Normen verwalten#

In diesem Kapitel lernst du, wie du Normen und Standards in ELIZA erstellst, bearbeitest und organisierst.

Neue Norm erstellen#

Voraussetzungen#

Um eine Norm zu erstellen, benötigst du die standards_admin Berechtigung.

💡 Tipp: Bevor du eine neue Norm erstellst, prüfe ob sie bereits im System existiert. Verwende die Suchfunktion in der Normen-Liste.

Schritt-für-Schritt Anleitung#

Schritt 1: Zur Normen-Übersicht navigieren

1. Klicke in der Hauptnavigation auf “Standards”
2. Du befindest dich in der Normen-Liste

Schritt 2: Neue Norm anlegen

1. Klicke auf den grünen Button “Hinzufügen” (+ Symbol) oben rechts
2. Das Formular “Neue Norm” öffnet sich

Schritt 3: Formular ausfüllen

Fülle folgende Felder aus:

Feld-Details:

Abkürzung (optional)

• Kurze Bezeichnung für die Norm
• Wird in Übersichten angezeigt
• Beispiele: “ISO 9001”, “ISO 14001”, “ISO 27001”

Titel (Pflichtfeld)

• Eindeutiger, vollständiger Name der Norm
• Best Practice: Verwende das offizielle Norm-Format
• Beispiele:
  • “ISO 9001:2015 - Qualitätsmanagementsysteme”
  • “ISO 14001:2015 - Umweltmanagementsysteme”
  • “Interne QM-Richtlinie 2024”

Beschreibung (optional, aber empfohlen)

• Zweck der Norm
• Anwendungsbereich im Unternehmen
• Besonderheiten oder Hinweise
• Unterstützt Markdown-Formatierung

Kategorien (optional, aber empfohlen)

• Mehrfachauswahl möglich
• Hilft bei der Organisation und Filterung
• Kategorien können unter “Kategorien” im Menü verwaltet werden

Gültig ab / Gültig bis (optional)

• Zeitliche Eingrenzung der Gültigkeit
• Nützlich für Übergangsphasen bei Normaktualisierungen
• “Gültig bis” muss nach “Gültig ab” liegen

⚠️ Wichtig: Das System prüft automatisch, dass “Gültig bis” nach “Gültig ab” liegt.

Schritt 4: Norm speichern

1. Klicke auf den grünen Button “Speichern”
2. Du wirst zur Detailansicht der neuen Norm weitergeleitet
3. Die Norm wird mit Erfüllungsgrad 0% erstellt

Schritt 5: Kapitel hinzufügen (optional)

Nach dem Erstellen der Norm kannst du direkt Kapitel hinzufügen:

1. Klicke auf den grünen Button “Kapitel” (+ Symbol)
2. Mehr dazu in Kapitel 3: Kapitel und Erfüllung

Norm bearbeiten#

Norm-Details ändern#

Schritt 1: Norm öffnen

1. Navigiere zur Normen-Liste
2. Klicke auf die Norm, die du bearbeiten möchtest

Schritt 2: Bearbeiten-Modus öffnen

1. Klicke auf das Stift-Symbol (✎) oben rechts
2. Das Bearbeitungsformular öffnet sich

Schritt 3: Änderungen vornehmen

• Ändere die gewünschten Felder
• Alle Felder können nachträglich geändert werden

Schritt 4: Speichern

1. Klicke auf “Speichern”
2. Du wirst zur Detailansicht zurückgeleitet

💡 Tipp: Änderungen werden in der Änderungshistorie protokolliert (Audit-Log).

Kategorien verwalten#

Kategorien helfen dir, Normen zu organisieren und zu filtern.

Kategorien ansehen#

1. Klicke im linken Menü auf “Kategorien”
2. Du siehst die Liste aller Kategorien

Neue Kategorie erstellen#

Schritt 1: Zur Kategorien-Liste

1. Navigiere zu “Kategorien” im Menü
2. Klicke auf “Hinzufügen” (+ Symbol)

Schritt 2: Kategorie-Daten eingeben

Schritt 3: Speichern

1. Klicke auf “Speichern”
2. Die Kategorie steht nun zur Verfügung

Kategorie einer Norm zuordnen#

Beim Erstellen:

• Wähle im Feld “Kategorien” eine oder mehrere Kategorien

Nachträglich:

1. Öffne die Norm im Bearbeiten-Modus
2. Wähle im Feld “Kategorien” die gewünschten Kategorien
3. Speichere die Änderungen

💡 Tipp: Eine Norm kann mehreren Kategorien zugeordnet sein (z.B. “QM” und “Umwelt” für integrierte Systeme).

