Events planen und verwalten#

Events ermöglichen dir, Termine zu organisieren, Teilnehmer einzuladen und Anwesenheit zu erfassen. In diesem Kapitel lernst du alle Funktionen kennen.

Was sind Events?#

Events sind Termine mit erweiterten Funktionen:

• Datum und Uhrzeit: Start- und Endzeit
• Ort: Physischer oder virtueller Veranstaltungsort
• Teilnehmerverwaltung: Einladungen, Zu- und Absagen
• Anwesenheitsprüfung: Wer hat tatsächlich teilgenommen?
• Unterschriften: Optionale digitale Signaturen
• Kalender-Integration: Export als iCal-Feed

Events anzeigen#

Alle Events#

Navigationspfad: News & Events → Events

Du siehst alle Events chronologisch sortiert nach Startdatum.

Meine Events#

Navigationspfad: News & Events → Meine Events

Zeigt nur Events, die dich betreffen:

• Events, zu denen du eingeladen bist
• Events, die du erstellt hast
• Events, bei denen du Admin oder Anwesenheitsprüfer bist

Ein Event erstellen#

Direkt aus dem Newskanal#

1. Öffne den gewünschten Newskanal
2. Klicke auf Event hinzufügen
3. Fülle das Formular aus
4. Speichere

Über die Event-Übersicht#

1. Navigiere zu News & Events → Events
2. Klicke auf Event hinzufügen
3. Wähle den Newskanal aus
4. Fülle das Formular aus
5. Speichere

Das Event-Formular#

Grundlegende Felder#

Zeitangaben#

Ort#

💡 Tipp: Kombiniere beide Felder, z.B. “Zoom-Meeting” mit dem Einladungslink.

Teilnehmer-Einstellungen#

Verwaltung#

Event-Detailansicht#

Teilnehmer einladen#

Nach dem Erstellen eines Events kannst du Teilnehmer einladen:

1. Öffne das Event
2. Klicke auf Teilnehmer einladen oder das Personen-Icon
3. Wähle die einzuladenden Benutzer aus:
   • Einzelne Benutzer auswählen
   • Gruppen oder Organisationseinheiten einladen
4. Klicke auf Einladen

Die eingeladenen Personen erhalten eine Benachrichtigung.

Einladungen beantworten#

Als eingeladene Person siehst du das Event unter Meine Events:

Zusagen#

1. Öffne das Event
2. Klicke auf Zusagen (grüner Button)
3. Falls erforderlich: Unterschreibe digital

Absagen#

1. Öffne das Event
2. Klicke auf Absagen (roter Button)

Status-Übersicht#

Anmeldefrist#

Wenn eine Anmeldefrist gesetzt ist:

• Vor der Frist: Zusagen und Absagen möglich
• Nach der Frist: Keine Änderungen mehr möglich

💡 Tipp: Setze die Anmeldefrist einige Tage vor dem Event, damit du planen kannst.

Teilnehmerlimits#

Mit minimaler und maximaler Teilnehmerzahl kannst du:

• Minimum: Sicherstellen, dass genug Personen dabei sind
• Maximum: Kapazitätsgrenzen einhalten

Wenn das Maximum erreicht ist, können keine weiteren Personen zusagen.

Unterschrift erforderlich#

Bei aktivierter Option Unterschrift erforderlich:

1. Teilnehmer müssen beim Zusagen digital unterschreiben
2. Die Unterschrift wird gespeichert
3. Admins können die Unterschriften einsehen

Dies ist nützlich für:

• Schulungen mit Nachweispflicht
• Sicherheitsunterweisungen
• Verbindliche Anmeldungen

Anwesenheit erfassen#

Als Anwesenheitsprüfer oder Admin kannst du die tatsächliche Teilnahme erfassen:

1. Öffne das Event
2. Gehe zu Teilnehmer
3. Markiere anwesende Personen
4. Bei Bedarf: Lasse Teilnehmer vor Ort unterschreiben

Event anheften (Sticky)#

Wichtige Events können angeheftet werden:

1. Bearbeite das Event
2. Aktiviere Angeheftet
3. Setze Start- und optional Enddatum
4. Speichere

Angeheftete Events erscheinen prominent auf der Startseite.

Event kopieren#

Für wiederkehrende Events:

1. Öffne das Event
2. Klicke auf Kopieren (falls verfügbar)
3. Passe Datum und Details an
4. Speichere als neues Event

Kalender-Integration#

iCal-Feed abonnieren#

ELIZA bietet einen persönlichen iCal-Feed für deine Events:

1. Navigiere zu News & Events → Events
2. Suche nach dem Kalender-Link oder iCal-Button
3. Kopiere die URL
4. Füge sie in deiner Kalender-App hinzu (Outlook, Google Calendar, Apple Kalender)

Der Feed aktualisiert sich automatisch mit neuen Events.

Einzelnes Event exportieren#

Du kannst auch einzelne Events als .ics-Datei herunterladen und in deinen Kalender importieren.

Benachrichtigungen#

Als Event-Admin kannst du Teilnehmer benachrichtigen:

1. Öffne das Event
2. Klicke auf Benachrichtigen oder das Glocken-Icon
3. Wähle die Zielgruppe:
   • Alle Eingeladenen
   • Nur Zugesagte
   • Nur Eingeladene (ohne Antwort)
4. Füge optional eine Nachricht hinzu
5. Sende die Benachrichtigung

Event bearbeiten#

1. Öffne das Event
2. Klicke auf Bearbeiten (Stift-Icon)
3. Nimm Änderungen vor
4. Speichere

⚠️ Wichtig: Informiere Teilnehmer über wesentliche Änderungen (Datum, Ort).

Event löschen#

1. Öffne das Event
2. Klicke auf Löschen (Papierkorb-Icon)
3. Bestätige die Löschung

Eingeladene Teilnehmer werden nicht automatisch benachrichtigt. Nutze vorher die Benachrichtigungsfunktion.

Best Practices#

• ✅ Frühzeitig erstellen: Gib Teilnehmern genug Vorlauf
• ✅ Anmeldefrist setzen: Ermöglicht bessere Planung
• ✅ Ort und URL kombinieren: Für hybride Events
• ✅ Teilnehmerlimits nutzen: Bei begrenzten Räumen
• ✅ Kalender-Feed bewerben: Erleichtert die Integration
• ✅ Erinnerungen senden: Kurz vor dem Event benachrichtigen
• ✅ Anwesenheit erfassen: Für Dokumentation und Nachverfolgung

Häufige Fragen#

Kann ich die Teilnehmerliste exportieren?#

Ja, als Admin siehst du die vollständige Teilnehmerliste mit Status und kannst diese exportieren.

Was passiert, wenn ich ein Event absage?#

Dein Status ändert sich zu “Abgelehnt”. Du kannst dies rückgängig machen, solange die Anmeldefrist nicht abgelaufen ist.

Werden Teilnehmer bei Änderungen benachrichtigt?#

Nicht automatisch. Nutze die Benachrichtigungsfunktion, um über wichtige Änderungen zu informieren.

Kann ich ein Event wiederholen?#

Nutze die Kopier-Funktion und passe das Datum an. Automatische Wiederholungen werden aktuell nicht unterstützt.

Wie synchronisiere ich Events mit meinem Kalender?#

Abonniere den iCal-Feed in deiner Kalender-App. Der Feed aktualisiert sich automatisch.

Nächste Schritte#

• Verstehe das Berechtigungskonzept
• Kehre zur Übersicht zurück