Reports erstellen
Das IKS-Modul bietet zwei zentrale Reporting-Funktionen: das Massnahmen Reporting und das IKS Reporting. Beide ermöglichen dir, strukturierte Auswertungen als Word- oder Excel-Dokument zu exportieren.
Massnahmen Reporting
Zugriff
Navigation: IKS → Massnahmen Reporting
⚠️ Voraussetzung: Du benötigst die Berechtigung “Massnahmen (Lesen)” oder höher.
Report konfigurieren
Das Reporting-Formular bietet folgende Filteroptionen:
| Filter | Beschreibung |
|---|---|
| Status | Filtere nach Massnahmen-Status (geplant, laufend, in Arbeit, abgeschlossen, verschoben) |
| Organisationseinheit | Filtere nach beteiligter Organisationseinheit |
| Export-Format | Wähle das Ausgabeformat |
Export-Formate
| Format | Beschreibung |
|---|---|
| Anzeigen | Zeigt den Report direkt im Browser |
| Word (.docx) | Exportiert als Word-Dokument mit Kopf- und Fusszeile |
| Excel (.xlsx) | Exportiert als Excel-Tabelle für weitere Auswertungen |
Report erstellen
- Navigiere zu IKS → Massnahmen Reporting
- Wähle die gewünschten Status-Filter
- Optional: Wähle eine Organisationseinheit
- Wähle das Export-Format (Anzeigen, Word oder Excel)
- Klicke auf “Erstellen”
Inhalt des Massnahmen-Reports
Der Excel-Report enthält folgende Informationen pro Massnahme:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Titel | Bezeichnung der Massnahme |
| Verantwortung | Verantwortliche Person |
| Frist | Umsetzungstermin |
| Periodizität | Durchführungsrhythmus |
| Beschreibung | Detaillierte Beschreibung |
| Status | Aktueller Stand |
| Gehört zu | Verknüpftes Objekt |
| Beteiligte OE | Organisationseinheiten |
| Kontrollen | Anzahl durchgeführter Kontrollen |
| Letzte Kontrolle | Datum der letzten Kontrolle |
| Kontrolliert durch | Person der letzten Kontrolle |
| Kommentar | Kommentar der letzten Kontrolle |
| Kontrollstatus | Status der letzten Kontrolle |
💡 Tipp: Der Excel-Export ist ideal für weitere Analysen in Excel, z.B. Pivot-Tabellen, Diagramme oder Filterungen.
IKS Reporting
Zugriff
Navigation: IKS → IKS Reporting
⚠️ Voraussetzung: Du benötigst die Berechtigung “IKS (Hinzufügen)” oder höher.
Report konfigurieren
| Filter | Beschreibung |
|---|---|
| Arten | Filtere nach SWOT-Kategorie (Stärke, Schwäche, Chance, Risiko) |
| Status | Filtere nach Einschätzungs-Status |
| Klassifizierung | Filtere nach Risikoklassen |
| Sortierung | Nach Schweregrad (Bewertung) oder alphabetisch |
| Export-Format | Anzeigen, Word oder Excel |
Report erstellen
- Navigiere zu IKS → IKS Reporting
- Wähle die gewünschten Arten (z.B. nur Risiken und Chancen)
- Wähle die gewünschten Status (z.B. nur aktive)
- Optional: Filtere nach Klassifizierung
- Wähle die Sortierung (Schweregrad empfohlen)
- Wähle das Export-Format
- Klicke auf “Erstellen”
Inhalt des IKS-Reports
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Art | Stärke, Schwäche, Chance oder Risiko |
| Nummer | Identifikationsnummer |
| Titel | Bezeichnung |
| Beschreibung | Detaillierte Beschreibung |
| Analyse / Ursache | Ursachenanalyse |
| Wahrscheinlichkeit | Eintretenswahrscheinlichkeit (1-5) |
| Auswirkung | Potentielle Auswirkung (1-5) |
| Status | Aktueller Stand |
| Klassifizierung | Zugeordnete Risikoklassen |
Word-Export
Der Word-Export erstellt ein professionelles Dokument mit:
- Automatischer Kopf- und Fusszeile (“IKS Reporting”)
- Strukturierter Darstellung aller Einschätzungen
- Farbcodierung nach Bewertung
💡 Tipp: Der Word-Export eignet sich besonders für Management Reviews, Audits und die Präsentation im Führungsteam.
Einschätzungs-Reporting (automatisch)
Neben den manuellen Reports führt ELIZA auch eine automatische Reporting-Historie pro Einschätzung:
Automatische Reports
Ein Report-Eintrag wird automatisch erstellt, wenn:
- Eine neue Einschätzung erstellt wird
- Die Bewertung (Wahrscheinlichkeit oder Auswirkung) geändert wird
Manuelle Reports
Zusätzlich kannst du manuell Report-Einträge hinzufügen:
- Öffne die Einschätzung
- Klicke im Abschnitt “IKS Reporting” auf "+ Reporting"
- Fülle das Formular aus
- Speichere
Mehr dazu im Kapitel Einschätzungen verwalten.
Tipps für effektives Reporting
Management Review vorbereiten
- Erstelle einen IKS-Report mit:
- Arten: Alle (S, W, O, T)
- Status: aktiv, in Arbeit
- Sortierung: Schweregrad
- Format: Word
- Erstelle einen Massnahmen-Report mit:
- Status: geplant, laufend, in Arbeit
- Format: Word
- Ergänze mit der Risikomap (Screenshot oder Ausdruck)
Audit vorbereiten
- Erstelle einen IKS-Report als Excel mit allen Einschätzungen
- Erstelle einen Massnahmen-Report als Excel mit allen Status
- Nutze die Excel-Dateien als Nachweisdokumente
Regelmässiges Monitoring
Erstelle monatlich oder quartalsweise Reports mit den gleichen Filtern, um Trends zu erkennen:
- Anzahl offener Massnahmen
- Überfällige Massnahmen
- Veränderung der Risikobewertung
Häufige Fragen
Kann ich Reports speichern?
Nein, Reports werden on-the-fly generiert und als Download angeboten. Speichere den exportierten Report lokal oder im DMS.
Sehe ich nur meine eigenen Daten?
Du siehst alle Daten, auf die du Zugriff hast. Mit “IKS (Lesen)” siehst du alles, mit eingeschränkten Rechten nur die dir zugewiesenen Einschätzungen und Massnahmen.
Kann ich die Spalten im Excel anpassen?
Nein, die Spalten sind fest definiert. Du kannst aber in Excel nach dem Export Spalten ein- und ausblenden, filtern und sortieren.
Nächste Schritte
- Best Practices: Tipps für effektives IKS-Management
- Risikomap nutzen: Visuelle Ergänzung zu deinen Reports
Zurück zur Übersicht
Stand: Februar 2026