Normen nach Kategorie filtern#

In der Normen-Liste:

1. Klicke auf eine Kategorie in der Sidebar
2. Es werden nur Normen dieser Kategorie angezeigt

Dateien hochladen#

Du kannst Dateien (z.B. PDF-Versionen der Norm) zu einer Norm hinzufügen.

Einzelne Datei hochladen#

Schritt 1: Norm öffnen

1. Navigiere zur gewünschten Norm
2. Öffne die Detailansicht

Schritt 2: Upload-Formular anzeigen

1. Klicke auf den grünen Button “Datei” (+ Symbol)
2. Das Dropzone-Feld erscheint

Schritt 3: Datei hochladen

Du hast zwei Möglichkeiten:

Option A: Drag & Drop

1. Ziehe die Datei(en) in das gelbe Dropzone-Feld
2. Der Upload startet automatisch

Option B: Datei auswählen

1. Klicke in das Dropzone-Feld
2. Wähle eine Datei aus dem Datei-Browser
3. Der Upload startet automatisch

Schritt 4: Upload abschliessen

1. Warte, bis der Upload abgeschlossen ist
2. Die Seite lädt automatisch neu
3. Die hochgeladene Datei erscheint in der Norm-Detailansicht

Unterstützte Dateiformate#

Folgende Formate werden unterstützt:

• PDF - Norm-Dokumente, Zertifikate
• Word - .doc, .docx
• Excel - .xls, .xlsx
• Text - .txt
• Bilder - .jpg, .png, .gif
• ZIP - Archivdateien

💡 Tipp: Verwende aussagekräftige Dateinamen, z.B. “ISO-9001-2015-DE.pdf”

Mehrere Dateien hochladen#

Du kannst mehrere Dateien gleichzeitig hochladen:

1. Wähle mehrere Dateien im Datei-Browser
2. Oder ziehe mehrere Dateien gleichzeitig ins Dropzone-Feld
3. Alle Dateien werden nacheinander hochgeladen

Datei-Details bearbeiten#

Jede hochgeladene Datei kann Metadaten haben:

Schritt 1: Datei öffnen

1. Klicke in der Norm-Detailansicht auf den Dateinamen
2. Die Datei-Detailseite öffnet sich

Schritt 2: Bearbeiten

1. Klicke auf das Bearbeiten-Symbol
2. Du kannst folgende Felder ändern:
   • Titel - Anzeigename der Datei
   • Beschreibung - Zweck oder Inhalt

Schritt 3: Speichern

1. Klicke auf “Speichern”
2. Die Änderungen werden übernommen

Datei löschen#

Schritt 1: Datei öffnen

1. Navigiere zur Datei-Detailseite

Schritt 2: Löschen

1. Klicke auf “Löschen”
2. Bestätige die Sicherheitsabfrage
3. Die Datei wird endgültig gelöscht

⚠️ Wichtig: Gelöschte Dateien können nicht wiederhergestellt werden!

Normen exportieren#

ELIZA bietet zwei Export-Formate für Normen:

Word Export#

Erstellt ein formatiertes Word-Dokument mit der kompletten Normstruktur.

Schritt 1: Export starten

1. Öffne die Norm in der Detailansicht
2. Klicke auf das Dropdown-Menü (⋮) oben rechts
3. Wähle “Word Export”

Schritt 2: Download

1. Das Word-Dokument wird generiert
2. Der Browser startet den Download automatisch

Inhalt des Word-Exports:

• Norm-Titel und Beschreibung
• Alle Kapitel hierarchisch strukturiert
• Kapitelnummern und -titel
• Beschreibungen
• Geforderte Nachweise
• Erfüllungsgrad pro Kapitel

Verwendungszwecke:

• Audit-Dokumentation
• Präsentationen
• Offline-Bearbeitung
• Externe Weitergabe (ohne sensible Daten)

Excel Export#

Erstellt eine Excel-Tabelle mit allen Kapiteln und deren Status.

