Normen verwalten

In diesem Kapitel lernst du, wie du Normen und Standards in ELIZA erstellst, bearbeitest und organisierst.

Neue Norm erstellen

Voraussetzungen

Um eine Norm zu erstellen, benötigst du die standards_admin Berechtigung.

💡 Tipp: Bevor du eine neue Norm erstellst, prüfe ob sie bereits im System existiert. Verwende die Suchfunktion in der Normen-Liste.

Schritt-für-Schritt Anleitung

Schritt 1: Zur Normen-Übersicht navigieren

1. Klicke in der Hauptnavigation auf “Standards”
2. Du befindest dich in der Normen-Liste

Schritt 2: Neue Norm anlegen

1. Klicke auf den grünen Button “Hinzufügen” (+ Symbol) oben rechts
2. Das Formular “Neue Norm” öffnet sich

Schritt 3: Formular ausfüllen

Fülle folgende Felder aus:

Feld-Details:

Abkürzung (optional)

• Kurze Bezeichnung für die Norm
• Wird in Übersichten angezeigt
• Beispiele: “ISO 9001”, “ISO 14001”, “ISO 27001”

Titel (Pflichtfeld)

• Eindeutiger, vollständiger Name der Norm
• Best Practice: Verwende das offizielle Norm-Format
• Beispiele:
  • “ISO 9001:2015 - Qualitätsmanagementsysteme”
  • “ISO 14001:2015 - Umweltmanagementsysteme”
  • “Interne QM-Richtlinie 2024”

Beschreibung (optional, aber empfohlen)

• Zweck der Norm
• Anwendungsbereich im Unternehmen
• Besonderheiten oder Hinweise
• Unterstützt Markdown-Formatierung

Kategorien (optional, aber empfohlen)

• Mehrfachauswahl möglich
• Hilft bei der Organisation und Filterung
• Kategorien können unter “Kategorien” im Menü verwaltet werden

Gültig ab / Gültig bis (optional)

• Zeitliche Eingrenzung der Gültigkeit
• Nützlich für Übergangsphasen bei Normaktualisierungen
• “Gültig bis” muss nach “Gültig ab” liegen

⚠️ Wichtig: Das System prüft automatisch, dass “Gültig bis” nach “Gültig ab” liegt.

Schritt 4: Norm speichern

1. Klicke auf den grünen Button “Speichern”
2. Du wirst zur Detailansicht der neuen Norm weitergeleitet
3. Die Norm wird mit Erfüllungsgrad 0% erstellt

Schritt 5: Kapitel hinzufügen (optional)

Nach dem Erstellen der Norm kannst du direkt Kapitel hinzufügen:

1. Klicke auf den grünen Button “Kapitel” (+ Symbol)
2. Mehr dazu in Kapitel 3: Kapitel und Erfüllung

Norm bearbeiten

Norm-Details ändern

Schritt 1: Norm öffnen

1. Navigiere zur Normen-Liste
2. Klicke auf die Norm, die du bearbeiten möchtest

Schritt 2: Bearbeiten-Modus öffnen

1. Klicke auf das Stift-Symbol (✎) oben rechts
2. Das Bearbeitungsformular öffnet sich

Schritt 3: Änderungen vornehmen

• Ändere die gewünschten Felder
• Alle Felder können nachträglich geändert werden

Schritt 4: Speichern

1. Klicke auf “Speichern”
2. Du wirst zur Detailansicht zurückgeleitet

💡 Tipp: Änderungen werden in der Änderungshistorie protokolliert (Audit-Log).

Kategorien verwalten

Kategorien helfen dir, Normen zu organisieren und zu filtern.

Kategorien ansehen

1. Klicke im linken Menü auf “Kategorien”
2. Du siehst die Liste aller Kategorien

Neue Kategorie erstellen

Schritt 1: Zur Kategorien-Liste

1. Navigiere zu “Kategorien” im Menü
2. Klicke auf “Hinzufügen” (+ Symbol)

Schritt 2: Kategorie-Daten eingeben

Schritt 3: Speichern

1. Klicke auf “Speichern”
2. Die Kategorie steht nun zur Verfügung

Kategorie einer Norm zuordnen

Beim Erstellen:

• Wähle im Feld “Kategorien” eine oder mehrere Kategorien

Nachträglich:

1. Öffne die Norm im Bearbeiten-Modus
2. Wähle im Feld “Kategorien” die gewünschten Kategorien
3. Speichere die Änderungen

💡 Tipp: Eine Norm kann mehreren Kategorien zugeordnet sein (z.B. “QM” und “Umwelt” für integrierte Systeme).

