Spaces verwalten#

In diesem Kapitel lernst du, wie du Spaces (Kollaborationsräume) erstellst, konfigurierst und verwaltest.

Zugriff auf Spaces#

Navigation#

1. Melde dich in ELIZA an
2. Klicke in der Hauptnavigation auf “Spaces”
3. Du siehst nun die Liste aller Spaces, auf die du Zugriff hast

Übersicht der Space-Liste#

Die Space-Liste zeigt:

Status-Badges:

• 🟢 Öffentlich: Für alle Benutzer sichtbar
• 🟠 Geschützt: Nur für Team-Mitglieder sichtbar

Space erstellen#

Schritt 1: “Neuer Space” Button#

Klicke auf den grünen Button "+ Neuer Space" oben rechts.

Schritt 2: Formular ausfüllen#

Pflichtfelder#

Titel (Pflicht):

• Name des Kollaborationsraums
• Beispiele:
  • “Projekt Website Relaunch”
  • “QM-Abteilung”
  • “IT-Support Tickets”
  • “Geschäftsleitung”

Status (Pflicht):

Wähle zwischen:

• Öffentlich: Alle Benutzer mit teams.view_space Permission können den Space sehen
• Geschützt: Nur Team-Mitglieder haben Zugriff

Empfehlung:

• Öffentlich für: Unternehmensweite Projekte, öffentliche Informationen
• Geschützt für: Abteilungs-Spaces, vertrauliche Projekte, sensible Daten

Optionale Felder#

Beschreibung:

• Zweck und Ziele des Space
• Beispiel:

  Dieser Space dient der Planung und Umsetzung des Website-Relaunches.
  Alle Aufgaben, Meetings und Dokumente werden hier zentral verwaltet.

Schritt 3: Speichern#

Klicke auf den grünen “Speichern” Button unten rechts.

✅ Erfolg! Du bist nun Owner des Space und wirst automatisch zum Admin und Team-Mitglied.

Space-Details ansehen#

Detailansicht öffnen#

1. Klicke in der Liste auf den Titel eines Space
2. Du siehst die Space-Detailansicht

Übersicht der Detailansicht#

Die Detailansicht zeigt:

Header:

• Titel und Status-Badge
• Beschreibung
• Owner-Informationen
• Aktions-Buttons

Tabs:

1. Boards: Liste aller Kanban-Boards in diesem Space
2. Meetings: Liste aller Sitzungen
3. Dateien: Zentrale Dateiablage
4. Team: Team-Mitglieder und Admins
5. Aktivität: Historie und Änderungen

Space bearbeiten#

Voraussetzungen#

Du musst Admin oder Owner des Space sein.

Bearbeitungs-Formular öffnen#

1. Öffne die Space-Detailansicht
2. Klicke auf den Button “Bearbeiten” oben rechts
3. Das Bearbeitungsformular öffnet sich

Änderbare Felder#

• Titel: Space umbenennen
• Beschreibung: Zweck aktualisieren
• Status: Zwischen Öffentlich und Geschützt wechseln

Wichtig:

• Owner kann nicht geändert werden (bleibt Ersteller)
• Team und Admins werden separat verwaltet (siehe unten)

Änderungen speichern#

Klicke auf “Speichern”, um die Änderungen zu übernehmen.

Team verwalten#

Team-Mitglieder hinzufügen#

Schritt-für-Schritt:

1. Öffne die Space-Detailansicht
2. Klicke auf den Tab “Team”
3. Klicke auf “Team-Mitglied hinzufügen”
4. Wähle Benutzer aus der Liste
5. Klicke auf “Hinzufügen”

Berechtigungen:

• Team-Mitglieder können den Space sehen
• Team-Mitglieder können Boards ansehen
• Weitere Rechte abhängig von Board-Einstellungen

Team-Mitglieder entfernen#

Schritt-für-Schritt:

1. Öffne die Space-Detailansicht
2. Klicke auf den Tab “Team”
3. Finde das Mitglied in der Liste
4. Klicke auf den “Entfernen” Button (❌)
5. Bestätige die Entfernung

Wichtig:

• Owner kann nicht entfernt werden
• Admins sollten vor Entfernung aus Admin-Rolle entfernt werden

Admins verwalten#

Admin hinzufügen:

1. Öffne die Space-Detailansicht
2. Klicke auf den Tab “Team”
3. Finde das Team-Mitglied
4. Klicke auf “Zum Admin machen”

Admin entfernen:

1. Öffne die Space-Detailansicht
2. Klicke auf den Tab “Team”
3. Finde den Admin
4. Klicke auf “Admin-Rechte entfernen”

Admin-Rechte:

• ✅ Space bearbeiten
• ✅ Space löschen
• ✅ Team verwalten
• ✅ Boards erstellen/löschen
• ✅ Meetings erstellen/löschen
• ✅ Alle Cards bearbeiten (bei öffentlichen Spaces)

