Kanban Boards#

In diesem Kapitel lernst du, wie du Kanban-Boards und Cards (Aufgaben) für effektive Aufgabenverwaltung nutzt.

Board erstellen#

Voraussetzungen#

  • Du musst Mitglied eines Space sein
  • Du benötigst die Permission teams.add_board

Schritt 1: Board-Formular öffnen#

  1. Öffne einen Space
  2. Klicke auf den Tab “Boards”
  3. Klicke auf "+ Neues Board"

Schritt 2: Formular ausfüllen#

Pflichtfelder#

Titel (Pflicht):

  • Name des Boards
  • Beispiele:
    • “Sprint 1”
    • “Backlog”
    • “Bug Tracking”
    • “Roadmap Q1 2025”

Darstellungsart (Pflicht):

Wähle zwischen:

  • Kanban: Visuelle Karten-Ansicht mit Drag & Drop
  • Liste: Tabellarische Ansicht mit allen Details

Optionale Felder#

Beschreibung:

  • Zweck und Ziele des Boards
  • Beispiel: “Sprint-Board für die Entwicklung des Website-Relaunches”

Status:

  • in Bearbeitung (Standard): Aktives Board
  • Vorlage: Board als Template für Kopien
  • erledigt: Abgeschlossenes Board

Berechtigungen vererben:

  • ✅ Aktiviert (empfohlen): Board nutzt das Space-Team
  • ❌ Deaktiviert: Board hat eigenes Team

Verknüpfungen (optional):

  • Prozess: BPMN-Prozess anzeigen
  • Meldung: Issue-Verknüpfung
  • Projekt: Projekt-Verknüpfung

Schritt 3: Speichern#

Klicke auf “Speichern”.

✅ Erfolg! Das Board wird mit Standard-Listen erstellt:

  1. ToDo (Zielzustand: neu)
  2. Doing (Zielzustand: doing)
  3. Wait (Zielzustand: wait)
  4. Done (Zielzustand: done)

Zusätzlich werden Standard-Labels erstellt:

  • 🔴 Rot
  • 🟢 Grün
  • 🟠 Orange

Board-Ansichten#

Kanban-Ansicht#

Visuelle Darstellung mit Spalten und Karten.

Vorteile:

  • 👀 Übersichtlich: Workflow auf einen Blick
  • 🖱️ Intuitiv: Drag & Drop für Status-Änderungen
  • 🎨 Visuell: Farben, Labels, Deadlines
  • 📊 Fortschritt: Anzahl pro Liste sichtbar

Funktionen:

  • Drag & Drop zwischen Listen
  • Farbcodierte Deadlines
  • Labels sichtbar
  • Fortschrittsbalken
  • Schnellaktionen

Ansicht wechseln:

Klicke auf “Ansicht: Liste” um zur Listen-Ansicht zu wechseln.

Listen-Ansicht#

Tabellarische Darstellung aller Cards.

Vorteile:

  • 📝 Detailliert: Alle Felder auf einen Blick
  • 🔍 Filterbar: DataTables Suche und Filter
  • 📊 Sortierbar: Nach Spalten sortieren
  • 📤 Exportierbar: Als Excel exportieren

Spalten:

SpalteBeschreibung
StatusCard-Status mit Icon
TitelAufgabentitel (klickbar)
ZugewiesenAssigned User
ListeAktuelle Spalte
DeadlineFrist mit Farbcodierung
LabelsFarb-Tags
AktionenBearbeiten, Verschieben, Archivieren

Ansicht wechseln:

Klicke auf “Ansicht: Kanban” um zur Kanban-Ansicht zu wechseln.

Listen verwalten#

Liste erstellen#

Schritt-für-Schritt:

  1. Öffne Board in Kanban-Ansicht
  2. Klicke auf "+ Neue Liste"
  3. Gib Titel ein (z.B. “In Prüfung”)
  4. Wähle Zielzustand:
    • neu - Neue Aufgaben
    • selektiert - Ausgewählte Aufgaben
    • doing - In Bearbeitung
    • wait - Wartend
    • done - Erledigt
    • cancelled - Abgebrochen
  5. Optional: Aktiviere “Eingehende Cards archivieren”
  6. Speichere

Zielzustand-Bedeutung:

Wenn eine Card in diese Liste gezogen wird, erhält sie automatisch den Zielzustand.

