Massnahmen erstellen und verwalten
Massnahmen sind konkrete Aktionen, die du als Reaktion auf Einschätzungen definierst. Sie helfen dir, Risiken zu minimieren, Schwächen zu beheben, Chancen zu nutzen oder Stärken auszubauen.
Übersicht
Was ist eine Massnahme?
Eine Massnahme beschreibt:
- Was getan werden muss
- Wer dafür verantwortlich ist
- Bis wann es erledigt sein soll
- Wie der Stand der Umsetzung ist
- Wer kontrolliert, ob die Massnahme wirksam ist
Massnahmen-Status
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| geplant | Massnahme ist definiert, aber noch nicht gestartet |
| laufend | Massnahme wird derzeit umgesetzt |
| in Arbeit | Massnahme ist aktiv in Bearbeitung |
| abgeschlossen | Massnahme wurde erfolgreich umgesetzt |
| verschoben | Umsetzung wurde auf einen späteren Zeitpunkt verschoben |
Massnahmen anzeigen
Alle Massnahmen
Navigation: IKS → Alle Massnahmen
Die Massenansicht zeigt alle Massnahmen, auf die du Zugriff hast. Standardmässig werden nur aktive Massnahmen (geplant, laufend, in Arbeit) angezeigt.
Filtermöglichkeiten:
- Nach Status filtern (geplant, laufend, in Arbeit, abgeschlossen, verschoben)
- Nach überfälligen Massnahmen filtern (Frist in der Vergangenheit)
- Nach Verantwortung filtern
- Nach Organisationseinheit filtern
Meine Massnahmen
Navigation: IKS → Meine Massnahmen
Diese Ansicht zeigt nur die Massnahmen, die dich direkt betreffen:
- Massnahmen, bei denen du als verantwortliche Person eingetragen bist
- Massnahmen, bei denen du einer verantwortlichen Funktion angehörst
- Massnahmen, bei denen du als kontrollierende Person eingetragen bist
- Massnahmen, bei denen du einer kontrollierenden Funktion angehörst
💡 Tipp: Die Ansicht “Meine Massnahmen” ist ideal für den täglichen Überblick. Du siehst sofort, welche Massnahmen deine Aufmerksamkeit erfordern.
Massnahme erstellen
Aus einer Einschätzung heraus
Der häufigste Weg, eine Massnahme zu erstellen:
- Öffne die Einschätzung, zu der die Massnahme gehört
- Scrolle zum Abschnitt “Massnahmen”
- Klicke auf "+ Massnahme"
- Fülle das Formular aus
- Klicke auf “Speichern”
Die Verknüpfung zur Einschätzung wird automatisch gesetzt.
Direkt über die Massnahmenliste
- Navigiere zu IKS → Alle Massnahmen
- Klicke auf "+ Massnahme"
- Fülle das Formular aus
- Klicke auf “Speichern”
Aus einem anderen Objekt heraus
Massnahmen können auch aus Prozessen, IMS-Objekten und anderen verknüpften Elementen erstellt werden.
Formularfelder
| Feld | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| Titel | Ja | Kurze, aussagekräftige Bezeichnung der Massnahme |
| Beschreibung | Nein | Detaillierte Beschreibung der Massnahme |
| Frist | Nein | Termin, bis wann die Massnahme umgesetzt sein soll |
| Periodizität | Nein | Regelmässige Durchführung (z.B. 1× jährlich) |
| Status | Ja | Aktueller Umsetzungsstand |
| Verantwortliche Funktion | Nein | Funktion, die für die Umsetzung verantwortlich ist |
| Verantwortung | Nein | Person, die für die Umsetzung verantwortlich ist |
| Kontrollierende Funktion | Nein | Funktion, die die Wirksamkeit kontrolliert |
| Kontrolle durch | Nein | Person, die die Wirksamkeit kontrolliert |
| Beteiligte Organisationseinheiten | Nein | Welche Abteilungen betroffen sind |
💡 Tipp: Definiere sowohl eine verantwortliche als auch eine kontrollierende Person oder Funktion. So stellst du das Vier-Augen-Prinzip sicher.
