Berechtigungen im Spaces-Modul - Einführung#

Überblick#

Das Spaces-Modul verwendet ein einfaches Berechtigungssystem, das zwischen öffentlichen und geschützten Spaces unterscheidet. Diese Anleitung erklärt, wer was sehen und bearbeiten darf.

🔧 Für Administratoren: Die technische Referenz mit Berechtigungstabellen, Django-Codenames, Permissions-Matrix und erweiterten Konfigurationen findest du in Kapitel 5: Berechtigungskonzept.

Aufbau des Spaces-Moduls#

Das Spaces-Modul ist wie folgt aufgebaut:

Space (Arbeitsbereich)
  └─ Board (Kanban-Tafel)
      └─ List (Spalte)
          └─ Card (Aufgabe/Karte)

Berechtigungen werden von oben nach unten weitergegeben. Bei einzelnen Cards können aber zugewiesene Personen und Mitwirkende spezielle Rechte erhalten.

Arten von Spaces#

1. Öffentliche Spaces#

Bedeutung: Für alle Mitarbeitenden im Unternehmen sichtbar.

Was kann ich sehen?#

• Alle Mitarbeitenden mit entsprechender Berechtigung können die Boards und Cards ansehen
• Ideal für Transparenz und Überblick

Was kann ich bearbeiten?#

⚠️ Wichtig: In öffentlichen Spaces können normale Teammitglieder NICHT einfach so Cards bearbeiten!

Bearbeiten dürfen:

• Verwalter des Space
• Personen, denen eine Card zugewiesen ist
• Mitwirkende an einer Card

Was kann ich löschen?#

• Verwalter des Space
• Person, der die Card zugewiesen ist

2. Geschützte Spaces (Private)#

Bedeutung: Nur für Teammitglieder sichtbar und verwendbar.

Was kann ich sehen?#

• Nur Teammitglieder des Space
• Aussenstehende sehen nichts

Was kann ich bearbeiten?#

• Alle Teammitglieder können Cards ansehen und bearbeiten
• Zugewiesene Personen
• Mitwirkende

Was kann ich löschen?#

• Verwalter des Space
• Person, der die Card zugewiesen ist

Wer darf was?#

Besitzer des Space (Owner)#

• Automatisch: Verwalter mit allen Rechten
• Kann: Alles sehen, bearbeiten, hinzufügen und löschen
• Zuständig für: Verwaltung des Space und Ernennung weiterer Verwalter

Verwalter des Space (Admin)#

• Ernennung: Durch Owner oder andere Admins
• Kann:
  • ✅ Alles ansehen
  • ✅ Neue Boards und Cards erstellen
  • ✅ Alles bearbeiten
  • ✅ Alles löschen
• Tipp: Admin-Rechte nur an vertrauenswürdige Personen vergeben

Teammitglied#

In geschützten Spaces:

• ✅ Alles ansehen
• ✅ Alles bearbeiten
• ✅ Neue Cards erstellen
• ❌ Löschen (nur Admins)

In öffentlichen Spaces:

• ✅ Alles ansehen
• ❌ Bearbeiten (nur bei eigenen zugewiesenen Cards)
• ❌ Löschen (nur Admins)

Zugewiesene Person (Assigned User)#

• Pro Card: Eine Person kann als Verantwortlicher zugewiesen werden
• Rechte auf dieser Card:
  • ✅ Ansehen
  • ✅ Bearbeiten
  • ✅ Löschen
• Wichtig: Funktioniert auch wenn die Person nicht im Team ist!
• Vorteil: Klare Verantwortlichkeit

Mitwirkende (Contributors)#

• Pro Card: Mehrere Personen können als Mitwirkende hinzugefügt werden
• Rechte auf dieser Card:
  • ✅ Ansehen
  • ✅ Bearbeiten
  • ❌ Löschen (nur Assigned User und Admins)
• Wichtig: Funktioniert auch wenn die Person nicht im Team ist!
• Vorteil: Gemeinsame Bearbeitung möglich

Praxisbeispiele#

Beispiel 1: Unternehmens-Board#

Situation:

• Space: “Jahresziele 2025” (öffentlich)
• Board: “Marketing-Kampagnen”
• Team: 5 Marketing-Mitarbeitende
• Admin: 1 Marketing-Leiter

Was passiert:

• ✅ Alle Mitarbeitenden können das Board ansehen und sehen den Projektfortschritt
• ❌ Normale Mitarbeitende können keine Cards bearbeiten
• ✅ Maria wird als Assigned User für die Card “Social Media Strategie” eingetragen → Maria kann jetzt diese Card bearbeiten
• ✅ Peter und Sarah werden als Contributors hinzugefügt → Beide können mitarbeiten
• ✅ Der Marketing-Leiter (Admin) kann alle Cards bearbeiten und löschen

Vorteil: Transparenz für alle, Bearbeitung nur durch Verantwortliche.

Beispiel 2: Team-internes Board#

Situation:

• Space: “IT-Team” (geschützt/private)
• Board: “Sprint-Planung”
• Team: 3 Entwickler
• Admin: 1 Team-Lead

Was passiert:

• ❌ Mitarbeitende aus anderen Abteilungen sehen das Board nicht
• ✅ Alle 3 Entwickler können Cards ansehen und bearbeiten
• ✅ Alle können neue Cards erstellen
• ❌ Nur der Team-Lead kann Cards löschen
• ✅ Ein externer Berater wird als Assigned User für eine spezielle Card eingetragen → Der Berater sieht nur diese eine Card

Vorteil: Vertraulichkeit gewährleistet, Team arbeitet flexibel.