Schritt 1: Export starten

1. Öffne die Norm in der Detailansicht
2. Klicke auf das Dropdown-Menü (⋮) oben rechts
3. Wähle “Excel Export”

Schritt 2: Download

1. Die Excel-Datei wird generiert
2. Der Browser startet den Download automatisch

Inhalt des Excel-Exports:

Verwendungszwecke:

• Gap-Analysen
• Auditplanung
• Fortschrittsberichte
• Datenanalyse

💡 Tipp: Der Excel-Export eignet sich gut für Pivot-Tabellen und Diagramme zur Visualisierung des Umsetzungsstands.

Norm löschen#

Vorsichtsmassnahmen#

⚠️ Wichtig: Das Löschen einer Norm entfernt:

• Die Norm selbst
• Alle zugeordneten Kapitel
• Alle hochgeladenen Dateien
• Alle Verknüpfungen (nicht die verlinkten Objekte selbst)

Diese Aktion kann NICHT rückgängig gemacht werden!

Lösch-Prozess#

Schritt 1: Norm öffnen

1. Navigiere zur Norm, die gelöscht werden soll

Schritt 2: Löschen auswählen

1. Klicke auf das Dropdown-Menü (⋮) oben rechts
2. Wähle “Standard löschen”

Schritt 3: Bestätigen

1. Eine Sicherheitsabfrage erscheint
2. Bestätige, dass du die Norm wirklich löschen möchtest
3. Klicke auf “Ja, löschen”

Schritt 4: Abschluss

1. Du wirst zur Normen-Liste zurückgeleitet
2. Die Norm ist vollständig entfernt

Alternativen zum Löschen#

Statt eine Norm zu löschen, kannst du:

Option 1: Norm archivieren

• Setze das “Gültig bis” Datum in die Vergangenheit
• Die Norm ist als “abgelaufen” erkennbar

Option 2: Beschreibung anpassen

• Füge “[VERALTET]” oder “[ARCHIV]” zum Titel hinzu
• Erkläre in der Beschreibung, warum die Norm nicht mehr aktiv ist

Gesamtansicht nutzen#

Die Gesamtansicht zeigt alle Kapitel einer Norm auf einen Blick.

Gesamtansicht öffnen#

Schritt 1: Norm öffnen

1. Navigiere zur gewünschten Norm

Schritt 2: Gesamtansicht aktivieren

1. Klicke auf das Dashboard-Symbol (⊞) oben rechts
2. Die Gesamtansicht lädt

Funktionen der Gesamtansicht#

Übersicht:

• Alle Kapitel hierarchisch dargestellt
• Erfüllungsgrad pro Kapitel sichtbar
• Geforderte Nachweise aufgelistet
• Umsetzungsbeschreibung angezeigt

Navigation:

• Scrolle durch alle Kapitel
• Klicke auf ein Kapitel um zur Detailansicht zu springen

Verwendungszwecke:

• Audit-Vorbereitung
• Vollständigkeitsprüfung
• Präsentationen
• Status-Reports

💡 Tipp: Die Gesamtansicht ist ideal zum Ausdrucken für Audits. Verwende die Browser-Druckfunktion (Strg+P / Cmd+P).

Massnahmen-Übersicht#

Alle mit der Norm verknüpften Verbesserungsmassnahmen kannst du zentral einsehen.

Massnahmen aufrufen#

Schritt 1: Zur Massnahmen-Übersicht

1. Klicke im linken Menü auf “Massnahmen”
2. Du siehst alle Massnahmen aus dem Standards-Modul

Schritt 2: Filtern

Die Ansicht zeigt:

• Massnahmen für Normen
• Massnahmen für Kapitel
• Nur Massnahmen, für die du berechtigt bist

Dargestellte Informationen:

• Titel der Massnahme
• Verknüpfte Norm/Kapitel
• Verantwortliche Person
• Status
• Fälligkeitsdatum

Mehr zu Massnahmen findest du in Kapitel 5: Integration.

