Einführung#

In diesem Kapitel lernst du die Grundkonzepte und die Philosophie des Spaces-Moduls kennen.

Was sind Spaces?#

Spaces sind Kollaborationsräume in ELIZA, die Teams eine strukturierte Umgebung für Zusammenarbeit bieten. Ein Space ist vergleichbar mit:

  • Einem Projekt-Workspace in Projektmanagement-Tools
  • Einem Team-Bereich in Collaboration-Plattformen
  • Einem Arbeitsraum für eine Abteilung

Typische Space-Beispiele#

  • Projekt “Website Relaunch”: Alle Aufgaben, Meetings und Dokumente zum Projekt
  • QM-Abteilung: Verbesserungsmassnahmen, Audits und Dokumentation
  • IT-Support: Ticket-Verwaltung und Problem-Tracking
  • Geschäftsleitung: Strategische Planung und Sitzungen

Kernkomponenten#

1. Spaces (Kollaborationsräume)#

Der Space ist die oberste Organisationsebene im Modul.

Eigenschaften:

  • Titel: Name des Space (z.B. “Projekt Alpha”)
  • Beschreibung: Zweck und Ziele
  • Status: Öffentlich oder Geschützt
  • Owner: Ersteller mit vollen Rechten
  • Admins: Verwaltungsteam
  • Team: Mitglieder mit Zugriff
  • Archivierung: Abgeschlossene Spaces ausblenden

Status-Arten:

  • Öffentlich: Alle Benutzer mit teams.view_space Permission sehen den Space
  • Geschützt: Nur Team-Mitglieder haben Zugriff

2. Boards (Kanban-Boards)#

Boards sind Aufgabenverwaltungs-Systeme innerhalb eines Space.

Eigenschaften:

  • Titel: Name des Boards (z.B. “Sprint 1”, “Backlog”)
  • Beschreibung: Zweck des Boards
  • Ansicht: Kanban (visuell) oder Liste (tabellarisch)
  • Status: Vorlage, in Bearbeitung, erledigt
  • Listen: Spalten im Kanban-Board (ToDo, Doing, Done)
  • Team: Vererbung vom Space oder eigenes Team
  • Verknüpfungen: Prozesse, Issues, Projekte

Standard-Listen:

Bei der Board-Erstellung werden automatisch erstellt:

  1. ToDo (Zielzustand: neu)
  2. Doing (Zielzustand: doing)
  3. Wait (Zielzustand: wait)
  4. Done (Zielzustand: done)

3. Lists (Spalten)#

Lists sind Spalten im Kanban-Board, die den Workflow-Status repräsentieren.

Eigenschaften:

  • Titel: Name der Liste (z.B. “In Prüfung”)
  • Beschreibung: Erklärung des Status
  • Zielzustand: Status, den Cards beim Verschieben in diese Liste erhalten
  • Archivierungs-Aktion: Automatische Archivierung von eingehenden Cards
  • Reihenfolge: Position im Board (Drag & Drop)

Zielzustände:

  • neu - Neue Aufgaben
  • selektiert - Ausgewählte Aufgaben für nächsten Sprint
  • doing - In Bearbeitung
  • wait - Wartend auf Feedback/Input
  • done - Erledigt
  • cancelled - Abgebrochen
  • template - Vorlagen

4. Cards (Aufgaben/Tickets)#

Cards sind einzelne Aufgaben oder Tickets im Board.