Bulk-Aktionen#

Mehrere Benutzer gleichzeitig hinzufügen:

1. Klicke auf “Mehrere hinzufügen”
2. Wähle alle gewünschten Benutzer
3. Klicke auf “Alle hinzufügen”

Status ändern#

Von Geschützt zu Öffentlich#

Wann sinnvoll:

• Projekt ist abgeschlossen und soll für alle sichtbar sein
• Space soll als Referenz für andere Teams dienen
• Transparenz erhöhen

Vorgehen:

1. Öffne Space-Bearbeitung
2. Ändere Status von “Geschützt” zu “Öffentlich”
3. Speichere die Änderung

Auswirkungen:

• ✅ Alle Benutzer mit teams.view_space Permission sehen den Space
• ⚠️ Boards und Cards sind für alle sichtbar
• ⚠️ Nur Space-Admins können fremde Cards bearbeiten

Von Öffentlich zu Geschützt#

Wann sinnvoll:

• Space enthält vertrauliche Informationen
• Zugriff soll eingeschränkt werden
• Nur Team-Mitglieder sollen arbeiten können

Vorgehen:

1. Öffne Space-Bearbeitung
2. Ändere Status von “Öffentlich” zu “Geschützt”
3. Speichere die Änderung

Auswirkungen:

• ❌ Nur Team-Mitglieder sehen den Space
• ✅ Bessere Zugangskontrolle
• ✅ Team-Mitglieder können Cards bearbeiten

Space archivieren#

Wann archivieren?#

Typische Szenarien:

• ✅ Projekt ist abgeschlossen
• ✅ Space wird nicht mehr aktiv genutzt
• ✅ Historische Daten sollen erhalten bleiben
• ✅ Liste soll übersichtlicher werden

Nicht verwechseln mit Löschen:

• Archivierte Spaces bleiben erhalten
• Daten sind weiterhin einsehbar (über Archiv-Ansicht)
• Können reaktiviert werden

Space archivieren#

Schritt-für-Schritt:

1. Öffne die Space-Detailansicht
2. Klicke auf “Archivieren” Button
3. Bestätige die Archivierung

Auswirkungen:

• Space wird in der Standard-Liste ausgeblendet
• Space ist schreibgeschützt (keine Bearbeitung)
• Zugriff über “Archivierte Spaces” möglich
• Alle Boards, Cards und Meetings werden mitarchiviert

Archivierte Spaces ansehen#

Vorgehen:

1. Öffne die Space-Liste
2. Klicke auf “Archiv anzeigen” oder Filter “Archiviert”
3. Du siehst alle archivierten Spaces

Space reaktivieren#

Schritt-für-Schritt:

1. Öffne die Archiv-Ansicht
2. Wähle den Space aus
3. Klicke auf “Reaktivieren”
4. Bestätige die Reaktivierung

Auswirkungen:

• Space wird wieder in Standard-Liste angezeigt
• Space ist wieder bearbeitbar
• Alle Inhalte sind wieder voll nutzbar

Space löschen#

⚠️ Wichtige Warnung#

Löschen ist endgültig und kann nicht rückgängig gemacht werden!

Gelöschte Spaces und alle Inhalte werden permanent entfernt:

• ❌ Alle Boards
• ❌ Alle Cards
• ❌ Alle Meetings und Traktanden
• ❌ Alle Beschlüsse
• ❌ Alle Dateien
• ❌ Alle Kommentare
• ❌ Gesamte Historie

Empfehlung: Nutze Archivierung statt Löschen!

Voraussetzungen#

• Du musst Admin des Space sein
• Du benötigst die Permission teams.delete_space

Space löschen#

Schritt-für-Schritt:

1. Öffne die Space-Detailansicht
2. Klicke auf “Löschen” Button (rot)
3. Lies die Warnung sorgfältig
4. Gib den Space-Titel zur Bestätigung ein
5. Klicke auf “Endgültig löschen”

Sicherheits-Check:

• System fordert Eingabe des Space-Titels
• Verhindert versehentliches Löschen

Space kopieren#

Wann sinnvoll?#

• ✅ Neue Projekte mit ähnlicher Struktur
• ✅ Standard-Vorlagen verwenden
• ✅ Bewährte Setups wiederverwenden

Space als Template#

Vorgehen:

1. Erstelle einen Space mit Standard-Struktur
2. Füge Standard-Boards hinzu
3. Erstelle Card-Templates
4. Archiviere den Template-Space
5. Kopiere bei Bedarf

Hinweis: Aktuell keine direkte “Kopieren”-Funktion, aber Boards können als Vorlage markiert werden.