Normen nach Kategorie filtern

In der Normen-Liste:

1. Klicke auf eine Kategorie in der Sidebar
2. Es werden nur Normen dieser Kategorie angezeigt

Dateien hochladen

Du kannst Dateien (z.B. PDF-Versionen der Norm) zu einer Norm hinzufügen.

Einzelne Datei hochladen

Schritt 1: Norm öffnen

1. Navigiere zur gewünschten Norm
2. Öffne die Detailansicht

Schritt 2: Upload-Formular anzeigen

1. Klicke auf den grünen Button “Datei” (+ Symbol)
2. Das Dropzone-Feld erscheint

Schritt 3: Datei hochladen

Du hast zwei Möglichkeiten:

Option A: Drag & Drop

1. Ziehe die Datei(en) in das gelbe Dropzone-Feld
2. Der Upload startet automatisch

Option B: Datei auswählen

1. Klicke in das Dropzone-Feld
2. Wähle eine Datei aus dem Datei-Browser
3. Der Upload startet automatisch

Schritt 4: Upload abschliessen

1. Warte, bis der Upload abgeschlossen ist
2. Die Seite lädt automatisch neu
3. Die hochgeladene Datei erscheint in der Norm-Detailansicht

Unterstützte Dateiformate

Folgende Formate werden unterstützt:

• PDF - Norm-Dokumente, Zertifikate
• Word - .doc, .docx
• Excel - .xls, .xlsx
• Text - .txt
• Bilder - .jpg, .png, .gif
• ZIP - Archivdateien

💡 Tipp: Verwende aussagekräftige Dateinamen, z.B. “ISO-9001-2015-DE.pdf”

Mehrere Dateien hochladen

Du kannst mehrere Dateien gleichzeitig hochladen:

1. Wähle mehrere Dateien im Datei-Browser
2. Oder ziehe mehrere Dateien gleichzeitig ins Dropzone-Feld
3. Alle Dateien werden nacheinander hochgeladen

Datei-Details bearbeiten

Jede hochgeladene Datei kann Metadaten haben:

Schritt 1: Datei öffnen

1. Klicke in der Norm-Detailansicht auf den Dateinamen
2. Die Datei-Detailseite öffnet sich

Schritt 2: Bearbeiten

1. Klicke auf das Bearbeiten-Symbol
2. Du kannst folgende Felder ändern:
   • Titel - Anzeigename der Datei
   • Beschreibung - Zweck oder Inhalt

Schritt 3: Speichern

1. Klicke auf “Speichern”
2. Die Änderungen werden übernommen

Datei löschen

Schritt 1: Datei öffnen

1. Navigiere zur Datei-Detailseite

Schritt 2: Löschen

1. Klicke auf “Löschen”
2. Bestätige die Sicherheitsabfrage
3. Die Datei wird endgültig gelöscht

⚠️ Wichtig: Gelöschte Dateien können nicht wiederhergestellt werden!

Normen exportieren

ELIZA bietet zwei Export-Formate für Normen:

Word Export

Erstellt ein formatiertes Word-Dokument mit der kompletten Normstruktur.

Schritt 1: Export starten

1. Öffne die Norm in der Detailansicht
2. Klicke auf das Dropdown-Menü (⋮) oben rechts
3. Wähle “Word Export”

Schritt 2: Download

1. Das Word-Dokument wird generiert
2. Der Browser startet den Download automatisch

Inhalt des Word-Exports:

• Norm-Titel und Beschreibung
• Alle Kapitel hierarchisch strukturiert
• Kapitelnummern und -titel
• Beschreibungen
• Geforderte Nachweise
• Erfüllungsgrad pro Kapitel

Verwendungszwecke:

• Audit-Dokumentation
• Präsentationen
• Offline-Bearbeitung
• Externe Weitergabe (ohne sensible Daten)

Excel Export

Erstellt eine Excel-Tabelle mit allen Kapiteln und deren Status.

