Sitzungen

In diesem Kapitel lernst du, wie du Sitzungen (Meetings) mit Agenda-Punkten und Beschlüssen strukturiert dokumentierst.

Meeting erstellen

Voraussetzungen

  • Du musst Mitglied eines Space sein
  • Du benötigst die Permission teams.add_meeting
  • Oder: Du bist Space-Admin

Schritt 1: Meeting-Formular öffnen

  1. Öffne einen Space
  2. Klicke auf den Tab “Meetings”
  3. Klicke auf "+ Neues Meeting"

Schritt 2: Formular ausfüllen

Pflichtfelder

Titel (Pflicht):

  • Name der Sitzung
  • Beispiele:
    • “Jahresplanung 2025”
    • “Sprint Review Sprint 1”
    • “Geschäftsleitungssitzung 15/2024”
    • “QM-Audit Nachbesprechung”

Beginn (Pflicht):

  • Datum und Uhrzeit der Sitzung
  • Format: DD.MM.YYYY HH:MM
  • Beispiel: 15.01.2025 14:00

Empfohlene Felder

Nummer:

  • Eindeutige Identifikation
  • Beispiele:
    • “GL-2025-01”
    • “QM-2025-15”
    • “Sprint-Review-1”

Beschreibung:

  • Zweck und Ziele der Sitzung
  • Beispiel:
## Zweck
Planung der strategischen Ziele für das Jahr 2025

## Vorbereitung
- Budget-Entwurf studieren
- SWOT-Analyse durchführen

Ende:

  • Ende-Zeit der Sitzung
  • Berechnet Dauer automatisch

Ort:

  • Physischer Ort oder “Online”
  • Beispiele:
    • “Sitzungszimmer 1.OG”
    • “Online via Jitsi”
    • “Hauptsitz Zürich”

Teilnehmer:

  • Freitext-Feld für Teilnehmerliste
  • Beispiel:
Anwesend:
- Max Muster (Vorsitz)
- Anna Beispiel
- Peter Test

Entschuldigt:
- Maria Demo

Status:

  • geplant: Sitzung ist geplant
  • vorbereitet: Agenda ist fertig
  • abgeschlossen: Sitzung ist durchgeführt
  • Vorlage: Template für wiederkehrende Sitzungen

Schritt 3: Speichern

Klicke auf “Speichern”.

✅ Erfolg! Meeting ist erstellt.

Meeting-Detailansicht

Übersicht

Nach dem Erstellen siehst du die Meeting-Detailansicht mit:

Header:

  • Titel und Status
  • Datum, Zeit, Ort
  • Jitsi-Link (falls konfiguriert)
  • Aktions-Buttons

Tabs:

  1. Agenda: Agenda-Punkte
  2. Beschlüsse: Entscheidungen aus diesem Meeting
  3. Dateien: Präsentationen, Unterlagen
  4. Historie: Änderungslog

Jitsi-Integration

Automatischer Video-Meeting-Link:

Jedes Meeting erhält eine eindeutige Jitsi-URL:

https://meet.jit.si/[meeting-uuid]

Verwendung:

  1. Klicke auf “Jitsi Meeting beitreten”
  2. Browser öffnet Video-Konferenz
  3. Keine Registrierung erforderlich

Hinweis: Jitsi muss in ELIZA konfiguriert sein (settings.JITSI_URL).

Agenda verwalten

Agenda-Punkt erstellen

Schritt-für-Schritt:

  1. Öffne Meeting-Detail
  2. Klicke auf Tab “Agenda”
  3. Klicke auf "+ Neuer Agenda-Punkt"
  4. Fülle Formular aus

Formular-Felder

Titel (Pflicht):

  • Kurze Beschreibung des Agenda-Punkts
  • Beispiele:
    • “Genehmigung Jahresbudget”
    • “Bericht Kundenzufriedenheit Q4”
    • “Personalplanung 2025”

Nummer:

  • Position in der Agenda
  • Beispiele:
    • “1”
    • “2.1”
    • “3.2.1” (für Sub-Agenda-Punkte)

Text:

  • Detaillierte Beschreibung
  • Diskussionsbasis
  • Beispiel:
## Hintergrund
Das Budget wurde im Dezember durch die Abteilungen erstellt.