Beispiel:

Card Status: "doing"
   ↓
Ziehen in Liste "Fertig" (Zielzustand: done)
   ↓
Card Status ändert sich automatisch zu "done"

Liste bearbeiten#

Schritt-für-Schritt:

  1. Klicke auf Listen-Titel
  2. Wähle “Liste bearbeiten”
  3. Ändere Felder
  4. Speichere

Listen-Reihenfolge ändern#

Drag & Drop:

  1. Klicke auf Listen-Header
  2. Ziehe die Liste an die gewünschte Position
  3. Reihenfolge wird automatisch gespeichert

Empfohlene Reihenfolge:

ToDo → Selektiert → Doing → Wait → Done → Archiv

Liste archivieren/löschen#

Archivieren:

  • Liste und alle Cards werden archiviert
  • Können reaktiviert werden
  • Empfohlen für temporäre Listen

Löschen:

  • ⚠️ Permanent: Kann nicht rückgängig gemacht werden
  • Nur möglich wenn Liste leer ist
  • Verschiebe Cards vorher

Cards erstellen#

Schnell-Erstellung#

In Kanban-Ansicht:

  1. Klicke auf "+ Neue Card" in einer Liste
  2. Gib Titel ein
  3. Drücke Enter

✅ Fertig! Card wird mit Minimal-Infos erstellt.

Detaillierte Erstellung#

In Kanban-Ansicht:

  1. Klicke auf "+ Neue Card" in einer Liste
  2. Klicke auf “Details” im Popup
  3. Fülle alle Felder aus (siehe unten)
  4. Speichere

In Listen-Ansicht:

  1. Klicke auf "+ Neue Card" oben rechts
  2. Fülle Formular aus
  3. Speichere

Card-Formular-Felder#

Pflichtfelder#

Titel:

  • Kurze, prägnante Beschreibung
  • Beispiele:
    • “Login-Bug beheben”
    • “Neue Startseite designen”
    • “Datenbank-Backup implementieren”

Liste:

  • In welche Spalte soll die Card?
  • Bestimmt initialen Status

Empfohlene Felder#

Beschreibung:

  • Detaillierte Informationen
  • Akzeptanzkriterien
  • Technische Details
  • Links zu Dokumenten

Beispiel:

## Beschreibung
Benutzer können sich nicht einloggen wenn das Passwort Sonderzeichen enthält.

## Reproduktion
1. Gehe zu /login
2. Gib Passwort mit # ein
3. Error: "Invalid credentials"

## Akzeptanzkriterien
- [ ] Login funktioniert mit allen Sonderzeichen
- [ ] Tests für Sonderzeichen hinzugefügt
- [ ] Dokumentation aktualisiert

## Technische Details
Problem liegt in der Passwort-Validierung (auth/validators.py)

Zugewiesen an:

  • Verantwortlicher Benutzer
  • Erhält Benachrichtigungen
  • Kann Card bearbeiten

Beitragende:

  • Weitere Personen, die mitarbeiten
  • Können Card bearbeiten
  • Erhalten Benachrichtigungen

Deadline:

  • Frist für Fertigstellung
  • Farbcodierung:
    • 🔴 Überfällig
    • 🟠 Bald fällig (<7 Tage)
    • 🟢 Noch Zeit (>7 Tage)

Labels:

  • Kategorisierung
  • Mehrere Labels möglich
  • Standard-Labels:
    • 🔴 Rot: Dringend, Blocker, Fehler
    • 🟢 Grün: Bereit, OK, Genehmigt
    • 🟠 Orange: Warnung, In Prüfung

Externe Referenz:

  • URL zu externen Ressourcen
  • Beispiele:
    • GitHub Issue
    • Jira Ticket
    • Externe Dokumentation
    • Figma Design

Titelbild:

  • Visuelles Preview
  • Erscheint in Kanban-Ansicht
  • Unterstützt: JPG, PNG, GIF, WEBP

Cards bearbeiten#

Card öffnen#

In Kanban-Ansicht:

  • Klicke auf die Card

In Listen-Ansicht:

  • Klicke auf den Titel

Schnell-Bearbeitung#

Titel ändern:

  • Doppelklick auf Titel in Kanban-Ansicht
  • Inline-Bearbeitung

Status ändern:

  • Drag & Drop in andere Liste
  • Status ändert sich automatisch

Zuordnung ändern:

  • Klicke auf Benutzer-Avatar
  • Wähle neuen Benutzer

Detail-Bearbeitung#

Card-Detail öffnen:

