Integration mit anderen Modulen#

Dieses Kapitel zeigt dir, wie das Standards-Modul mit anderen ELIZA-Modulen zusammenarbeitet.

Überblick: Modul-Integrationen#

Das Standards-Modul ist mit folgenden ELIZA-Modulen vernetzt:

Integration mit DMS (Dokumentenmanagement)#

Dokumente verknüpfen#

Verknüpfe DMS-Dokumente als Nachweise für Normkapitel.

Verwendungszwecke:

• Verfahrensanweisungen als Nachweis
• Checklisten und Formulare
• Protokolle und Berichte
• Zertifikate und Nachweise

Verknüpfung erstellen:

1. Öffne ein Kapitel im Bearbeiten-Modus
2. Scrolle zu “Verknüpfte Dokumente”
3. Wähle ein oder mehrere Dokumente aus
4. Speichere

In der Kapitel-Ansicht:

• Verknüpfte Dokumente werden aufgelistet
• Klickbare Links führen direkt zum Dokument
• DMS-Vorschau ist verfügbar

💡 Tipp: Verwende sprechende Dokumentnamen im DMS, damit die Zuordnung klar ist.

Ordner verknüpfen#

Verknüpfe ganze DMS-Ordner mit Kapiteln.

Verwendungszwecke:

• Ordner “Zertifikate” für Zertifizierungskapitel
• Ordner “Audit-Berichte” für Audit-Anforderungen
• Ordner “Schulungsunterlagen” für Kompetenzkapitel

Vorteil:

• Alle Dokumente im Ordner sind automatisch zugeordnet
• Neue Dokumente im Ordner sind sofort verfügbar
• Strukturierte Ablage

Verknüpfung erstellen:

1. Kapitel im Bearbeiten-Modus öffnen
2. Zu “Verknüpfte Ordner” scrollen
3. Gewünschten DMS-Ordner auswählen
4. Speichern

Datei-Upload direkt an Norm#

Neben DMS-Verknüpfungen kannst du Dateien direkt zur Norm hochladen (siehe Kapitel 2: Normen verwalten).

Wann DMS, wann direkter Upload?

💡 Tipp: Verwende DMS für lebendige, gemeinsam genutzte Dokumente. Nutze Direkt-Upload für normspezifische, statische Dateien.

Integration mit Prozessmanagement#

Prozesse verknüpfen#

Zeige, welche Prozesse eine Normforderung erfüllen.

Beispiel: ISO 9001 Kapitel 5.1 “Führung”

Verknüpfte Prozesse:

• “Managementbewertung”
• “Strategieplanung”
• “Qualitätspolitik-Review”

Verknüpfung erstellen:

1. Kapitel im Bearbeiten-Modus öffnen
2. Zu “Verknüpfte Prozesse” scrollen
3. Prozesse aus der Liste auswählen (Mehrfachauswahl)
4. Speichern

In der Kapitel-Ansicht:

• Prozesse werden mit Link angezeigt
• Klick führt zur Prozess-Detailseite
• BPMN-Diagramme sind einsehbar

Hilfsmittel verknüpfen#

Hilfsmittel sind Vorlagen, Checklisten oder Tools aus dem Prozessmanagement.

Beispiele:

• Audit-Checkliste für Kapitel “9.2 Internes Audit”
• Formular “Managementbewertung” für Kapitel “9.3”
• Messvorlage für Kapitel “9.1 Überwachung”

Verknüpfung erstellen:

1. Kapitel bearbeiten
2. Feld “Hilfsmittel” → Auswahl treffen
3. Speichern

Auditkriterien verknüpfen#

Auditkriterien definieren Prüfpunkte für interne/externe Audits.

Verwendung:

• Systematische Audit-Vorbereitung
• Checkliste für Auditoren
• Vollständigkeit sicherstellen

Verknüpfung erstellen:

1. Auditkriterium im Prozessmodul erstellen
2. Kapitel im Standards-Modul bearbeiten
3. Feld “Auditkriterien” → Auswahl
4. Speichern

Vorteil:

• Bei Audits: Alle Prüfkriterien sind am Kapitel hinterlegt
• Auditor sieht sofort, was zu prüfen ist

Integration mit SWOT-Analysen#

Einschätzungen erfassen#

Erfasse Risikobewertungen zu Normen oder Kapiteln.