Eigenschaften:

  • Titel: Kurze Beschreibung der Aufgabe
  • Beschreibung: Detaillierte Informationen
  • Status: Aktueller Workflow-Status (FSM)
  • Liste: Aktuelle Spalte im Board
  • Zugewiesen an: Verantwortlicher Benutzer
  • Beitragende: Weitere Personen, die mitarbeiten
  • Deadline: Frist mit Farbcodierung
  • Labels: Farb-Tags zur Kategorisierung
  • Externe Referenz: URL zu externen Ressourcen
  • Checklisten: Unter-Aufgaben mit Checkboxen
  • Dateien: Anhänge
  • Kommentare: Diskussion und Historie
  • Archivierung: Ausblenden abgeschlossener Cards

Card-Status-Workflow:

[Entwurf] → [Neu] → [Selektiert] → [Doing] → [Wait] → [Done]
                                                ↓
                                          [Cancelled]

[Template] → Neue Card erstellen

Deadline-Farbcodierung:

  • 🔴 Rot: Überfällig (Deadline überschritten)
  • 🟠 Orange: Bald fällig (innerhalb 7 Tage)
  • 🟢 Grün: Noch Zeit (mehr als 7 Tage)

5. Meetings (Sitzungen)#

Meetings sind strukturierte Sitzungen mit Traktanden und Beschlüssen.

Eigenschaften:

  • Titel: Name der Sitzung (z.B. “Jahresplanung 2025”)
  • Nummer: Eindeutige Identifikation (z.B. “GL-2025-01”)
  • Beschreibung: Zweck der Sitzung
  • Status: geplant, vorbereitet, abgeschlossen, Vorlage
  • Beginn/Ende: Zeitpunkt der Sitzung
  • Ort: Physischer oder virtueller Ort
  • Teilnehmer: Anwesende Personen
  • Admins: Sitzungsleitung
  • Traktanden: Agenda-Punkte (Meetingitems)
  • Dateien: Präsentationen, Unterlagen

Jitsi-Integration:

Jedes Meeting hat eine eindeutige Jitsi-URL für Video-Konferenzen.

6. Meetingitems (Traktanden)#

Meetingitems sind Agenda-Punkte einer Sitzung.

Eigenschaften:

  • Titel: Kurzbeschreibung des Traktandums
  • Nummer: Position in der Agenda (z.B. “1.1”, “2.3”)
  • Text: Detaillierte Beschreibung/Diskussionsbasis
  • Ergebnis: Zusammenfassung der Diskussion
  • Hierarchie: Parent-Child Beziehungen für Sub-Traktanden
  • Verknüpfte Cards: Bezug zu Aufgaben
  • Beitragende: Personen, die das Traktandum bearbeiten
  • Beschlüsse: Entscheidungen aus diesem Traktandum

7. Decisions (Beschlüsse)#

Decisions sind formelle Entscheidungen aus Sitzungen.

Eigenschaften:

  • Nummer: Beschluss-Nummer (z.B. “BE-2025-001”)
  • Datum: Beschlussdatum
  • Text: Beschlusstext
  • Verantwortung: Zuständige Person/Abteilung
  • Frist: Umsetzungs-Deadline
  • Status: offen, in Arbeit, erledigt
  • Traktandum: Bezug zum Meeting-Traktandum

8. Labels (Farb-Tags)#

Labels sind farbige Tags zur Kategorisierung von Cards.

Standard-Farben:

  • 🔴 Rot: Dringend, Blocker, Fehler
  • 🟢 Grün: Bereit, OK, Genehmigt
  • 🟠 Orange: Warnung, Achtung, In Prüfung
  • ⚪ Transparent: Neutral, Sonstiges

Eigenschaften:

  • Titel: Beschriftung des Labels (optional)
  • Farbe: Eine der vier Standard-Farben
  • Board-spezifisch: Labels gehören zu einem Board

9. Comments (Kommentare)#

Comments ermöglichen Diskussionen und Notizen zu allen Objekten.

Eigenschaften:

  • Kommentar: Text-Inhalt
  • System-Kommentar: Automatische Benachrichtigungen
  • Benutzer: Autor des Kommentars
  • Dateien: Anhänge zum Kommentar
  • Erstellungsdatum: Zeitstempel
  • Änderungsdatum: Letzte Bearbeitung

Verwendung:

  • Cards: Diskussionen über Aufgaben
  • Meetings: Notizen zu Sitzungen
  • Meetingitems: Kommentare zu Traktanden
  • Files: Feedback zu Dateien

10. Files (Dateien)#

Files sind Dokument-Anhänge für alle Objekte im Space.