  1. Klicke auf Card
  2. Detail-Ansicht öffnet sich

Änderbare Bereiche:

  • Kopfbereich: Titel, Status, Liste
  • Beschreibung: Markdown-Editor
  • Metadaten: Zuordnung, Deadline, Labels
  • Checklisten: Unter-Aufgaben
  • Dateien: Anhänge
  • Kommentare: Diskussion
  • Historie: Änderungslog

Checklisten hinzufügen#

Checkliste erstellen:

  1. Öffne Card-Detail
  2. Klicke auf “Checkliste hinzufügen”
  3. Gib Titel ein (z.B. “Akzeptanzkriterien”)
  4. Füge Items hinzu

Checklist-Items:

☐ Backend-API implementiert
☐ Frontend-Integration
☐ Tests geschrieben
☐ Code Review durchgeführt
☑ Dokumentation aktualisiert (erledigt)

Fortschrittsanzeige:

  • Zeigt Prozent der erledigten Items
  • Sichtbar in Kanban und Listen-Ansicht
  • Beispiel: “3/5 (60%)”

Dateien anhängen#

Datei hochladen:

  1. Öffne Card-Detail
  2. Klicke auf “Datei hinzufügen”
  3. Wähle Datei oder Drag & Drop
  4. Optional: Titel und Beschreibung
  5. Speichere

Unterstützte Formate:

  • Dokumente: PDF, DOCX, XLSX, PPTX
  • Bilder: JPG, PNG, GIF, WEBP
  • Videos: MP4, WEBM
  • Andere: Alle Dateitypen

Text-Extraktion:

PDF und DOCX werden automatisch für Volltextsuche extrahiert.

Kommentare hinzufügen#

Kommentar schreiben:

  1. Öffne Card-Detail
  2. Scrolle zu “Kommentare”
  3. Schreibe Kommentar
  4. Optional: Datei anhängen
  5. Klicke auf “Kommentieren”

Kommentar-Arten:

  • Benutzer-Kommentare: Manuelle Kommentare
  • System-Kommentare: Automatische Benachrichtigungen
    • Status-Änderungen
    • Zuordnungs-Änderungen
    • Deadline-Änderungen

Benachrichtigungen:

  • Zugewiesene Benutzer werden benachrichtigt
  • Beitragende erhalten Updates
  • @-Mentions funktionieren

Card-Workflow#

Status-Übergänge#

Cards durchlaufen einen FSM-Workflow:

neu → selektiert → doing → wait → done
 ↓                   ↓       ↓
template          cancelled

Status-Bedeutungen:

  • draft: Entwurf, noch nicht bereit
  • neu: Im Backlog, noch nicht gestartet
  • selektiert: Für Sprint/Iteration ausgewählt
  • doing: Aktiv in Bearbeitung
  • wait: Wartend auf Input/Feedback/Blocker
  • done: Abgeschlossen und getestet
  • cancelled: Abgebrochen, nicht mehr relevant
  • template: Vorlage für wiederkehrende Aufgaben

Status manuell ändern#

In Card-Detail:

  1. Öffne Card
  2. Klicke auf Status-Dropdown
  3. Wähle neuen Status
  4. Speichere

Automatische Änderung:

Beim Verschieben in eine Liste mit target_state ändert sich der Status automatisch.

Card archivieren#

Wann archivieren:

  • ✅ Card ist erledigt und nicht mehr relevant
  • ✅ Board soll übersichtlicher werden
  • ✅ Historische Daten sollen erhalten bleiben

Archivierung:

  1. Öffne Card
  2. Klicke auf “Archivieren”
  3. Bestätige

Auswirkungen:

  • Card wird in Kanban/Listen-Ansicht ausgeblendet
  • Card bleibt in Datenbank erhalten
  • Kann reaktiviert werden
  • Sichtbar in Archiv-Ansicht

Archiv anzeigen:

  1. Öffne Board
  2. Klicke auf “Archiv anzeigen”
  3. Du siehst alle archivierten Cards

Card reaktivieren:

  1. Öffne Archiv
  2. Wähle Card
  3. Klicke auf “Reaktivieren”
  4. Card erscheint wieder im Board

Card kopieren#

Von Template erstellen:

  1. Erstelle Card mit Status “template”
  2. In Listen-Ansicht: Status-Icon zeigt + Symbol
  3. Klicke auf +
  4. Card wird kopiert mit Status “neu”