Schritt 1: Export starten

1. Öffne die Norm in der Detailansicht
2. Klicke auf das Dropdown-Menü (⋮) oben rechts
3. Wähle “Excel Export”

Schritt 2: Download

1. Die Excel-Datei wird generiert
2. Der Browser startet den Download automatisch

Inhalt des Excel-Exports:

Verwendungszwecke:

• Gap-Analysen
• Auditplanung
• Fortschrittsberichte
• Datenanalyse

💡 Tipp: Der Excel-Export eignet sich gut für Pivot-Tabellen und Diagramme zur Visualisierung des Umsetzungsstands.

Norm löschen

Vorsichtsmassnahmen

⚠️ Wichtig: Das Löschen einer Norm entfernt:

• Die Norm selbst
• Alle zugeordneten Kapitel
• Alle hochgeladenen Dateien
• Alle Verknüpfungen (nicht die verlinkten Objekte selbst)

Diese Aktion kann NICHT rückgängig gemacht werden!

Lösch-Prozess

Schritt 1: Norm öffnen

1. Navigiere zur Norm, die gelöscht werden soll

Schritt 2: Löschen auswählen

1. Klicke auf das Dropdown-Menü (⋮) oben rechts
2. Wähle “Standard löschen”

Schritt 3: Bestätigen

1. Eine Sicherheitsabfrage erscheint
2. Bestätige, dass du die Norm wirklich löschen möchtest
3. Klicke auf “Ja, löschen”

Schritt 4: Abschluss

1. Du wirst zur Normen-Liste zurückgeleitet
2. Die Norm ist vollständig entfernt

Alternativen zum Löschen

Statt eine Norm zu löschen, kannst du:

Option 1: Norm archivieren

• Setze das “Gültig bis” Datum in die Vergangenheit
• Die Norm ist als “abgelaufen” erkennbar

Option 2: Beschreibung anpassen

• Füge “[VERALTET]” oder “[ARCHIV]” zum Titel hinzu
• Erkläre in der Beschreibung, warum die Norm nicht mehr aktiv ist

Gesamtansicht nutzen

Die Gesamtansicht zeigt alle Kapitel einer Norm auf einen Blick.

Gesamtansicht öffnen

Schritt 1: Norm öffnen

1. Navigiere zur gewünschten Norm

Schritt 2: Gesamtansicht aktivieren

1. Klicke auf das Dashboard-Symbol (⊞) oben rechts
2. Die Gesamtansicht lädt

Funktionen der Gesamtansicht

Übersicht:

• Alle Kapitel hierarchisch dargestellt
• Erfüllungsgrad pro Kapitel sichtbar
• Geforderte Nachweise aufgelistet
• Umsetzungsbeschreibung angezeigt

Navigation:

• Scrolle durch alle Kapitel
• Klicke auf ein Kapitel um zur Detailansicht zu springen

Verwendungszwecke:

• Audit-Vorbereitung
• Vollständigkeitsprüfung
• Präsentationen
• Status-Reports

💡 Tipp: Die Gesamtansicht ist ideal zum Ausdrucken für Audits. Verwende die Browser-Druckfunktion (Strg+P / Cmd+P).

Massnahmen-Übersicht

Alle mit der Norm verknüpften Verbesserungsmassnahmen kannst du zentral einsehen.

Massnahmen aufrufen

Schritt 1: Zur Massnahmen-Übersicht

1. Klicke im linken Menü auf “Massnahmen”
2. Du siehst alle Massnahmen aus dem Standards-Modul

Schritt 2: Filtern

Die Ansicht zeigt:

• Massnahmen für Normen
• Massnahmen für Kapitel
• Nur Massnahmen, für die du berechtigt bist

Dargestellte Informationen:

• Titel der Massnahme
• Verknüpfte Norm/Kapitel
• Verantwortliche Person
• Status
• Fälligkeitsdatum

Mehr zu Massnahmen findest du in Kapitel 5: Integration.

Häufige Fragen

Kann ich eine Norm duplizieren?

Aktuell gibt es keine Duplikat-Funktion. Für ähnliche Normen:

1. Erstelle eine neue Norm
2. Importiere die Kapitelstruktur (falls vorhanden)
3. Passe die Inhalte an

Wie aktualisiere ich eine Norm bei einer neuen Version?