Eigenschaften:

  • Titel: Dateiname oder Beschreibung
  • Beschreibung: Zusätzliche Informationen
  • Datei: Hochgeladene Datei
  • Space: Zugehöriger Space (für Struktur)
  • Parent: Objekt, zu dem die Datei gehört
  • Erstellungsdatum: Upload-Zeitpunkt

Unterstützte Formate:

  • Dokumente: PDF, DOCX, DOTX, XLSX, PPTX
  • Bilder: JPG, PNG, GIF, WEBP
  • Videos: MP4, WEBM
  • Diagramme: Excalidraw

Text-Extraktion:

PDF und DOCX Dateien werden automatisch für die Volltextsuche extrahiert.

Hierarchie und Beziehungen#

Organisations-Hierarchie#

Space (Workspace)
   ├─ Boards (Kanban/Listen)
   │  └─ Lists (Spalten)
   │     └─ Cards (Aufgaben)
   │        ├─ Comments
   │        ├─ Files
   │        ├─ Checklists
   │        └─ Labels
   │
   └─ Meetings (Sitzungen)
      └─ Meetingitems (Traktanden)
         ├─ Decisions (Beschlüsse)
         ├─ Comments
         └─ Files

Berechtigungs-Hierarchie#

Space
   ├─ Owner (volle Rechte)
   ├─ Admins (Verwaltung)
   └─ Team (Mitglieder)
      ↓
Board
   ├─ inherit_team=True → Space-Team wird vererbt
   └─ inherit_team=False → Eigenes Board-Team
      ↓
Cards
   ├─ assigned_user (Zugewiesen)
   └─ contributors (Beitragende)

Workflow-Konzept#

Card-Workflow#

Cards durchlaufen einen Status-Workflow (FSM - Finite State Machine):

Status-Übergänge:

draft → new
   ↓
new → selected → doing → wait → done
   ↓              ↓       ↓
template      cancelled cancelled

Status-Bedeutungen:

  • draft: Entwurf, noch nicht bereit
  • new: Neue Aufgabe, im Backlog
  • selected: Für aktuellen Sprint ausgewählt
  • doing: In Bearbeitung
  • wait: Wartend auf Input/Feedback
  • done: Abgeschlossen
  • cancelled: Abgebrochen/nicht mehr relevant
  • template: Vorlage für wiederkehrende Aufgaben

Drag & Drop Workflow#

Cards ändern ihren Status automatisch beim Verschieben:

  1. Card wird in Liste gezogen
  2. Liste hat target_state definiert
  3. Card erhält automatisch den Zielzustand der Liste
  4. Optional: Automatische Archivierung bei bestimmten Listen

Beispiel:

Card: "Feature implementieren"
Status: doing

Ziehen in Liste "Done" (target_state: done)
   ↓
Card-Status ändert sich automatisch zu "done"

Ansichten#

Kanban-Ansicht#

Visuelle Darstellung der Aufgaben als Karten in Spalten.

Vorteile:

  • 👀 Übersichtlich: Workflow auf einen Blick
  • 🎨 Visuell: Farben, Labels, Deadlines sichtbar
  • 🖱️ Intuitiv: Drag & Drop für Status-Änderungen
  • 📊 Fortschritt: Anzahl Cards pro Liste ersichtlich

Ideal für:

  • Sprint-Planung
  • Workflow-Visualisierung
  • Team-Meetings
  • Tägliche Standups

Listen-Ansicht#

Tabellarische Darstellung aller Cards mit allen Details.