Manuelle Kopie:

  1. Öffne Card
  2. Klicke auf “Kopieren”
  3. Wähle Ziel-Liste
  4. Anpassen und Speichern

Card verschieben#

Zwischen Listen (Kanban):

  • Drag & Drop in andere Liste
  • Status ändert sich automatisch

Zwischen Boards:

  1. Öffne Card
  2. Klicke auf “Verschieben”
  3. Wähle Ziel-Board und -Liste
  4. Bestätige

Zwischen Spaces:

Aktuell nicht möglich. Alternative:

  1. Kopiere Card
  2. Erstelle in anderem Space neu
  3. Archiviere Original

Labels verwalten#

Label erstellen#

Schritt-für-Schritt:

  1. Öffne Board-Einstellungen
  2. Klicke auf “Labels”
  3. Klicke auf "+ Neues Label"
  4. Wähle Farbe (Rot, Grün, Orange, Transparent)
  5. Gib Titel ein (z.B. “Dringend”, “Bug”, “Feature”)
  6. Speichere

Label zu Card hinzufügen#

In Card-Detail:

  1. Öffne Card
  2. Klicke auf “Labels”
  3. Wähle Labels aus Liste
  4. Speichere

Mehrere Labels:

Cards können mehrere Labels gleichzeitig haben.

Label bearbeiten/löschen#

Bearbeiten:

  1. Board-Einstellungen → Labels
  2. Klicke auf Label
  3. Ändere Titel oder Farbe
  4. Speichere

Löschen:

  1. Board-Einstellungen → Labels
  2. Klicke auf “Löschen” beim Label
  3. Bestätige

⚠️ Warnung: Löschen entfernt Label von allen Cards.

Board-Einstellungen#

Board bearbeiten#

Zugriff:

  1. Öffne Board
  2. Klicke auf “Einstellungen” (⚙️)

Änderbare Einstellungen:

  • Titel: Board umbenennen
  • Beschreibung: Zweck aktualisieren
  • Ansicht: Kanban ↔ Liste wechseln
  • Status: Aktiv, Vorlage, Erledigt
  • Team-Vererbung: Ein-/Ausschalten
  • Verknüpfungen: Prozess, Issue, Projekt

Board-Team verwalten#

Eigenes Board-Team aktivieren:

  1. Board-Einstellungen öffnen
  2. Deaktiviere “Berechtigungen vererben”
  3. Speichere

Team-Mitglieder hinzufügen:

  1. Öffne Board-Team-Verwaltung
  2. Klicke auf “Mitglied hinzufügen”
  3. Wähle Benutzer
  4. Speichere

Wichtig:

  • Board-Team ist zusätzlich zu Space-Admins
  • Space-Admins haben immer Zugriff
  • Board-Team-Mitglieder können alle Cards bearbeiten

Board archivieren#

Archivierung:

  1. Öffne Board
  2. Klicke auf “Archivieren”
  3. Bestätige

Auswirkungen:

  • Board wird ausgeblendet
  • Alle Cards werden mitarchiviert
  • Board ist schreibgeschützt
  • Zugriff über Archiv

Board löschen#

⚠️ Warnung: Löschen ist permanent!

Voraussetzungen:

  • Du musst Space-Admin sein
  • Board sollte keine wichtigen Daten enthalten

Löschen:

  1. Öffne Board
  2. Klicke auf “Löschen”
  3. Bestätige mit Board-Titel
  4. Endgültig löschen

Fortschritts-Tracking#

Board-Fortschritt#

Automatische Berechnung:

Fortschritt = (Anzahl Done Cards / Anzahl Total Cards) * 100%

Beispiel:

  • Total Cards: 20
  • Done Cards: 15
  • Fortschritt: 75%

Anzeige:

  • Fortschrittsbalken im Board-Header
  • Prozent-Anzeige

Card-Fortschritt#

Checklist-basiert:

Fortschritt = (Erledigte Items / Total Items) * 100%

Beispiel:

  • Total Items: 5
  • Erledigt: 3
  • Fortschritt: 60%

Anzeige:

  • Fortschrittsbalken in Card
  • “3/5” Anzeige

Zeiterfassung#

Voraussetzung#

Timetracker-Modul muss aktiviert sein (TIMETRACKER_ENABLED = True).