Best Practices#

✅ Space-Struktur#

Empfohlene Aufteilung:

• Pro Projekt: Ein Space pro Projekt (z.B. “Projekt Alpha”)
• Pro Abteilung: Ein Space pro Abteilung (z.B. “Marketing”)
• Pro Zweck: Ein Space pro Use Case (z.B. “Bug Tracking”)

Nicht empfohlen:

• ❌ Ein riesiger Space für alles
• ❌ Zu viele Micro-Spaces (Unübersichtlichkeit)

✅ Namenskonventionen#

Gute Space-Namen:

• ✅ “Projekt Website Relaunch 2025”
• ✅ “QM: Verbesserungsmassnahmen”
• ✅ “IT-Support”
• ✅ “Geschäftsleitung: Strategische Planung”

Schlechte Space-Namen:

• ❌ “Projekt”
• ❌ “Test”
• ❌ “Verschiedenes”
• ❌ “xyz”

✅ Team-Management#

Empfehlungen:

1. Klare Rollen: Definiere, wer Admin sein soll
2. Minimale Admins: Nur 2-3 Personen als Admin
3. Alle relevanten Personen: Füge alle Stakeholder zum Team hinzu
4. Regelmässige Reviews: Prüfe Team-Mitglieder quartalsweise
5. Dokumentation: Halte fest, warum bestimmte Personen Admin sind

✅ Status-Wahl#

Wann Öffentlich:

• ✅ Unternehmensweite Projekte
• ✅ Transparenz gewünscht
• ✅ Alle dürfen mitlesen

Wann Geschützt:

• ✅ Abteilungsinterne Themen
• ✅ Vertrauliche Projekte
• ✅ Eingeschränkter Zugriff gewünscht

✅ Archivierung#

Wann archivieren:

• ✅ Projekt abgeschlossen (3 Monate nach Ende)
• ✅ Space nicht mehr aktiv (6 Monate keine Aktivität)
• ✅ Übergang zu neuem System

Lifecycle:

Aktiv (0-12 Monate)
   ↓
Projektende
   ↓
3 Monate Übergangsphase
   ↓
Archiviert

Häufige Fehler#

❌ Zu viele Spaces#

Problem: 50+ Spaces, niemand findet mehr etwas

Lösung:

• Konsolidiere ähnliche Spaces
• Nutze Boards innerhalb eines Space statt neue Spaces
• Archiviere alte Spaces

❌ Fehlende Team-Mitglieder#

Problem: Wichtige Stakeholder nicht im Team

Lösung:

• Erstelle eine Liste aller relevanten Personen
• Füge alle systematisch hinzu
• Nutze Bulk-Aktionen

❌ Zu viele Admins#

Problem: 10+ Admins, alle können alles löschen

Lösung:

• Reduziere auf 2-3 Admins
• Andere können normale Team-Mitglieder sein
• Admins nur für Space-Verwaltung, nicht für alle Beteiligten

❌ Falsche Status-Wahl#

Problem: Geschützter Space, aber alle sollten mitlesen

Lösung:

• Ändere Status zu Öffentlich
• Erkläre Team-Mitgliedern die Änderung

❌ Vergessene Spaces#

Problem: Inaktive Spaces seit 2 Jahren

Lösung:

• Quartalsweise Review aller Spaces
• Archiviere inaktive Spaces
• Lösche nur nach Rücksprache mit Owner

Verwendungs-Szenarien#

Szenario 1: Projekt-Space#

Setup:

• Titel: “Projekt Website Relaunch 2025”
• Status: Geschützt (Projektteam only)
• Team: Projektleiter, Entwickler, Designer, Tester
• Admins: Projektleiter

Boards:

• “Backlog” (alle Anforderungen)
• “Sprint 1” bis “Sprint N”
• “Bugs”
• “Done”

Szenario 2: Abteilungs-Space#

Setup:

• Titel: “QM-Abteilung”
• Status: Öffentlich (alle dürfen mitlesen)
• Team: QM-Mitarbeiter
• Admins: QM-Leitung

Boards:

• “Verbesserungsmassnahmen”
• “Audits”
• “Dokumentation”

Meetings:

• Monatliche QM-Sitzungen
• Audit-Reviews

Szenario 3: Support-Space#

Setup:

• Titel: “IT-Support”
• Status: Öffentlich (alle können Tickets erstellen)
• Team: IT-Abteilung
• Admins: IT-Leitung

Boards:

• “Neue Tickets”
• “In Bearbeitung”
• “Wartend auf Feedback”
• “Gelöst”

Nächste Schritte#

Jetzt, wo du Spaces verwalten kannst, lerne im nächsten Kapitel:

• Kanban Boards: Erstelle Boards und manage Cards
• Sitzungen: Verwalte Meetings und Beschlüsse
• Berechtigungskonzept: Verstehe die Zugriffskontrolle

Tipp: Erstelle zuerst einen Test-Space mit Status “Geschützt”, um alle Funktionen auszuprobieren. Du kannst ihn später löschen oder archivieren.