## Wichtige Punkte
- Personal: +2 Stellen
- IT: +CHF 50'000 für neue Server
- Marketing: -CHF 10'000 Kürzung

## Fragen
- Sind die Personalstellen genehmigt?
- Kann IT-Budget erhöht werden?

Ergebnis:

  • Zusammenfassung der Diskussion
  • Wird während/nach Meeting ausgefüllt
  • Beispiel:
## Diskussion
Budget wurde diskutiert. Personalstellen wurden einstimmig genehmigt.
IT-Budget wurde auf +CHF 30'000 reduziert.

## Entscheidung
Budget wird mit Anpassungen genehmigt.

Verknüpfte Cards:

  • Bezug zu Aufgaben im Kanban-Board
  • Mehrere Cards möglich
  • Beispiel: Card “Budget erstellen”

Beitragende:

  • Personen, die den Agenda-Punkt verantworten
  • Können Agenda-Punkt bearbeiten

Hierarchische Agenda-Punkte

Sub-Agenda-Punkte erstellen:

  1. Öffne Agenda-Punkt
  2. Klicke auf “Sub-Agenda-Punkt hinzufügen”
  3. Fülle Formular aus
  4. Parent wird automatisch gesetzt

Beispiel-Struktur:

1. Jahresplanung
   1.1. Budget
   1.2. Personalplanung
       1.2.1. Neue Stellen
       1.2.2. Umstrukturierungen
   1.3. Strategie

2. Diverses
   2.1. Nächster Termin

Navigation:

  • Klicke auf Sub-Agenda-Punkt um ihn zu öffnen
  • Breadcrumb zeigt Hierarchie
  • “Zurück zu Parent” Button

Agenda-Reihenfolge

Automatische Sortierung:

Agenda-Punkte werden nach list_order sortiert.

Manuelle Reihenfolge:

  1. Nutze Nummerierung (1, 2, 3, …)
  2. Bei Bedarf: Drag & Drop in der Ansicht

Empfohlene Struktur:

1. Begrüssung und Genehmigung Agenda
2. Protokoll der letzten Sitzung
3. Hauptthemen (3.1, 3.2, ...)
4. Stand laufender Projekte
5. Beschlüsse
6. Verschiedenes
7. Nächster Termin

Agenda-Punkte bearbeiten

Bearbeitung öffnen:

  1. Klicke auf Agenda-Punkt
  2. Klicke auf “Bearbeiten”
  3. Ändere Felder
  4. Speichere

Wer kann bearbeiten:

  • Space-Admins
  • Meeting-Admins
  • Beitragende des Agenda-Punkts
  • Nur bei Status ≠ “abgeschlossen”

Agenda-Punkte löschen

Löschen:

  1. Öffne Agenda-Punkt
  2. Klicke auf “Löschen”
  3. Bestätige

⚠️ Warnung: Löschen entfernt auch alle Beschlüsse des Agenda-Punkts!

Beschlüsse verwalten

Beschluss erstellen

Aus Agenda-Punkt:

  1. Öffne Agenda-Punkt
  2. Klicke auf “Beschluss hinzufügen”
  3. Fülle Formular aus

Direkt im Meeting:

  1. Öffne Meeting
  2. Klicke auf Tab “Beschlüsse”
  3. Klicke auf "+ Neuer Beschluss"

Beschluss-Formular

Pflichtfelder

Text (Pflicht):

  • Beschlusstext
  • Präzise und eindeutig formulieren
  • Beispiel:
Es wird beschlossen, zwei neue Stellen im Bereich IT-Support
zu schaffen. Budget: CHF 150'000 pro Jahr.
Stellenausschreibung bis 31.01.2025.