Zeit auf Card erfassen#

Schritt-für-Schritt:

  1. Öffne Card-Detail
  2. Klicke auf “Zeit erfassen”
  3. Gib Stunden ein (z.B. “2.5h”)
  4. Optional: Beschreibung
  5. Speichere

Summe anzeigen:

Card zeigt Gesamtzeit aller Zeiterfassungen:

⏱️ 8.5 Stunden erfasst

Zeitauswertung#

Pro Board:

  1. Board-Einstellungen öffnen
  2. Klicke auf “Zeitauswertung”
  3. Siehe Gesamt-Zeit aller Cards

Export:

Zeiterfassungen können als Excel exportiert werden.

Suche und Filter#

Schnellsuche#

In Listen-Ansicht:

DataTables-Suche oben rechts:

🔍 Suche...

Sucht in:

  • Card-Titel
  • Beschreibung
  • Zugewiesene Benutzer

Erweiterte Filter#

Filter-Optionen:

  • Status: Nur bestimmte Status
  • Zugewiesen: Nur meine Cards
  • Labels: Nach Label filtern
  • Deadline: Überfällig, Heute, Diese Woche

Filter kombinieren:

Mehrere Filter können kombiniert werden.

Export#

Board exportieren#

Als Excel:

  1. Öffne Board (Listen-Ansicht)
  2. Klicke auf “Exportieren”
  3. Wähle “Excel”
  4. Datei wird heruntergeladen

Enthält:

  • Alle Card-Felder
  • Status, Zuordnung, Deadline
  • Labels, Beschreibungen
  • Checklisten-Status

Als Word:

  1. Öffne Board
  2. Klicke auf “Exportieren”
  3. Wähle “Word”
  4. Formatiertes Dokument wird erstellt

Best Practices#

✅ Board-Struktur#

Empfohlene Listen:

Backlog → ToDo → Doing → Review → Done → Archiv

Oder für Support:

Neu → Zugewiesen → In Bearbeitung → Wartet auf Kunde → Gelöst

✅ Card-Verwaltung#

Gute Card-Titel:

  • ✅ “Login-Bug: Sonderzeichen nicht erlaubt”
  • ✅ “Feature: Dark Mode implementieren”
  • ✅ “Refactoring: API-Client umstrukturieren”

Schlechte Card-Titel:

  • ❌ “Bug”
  • ❌ “TODO”
  • ❌ “Machen”

✅ Workflow-Disziplin#

Empfehlungen:

  1. Kleine Cards: Max. 1-2 Tage Aufwand
  2. Klare Beschreibungen: Akzeptanzkriterien definieren
  3. Zuordnung: Immer einen Verantwortlichen
  4. Deadlines: Realistische Fristen setzen
  5. Archivierung: Regelmässig alte Cards archivieren
  6. Reviews: Wöchentliches Board-Review

✅ Labels nutzen#

Empfohlenes Label-System:

  • 🔴 Rot: Blocker, Kritisch, Dringend
  • 🟠 Orange: Bug, Achtung, Zu klären
  • 🟢 Grün: Feature, Enhancement, Approved

✅ Checklisten#

Für jede Card:

## Akzeptanzkriterien
- [ ] Funktionalität implementiert
- [ ] Tests geschrieben
- [ ] Code Review durchgeführt
- [ ] Dokumentation aktualisiert

Häufige Fehler#

❌ Zu grosse Cards#

Problem: Cards mit 2 Wochen Aufwand

Lösung: Teile in kleinere Cards (max. 2 Tage)

❌ Unklare Zuständigkeiten#

Problem: Niemand weiss, wer die Card macht

Lösung: Weise immer einen Benutzer zu

❌ Vergessene Archivierung#

Problem: Board hat 500+ Cards, davon 400 done

Lösung:

  • Archiviere abgeschlossene Cards regelmässig
  • Nutze automatische Archivierung in “Done”-Liste

❌ Keine Beschreibungen#

Problem: Card-Titel “Login-Bug”, keine weiteren Infos

Lösung: Immer Beschreibung mit Reproduktions-Schritten

❌ Zu viele Boards#

Problem: 20 Boards im Space, niemand findet etwas

Lösung: Konsolidiere, archiviere alte Boards

Nächste Schritte#

Jetzt, wo du Kanban-Boards meisterst, lerne im nächsten Kapitel:

Tipp: Starte mit einem einfachen Board (ToDo, Doing, Done) und erweitere die Struktur nach Bedarf.

Backward Spaces verwalten Sitzungen Forward