Kapitel und Erfüllung#

In diesem Kapitel lernst du, wie du Normen in Kapitel strukturierst, Anforderungen dokumentierst und den Erfüllungsgrad bewertest.

Kapitel-Struktur verstehen#

Hierarchische Organisation#

Normen werden in Kapitel und Unterkapitel unterteilt:

ISO 9001:2015
│
├── 4 Kontext der Organisation
│   ├── 4.1 Verstehen der Organisation und ihres Kontextes
│   ├── 4.2 Verstehen der Erfordernisse interessierter Parteien
│   ├── 4.3 Festlegen des Anwendungsbereichs
│   └── 4.4 Qualitätsmanagementsystem
│       ├── 4.4.1 Allgemeines
│       └── 4.4.2 Prozessorientierter Ansatz
│
├── 5 Führung
│   ├── 5.1 Führung und Verpflichtung
│   │   ├── 5.1.1 Allgemeines
│   │   └── 5.1.2 Kundenorientierung
│   └── 5.2 Politik
│
└── ...

Ebenen:

• Hauptkapitel - Ohne übergeordnetes Kapitel (z.B. “4 Kontext”)
• Unterkapitel - Mit übergeordnetem Kapitel (z.B. “4.1”, “4.1.1”)

💡 Tipp: Du kannst beliebig viele Ebenen verschachteln, aber mehr als 3-4 Ebenen machen die Struktur unübersichtlich.

Kapitelnummerierung#

Die Nummerierung hilft bei der Orientierung:

⚠️ Wichtig: Die Nummerierung ist ein Freitextfeld. Das System sortiert natürlich (4.1 kommt vor 4.10).

Kapitel erstellen#

Hauptkapitel anlegen#

Hauptkapitel sind die oberste Ebene direkt unter der Norm.

Schritt 1: Norm öffnen

1. Navigiere zur Norm
2. Öffne die Detailansicht

Schritt 2: Neues Kapitel hinzufügen

1. Klicke auf den grünen Button “Kapitel” (+ Symbol)
2. Das Formular “Neues Kapitel” öffnet sich

Schritt 3: Formular ausfüllen

Feld-Details:

Nummer (optional, aber empfohlen)

• Eindeutige Kennzeichnung des Kapitels
• Wird für Sortierung verwendet
• Beispiele: “4”, “4.1”, “4.1.1”, “A.5.1”

Titel (Pflichtfeld)

• Bezeichnung des Kapitels
• Sollte der Norm-Struktur entsprechen
• Beispiel: “Kontext der Organisation”

Beschreibung (optional, aber wichtig)

• Was fordert die Norm in diesem Kapitel?
• Was muss das Unternehmen tun?
• Kann Markdown-Formatierung enthalten

Geforderte Nachweise (optional)

• Welche Dokumente/Prozesse sind erforderlich?
• Was wird bei Audits geprüft?
• Beispiele: “Verfahrensanweisung”, “Protokolle”, “Checklisten”

Erfüllung erforderlich (Checkbox)

• ☑ Aktiviert: Kapitel ist Muss-Anforderung (zählt zum Erfüllungsgrad)
• ☐ Deaktiviert: Kapitel ist optional (informativer Charakter)

Schritt 4: Speichern

1. Klicke auf “Speichern”
2. Du wirst zur Norm-Detailansicht zurückgeleitet
3. Das neue Kapitel erscheint in der Kapitel-Tabelle

Unterkapitel anlegen#

Unterkapitel werden einem bestehenden Kapitel untergeordnet.

Schritt 1: Übergeordnetes Kapitel öffnen

1. Navigiere zur Norm-Detailansicht
2. Klicke auf das Kapitel, unter dem du ein Unterkapitel erstellen möchtest

Schritt 2: Unterkapitel hinzufügen

1. In der Kapitel-Detailansicht klickst du auf “Unterkapitel hinzufügen”
2. Das Formular öffnet sich (gleiche Felder wie bei Hauptkapitel)

Schritt 3: Formular ausfüllen

• Fülle die Felder wie beim Hauptkapitel aus
• Die Nummer sollte die Hierarchie widerspiegeln (z.B. “4.1” unter “4”)

Schritt 4: Speichern

1. Klicke auf “Speichern”
2. Du wirst zum übergeordneten Kapitel zurückgeleitet
3. Das Unterkapitel erscheint in der Hierarchie

💡 Tipp: Du kannst Unterkapitel auch nachträglich verschieben, indem du das “Übergeordnete Kapitel” änderst.