Agenda-Punkt:

  • Bezug zum Agenda-Punkt
  • Automatisch gesetzt bei Erstellung aus Agenda-Punkt

Empfohlene Felder

Nummer:

  • Eindeutige Beschluss-Nummer
  • Beispiele:
    • “BE-2025-001”
    • “2025-GL-01”
    • “Beschluss 1/2025”

Datum:

  • Beschlussdatum
  • Standard: Meeting-Datum

Verantwortung:

  • Zuständige Person/Abteilung
  • Beispiel: “IT-Leitung, Max Muster”

Frist:

  • Umsetzungs-Deadline
  • Beispiel: 31.01.2025

Status:

  • offen: Noch nicht begonnen
  • in Arbeit: Umsetzung läuft
  • erledigt: Umgesetzt und abgeschlossen

Beschluss-Tracking

Status-Workflow:

offen → in Arbeit → erledigt

Übersicht:

  1. Öffne Meeting
  2. Tab “Beschlüsse”
  3. Siehe alle Beschlüsse mit Status

Filter:

  • Nur offene Beschlüsse
  • Nur überfällige Beschlüsse
  • Nach Verantwortung filtern

Beschluss bearbeiten

Status aktualisieren:

  1. Öffne Beschluss
  2. Ändere Status
  3. Optional: Kommentar hinzufügen
  4. Speichere

Frist verlängern:

  1. Öffne Beschluss
  2. Setze neue Frist
  3. Kommentar mit Begründung
  4. Speichere

Beschlüsse über Meetings hinweg

Alle Beschlüsse eines Space:

  1. Öffne Space
  2. Klicke auf “Alle Beschlüsse”
  3. Siehe Übersicht aller Meetings

Filter:

  • Nach Status
  • Nach Frist (überfällig, diese Woche, …)
  • Nach Verantwortung

Meeting-Status

Status-Workflow

geplant → vorbereitet → abgeschlossen
   ↓
Vorlage (für wiederkehrende Sitzungen)

Status ändern

Status aktualisieren:

  1. Öffne Meeting
  2. Klicke auf Status-Dropdown
  3. Wähle neuen Status
  4. Speichere

Status-Bedeutungen:

  • geplant: Termin steht, Agenda noch nicht fertig
  • vorbereitet: Agenda ist vorbereitet, bereit für Durchführung
  • abgeschlossen: Sitzung ist durchgeführt, Protokoll erstellt
  • Vorlage: Template für neue Meetings

Abgeschlossene Meetings

Eigenschaften:

  • ✅ Schreibgeschützt (keine Bearbeitung mehr möglich)
  • ✅ Protokoll ist finalisiert
  • ✅ Beschlüsse sind dokumentiert
  • ⚠️ Können nur von Space-Admins reaktiviert werden

Meeting abschliessen:

  1. Stelle sicher, alle Agenda-Punkte haben Ergebnis
  2. Alle Beschlüsse sind dokumentiert
  3. Ändere Status zu “abgeschlossen”
  4. Speichere

Meeting-Vorlagen

Vorlage erstellen

Aus bestehendem Meeting:

  1. Öffne Meeting
  2. Ändere Status zu “Vorlage”
  3. Speichere

Neue Vorlage:

  1. Erstelle Meeting mit Standard-Agenda-Punkten
  2. Setze Status “Vorlage”
  3. Keine Datumsangaben

Beispiel-Vorlage: Geschäftsleitungssitzung

Meeting: "GL-Sitzung Vorlage"
Status: Vorlage

Agenda:
1. Begrüssung und Genehmigung Agenda
2. Protokoll der letzten Sitzung
3. Bericht Finanzen
4. Bericht HR
5. Bericht IT
6. Strategie und Projekte
7. Verschiedenes
8. Nächster Termin

Vorlage verwenden

Meeting aus Vorlage erstellen:

  1. Öffne Vorlagen-Meeting
  2. Klicke auf “Meeting aus Vorlage erstellen”
  3. Setze Datum und Titel
  4. Agenda-Punkte werden kopiert
  5. Speichere

Manuelle Kopie:

  1. Erstelle neues Meeting
  2. Kopiere Agenda-Punkte aus Vorlage
  3. Passe an

Dateien anhängen

Datei zu Meeting hinzufügen

Upload:

  1. Öffne Meeting
  2. Klicke auf Tab “Dateien”
  3. Klicke auf “Datei hochladen”
  4. Wähle Datei (Drag & Drop möglich)
  5. Optional: Titel und Beschreibung
  6. Speichere

Unterstützte Formate:

  • Präsentationen: PPTX, PDF
  • Dokumente: DOCX, PDF
  • Tabellen: XLSX
  • Bilder: JPG, PNG

Datei zu Agenda-Punkt hinzufügen

Upload:

  1. Öffne Agenda-Punkt
  2. Klicke auf “Datei hochladen”
  3. Wähle Datei
  4. Speichere

Anzeige:

Datei wird beim Agenda-Punkt und im Meeting-Datei-Tab angezeigt.