Beispiel 3: Projekt mit externen Dienstleistern#

Situation:

• Space: “Website-Relaunch” (geschützt/private)
• Board: “Design & Entwicklung”
• Team: 2 interne Mitarbeitende
• Externe: 2 Agentur-Mitarbeitende
• Admin: 1 Projektleiter

Was passiert:

• ❌ Die Agentur-Mitarbeitenden sehen standardmässig nichts
• ✅ Agentur-Mitarbeiter A wird als Assigned User für “Logo-Design” eingetragen:
  • Sieht nur diese Card
  • Kann nur diese Card bearbeiten
  • Sieht keine anderen Cards
• ✅ Agentur-Mitarbeiter B wird als Contributor für “Frontend-Entwicklung” hinzugefügt:
  • Kann die Card sehen und bearbeiten
  • Kann sie aber nicht löschen
• ✅ Die 2 internen Mitarbeitenden können alle Cards sehen und bearbeiten

Vorteil: Externe erhalten nur Zugriff auf ihre spezifischen Cards.

Berechtigungsübersicht#

Öffentliche Spaces#

Geschützte Spaces (Private)#

Empfehlungen für die Praxis#

Wann öffentliche Spaces verwenden?#

✅ Gut geeignet für:

• Unternehmensweite Projekt-Boards
• Transparenz über Abteilungsziele
• Öffentliche Ankündigungen und Roadmaps

❌ Nicht geeignet für:

• Vertrauliche Projekte
• Personalthemen
• Finanzplanung
• Strategische Entscheidungen

Wann geschützte Spaces verwenden?#

✅ Gut geeignet für:

• Team-interne Aufgabenplanung
• Vertrauliche Projekte
• HR- und Personalthemen
• Strategische Planungen

Tipps für Assigned User#

• ✅ Weise Cards klar einer verantwortlichen Person zu
• ✅ So weiss jeder, wer wofür zuständig ist
• ✅ Ermöglicht auch externen Personen gezielten Zugriff
• ✅ Funktioniert in öffentlichen und geschützten Spaces

Tipps für Contributors#

• ✅ Füge Contributors hinzu, wenn mehrere Personen an einer Card arbeiten
• ✅ Alle Contributors können die Card bearbeiten
• ℹ️ Löschen kann nur der Assigned User oder ein Admin

Tipps für Admins#

• ⚠️ Admins haben volle Kontrolle – vergib diese Rolle nur an vertrauenswürdige Personen
• ✅ Jeder Space sollte mindestens einen Admin haben
• ✅ Bei grösseren Teams können mehrere Admins sinnvoll sein

Häufige Fragen#

“Ich kann meine Card nicht bearbeiten, obwohl ich im Team bin”#

Grund: Du arbeitest in einem öffentlichen Space. Dort können normale Teammitglieder keine Cards bearbeiten.

Lösung:

1. Bitte einen Admin, dich als Assigned User für die Card einzutragen
2. Oder dich als Contributor hinzuzufügen
3. Oder dich zum Admin zu ernennen (wenn du dauerhaft mehr Rechte brauchst)

“Ein externer Berater sieht unser Board nicht”#

Grund: Das Board ist in einem geschützten Space. Nur Teammitglieder haben Zugriff.

Lösung:

1. Voller Zugriff: Füge den Berater zum Team des Space hinzu (kann dann alles sehen und bearbeiten)
2. Begrenzter Zugriff: Weise dem Berater nur spezifische Cards zu (kann dann nur diese sehen und bearbeiten)

“Ich kann eine Card nicht löschen”#

Grund: Das Löschen ist auf Admins und Assigned User beschränkt.

Lösung:

1. Bitte einen Admin, die Card zu löschen
2. Oder bitte darum, dass du als Assigned User eingetragen wirst (wenn du für die Card verantwortlich bist)

“Nach der Änderung des Space-Typs haben Leute plötzlich andere Rechte”#

Grund: Öffentliche und geschützte Spaces haben unterschiedliche Berechtigungsregeln.

Was passiert:

• Bei Änderung von geschützt → öffentlich: Teammitglieder verlieren Bearbeitungsrechte
• Bei Änderung von öffentlich → geschützt: Nur noch Teammitglieder haben Zugriff

Tipp: ⚠️ Sei vorsichtig beim Ändern des Space-Typs!

Wichtige Hinweise#

Teamzugehörigkeit bei Boards#

Jedes Board hat eine Einstellung “Team vom Space übernehmen”:

Einstellung aktiv (Standard):

• Das Board verwendet automatisch die Teammitglieder des Space
• Einfacher zu verwalten
• Empfohlen für die meisten Fälle

Einstellung deaktiv:

• Das Board hat ein eigenes, unabhängiges Team
• Nützlich für Untergruppen innerhalb eines Space
• Erfordert zusätzliche Verwaltung

Wichtig: Admins des Space haben immer Zugriff auf alle Boards, unabhängig von dieser Einstellung.

Zusammenfassung#

Das Berechtigungssystem im Spaces-Modul ist flexibel und sicher:

✅ Öffentliche Spaces schaffen Transparenz und ermöglichen kontrollierte Bearbeitung ✅ Geschützte Spaces wahren Vertraulichkeit bei voller Teamflexibilität ✅ Assigned User sorgen für klare Verantwortlichkeiten ✅ Contributors ermöglichen gemeinsame Bearbeitung ✅ Admins behalten die Kontrolle

Mit der richtigen Kombination dieser Elemente kannst du effektiv mit deinem Team zusammenarbeiten und gleichzeitig sicherstellen, dass vertrauliche Informationen geschützt bleiben.

Letzte Aktualisierung: 2025-10-13 Version: 3.0