Häufige Fragen#

Kann ich eine Norm duplizieren?#

Aktuell gibt es keine Duplikat-Funktion. Für ähnliche Normen:

1. Erstelle eine neue Norm
2. Importiere die Kapitelstruktur (falls vorhanden)
3. Passe die Inhalte an

Wie aktualisiere ich eine Norm bei einer neuen Version?#

Option 1: Bestehende Norm aktualisieren

1. Ändere den Titel (z.B. von “ISO 9001:2008” zu “ISO 9001:2015”)
2. Aktualisiere die Kapitel entsprechend
3. Passe Erfüllungsgrade an

Option 2: Neue Norm erstellen

1. Erstelle die neue Normversion als eigene Norm
2. Setze bei der alten Norm “Gültig bis”
3. Setze bei der neuen Norm “Gültig ab”

💡 Tipp: Option 2 bewahrt die Historie der alten Normversion.

Können mehrere Personen gleichzeitig eine Norm bearbeiten?#

Technisch ja, aber:

• Die letzte Speicherung überschreibt vorherige Änderungen
• Empfehlung: Koordiniere dich mit Kollegen
• Nutze die Audit-Log-Funktion um Änderungen nachzuvollziehen

Wie viele Dateien kann ich hochladen?#

Es gibt keine feste Begrenzung für die Anzahl. Beachte:

• Einzeldatei-Limit: Üblicherweise 100 MB
• Empfohlen: Maximal 10-20 Dateien pro Norm
• Nutze ZIP-Archive für viele kleine Dateien

Best Practices#

✅ Empfohlene Vorgehensweisen#

Norm-Titel konsistent benennen

• Verwende offizielle Norm-Bezeichnungen
• Format: “ISO XXXXX:YYYY - Deutscher Titel”
• Beispiel: “ISO 9001:2015 - Qualitätsmanagementsysteme”

Kategorien sinnvoll nutzen

• Erstelle Kategorien für Managementsystem-Typen
• Verwende maximal 5-7 Hauptkategorien
• Vermeide zu viele Unterkategorien

Beschreibungen pflegen

• Erkläre den Anwendungsbereich im Unternehmen
• Verlinke auf relevante interne Dokumente
• Halte Beschreibungen aktuell

Gültigkeitsdaten setzen

• Nutze “Gültig ab” für neue Normen
• Setze “Gültig bis” bei Ablösung durch neue Versionen
• Plane Übergangsphasen ein

Dateien strukturiert benennen

• Schema: “Normbezeichnung-Sprache-Version.pdf”
• Beispiel: “ISO-9001-2015-DE-V1.pdf”
• Vermeide Sonderzeichen im Dateinamen

Regelmässig exportieren

• Erstelle monatliche Backups (Excel-Export)
• Archiviere Word-Exporte vor grossen Änderungen
• Nutze Exporte für Berichte an die Geschäftsleitung

❌ Häufige Fehler vermeiden#

Keine inkonsistente Benennung

• ❌ “ISO 9001”, “ISO9001”, “ISO-9001” gemischt
• ✅ Einheitliches Format wählen und durchziehen

Keine Kategorien-Explosion

• ❌ 20+ verschiedene Kategorien
• ✅ Maximal 5-7 sinnvolle Hauptkategorien

Keine fehlenden Gültigkeitsdaten

• ❌ Alte und neue Normversionen ohne Datumsangaben
• ✅ Klare zeitliche Abgrenzung

Keine unleserlichen Dateien

• ❌ “scan001.pdf”, “temp.docx”
• ✅ Sprechende Dateinamen mit Kontext

Zusammenfassung#

In diesem Kapitel hast du gelernt:

• ✅ Neue Normen zu erstellen
• ✅ Normen zu bearbeiten
• ✅ Kategorien zu verwalten
• ✅ Dateien hochzuladen
• ✅ Normen zu exportieren (Word, Excel)
• ✅ Normen zu löschen (mit Vorsicht!)
• ✅ Die Gesamtansicht zu nutzen
• ✅ Massnahmen-Übersicht zu verwenden

Nächste Schritte#

Jetzt kennst du die Grundlagen der Normen-Verwaltung. Weiter geht’s mit:

• Kapitel und Erfüllung - Lerne, wie du Normkapitel strukturierst und den Erfüllungsgrad dokumentierst
• Integration - Verknüpfe Normen mit Prozessen, Dokumenten und anderen ELIZA-Modulen
• Best Practices - Profitiere von bewährten Workflows

💡 Tipp: Die wahre Stärke des Moduls liegt in der Kapitel-Verwaltung und den Verknüpfungen. Diese lernst du im nächsten Kapitel kennen.