Spaces verwalten

In diesem Kapitel lernst du, wie du Spaces (Kollaborationsräume) erstellst, konfigurierst und verwaltest.

Zugriff auf Spaces

Navigation

1. Melde dich in ELIZA an
2. Klicke in der Hauptnavigation auf “Spaces”
3. Du siehst nun die Liste aller Spaces, auf die du Zugriff hast

Übersicht der Space-Liste

Die Space-Liste zeigt:

Status-Badges:

• 🟢 Öffentlich: Für alle Benutzer sichtbar
• 🟠 Geschützt: Nur für Team-Mitglieder sichtbar

Space erstellen

Schritt 1: “Neuer Space” Button

Klicke auf den grünen Button "+ Neuer Space" oben rechts.

Schritt 2: Formular ausfüllen

Pflichtfelder

Titel (Pflicht):

• Name des Kollaborationsraums
• Beispiele:
  • “Projekt Website Relaunch”
  • “QM-Abteilung”
  • “IT-Support Tickets”
  • “Geschäftsleitung”

Status (Pflicht):

Wähle zwischen:

• Öffentlich: Alle Benutzer mit teams.view_space Permission können den Space sehen
• Geschützt: Nur Team-Mitglieder haben Zugriff

Empfehlung:

• Öffentlich für: Unternehmensweite Projekte, öffentliche Informationen
• Geschützt für: Abteilungs-Spaces, vertrauliche Projekte, sensible Daten

Optionale Felder

Beschreibung:

• Zweck und Ziele des Space
• Beispiel:

  Dieser Space dient der Planung und Umsetzung des Website-Relaunches.
  Alle Aufgaben, Meetings und Dokumente werden hier zentral verwaltet.
  

Schritt 3: Speichern

Klicke auf den grünen “Speichern” Button unten rechts.

✅ Erfolg! Du bist nun Owner des Space und wirst automatisch zum Admin und Team-Mitglied.

Space-Details ansehen

Detailansicht öffnen

1. Klicke in der Liste auf den Titel eines Space
2. Du siehst die Space-Detailansicht

Übersicht der Detailansicht

Die Detailansicht zeigt:

Header:

• Titel und Status-Badge
• Beschreibung
• Owner-Informationen
• Aktions-Buttons

Tabs:

1. Boards: Liste aller Kanban-Boards in diesem Space
2. Meetings: Liste aller Sitzungen
3. Dateien: Zentrale Dateiablage
4. Team: Team-Mitglieder und Admins
5. Aktivität: Historie und Änderungen

Space bearbeiten

Voraussetzungen

Du musst Admin oder Owner des Space sein.

Bearbeitungs-Formular öffnen

1. Öffne die Space-Detailansicht
2. Klicke auf den Button “Bearbeiten” oben rechts
3. Das Bearbeitungsformular öffnet sich

Änderbare Felder

• Titel: Space umbenennen
• Beschreibung: Zweck aktualisieren
• Status: Zwischen Öffentlich und Geschützt wechseln

Wichtig:

• Owner kann nicht geändert werden (bleibt Ersteller)
• Team und Admins werden separat verwaltet (siehe unten)

Änderungen speichern

Klicke auf “Speichern”, um die Änderungen zu übernehmen.

Team verwalten

Team-Mitglieder hinzufügen

Schritt-für-Schritt:

1. Öffne die Space-Detailansicht
2. Klicke auf den Tab “Team”
3. Klicke auf “Team-Mitglied hinzufügen”
4. Wähle Benutzer aus der Liste
5. Klicke auf “Hinzufügen”

Berechtigungen:

• Team-Mitglieder können den Space sehen
• Team-Mitglieder können Boards ansehen
• Weitere Rechte abhängig von Board-Einstellungen

Team-Mitglieder entfernen

Schritt-für-Schritt:

1. Öffne die Space-Detailansicht
2. Klicke auf den Tab “Team”
3. Finde das Mitglied in der Liste
4. Klicke auf den “Entfernen” Button (❌)
5. Bestätige die Entfernung

Wichtig:

• Owner kann nicht entfernt werden
• Admins sollten vor Entfernung aus Admin-Rolle entfernt werden

Admins verwalten

Admin hinzufügen:

1. Öffne die Space-Detailansicht
2. Klicke auf den Tab “Team”
3. Finde das Team-Mitglied
4. Klicke auf “Zum Admin machen”

Admin entfernen:

1. Öffne die Space-Detailansicht
2. Klicke auf den Tab “Team”
3. Finde den Admin
4. Klicke auf “Admin-Rechte entfernen”

Admin-Rechte:

• ✅ Space bearbeiten
• ✅ Space löschen
• ✅ Team verwalten
• ✅ Boards erstellen/löschen
• ✅ Meetings erstellen/löschen
• ✅ Alle Cards bearbeiten (bei öffentlichen Spaces)