Export und Druck

Protokoll als Word exportieren

Export:

  1. Öffne Meeting
  2. Klicke auf “Protokoll exportieren”
  3. Wähle “Word (.docx)”
  4. Datei wird heruntergeladen

Enthält:

  • Meeting-Informationen (Titel, Datum, Ort, Teilnehmer)
  • Alle Traktanden mit Nummer, Titel, Text und Ergebnis
  • Hierarchische Struktur bei Sub-Traktanden
  • Alle Beschlüsse mit Nummer, Text, Verantwortung, Frist

Formatierung:

  • Überschriften für Traktanden
  • Nummerierung gemäss Agenda
  • Tabelle für Beschlüsse

Protokoll als PDF exportieren

Export:

  1. Öffne Meeting
  2. Klicke auf “Protokoll exportieren”
  3. Wähle “PDF”
  4. PDF wird generiert

Druckansicht

Drucken:

  1. Öffne Meeting
  2. Klicke auf “Drucken”
  3. Browser-Druckdialog öffnet sich
  4. Wähle Drucker oder “Als PDF speichern”

Druckfreundliches Layout:

  • Entfernt Navigation und Buttons
  • Optimiert für A4
  • Seitenumbrüche bei Traktanden

Benachrichtigungen

Wer erhält Benachrichtigungen?

Automatische Benachrichtigungen bei:

  • Meeting erstellt → Space-Team
  • Meeting geändert → Meeting-Admins
  • Agenda-Punkt erstellt → Beitragende
  • Beschluss erstellt → Verantwortliche
  • Status geändert → Alle Beteiligten

E-Mail-Benachrichtigungen

Konfiguration:

  1. Öffne Benutzer-Einstellungen
  2. Wähle “Benachrichtigungen”
  3. Aktiviere/Deaktiviere Meeting-Benachrichtigungen

Benachrichtigungs-Typen:

  • Neue Meetings
  • Agenda-Updates
  • Beschluss-Fristen
  • Status-Änderungen

Kommentare

Kommentar hinzufügen

Zu Meeting:

  1. Öffne Meeting
  2. Scrolle zu “Kommentare”
  3. Schreibe Kommentar
  4. Speichere

Zu Agenda-Punkt:

  1. Öffne Agenda-Punkt
  2. Scrolle zu “Kommentare”
  3. Schreibe Kommentar
  4. Speichere

Verwendung:

  • Notizen während der Sitzung
  • Nachfragen zu Agenda-Punkten
  • Feedback zu Beschlüssen

Meeting-Administration

Meeting-Admins verwalten

Admin hinzufügen:

  1. Öffne Meeting
  2. Klicke auf “Admins verwalten”
  3. Wähle Benutzer
  4. Speichere

Admin-Rechte:

  • ✅ Meeting bearbeiten
  • ✅ Agenda-Punkte erstellen/bearbeiten/löschen
  • ✅ Beschlüsse verwalten
  • ✅ Status ändern

Space-Admins:

Space-Admins haben automatisch Meeting-Admin-Rechte.

Meeting archivieren

Archivierung:

  1. Öffne Meeting
  2. Klicke auf “Archivieren”
  3. Bestätige

Auswirkungen:

  • Meeting wird ausgeblendet
  • Schreibgeschützt
  • Zugriff über Archiv-Ansicht

Wann archivieren:

  • ✅ Meeting ist abgeschlossen
  • ✅ Beschlüsse sind alle umgesetzt
  • ✅ Nach 1 Jahr (Aufbewahrungsfrist)

Meeting löschen

⚠️ Warnung: Permanent, kann nicht rückgängig gemacht werden!

