Erfüllungsgrad genau?

A:

Gesamt = Summe(Erfüllungsgrad aller "erforderlich" Kapitel) 
         / Anzahl("erforderlich" Kapitel)

Nur Kapitel mit aktiviertem “Erfüllung erforderlich” zählen!

F: Kann ich Erfüllungsgrade automatisch aus Prozess-Status ableiten?

A: Nein, Erfüllungsgrade müssen manuell gesetzt werden. Dies gewährleistet bewusste Bewertung und Nachvollziehbarkeit.

F: Was bedeutet 100% Erfüllung konkret?

A: 100% bedeutet:

  • Alle Normforderungen sind dokumentiert
  • Prozesse/Dokumente sind etabliert und gelebt
  • Nachweise sind vollständig vorhanden
  • Keine Abweichungen oder Lücken

Verknüpfungen#

F: Kann ein Dokument mit mehreren Kapiteln verknüpft sein?

A: Ja! Ein DMS-Dokument kann mit beliebig vielen Kapiteln verknüpft werden. Beispiel: QM-Handbuch ist Nachweis für viele Kapitel.

F: Werden Verknüpfungen bidirektional angezeigt?

A: Teilweise. In Kapiteln siehst du verknüpfte Objekte. In den verlinkten Objekten (Prozess, Dokument) siehst du nicht automatisch zurück. Empfehlung: Nutze Rückverweise in Beschreibungen.

F: Was passiert wenn ich ein verknüpftes Dokument lösche?

A: Die Verknüpfung bleibt bestehen, führt aber ins Leere. Beim Klick erscheint ein Fehler. Lösung: Verknüpfung manuell im Kapitel entfernen.

Stakeholder#

F: Muss ich Stakeholder bewerten oder reicht Erfassung?

A: Bewertung ist optional. Ohne Bewertung (Interesse/Einfluss = “-”) ist das Rating 0. Empfehlung: Mindestens die wichtigsten Stakeholder bewerten.

F: Können sich Stakeholder-Bewertungen ändern?

A: Ja! Stakeholder-Bedeutung kann sich ändern (z.B. neuer Grosskunde, Gesetzesänderung). Empfehlung: Jährliche Review-Termine.

Export#

F: Kann ich den Word-Export anpassen (z.B. Logo hinzufügen)?

A: Der Export generiert ein Standard-Word-Dokument. Du kannst es nach dem Download in Word öffnen und anpassen.

F: Warum fehlen im Excel-Export die Verknüpfungen?

A: Der Excel-Export ist auf Tabellenformat optimiert. Verknüpfungen sind nicht enthalten. Nutze Word-Export für vollständige Dokumentation.

Berechtigungen#

F: Kann ich einzelne Kapitel vor bestimmten Nutzern verbergen?

A: Nein, Berechtigungen gelten für das gesamte Modul. Alle standards_users sehen alle Normen und Kapitel.

F: Können externe Auditoren Zugriff erhalten?

A: Ja, erstelle einen Benutzer mit standards_users Berechtigung. Empfehlung: Temporären Account mit begrenzter Gültigkeitsdauer.

Troubleshooting#

Performance-Probleme#

Symptom: Langsame Ladezeiten bei grossen Normen.

Lösungen:

  • Browser-Cache leeren
  • Gesamtansicht vermeiden bei >100 Kapiteln
  • Norm in mehrere kleinere Normen aufteilen
  • Server-Ressourcen prüfen (bei persistentem Problem)

Darstellungsprobleme#

Symptom: Layouts oder Formatierungen sind fehlerhaft.

Lösungen:

  • Browser-Cache leeren (Strg+F5 / Cmd+Shift+R)
  • Anderen Browser testen (Chrome, Firefox, Edge)
  • Zoom auf 100% setzen
  • Browser aktualisieren

Speichern schlägt fehl#

Symptom: “Fehler beim Speichern” Meldung.

Lösungen:

  • Prüfe Pflichtfelder (sind alle ausgefüllt?)
  • Prüfe Gültigkeitsdaten (Gültig-bis > Gültig-ab?)
  • Prüfe Sonderzeichen in Feldern
  • Session ggf. abgelaufen → Neu anmelden
  • Bei persistentem Problem: Support kontaktieren

Checklisten#

Neue Norm einführen#

  • Norm im System angelegt (Titel, Kategorie)
  • Normtext als Datei hochgeladen
  • Alle Hauptkapitel erfasst
  • Unterkapitel-Hierarchie aufgebaut
  • Stakeholder identifiziert und bewertet
  • Gap-Analyse durchgeführt (Erfüllungsgrad geschätzt)
  • Massnahmen für Lücken geplant
  • Verantwortlichkeiten festgelegt
  • Umsetzung gestartet

Vor internem Audit#

  • Alle Erfüllungsgrade aktuell (<3 Monate alt)
  • Alle Kapitel haben “Erfüllt durch” Beschreibung
  • Verknüpfungen zu Prozessen gesetzt
  • Verknüpfungen zu Nachweisdokumenten gesetzt
  • Offene Massnahmen geprüft/aktualisiert
  • Kritische Massnahmen abgeschlossen
  • Gesamtansicht kontrolliert
  • Word-Export erstellt
  • Audit-Team gebrieft

Vierteljährlicher Review#

  • Erfüllungsgrade überprüft und aktualisiert
  • Neue Prozesse/Dokumente verknüpft
  • Abgeschlossene Massnahmen archiviert
  • Neue Massnahmen bei Bedarf erfasst
  • Stakeholder-Liste auf Aktualität geprüft
  • Favoriten-Liste aufgeräumt
  • Veraltete Verknüpfungen entfernt

Zusammenfassung#

In diesem Kapitel hast du gelernt:

  • ✅ Empfohlene Workflows für Norm-Einführung, Audit-Vorbereitung und laufende Pflege
  • ✅ Tipps für effiziente Nutzung und Zeitersparnis
  • ✅ Häufige Fehler und deren Lösungen
  • ✅ Antworten auf häufig gestellte Fragen
  • ✅ Troubleshooting bei technischen Problemen
  • ✅ Praktische Checklisten für verschiedene Szenarien

Nächste Schritte#

Wende dein Wissen an:

💡 Tipp: Die Best Practices sind aus realen Projekten entstanden. Passe sie an deine spezifischen Bedürfnisse an!

Viel Erfolg beim Arbeiten mit dem Standards-Modul! 🎯

Bei Fragen oder Problemen wende dich an den ELIZA Support oder dein QM-Team.

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