Verwendungszwecke:

• Risiken identifizieren (z.B. “Compliance-Risiko bei Gesetzesänderung”)
• Chancen bewerten (z.B. “Wettbewerbsvorteil durch Zertifizierung”)
• Schwächen erkennen (z.B. “Lücke in der Umsetzung”)

Einschätzung erstellen:

1. Öffne Norm oder Kapitel in der Detailansicht
2. Scrolle zum Abschnitt “Einschätzungen”
3. Klicke auf “Einschätzung hinzufügen”
4. Fülle das Formular aus:
   • Titel
   • Bewertung (z.B. Risikostufe 1-5)
   • Beschreibung
5. Speichere

Durchschnittliche Bewertung:

Das System berechnet automatisch die durchschnittliche Risikobewertung aller Einschätzungen eines Kapitels.

Massnahmen planen#

Erfasse Verbesserungsmassnahmen zu Normen oder Kapiteln.

Typische Massnahmen:

• Lücken schliessen (z.B. “VA für internes Audit erstellen”)
• Verbesserungen umsetzen (z.B. “Prozess digitalisieren”)
• Compliance herstellen (z.B. “Schulung durchführen”)

Massnahme erstellen:

1. Öffne Norm oder Kapitel
2. Scrolle zum Abschnitt “Massnahmen”
3. Klicke auf “Massnahme hinzufügen”
4. Fülle das Formular aus:
   • Titel - Kurzbeschreibung
   • Beschreibung - Detaillierte Massnahme
   • Verantwortung - Zuständige Person
   • Fälligkeitsdatum - Termin
   • Status - Offen/In Bearbeitung/Abgeschlossen
5. Speichere

Massnahmen-Übersicht:

Alle Massnahmen aus dem Standards-Modul kannst du zentral einsehen:

1. Klicke im Menü auf “Massnahmen”
2. Du siehst alle Standards-Massnahmen
3. Filtere nach Status, Verantwortung, Fälligkeit

Anzeige in der Massnahmen-Übersicht:

💡 Tipp: Nutze die Massnahmen-Übersicht für regelmässige Reviews im Managementbewertungs-Meeting.

Integration mit Dashboard#

Favoriten nutzen#

Markiere häufig genutzte Normen als Favoriten für schnellen Zugriff.

Favorit setzen:

1. Öffne eine Norm in der Detailansicht
2. Klicke auf das Stern-Symbol ⭐ oben rechts
3. Die Norm wird als Favorit markiert

Favoriten aufrufen:

• Klicke im Menü auf “Favoriten”
• Oder nutze die direkte URL /standards/favorites
• Du siehst alle deine favorisierten Standards-Objekte

Favorit entfernen:

1. Öffne die Norm
2. Klicke erneut auf das Stern-Symbol
3. Der Favorit wird entfernt

💡 Tipp: Markiere die Normen als Favoriten, an denen du aktiv arbeitest oder die du regelmässig brauchst.