Löschen:

  1. Öffne Meeting
  2. Klicke auf “Löschen”
  3. Bestätige mit Meeting-Titel
  4. Endgültig löschen

Empfehlung: Archiviere statt zu löschen!

Best Practices

✅ Meeting-Vorbereitung

Vor der Sitzung:

  1. Agenda-Punkte sammeln: Eine Woche vorher
  2. Unterlagen hochladen: 3 Tage vorher
  3. Teilnehmer informieren: Einladung mit Agenda
  4. Status setzen: “vorbereitet” wenn alles bereit

✅ Meeting-Durchführung

Während der Sitzung:

  1. Jitsi-Link nutzen: Bei Online-Meetings
  2. Ergebnis dokumentieren: Direkt bei jedem Agenda-Punkt
  3. Beschlüsse erfassen: Mit Verantwortung und Frist
  4. Kommentare nutzen: Für Notizen und Diskussionspunkte

✅ Meeting-Nachbereitung

Nach der Sitzung:

  1. Status “abgeschlossen”: Meeting finalisieren
  2. Protokoll exportieren: Als Word/PDF
  3. Beschlüsse verfolgen: Status regelmässig prüfen
  4. Archivierung: Nach Umsetzung aller Beschlüsse

✅ Agenda-Struktur

Gute Agenda-Punkte:

1. Begrüssung (5 Min)
2. Genehmigung Protokoll letzte Sitzung (5 Min)
3. Jahresbudget 2025 (30 Min)
   3.1. Präsentation Budget (15 Min)
   3.2. Diskussion und Fragen (10 Min)
   3.3. Beschlussfassung (5 Min)
4. Nächster Termin (5 Min)

Zeitangaben:

Hilft bei Zeitmanagement während der Sitzung.

✅ Beschluss-Formulierung

Gute Beschlüsse:

  • ✅ Präzise: “Zwei neue Stellen IT-Support ab 01.03.2025”
  • ✅ Messbar: “Budget CHF 150'000 pro Jahr”
  • ✅ Verantwortung: “IT-Leitung, Max Muster”
  • ✅ Frist: “Stellenausschreibung bis 31.01.2025”

Schlechte Beschlüsse:

  • ❌ Vage: “Mehr Personal einstellen”
  • ❌ Keine Frist: “Irgendwann umsetzen”
  • ❌ Keine Verantwortung: “Jemand soll das machen”

✅ Vorlagen nutzen

Standard-Vorlagen erstellen:

  • Geschäftsleitungssitzung
  • Abteilungssitzung
  • Sprint Review
  • QM-Audit Review

Zeitersparnis:

Agenda-Punkte müssen nicht jedes Mal neu erfasst werden.

Häufige Fehler

❌ Keine Ergebnisse dokumentiert

Problem: Agenda-Punkte haben kein Ergebnis-Feld ausgefüllt

Lösung: Während Meeting direkt dokumentieren

❌ Beschlüsse ohne Verantwortung

Problem: Niemand fühlt sich zuständig

Lösung: Immer Namen und Frist festhalten

❌ Status nicht aktualisiert

Problem: Meeting ist durchgeführt, aber Status noch “geplant”

Lösung: Nach Meeting Status auf “abgeschlossen” setzen

❌ Überfällige Beschlüsse

Problem: Beschlüsse werden nicht verfolgt

Lösung:

  • Wöchentliches Review aller offenen Beschlüsse
  • E-Mail-Benachrichtigungen aktivieren
  • In nächstem Meeting thematisieren

❌ Zu lange Meetings

Problem: 3h Sitzung mit 20 Agenda-Punkten

Lösung:

  • Maximal 10 Hauptpunkte
  • Zeitbudget pro Agenda-Punkt
  • Fokus auf Entscheidungen

Nächste Schritte

Jetzt, wo du Sitzungen dokumentieren kannst, lerne im nächsten Kapitel:

Tipp: Erstelle eine Standard-Vorlage für deine wichtigsten wiederkehrenden Sitzungen. Das spart viel Zeit bei der Vorbereitung.

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