Reihenfolge festlegen#

Die Reihenfolge der Kapitel wird durch drei Faktoren bestimmt:

1. Reihenfolge-Feld (numerisch, höchste Priorität)
2. Kapitelnummer (natürliche Sortierung)
3. Titel (alphabetisch)

Reihenfolge manuell steuern:

1. Öffne das Kapitel im Bearbeiten-Modus
2. Setze das Feld “Reihenfolge” (z.B. 1, 2, 3, …)
3. Speichere

💡 Tipp: Verwende Reihenfolge-Werte nur bei Bedarf (z.B. bei Anhängen oder Sonderfällen). Normalerweise reicht die Nummerierung.

Kapitel bearbeiten#

Kapitel-Details ändern#

Schritt 1: Kapitel öffnen

1. Navigiere zur Norm
2. Klicke auf das gewünschte Kapitel

Schritt 2: Bearbeiten-Modus

1. Klicke auf “Kapitel ändern”
2. Das Bearbeitungsformular öffnet sich

Schritt 3: Änderungen vornehmen

Du kannst alle Felder bearbeiten:

• Nummer
• Reihenfolge
• Titel
• Beschreibung
• Geforderte Nachweise
• Erfüllung erforderlich
• Erfüllungsgrad
• Erfüllt durch
• Übergeordnetes Kapitel (= Verschieben in der Hierarchie)

Zusätzliche Felder im Bearbeiten-Modus:

Schritt 4: Speichern

1. Klicke auf “Speichern”
2. Änderungen werden übernommen

Erfüllungsgrad bewerten#

Der Erfüllungsgrad zeigt, wie gut eine Anforderung umgesetzt ist.

Bewertungsskala:

Bewertungsrichtlinien:

100% - Vollständig erfüllt

• Alle Normforderungen sind dokumentiert
• Prozesse/Dokumente sind etabliert und gelebt
• Nachweise sind vollständig vorhanden
• Keine Abweichungen

80-99% - Weitgehend erfüllt

• Hauptanforderungen sind umgesetzt
• Kleinere Lücken oder Verbesserungspotenzial vorhanden
• Nachweise grösstenteils vorhanden

30-79% - Teilweise erfüllt

• Grundlegende Ansätze vorhanden
• Wesentliche Lücken bestehen
• Nachweise unvollständig

1-29% - Geringfügig umgesetzt

• Nur Ansätze erkennbar
• Grosse Lücken
• Kaum Nachweise

0% - Nicht umgesetzt

• Keine Umsetzung
• Keine Nachweise

Erfüllungsgrad setzen:

1. Öffne das Kapitel im Bearbeiten-Modus
2. Setze den “Erfüllungsgrad in %” (0-100)
3. Ergänze im Feld “Erfüllt durch” die Umsetzungsbeschreibung
4. Speichere

💡 Tipp: Der Gesamt-Erfüllungsgrad einer Norm wird automatisch aus allen als “erforderlich” markierten Kapiteln berechnet.

Erfüllungsbeschreibung dokumentieren#

Das Feld “Erfüllt durch” beschreibt WIE die Normforderung umgesetzt wird.

Best Practices:

Konkret und spezifisch

• ✅ “Dokumentiert in VA-001 ‘Managementbewertung’, durchgeführt quartalsweise”
• ❌ “Wird gemacht”

Verknüpfungen nennen

• ✅ “Prozess ‘Strategieplanung’ (P-001), Dokument ‘SWOT-Analyse 2024’”
• ❌ “In Prozessen vorhanden”

Nachvollziehbar für Dritte

• ✅ “Jährliche Kontextanalyse durch QMB, dokumentiert in Protokoll MB-2024-01”
• ❌ “QMB macht das”

Aktuelle Referenzen

• ✅ “Siehe aktuelle Kundenzufriedenheitsanalyse Q4/2023”
• ❌ “Wird analysiert” (ohne Zeitbezug)

Verknüpfungen erstellen#

Kapitel können mit anderen ELIZA-Objekten verknüpft werden, um Nachweise zu dokumentieren.

Verfügbare Verknüpfungen#

Prozesse verknüpfen#

Schritt 1: Kapitel öffnen

1. Navigiere zum gewünschten Kapitel
2. Klicke auf “Kapitel ändern”

Schritt 2: Prozesse auswählen

1. Scrolle zum Abschnitt “Verknüpfungen”
2. Im Feld “Verknüpfte Prozesse” wählst du einen oder mehrere Prozesse
3. Nutze die Mehrfachauswahl (Strg/Cmd + Klick)

Schritt 3: Speichern

1. Klicke auf “Speichern”
2. Die Verknüpfungen werden gespeichert
3. In der Kapitel-Detailansicht erscheinen die verlinkten Prozesse

💡 Tipp: Verknüpfte Prozesse sind klickbar und führen direkt zur Prozess-Detailseite.