Detailansicht einer Massnahme
Wenn du eine Massnahme öffnest, siehst du:
Kopfbereich
- Titel der Massnahme
- Navigation: Link zu “Meine Massnahmen”
- Aktionen: Bearbeiten, Löschen, Zurück
- Dropdown-Menü: Checkliste hinzufügen, Verknüpfungen hinzufügen
Detailtabelle
- Gehört zu: Verknüpftes Objekt (z.B. Einschätzung)
- Status: Aktueller Umsetzungsstand
- Verantwortung: Verantwortliche Person mit Avatar
- Beteiligte Organisationseinheiten: Betroffene Abteilungen
- Verantwortliche Funktion: Verantwortliche Funktion mit Gruppenmitgliedern
- Kontrollierende Person: Wer kontrolliert
- Kontrollierende Funktion: Welche Funktion kontrolliert
- Periodizität: Regelmässigkeit der Durchführung
- Frist: Umsetzungstermin
- Beschreibung: Detaillierte Massnahmenbeschreibung
- QR-Code: Für schnellen Zugriff per Smartphone
Checklisten
Falls vorhanden, werden verknüpfte Checklisten angezeigt. Diese helfen dir, die Umsetzung Schritt für Schritt abzuarbeiten.
Kontrollen
Eine Tabelle aller durchgeführten Kontrollen mit:
- Datum
- Kontrollperson
- Kommentar
- Status (erledigt, in Arbeit, abgelehnt, erledigt mit Mangel)
- Beilagen (Checklisten, Dateien)
Kommentare
Diskussionsbereich für Austausch zwischen Verantwortlichen und Kontrollierenden.
Massnahme bearbeiten
- Öffne die Massnahme
- Klicke auf das Stift-Symbol oben rechts
- Bearbeite die gewünschten Felder
- Klicke auf “Speichern”
Periodische Massnahmen
Massnahmen können mit einer Periodizität versehen werden. Das bedeutet, dass die Massnahme regelmässig durchgeführt werden muss.
Periodizität einstellen
- Bearbeite die Massnahme
- Wähle im Feld “Periodizität der Durchführung” die gewünschte Frequenz
- Setze eine Frist für die erste Durchführung
- Speichere
Wie funktioniert es?
- Die Periodizität definiert, wie oft pro Jahr die Massnahme durchgeführt werden muss
- Nach Abschluss wird automatisch die nächste Frist berechnet
- Beispiel: “2× pro Jahr” → alle 6 Monate eine neue Frist
Beispiele
| Periodizität | Intervall |
|---|---|
| 1× pro Jahr | Alle 365 Tage |
| 2× pro Jahr | Alle ~183 Tage |
| 4× pro Jahr | Alle ~91 Tage (quartalsweise) |
Verknüpfungen und Checklisten
Verknüpfungen hinzufügen
- Öffne die Massnahme
- Klicke auf das Drei-Punkte-Menü oben rechts
- Wähle “Verknüpfungen hinzufügen”
- Suche und wähle die zu verknüpfenden Objekte
Checkliste hinzufügen
- Öffne die Massnahme
- Klicke auf das Drei-Punkte-Menü oben rechts
- Wähle “Checkliste hinzufügen”
- Erstelle Checklistenpunkte für die Umsetzung
💡 Tipp: Checklisten werden bei der Erstellung einer Kontrolle automatisch kopiert. So hat jede Kontrolle ihre eigene Checkliste zum Abhaken.
Überfällige Massnahmen
Eine Massnahme gilt als überfällig, wenn:
- Eine Frist gesetzt ist
- Die Frist in der Vergangenheit liegt
- Der Status noch nicht “abgeschlossen” ist
Überfällige Massnahmen finden
- IKS → Alle Massnahmen: Filtere nach “überfällig”
- IKS → Meine Massnahmen: Klicke auf “Überfällig” Filter
- Dashboard: Überfällige Massnahmen werden im Dashboard-Widget angezeigt
Häufige Fragen
Kann eine Massnahme mehreren Einschätzungen zugeordnet sein?
Ja, über Verknüpfungen kannst du eine Massnahme mit mehreren Einschätzungen verbinden. Die direkte Zuordnung (“Gehört zu”) verweist auf ein einzelnes Objekt, aber zusätzliche Verknüpfungen sind möglich.
Wer sieht welche Massnahmen?
Das hängt von den Berechtigungen ab:
- IKS (Lesen): Alle Massnahmen sichtbar
- Massnahmen (Lesen): Alle Massnahmen sichtbar
- Verantwortliche/Controller: Nur zugewiesene Massnahmen
- Mehr dazu: Berechtigungen
Was passiert, wenn ich eine Massnahme lösche?
Alle zugehörigen Kontrollen und Kontrolldateien werden ebenfalls gelöscht. Lösche Massnahmen daher nur, wenn du sicher bist.
Kann ich den Verantwortlichen nachträglich ändern?
Ja, bearbeite die Massnahme und ändere das Feld “Verantwortung” oder “Verantwortliche Funktion”.
Nächste Schritte
- Kontrollen durchführen: Überprüfe die Wirksamkeit deiner Massnahmen
- Massnahmen Reporting: Erstelle Auswertungen über Massnahmen
- Best Practices: Tipps für effektive Massnahmen
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Stand: Februar 2026