Spaces - Übersicht#

Willkommen im Benutzerhandbuch für das ELIZA Spaces-Modul!

Was ist das Spaces-Modul?#

Das Spaces-Modul ist die zentrale Kollaborations- und Projektmanagement-Plattform in ELIZA. Es kombiniert mehrere Funktionen in einem integrierten System:

• Kollaborationsräume (Spaces): Teambasierte Arbeitsbereiche
• Kanban-Boards: Visuelle Aufgabenverwaltung mit Drag & Drop
• Cards (Aufgaben): Detaillierte Ticket-Verwaltung mit Workflows
• Sitzungsmanagement: Traktanden, Protokolle und Beschlüsse
• Dateiverwaltung: Zentrale Ablage aller Space-bezogenen Dokumente

Hauptfunktionen#

🏢 Spaces (Kollaborationsräume)#

• Erstelle öffentliche oder geschützte Arbeitsbereiche
• Team-basierte Zugriffskontrolle
• Admins und Owner für Verwaltung
• Beschreibungen und Metadaten

📊 Kanban-Boards#

• Drag & Drop Aufgabenverwaltung
• Ansichten: Kanban oder Listen-View
• Status-Workflows mit automatischer Archivierung
• Fortschrittsanzeige
• Template-Funktion für wiederkehrende Boards

📝 Cards (Aufgaben/Tickets)#

• Detaillierte Aufgabenbeschreibungen
• Status-Workflow (neu → doing → done)
• Zugewiesene Benutzer und Beitragende
• Deadlines mit Farbcodierung
• Labels, Checklisten, Dateien
• Kommentare und Historie
• Zeiterfassung

🤝 Sitzungsverwaltung#

• Traktanden mit hierarchischer Struktur
• Teilnehmerverwaltung
• Beschluss-Tracking
• Word-Export für Protokolle
• Jitsi-Integration für Online-Meetings
• Meeting-Vorlagen

📎 Dateiverwaltung#

• Zentrale Ablage aller Space-Dokumente
• PDF, DOCX, Excel, PowerPoint Support
• Text-Extraktion für Suche
• Versionierung mit reversion
• Kommentare für Dateien

🔗 Integration#

• Prozess-Visualisierung (BPMN)
• Issue-Verknüpfung
• Projekt-Verknüpfung
• CRM-Participation
• SWOT-Einschätzungen
• Zeiterfassung (Timetracker)

Typische Anwendungsfälle#

1. Projektmanagement#

• Erstelle einen Space pro Projekt
• Nutze Kanban-Boards für Sprint-Planung
• Verfolge Aufgaben mit Cards
• Dokumentiere Meetings und Beschlüsse

2. Team-Kollaboration#

• Geschützte Spaces für Abteilungen
• Gemeinsame Aufgabenverwaltung
• Zentrale Dateiverwaltung
• Meeting-Protokolle

3. Qualitätsmanagement#

• QM-Space mit Board für Verbesserungen
• Verknüpfung mit Prozessen
• Audit-Meetings dokumentieren
• Beschlüsse nachverfolgen

4. Issue-Tracking#

• Space für Bug-Tracking
• Cards mit Status-Workflow
• Verknüpfung mit Issues-Modul
• Prioritätslabels

Navigation in diesem Handbuch#

Nutze das Inhaltsverzeichnis rechts, um direkt zu den gewünschten Kapiteln zu springen:

• Einführung: Grundkonzepte und Überblick
• Spaces verwalten: Space-Erstellung und -Verwaltung
• Kanban Boards: Board- und Card-Verwaltung
• Sitzungen: Meeting- und Beschluss-Verwaltung
• Berechtigungskonzept: Zugriffskontrolle und Sicherheit
• Zusammenarbeit: Kollaborations-Features
• Integration: Verknüpfungen mit anderen Modulen

Schnellstart#

Space erstellen#

1. Öffne das Spaces-Modul über die Navigation
2. Klicke auf "+ Neuer Space"
3. Gib Titel und Beschreibung ein
4. Wähle Status: Öffentlich oder Geschützt
5. Speichere den Space

Board erstellen#

1. Öffne deinen Space
2. Klicke auf "+ Neues Board"
3. Gib einen Titel ein
4. Wähle Ansicht: Kanban oder Liste
5. Speichere das Board

Card erstellen#

1. Öffne ein Board
2. Klicke auf "+ Neue Card" in einer Liste
3. Gib Titel und Beschreibung ein
4. Weise Benutzer zu
5. Setze Deadline (optional)
6. Speichere die Card

Das war’s schon! Mehr Details findest du in den folgenden Kapiteln.

Wichtige Konzepte#

Hierarchie#

Space (Kollaborationsraum)
   ├─ Board 1 (Kanban)
   │  ├─ List: ToDo
   │  │  ├─ Card 1
   │  │  └─ Card 2
   │  ├─ List: Doing
   │  │  └─ Card 3
   │  └─ List: Done
   │     └─ Card 4
   ├─ Board 2 (Liste)
   └─ Meeting 1
      ├─ Traktandum 1
      │  └─ Beschluss 1
      └─ Traktandum 2

Berechtigungen#

• Owner: Ersteller des Space (volle Rechte)
• Admins: Können Space und Boards verwalten
• Team: Mitglieder mit Zugriff auf Space
• Status: Öffentlich (alle) oder Geschützt (nur Team)

Workflow#

Cards durchlaufen typischerweise folgenden Workflow:

neu → selektiert → doing → wait → done
                              ↓
                         cancelled

Best Practices#

✅ Empfehlungen#

1. Klare Struktur: Ein Space pro Projekt oder Team
2. Konsistente Boards: Standard-Listen für alle Boards
3. Regelmässige Reviews: Archiviere abgeschlossene Cards
4. Meetings dokumentieren: Nutze die Meeting-Funktion für Protokolle
5. Labels nutzen: Kategorisiere Cards mit Farblabels
6. Deadlines setzen: Visualisiere Prioritäten durch Fristen

❌ Häufige Fehler#

1. Zu viele Spaces: Halte die Anzahl überschaubar
2. Unklare Zuständigkeiten: Weise Cards immer einem Benutzer zu
3. Keine Beschreibungen: Dokumentiere immer, was die Card macht
4. Vergessene Archivierung: Räume regelmässig auf
5. Fehlende Team-Einbindung: Füge alle relevanten Personen zum Team hinzu

Nächste Schritte#

Jetzt, wo du einen Überblick hast, empfehlen wir:

1. Lies die Einführung für detaillierte Konzepte
2. Erstelle deinen ersten Space (siehe Kapitel 2)
3. Lerne die Kanban-Funktionen kennen (siehe Kapitel 3)
4. Probiere die Sitzungsverwaltung aus (siehe Kapitel 4)

Hinweis: Dieses Handbuch verwendet die Du-Form und Schweizer Rechtschreibung gemäss ELIZA-Standards.