Dokumente und Ordner verknüpfen#

Dokumente = Einzelne DMS-Dokumente Ordner = DMS-Ordner mit mehreren Dokumenten

Schritt 1: Kapitel im Bearbeiten-Modus öffnen

Schritt 2: Verknüpfungen setzen

• “Verknüpfte Dokumente” - Wähle spezifische Dokumente
• “Verknüpfte Ordner” - Wähle Dokumentordner

Schritt 3: Speichern

Mehr zur DMS-Integration in Kapitel 5: Integration.

Hilfsmittel verknüpfen#

Hilfsmittel sind Vorlagen, Checklisten oder Werkzeuge aus dem Prozessmanagement.

Verwendung:

• Audit-Checklisten
• Formular-Vorlagen
• Messvorrichtungen
• Software-Tools

Verknüpfung:

1. Kapitel im Bearbeiten-Modus öffnen
2. Im Feld “Hilfsmittel” gewünschte Elemente auswählen
3. Speichern

Auditkriterien verknüpfen#

Auditkriterien definieren, was bei internen/externen Audits geprüft wird.

Schritt 1: Auditkriterien erstellen (im Prozessmodul)

Schritt 2: Mit Kapitel verknüpfen

1. Kapitel bearbeiten
2. Im Feld “Auditkriterien” gewünschte Kriterien auswählen
3. Speichern

💡 Tipp: Auditkriterien helfen dir bei der Audit-Vorbereitung und stellen sicher, dass alle relevanten Punkte geprüft werden.

SWOT und Massnahmen#

Zu jedem Kapitel kannst du Risikobewertungen und Verbesserungsmassnahmen erfassen.

Einschätzungen (Risikobewertung)#

Zweck:

• Risiken identifizieren
• Schwachstellen erkennen
• Chancen bewerten

Einschätzung erstellen:

1. Öffne die Kapitel-Detailansicht
2. Scrolle zum Abschnitt “Einschätzungen”
3. Klicke auf “Einschätzung hinzufügen”
4. Fülle das Formular aus:
   • Titel der Einschätzung
   • Bewertung (z.B. Risikostufe)
   • Beschreibung

Durchschnittliche Risikobewertung:

Das System berechnet automatisch die durchschnittliche Bewertung aller Einschätzungen eines Kapitels.

Massnahmen erfassen#

Zweck:

• Lücken schliessen
• Verbesserungen planen
• Compliance herstellen

Massnahme erstellen:

1. Öffne die Kapitel-Detailansicht
2. Scrolle zum Abschnitt “Massnahmen”
3. Klicke auf “Massnahme hinzufügen”
4. Fülle das Formular aus:
   • Titel - Kurzbeschreibung
   • Beschreibung - Detaillierte Massnahme
   • Verantwortung - Zuständige Person
   • Fälligkeitsdatum - Termin
   • Status - Offen/In Bearbeitung/Abgeschlossen

Massnahmen-Übersicht:

Alle Massnahmen aus dem Standards-Modul kannst du zentral einsehen:

1. Klicke im Menü auf “Massnahmen”
2. Du siehst alle Standards-Massnahmen

Mehr dazu in Kapitel 5: Integration.

Kapitel löschen#

Lösch-Prozess#

Schritt 1: Kapitel öffnen

1. Navigiere zum Kapitel, das gelöscht werden soll

Schritt 2: Löschen

1. Klicke auf “Löschen”
2. Bestätige die Sicherheitsabfrage

⚠️ Wichtig: Das Löschen eines Kapitels entfernt auch alle Unterkapitel! Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

Auswirkungen:

• Kapitel und alle Unterkapitel werden gelöscht
• Verknüpfungen werden entfernt (nicht die verlinkten Objekte selbst)
• Einschätzungen und Massnahmen werden gelöscht
• Der Erfüllungsgrad der Norm wird neu berechnet

Alternative: Kapitel inaktiv markieren#

Statt zu löschen, kannst du:

1. Erfüllungsgrad auf 0% setzen
2. “Erfüllung erforderlich” deaktivieren
3. In der Beschreibung “[NICHT ZUTREFFEND]” ergänzen

Navigation zwischen Kapiteln#

Navigations-Buttons#

In der Kapitel-Detailansicht findest du Navigations-Buttons:

Verwendung:

1. Klicke auf den entsprechenden Button
2. Du wirst zum Ziel-Kapitel navigiert

💡 Tipp: Mit diesen Buttons kannst du effizient durch die gesamte Normstruktur navigieren, ohne zurück zur Übersicht zu müssen.