Modul-übergreifende Workflows#

Workflow 1: Norm-Anforderung umsetzen#

1. Standards: Normkapitel erfassen
   → Beschreibung: Was fordert die Norm?
   → Geforderte Nachweise: Was ist nötig?
   
2. Prozesse: Prozess erstellen/anpassen
   → Prozess erfüllt Normforderung
   
3. Standards: Prozess mit Kapitel verknüpfen
   → "Verknüpfte Prozesse" setzen
   
4. DMS: Nachweisdokumente erstellen
   → Verfahrensanweisung, Formulare
   
5. Standards: Dokumente mit Kapitel verknüpfen
   → "Verknüpfte Dokumente" setzen
   
6. Standards: Erfüllungsgrad bewerten
   → Erfüllungsgrad % setzen
   → "Erfüllt durch" dokumentieren

Workflow 2: Gap-Analyse und Massnahmenplanung#

1. Standards: Norm importieren/erfassen
   → Alle Kapitel mit Anforderungen

2. Standards: Erfüllungsgrad bewerten
   → Für jedes Kapitel: 0-100%
   → Lücken identifizieren
   
3. SWOT: Risikobewertung durchführen
   → Einschätzungen zu kritischen Kapiteln
   
4. Standards: Massnahmen planen
   → Für Kapitel mit <100% Erfüllung
   → Verantwortung und Termin setzen
   
5. Prozesse/DMS: Massnahmen umsetzen
   → Prozesse erstellen
   → Dokumente entwickeln
   
6. Standards: Verknüpfungen setzen
   → Neue Prozesse/Dokumente verlinken
   → Erfüllungsgrad aktualisieren

Workflow 3: Audit-Vorbereitung#

1. Standards: Gesamtansicht nutzen
   → Alle Kapitel auf einen Blick
   → Erfüllungsgrade prüfen
   
2. Standards: Lücken identifizieren
   → Kapitel mit <100% Erfüllung
   → Fehlende Nachweise
   
3. Standards: Massnahmen prüfen
   → Offene Massnahmen abschliessen
   → Status aktualisieren
   
4. DMS: Nachweise komplettieren
   → Fehlende Dokumente erstellen
   → Dokumente aktualisieren
   
5. Standards: Verknüpfungen prüfen
   → Alle Links funktionieren?
   → Aktuelle Versionen verlinkt?
   
6. Standards: Word/Excel Export
   → Audit-Dokumentation erstellen
   → An Auditor senden

API und Schnittstellen#

Das Standards-Modul ist Teil der ELIZA REST API.

API-Endpunkte:

• /api/standards/ - Liste aller Normen
• /api/standards/<id>/ - Details einer Norm
• /api/standards/chapters/ - Kapitel
• /api/standards/stakeholders/ - Stakeholder

⚠️ Hinweis: API-Zugriff erfordert entsprechende Berechtigungen und API-Token. Details in der API-Dokumentation.

Best Practices für Integration#

✅ Empfohlene Vorgehensweisen#

Systematische Verknüpfung

• Für jedes Kapitel: Prozesse verknüpfen
• Für jedes Kapitel: Nachweise (Dokumente) verlinken
• Bei Lücken: Massnahmen erfassen

DMS-Struktur anpassen

• Ordner pro Norm anlegen
• Ordner mit Kapiteln verknüpfen
• Konsistente Ablagestruktur

Prozesse referenzieren Normen

• In Prozessbeschreibungen: Normkapitel nennen
• Bidirektionale Verknüpfung herstellen

Massnahmen nachverfolgen

• Wöchentliche Review der offenen Massnahmen
• Status aktuell halten
• Abgeschlossene Massnahmen → Erfüllungsgrad aktualisieren

Favoriten gezielt einsetzen

• Aktive Normen als Favoriten
• Favoriten regelmässig aufräumen

❌ Häufige Fehler vermeiden#

Keine isolierten Normen

• ❌ Norm ohne Verknüpfungen
• ✅ Systematische Integration mit Prozessen/DMS

Keine veralteten Verknüpfungen

• ❌ Links zu gelöschten Dokumenten
• ✅ Regelmässig prüfen und aktualisieren

Keine doppelte Pflege

• ❌ Norm-Infos im DMS UND Standards dupliziert
• ✅ Standards als “Single Source of Truth”

Keine ungenutzten Massnahmen

• ❌ Massnahmen erfasst, aber nie verfolgt
• ✅ Aktives Massnahmen-Management

Zusammenfassung#

In diesem Kapitel hast du gelernt:

• ✅ Wie das Standards-Modul mit DMS, Prozessen und SWOT integriert ist
• ✅ Dokumente, Ordner und Prozesse zu verknüpfen
• ✅ Einschätzungen und Massnahmen zu nutzen
• ✅ Favoriten für Schnellzugriff zu setzen
• ✅ Modul-übergreifende Workflows anzuwenden
• ✅ Best Practices für effektive Integration

Nächste Schritte#

Vertiefe dein Wissen:

• Berechtigungskonzept - Verstehe Zugriffs- und Bearbeitungsrechte
• Best Practices - Optimiere deine Workflows
• Erste Schritte - Wiederhole die Grundlagen

💡 Tipp: Die Stärke von ELIZA liegt in der Integration. Nutze die Verknüpfungen konsequent, um ein lebendiges Managementsystem aufzubauen!