Bulk-Aktionen

Mehrere Benutzer gleichzeitig hinzufügen:

1. Klicke auf “Mehrere hinzufügen”
2. Wähle alle gewünschten Benutzer
3. Klicke auf “Alle hinzufügen”

Status ändern

Von Geschützt zu Öffentlich

Wann sinnvoll:

• Projekt ist abgeschlossen und soll für alle sichtbar sein
• Space soll als Referenz für andere Teams dienen
• Transparenz erhöhen

Vorgehen:

1. Öffne Space-Bearbeitung
2. Ändere Status von “Geschützt” zu “Öffentlich”
3. Speichere die Änderung

Auswirkungen:

• ✅ Alle Benutzer mit teams.view_space Permission sehen den Space
• ⚠️ Boards und Cards sind für alle sichtbar
• ⚠️ Nur Space-Admins können fremde Cards bearbeiten

Von Öffentlich zu Geschützt

Wann sinnvoll:

• Space enthält vertrauliche Informationen
• Zugriff soll eingeschränkt werden
• Nur Team-Mitglieder sollen arbeiten können

Vorgehen:

1. Öffne Space-Bearbeitung
2. Ändere Status von “Öffentlich” zu “Geschützt”
3. Speichere die Änderung

Auswirkungen:

• ❌ Nur Team-Mitglieder sehen den Space
• ✅ Bessere Zugangskontrolle
• ✅ Team-Mitglieder können Cards bearbeiten

Space archivieren

Wann archivieren?

Typische Szenarien:

• ✅ Projekt ist abgeschlossen
• ✅ Space wird nicht mehr aktiv genutzt
• ✅ Historische Daten sollen erhalten bleiben
• ✅ Liste soll übersichtlicher werden

Nicht verwechseln mit Löschen:

• Archivierte Spaces bleiben erhalten
• Daten sind weiterhin einsehbar (über Archiv-Ansicht)
• Können reaktiviert werden

Space archivieren

Schritt-für-Schritt:

1. Öffne die Space-Detailansicht
2. Klicke auf “Archivieren” Button
3. Bestätige die Archivierung

Auswirkungen:

• Space wird in der Standard-Liste ausgeblendet
• Space ist schreibgeschützt (keine Bearbeitung)
• Zugriff über “Archivierte Spaces” möglich
• Alle Boards, Cards und Meetings werden mitarchiviert

Archivierte Spaces ansehen

Vorgehen:

1. Öffne die Space-Liste
2. Klicke auf “Archiv anzeigen” oder Filter “Archiviert”
3. Du siehst alle archivierten Spaces

Space reaktivieren

Schritt-für-Schritt:

1. Öffne die Archiv-Ansicht
2. Wähle den Space aus
3. Klicke auf “Reaktivieren”
4. Bestätige die Reaktivierung

Auswirkungen:

• Space wird wieder in Standard-Liste angezeigt
• Space ist wieder bearbeitbar
• Alle Inhalte sind wieder voll nutzbar

Space löschen

⚠️ Wichtige Warnung

Löschen ist endgültig und kann nicht rückgängig gemacht werden!

Gelöschte Spaces und alle Inhalte werden permanent entfernt:

• ❌ Alle Boards
• ❌ Alle Cards
• ❌ Alle Meetings und Traktanden
• ❌ Alle Beschlüsse
• ❌ Alle Dateien
• ❌ Alle Kommentare
• ❌ Gesamte Historie

Empfehlung: Nutze Archivierung statt Löschen!

Voraussetzungen

• Du musst Admin des Space sein
• Du benötigst die Permission teams.delete_space

Space löschen

Schritt-für-Schritt:

1. Öffne die Space-Detailansicht
2. Klicke auf “Löschen” Button (rot)
3. Lies die Warnung sorgfältig
4. Gib den Space-Titel zur Bestätigung ein
5. Klicke auf “Endgültig löschen”

Sicherheits-Check:

• System fordert Eingabe des Space-Titels
• Verhindert versehentliches Löschen

Space kopieren

Wann sinnvoll?

• ✅ Neue Projekte mit ähnlicher Struktur
• ✅ Standard-Vorlagen verwenden
• ✅ Bewährte Setups wiederverwenden

Space als Template

Vorgehen:

1. Erstelle einen Space mit Standard-Struktur
2. Füge Standard-Boards hinzu
3. Erstelle Card-Templates
4. Archiviere den Template-Space
5. Kopiere bei Bedarf

Hinweis: Aktuell keine direkte “Kopieren”-Funktion, aber Boards können als Vorlage markiert werden.

