Kontrollen durchführen
Kontrollen sind der Nachweis der Wirksamkeit deiner Massnahmen. Sie dokumentieren, ob eine Massnahme korrekt umgesetzt wird und die gewünschte Wirkung erzielt.
Was ist eine Kontrolle?
Eine Kontrolle besteht aus:
- Datum: Wann die Kontrolle durchgeführt wurde
- Kontrollperson: Wer die Kontrolle durchgeführt hat
- Kommentar: Beschreibung der Kontrollergebnisse
- Status: Ergebnis der Kontrolle
- Beilagen: Checklisten und Dateien als Nachweis
Kontroll-Status
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| in Arbeit | Kontrolle wurde gestartet, aber noch nicht abgeschlossen |
| erledigt | Kontrolle erfolgreich abgeschlossen, alles in Ordnung |
| abgelehnt | Massnahme wurde als nicht wirksam befunden |
| erledigt mit Mangel | Kontrolle abgeschlossen, aber mit festgestellten Mängeln |
Wer darf Kontrollen durchführen?
Es gibt verschiedene Wege, die Berechtigung zum Erstellen von Kontrollen zu erhalten:
Automatisch berechtigt (ohne zusätzliche Berechtigung)
- Kontrollierende Person: Wenn du im Feld “Kontrolle durch” einer Massnahme eingetragen bist
- Kontrollierende Funktion: Wenn du Mitglied der kontrollierenden Funktion bist
- Verantwortliche Person: Wenn du als verantwortliche Person eingetragen bist
- Verantwortliche Funktion: Wenn du Mitglied der verantwortlichen Funktion bist
Über Berechtigung
- Kontrollen (Lesen und Hinzufügen): Allgemeine Berechtigung für Kontrollen
- Massnahmen (Admin): Vollzugriff auf alle Massnahmen und Kontrollen
💡 Tipp: Mehr Details zu den Berechtigungen findest du im Kapitel Berechtigungen.
Kontrolle erstellen
Schritt 1: Massnahme öffnen
- Navigiere zur Massnahme, die du kontrollieren möchtest
- Du findest sie unter IKS → Meine Massnahmen oder IKS → Alle Massnahmen
Schritt 2: Kontrolle hinzufügen
- Klicke auf den grünen Button "+ Kontrolle" im Abschnitt “Kontrollen”
- Eine neue Kontrolle wird automatisch erstellt mit:
- Aktuellem Datum
- Dir als Kontrollperson
- Status “in Arbeit”
- Du wirst direkt zur Bearbeitungsansicht weitergeleitet
⚠️ Wichtig: Der Button “Kontrolle” ist nur sichtbar, wenn du die Berechtigung hast, Kontrollen für diese Massnahme hinzuzufügen.
Schritt 3: Kontrolle ausfüllen
- Datum: Prüfe oder ändere das Datum
- Kommentar: Beschreibe die Kontrollergebnisse
- Status: Setze den passenden Status:
- erledigt: Alles in Ordnung
- erledigt mit Mangel: Mängel festgestellt
- abgelehnt: Massnahme nicht wirksam
- in Arbeit: Kontrolle noch nicht abgeschlossen
- Dateien anhängen: Lade bei Bedarf Nachweisdokumente hoch
- Klicke auf “Speichern”
Schritt 4: Checkliste abarbeiten (optional)
Wenn die Massnahme eine Checkliste enthält, wird diese automatisch in die Kontrolle kopiert:
- Gehe die Checklistenpunkte durch
- Hake erledigte Punkte ab
- Die Checkliste wird als Nachweis gespeichert
Kontrolle bearbeiten
- Öffne die Massnahme
- Finde die Kontrolle in der Kontrollen-Tabelle
- Klicke auf das Stift-Symbol in der Spalte “Aktionen”
- Bearbeite Kommentar, Status oder lade Dateien hoch
- Klicke auf “Speichern”
⚠️ Wichtig: Du kannst nur deine eigenen Kontrollen bearbeiten, es sei denn, du hast Admin-Rechte.
Kontrolle löschen
- Öffne die Massnahme
- Finde die Kontrolle in der Kontrollen-Tabelle
- Klicke auf das Papierkorb-Symbol in der Spalte “Aktionen”
- Bestätige die Löschung
⚠️ Wichtig: Du kannst nur deine eigenen Kontrollen löschen.
Detailansicht einer Kontrolle
Wenn du eine Kontrolle öffnest, siehst du:
| Bereich | Inhalt |
|---|---|
| Gehört zu | Link zur zugehörigen Massnahme |
| Ausgeführt durch | Kontrollperson |
| Status | Aktueller Kontrollstatus |
| Kommentar | Beschreibung der Kontrollergebnisse (Markdown) |
| Checkliste | Abgehakte Checklistenpunkte |
| Beilagen | Hochgeladene Nachweisdokumente |
Beilagen hochladen
Du kannst Dateien als Nachweis an eine Kontrolle anhängen:
- Bearbeite die Kontrolle
- Wähle eine Datei zum Hochladen aus
- Die Datei wird als Kontrolldatei gespeichert
Unterstützte Formate: Alle gängigen Dokumentformate (PDF, Word, Excel, Bilder, etc.)
Kontrollen in der Massnahmen-Übersicht
In der Massnahmen-Detailansicht siehst du alle Kontrollen in einer sortierbaren Tabelle mit:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Datum | Wann die Kontrolle durchgeführt wurde |
| Benutzer | Wer die Kontrolle durchgeführt hat |
| Kommentar | Zusammenfassung der Ergebnisse |
| Status | Ergebnis der Kontrolle |
| Beilagen | Anzahl Checklisten und Dateien |
| Aktionen | Bearbeiten und Löschen (nur eigene) |
💡 Tipp: Die Tabelle ist mit DataTables ausgestattet. Du kannst suchen, sortieren und nach Excel exportieren.
Kontroll-Workflow
Ein typischer Kontroll-Workflow sieht so aus:
1. Kontrolle erstellen
↓
2. Status: "in Arbeit"
↓
3. Checkliste abarbeiten (falls vorhanden)
↓
4. Kommentar verfassen
↓
5. Nachweise hochladen (optional)
↓
6. Status setzen:
├── "erledigt" → Massnahme wirksam
├── "erledigt mit Mangel" → Nachbesserung nötig
└── "abgelehnt" → Massnahme nicht wirksam
↓
7. Speichern
Häufige Fragen
Wie oft muss ich eine Kontrolle durchführen?
Das hängt von der Periodizität der Massnahme ab. Wenn eine Periodizität definiert ist, solltest du die Kontrolle im vorgegebenen Rhythmus durchführen.
Kann ich eine Kontrolle nachträglich ändern?
Ja, solange es deine eigene Kontrolle ist. Klicke auf das Stift-Symbol in der Kontrollen-Tabelle der Massnahme.
Was passiert mit den Checklisten?
Checklisten der Massnahme werden bei jeder neuen Kontrolle kopiert. Jede Kontrolle hat also ihre eigene unabhängige Checkliste.
Sehen andere meine Kontrollergebnisse?
Ja, alle Personen mit Lesezugriff auf die Massnahme können auch die Kontrollen einsehen.
Kann ich Dateien an eine Kontrolle anhängen?
Ja, du kannst beliebige Dateien als Nachweisdokumente hochladen. Diese werden in der Detailansicht der Kontrolle angezeigt.
Nächste Schritte
- Risikomap nutzen: Visualisiere Risiken und ihre Bewertungen
- Reports erstellen: Erstelle Massnahmen- und IKS-Reports
- Best Practices: Tipps für effektive Kontrollen
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Stand: Februar 2026