Vorteile:

  • 📝 Detailliert: Alle Informationen auf einen Blick
  • 🔍 Filterbar: Such- und Filterfunktionen
  • 📊 Sortierbar: Nach Spalten sortieren
  • 📤 Exportierbar: Als Excel exportieren

Ideal für:

  • Detaillierte Planung
  • Status-Reports
  • Prioritäten-Listen
  • Export für externe Tools

Integrationen#

Prozess-Integration#

Boards können mit BPMN-Prozessen verknüpft werden:

  • Board zeigt Prozess-Diagramm an
  • Cards können Prozess-Schritten zugeordnet werden
  • Workflow folgt Prozess-Logik

Issue-Integration#

Boards können mit Issues verknüpft werden:

  • Automatische Card-Erstellung aus Issues
  • Synchronisation von Status
  • Verlinkung zwischen Issue und Card

Projekt-Integration#

Boards können mit Projekten verknüpft werden:

  • Projekt-Boards für Aufgaben-Tracking
  • Fortschritts-Visualisierung
  • Ressourcen-Planung

CRM-Integration#

Cards unterstützen CRM-Participations:

  • Verknüpfung mit Kunden/Kontakten
  • Kundenspezifische Aufgaben
  • Sales-Pipeline in Kanban-Form

Timetracker-Integration#

Cards können Arbeitszeiten erfassen:

  • Zeiterfassung direkt auf Card
  • Summe der erfassten Zeit
  • Zeitauswertungen pro Board/Space

SWOT-Integration#

Spaces unterstützen SWOT-Einschätzungen:

  • Strategische Analyse im Space-Kontext
  • Verknüpfung von Cards mit SWOT-Elementen

Berechtigungs-Übersicht#

Space-Level#

  • Owner: Ersteller, volle Kontrolle
  • Admins: Verwaltung, Bearbeitung
  • Team: Zugriff auf Space-Inhalte

Board-Level#

  • inherit_team=True: Verwendet Space-Team
  • inherit_team=False: Eigenes Board-Team + Space-Admins

Card-Level#

  • assigned_user: Kann Card bearbeiten
  • contributors: Können Card bearbeiten
  • Space-Admins: Können alle Cards bearbeiten (bei öffentlichen Spaces)

Meeting-Level#

  • Space-Admins: Voller Zugriff
  • Meeting-Admins: Können Meeting bearbeiten
  • Contributors (Traktanden): Können eigene Traktanden bearbeiten

Mehr Details: Siehe Kapitel Berechtigungskonzept

Wichtige Konzepte#

Vererbung#

Team-Vererbung:

  • Boards können Team vom Space erben (inherit_team=True)
  • Vereinfacht Berechtigungsverwaltung
  • Änderungen am Space-Team gelten automatisch für Boards

Archivierung#

Cards archivieren:

  • Archivierte Cards werden ausgeblendet
  • Können wieder aktiviert werden
  • Behalten alle Daten und Historie
  • Reduziert Unübersichtlichkeit

Boards/Spaces archivieren:

  • Abgeschlossene Projekte ausblenden
  • Archiv-Ansicht für Zugriff auf alte Daten
  • Keine Bearbeitung mehr möglich

Templates#

Board-Templates:

  • Boards mit Status “Vorlage”
  • Können kopiert werden für neue Projekte
  • Enthalten Standard-Listen und Labels

Card-Templates:

  • Cards mit Status “template”
  • Können als Vorlage für neue Cards dienen
  • Enthalten Standard-Beschreibungen und Checklisten

Meeting-Templates:

  • Meetings mit Status “Vorlage”
  • Standard-Traktanden für wiederkehrende Sitzungen
  • Können kopiert werden

Nächste Schritte#

Jetzt, wo du die Konzepte kennst, lerne im nächsten Kapitel:

Tipp: Beginne mit einem einfachen Space und einem Board, um die Funktionen kennenzulernen. Du kannst später jederzeit erweitern.

Backward Teams Spaces verwalten Forward