Option 1: Bestehende Norm aktualisieren

1. Ändere den Titel (z.B. von “ISO 9001:2008” zu “ISO 9001:2015”)
2. Aktualisiere die Kapitel entsprechend
3. Passe Erfüllungsgrade an

Option 2: Neue Norm erstellen

1. Erstelle die neue Normversion als eigene Norm
2. Setze bei der alten Norm “Gültig bis”
3. Setze bei der neuen Norm “Gültig ab”

💡 Tipp: Option 2 bewahrt die Historie der alten Normversion.

Können mehrere Personen gleichzeitig eine Norm bearbeiten?

Technisch ja, aber:

• Die letzte Speicherung überschreibt vorherige Änderungen
• Empfehlung: Koordiniere dich mit Kollegen
• Nutze die Audit-Log-Funktion um Änderungen nachzuvollziehen

Wie viele Dateien kann ich hochladen?

Es gibt keine feste Begrenzung für die Anzahl. Beachte:

• Einzeldatei-Limit: Üblicherweise 100 MB
• Empfohlen: Maximal 10-20 Dateien pro Norm
• Nutze ZIP-Archive für viele kleine Dateien

Best Practices

✅ Empfohlene Vorgehensweisen

Norm-Titel konsistent benennen

• Verwende offizielle Norm-Bezeichnungen
• Format: “ISO XXXXX:YYYY - Deutscher Titel”
• Beispiel: “ISO 9001:2015 - Qualitätsmanagementsysteme”

Kategorien sinnvoll nutzen

• Erstelle Kategorien für Managementsystem-Typen
• Verwende maximal 5-7 Hauptkategorien
• Vermeide zu viele Unterkategorien

Beschreibungen pflegen

• Erkläre den Anwendungsbereich im Unternehmen
• Verlinke auf relevante interne Dokumente
• Halte Beschreibungen aktuell

Gültigkeitsdaten setzen

• Nutze “Gültig ab” für neue Normen
• Setze “Gültig bis” bei Ablösung durch neue Versionen
• Plane Übergangsphasen ein

Dateien strukturiert benennen

• Schema: “Normbezeichnung-Sprache-Version.pdf”
• Beispiel: “ISO-9001-2015-DE-V1.pdf”
• Vermeide Sonderzeichen im Dateinamen

Regelmässig exportieren

• Erstelle monatliche Backups (Excel-Export)
• Archiviere Word-Exporte vor grossen Änderungen
• Nutze Exporte für Berichte an die Geschäftsleitung

❌ Häufige Fehler vermeiden

Keine inkonsistente Benennung

• ❌ “ISO 9001”, “ISO9001”, “ISO-9001” gemischt
• ✅ Einheitliches Format wählen und durchziehen

Keine Kategorien-Explosion

• ❌ 20+ verschiedene Kategorien
• ✅ Maximal 5-7 sinnvolle Hauptkategorien

Keine fehlenden Gültigkeitsdaten

• ❌ Alte und neue Normversionen ohne Datumsangaben
• ✅ Klare zeitliche Abgrenzung

Keine unleserlichen Dateien

• ❌ “scan001.pdf”, “temp.docx”
• ✅ Sprechende Dateinamen mit Kontext

Zusammenfassung

In diesem Kapitel hast du gelernt:

• ✅ Neue Normen zu erstellen
• ✅ Normen zu bearbeiten
• ✅ Kategorien zu verwalten
• ✅ Dateien hochzuladen
• ✅ Normen zu exportieren (Word, Excel)
• ✅ Normen zu löschen (mit Vorsicht!)
• ✅ Die Gesamtansicht zu nutzen
• ✅ Massnahmen-Übersicht zu verwenden

Nächste Schritte

Jetzt kennst du die Grundlagen der Normen-Verwaltung. Weiter geht’s mit:

• Kapitel und Erfüllung - Lerne, wie du Normkapitel strukturierst und den Erfüllungsgrad dokumentierst
• Integration - Verknüpfe Normen mit Prozessen, Dokumenten und anderen ELIZA-Modulen
• Best Practices - Profitiere von bewährten Workflows

💡 Tipp: Die wahre Stärke des Moduls liegt in der Kapitel-Verwaltung und den Verknüpfungen. Diese lernst du im nächsten Kapitel kennen.