Best Practices

✅ Space-Struktur

Empfohlene Aufteilung:

• Pro Projekt: Ein Space pro Projekt (z.B. “Projekt Alpha”)
• Pro Abteilung: Ein Space pro Abteilung (z.B. “Marketing”)
• Pro Zweck: Ein Space pro Use Case (z.B. “Bug Tracking”)

Nicht empfohlen:

• ❌ Ein riesiger Space für alles
• ❌ Zu viele Micro-Spaces (Unübersichtlichkeit)

✅ Namenskonventionen

Gute Space-Namen:

• ✅ “Projekt Website Relaunch 2025”
• ✅ “QM: Verbesserungsmassnahmen”
• ✅ “IT-Support”
• ✅ “Geschäftsleitung: Strategische Planung”

Schlechte Space-Namen:

• ❌ “Projekt”
• ❌ “Test”
• ❌ “Verschiedenes”
• ❌ “xyz”

✅ Team-Management

Empfehlungen:

1. Klare Rollen: Definiere, wer Admin sein soll
2. Minimale Admins: Nur 2-3 Personen als Admin
3. Alle relevanten Personen: Füge alle Stakeholder zum Team hinzu
4. Regelmässige Reviews: Prüfe Team-Mitglieder quartalsweise
5. Dokumentation: Halte fest, warum bestimmte Personen Admin sind

✅ Status-Wahl

Wann Öffentlich:

• ✅ Unternehmensweite Projekte
• ✅ Transparenz gewünscht
• ✅ Alle dürfen mitlesen

Wann Geschützt:

• ✅ Abteilungsinterne Themen
• ✅ Vertrauliche Projekte
• ✅ Eingeschränkter Zugriff gewünscht

✅ Archivierung

Wann archivieren:

• ✅ Projekt abgeschlossen (3 Monate nach Ende)
• ✅ Space nicht mehr aktiv (6 Monate keine Aktivität)
• ✅ Übergang zu neuem System

Lifecycle:

Aktiv (0-12 Monate)
   ↓
Projektende
   ↓
3 Monate Übergangsphase
   ↓
Archiviert

Häufige Fehler

❌ Zu viele Spaces

Problem: 50+ Spaces, niemand findet mehr etwas

Lösung:

• Konsolidiere ähnliche Spaces
• Nutze Boards innerhalb eines Space statt neue Spaces
• Archiviere alte Spaces

❌ Fehlende Team-Mitglieder

Problem: Wichtige Stakeholder nicht im Team

Lösung:

• Erstelle eine Liste aller relevanten Personen
• Füge alle systematisch hinzu
• Nutze Bulk-Aktionen

❌ Zu viele Admins

Problem: 10+ Admins, alle können alles löschen

Lösung:

• Reduziere auf 2-3 Admins
• Andere können normale Team-Mitglieder sein
• Admins nur für Space-Verwaltung, nicht für alle Beteiligten

❌ Falsche Status-Wahl

Problem: Geschützter Space, aber alle sollten mitlesen

Lösung:

• Ändere Status zu Öffentlich
• Erkläre Team-Mitgliedern die Änderung

❌ Vergessene Spaces

Problem: Inaktive Spaces seit 2 Jahren

Lösung:

• Quartalsweise Review aller Spaces
• Archiviere inaktive Spaces
• Lösche nur nach Rücksprache mit Owner

Verwendungs-Szenarien

Szenario 1: Projekt-Space

Setup:

• Titel: “Projekt Website Relaunch 2025”
• Status: Geschützt (Projektteam only)
• Team: Projektleiter, Entwickler, Designer, Tester
• Admins: Projektleiter

Boards:

• “Backlog” (alle Anforderungen)
• “Sprint 1” bis “Sprint N”
• “Bugs”
• “Done”

Szenario 2: Abteilungs-Space

Setup:

• Titel: “QM-Abteilung”
• Status: Öffentlich (alle dürfen mitlesen)
• Team: QM-Mitarbeiter
• Admins: QM-Leitung

Boards:

• “Verbesserungsmassnahmen”
• “Audits”
• “Dokumentation”

Meetings:

• Monatliche QM-Sitzungen
• Audit-Reviews

Szenario 3: Support-Space

Setup:

• Titel: “IT-Support”
• Status: Öffentlich (alle können Tickets erstellen)
• Team: IT-Abteilung
• Admins: IT-Leitung

Boards:

• “Neue Tickets”
• “In Bearbeitung”
• “Wartend auf Feedback”
• “Gelöst”

Nächste Schritte

Jetzt, wo du Spaces verwalten kannst, lerne im nächsten Kapitel:

• Kanban Boards: Erstelle Boards und manage Cards
• Sitzungen: Verwalte Meetings und Beschlüsse
• Berechtigungskonzept: Verstehe die Zugriffskontrolle

Tipp: Erstelle zuerst einen Test-Space mit Status “Geschützt”, um alle Funktionen auszuprobieren. Du kannst ihn später löschen oder archivieren.