Breadcrumb-Navigation#

Die Breadcrumb-Navigation zeigt den aktuellen Pfad:

ISO 9001:2015 > 4 Kontext > 4.1 Organisation > 4.1.1 Externe Themen

Verwendung:

• Klicke auf ein Element im Pfad
• Du springst direkt zu dieser Ebene

Häufige Fragen#

Wie tief kann ich Kapitel verschachteln?#

Technisch unbegrenzt, aber empfohlen:

• Maximal 4-5 Ebenen
• Bei ISO-Normen: meist 3 Ebenen (z.B. 4.4.1)

Kann ich Kapitel zwischen Normen verschieben?#

Nein, Kapitel sind fest einer Norm zugeordnet. Alternative:

1. Neues Kapitel in der Ziel-Norm erstellen
2. Inhalte manuell übertragen
3. Altes Kapitel löschen

Wer sieht meine Erfüllungsgrad-Bewertungen?#

Alle Benutzer mit standards_users Berechtigung können Erfüllungsgrade sehen. Nur standards_admin können sie ändern.

Wie berechnet sich der Gesamt-Erfüllungsgrad?#

Gesamt-Erfüllungsgrad =
  Summe(Erfüllungsgrad aller als "erforderlich" markierten Kapitel)
  / Anzahl("erforderlich" Kapitel)

Beispiel:

• Kapitel 1: 100% (erforderlich)
• Kapitel 2: 80% (erforderlich)
• Kapitel 3: 60% (nicht erforderlich) ← zählt NICHT
• Gesamt: (100 + 80) / 2 = 90%

Kann ich den Erfüllungsgrad automatisch berechnen?#

Nein, der Erfüllungsgrad muss manuell gesetzt werden. Dies stellt sicher, dass Bewertungen bewusst und nachvollziehbar erfolgen.

Best Practices#

✅ Empfohlene Vorgehensweisen#

Struktur folgt der Norm

• Übernehme die offizielle Kapitelnummerierung
• Verwende die Originalbezeichnungen
• Füge eigene Unterkapitel nur bei Bedarf hinzu

Erfüllungsgrad regelmässig aktualisieren

• Quartalsweise Überprüfung
• Nach Implementierung von Massnahmen
• Vor internen/externen Audits

“Erfüllt durch” detailliert dokumentieren

• Konkrete Prozesse und Dokumente nennen
• Aktuelle Verweise verwenden
• Für Auditor verständlich formulieren

Verknüpfungen konsequent setzen

• Prozesse immer verlinken
• Nachweisdokumente zuordnen
• Hilfsmittel referenzieren

Nur “erforderlich” bei Muss-Anforderungen

• Informative Kapitel NICHT als “erforderlich” markieren
• Sonst wird der Erfüllungsgrad verfälscht

Massnahmen bei Lücken erfassen

• Bei Erfüllungsgrad < 100%: Massnahme planen
• Verantwortung und Termin festlegen
• Nachverfolgung sicherstellen

❌ Häufige Fehler vermeiden#

Keine inkonsistente Bewertung

• ❌ 100% setzen ohne vollständige Umsetzung
• ✅ Ehrliche, nachvollziehbare Bewertung

Keine leeren “Erfüllt durch” Felder

• ❌ Erfüllungsgrad ohne Umsetzungsbeschreibung
• ✅ Immer dokumentieren WIE die Anforderung erfüllt wird

Keine zu granulare Struktur

• ❌ 10 Ebenen Verschachtelung
• ✅ Maximal 3-4 Ebenen

Keine veralteten Verknüpfungen

• ❌ Links zu gelöschten Prozessen/Dokumenten
• ✅ Regelmässig Verknüpfungen prüfen

Keine isolierten Kapitel

• ❌ Kapitel ohne Verknüpfungen oder Umsetzungsbeschreibung
• ✅ Zusammenhänge dokumentieren

Zusammenfassung#

In diesem Kapitel hast du gelernt:

• ✅ Kapitel-Struktur zu verstehen (Hierarchie, Nummerierung)
• ✅ Hauptkapitel und Unterkapitel zu erstellen
• ✅ Erfüllungsgrad zu bewerten und zu dokumentieren
• ✅ Verknüpfungen mit Prozessen, Dokumenten, etc. zu setzen
• ✅ Einschätzungen und Massnahmen zu erfassen
• ✅ Zwischen Kapiteln zu navigieren
• ✅ Best Practices für strukturierte Dokumentation

Nächste Schritte#

Jetzt kennst du die Kernfunktionen des Standards-Moduls. Weiter geht’s mit:

• Interessierte Parteien - Lerne Stakeholder-Management
• Integration - Vertiefe die Verknüpfungen mit anderen Modulen
• Best Practices - Optimiere deine Workflows

💡 Tipp: Die Verknüpfungen zwischen Kapiteln und anderen ELIZA-Modulen (Prozesse, DMS) sind der Schlüssel zu einem lebendigen Managementsystem. Nutze sie konsequent!