Zusammenarbeit#

In diesem Kapitel lernst du alle Kollaborations-Features des Spaces-Moduls kennen, die effektive Teamarbeit ermöglichen.

Kommentare#

Kommentare sind das Herzstück der Kommunikation im Spaces-Modul. Sie können zu allen wichtigen Objekten hinzugefügt werden.

Wo können Kommentare hinzugefügt werden?#

Kommentare sind möglich bei:

✅ Cards (Aufgaben)
✅ Meetings (Sitzungen)
✅ Meetingitems (Traktanden)
✅ Decisions (Beschlüsse)
✅ Files (Dateien)

Kommentar erstellen#

Schritt-für-Schritt:

Öffne das Objekt (Card, Meeting, etc.)
Scrolle zum Bereich “Kommentare”
Schreibe deinen Kommentar im Textfeld
Optional: Füge Datei-Anhänge hinzu
Klicke auf “Kommentieren”

✅ Fertig! Kommentar wird gespeichert und Benachrichtigungen versendet.

Kommentar-Formatierung#

Unterstützt Markdown:

**Fett** für wichtige Punkte
*Kursiv* für Betonungen
- Listen für strukturierte Infos
[Links](https://example.com) zu externen Ressourcen

# Überschrift für Struktur

Code-Blöcke:

\`\`\`python
def example():
    return "Code-Beispiel"
\`\`\`

Kommentar mit Anhang#

Datei an Kommentar anhängen:

Schreibe Kommentar
Klicke auf "📎 Datei anhängen"
Wähle Datei
Kommentieren

Anwendungsfälle:

Screenshots von Fehlern
Entwürfe zur Diskussion
Zusätzliche Dokumentation
Meeting-Notizen als PDF

Kommentare bearbeiten#

Eigene Kommentare bearbeiten:

Klicke auf Kommentar
Klicke auf “Bearbeiten” (✏️)
Ändere Text
Speichere

Bearbeitung durch Admins:

Space-Admins können alle Kommentare bearbeiten.

Änderungshistorie:

Änderungsdatum wird angezeigt
Ursprünglicher Text wird nicht gespeichert

Kommentare löschen#

Löschen:

Klicke auf Kommentar
Klicke auf “Löschen” (🗑️)
Bestätige

Wer kann löschen:

✅ Space-Admins
✅ Parent-Objekt-Admins
❌ Normale Benutzer (auch Autor)

System-Kommentare#

Automatische Benachrichtigungen:

System-Kommentare werden automatisch erstellt bei:

Status-Änderungen
Zuordnungs-Änderungen
Deadline-Änderungen
Label-Änderungen
Archivierung/Reaktivierung

Beispiel:

🤖 System: Card-Status geändert von "doing" zu "done"
durch Max Muster am 15.01.2025 14:30

Unterscheidung:

Benutzer-Kommentare: Mit Benutzer-Avatar
System-Kommentare: Mit System-Icon (🤖)

Benachrichtigungen#

Wer wird benachrichtigt:

Assigned User (bei Cards)
Contributors (bei Cards)
Meeting-Admins (bei Meetings)
Traktanden-Beitragende (bei Traktanden)
Beschluss-Verantwortliche (bei Decisions)

Benachrichtigungs-Kanäle:

In-App Benachrichtigungen (🔔)
E-Mail (optional, in Benutzer-Einstellungen)
Push-Notifications (falls konfiguriert)

@-Mentions#

Benutzer erwähnen:

@max_muster Kannst du das bitte prüfen?

Verhalten:

Erwähnter Benutzer erhält Benachrichtigung
Auch wenn nicht direkt beteiligt
Name wird verlinkt

Verwendung:

Aufmerksamkeit von Experten
Fragen an bestimmte Personen
Delegation von Aufgaben

Dateiverwaltung#

Datei-Upload#

Wo können Dateien hochgeladen werden:

✅ Cards
✅ Meetings
✅ Meetingitems (Traktanden)
✅ Decisions (Beschlüsse)
✅ Kommentare

Upload-Methoden:

Methode 1: Direkter Upload

Öffne Objekt
Klicke auf “Datei hochladen” oder "📎 Anhang"
Wähle Datei
Optional: Titel und Beschreibung
Speichere

Methode 2: Drag & Drop

Öffne Objekt
Ziehe Datei aus Finder/Explorer
Lasse über Upload-Bereich los
Datei wird hochgeladen

Unterstützte Dateiformate#

Dokumente:

PDF (mit Text-Extraktion)
DOCX, DOTX (mit Text-Extraktion)
XLSX (Excel)
PPTX (PowerPoint)
TXT, CSV

Bilder:

JPG, JPEG
PNG
GIF
WEBP

Videos:

MP4
WEBM

Diagramme:

Excalidraw (.excalidraw)

Andere:

ZIP, RAR (Archive)
Alle anderen Formate möglich

Datei-Eigenschaften#

Automatisch erfasst:

Titel: Dateiname oder manuell angegeben
Erstellungsdatum: Upload-Zeitpunkt
Uploader: Benutzer, der Datei hochgeladen hat
Grösse: Dateigrösse
Typ: Dateiformat (erkannt anhand Extension)

Optional:

Beschreibung: Zusätzliche Informationen
Kommentare: Feedback zur Datei

Datei-Vorschau#

Unterstützte Vorschauen:

Bilder: Direkte Anzeige im Browser
PDF: Browser-PDF-Viewer
Videos: Browser-Video-Player
Text: Direkte Anzeige

Vorschau öffnen:

Klicke auf Dateiname oder Thumbnail
Vorschau öffnet sich in Modal oder neuem Tab

Datei herunterladen#

Download:

Klicke auf “Download” Button (⬇️) bei Datei
Datei wird heruntergeladen

Bulk-Download:

Alle Dateien eines Objekts als ZIP herunterladen:

Klicke auf “Alle herunterladen”
ZIP-Archiv wird erstellt und heruntergeladen

Datei-Versionierung#

Versionskontrolle mit reversion:

Alle Änderungen werden protokolliert
Frühere Versionen können wiederhergestellt werden
Historie ist einsehbar

Versionen ansehen:

Öffne Datei-Detail
Klicke auf “Historie”
Siehe alle Versionen

Version wiederherstellen:

Wähle Version aus Historie
Klicke auf “Wiederherstellen”
Version wird wiederhergestellt

Datei-Suche#

Text-Extraktion:

PDF und DOCX Dateien werden automatisch für Volltextsuche extrahiert.

Suche:

Nutze ELIZA-Suche (oben rechts)
Gib Suchbegriff ein
Dateien mit passendem Inhalt werden gefunden

Beispiel:

Suche: "Jahresbudget 2025"
→ Findet PDF "Budget_2025.pdf" mit diesem Text

Datei löschen#

Löschen:

Öffne Datei
Klicke auf “Löschen” (🗑️)
Bestätige

Wer kann löschen:

✅ Uploader
✅ Parent-Objekt-Admins
✅ Space-Admins

⚠️ Warnung: Löschen ist permanent!

Datei-Organisation#

Empfohlene Struktur:

Space: "Projekt Website Relaunch"
   ├─ Meeting: "Kickoff"
   │  ├─ Präsentation_Kickoff.pptx
   │  └─ Protokoll_Kickoff.pdf
   │
   ├─ Board: "Sprint 1"
   │  └─ Card: "Design Homepage"
   │     ├─ Entwurf_Homepage_V1.png
   │     ├─ Entwurf_Homepage_V2.png
   │     └─ Feedback_Design.pdf
   │
   └─ Zentrale Dateien (Space-Level)
      ├─ Projektplan.xlsx
      └─ Requirements.docx

Checklisten#

Checkliste erstellen#

Für Cards:

Öffne Card
Klicke auf “Checkliste hinzufügen”
Gib Titel ein (z.B. “Akzeptanzkriterien”)
Füge Items hinzu

Items hinzufügen:

Klicke auf "+ Item hinzufügen"
Gib Text ein
Drücke Enter

Beispiel-Checkliste:

✅ Akzeptanzkriterien
   ☐ Backend-API implementiert
   ☐ Frontend-Integration
   ☑ Tests geschrieben
   ☐ Code Review durchgeführt
   ☐ Dokumentation aktualisiert

Fortschritt: 1/5 (20%)

Checklist-Items abhaken#

Abhaken:

Klicke auf Checkbox
Item wird als erledigt markiert
Fortschritt aktualisiert sich

Rückgängig machen:

Klicke erneut auf Checkbox
Item wird wieder geöffnet

Fortschritts-Tracking#

Automatische Berechnung:

Fortschritt = (Erledigte Items / Total Items) * 100%

Anzeige:

Fortschrittsbalken in Card
Prozent-Anzeige
“3/5” Zähler
Farbcodierung (Rot < 50%, Orange 50-80%, Grün > 80%)

Checkliste bearbeiten#

Item bearbeiten:

Klicke auf Item-Text
Bearbeite Inline
Drücke Enter

Item löschen:

Hover über Item
Klicke auf “Löschen” (🗑️)

Checkliste löschen:

Klicke auf Checklisten-Titel
Klicke auf “Checkliste löschen”
Bestätige

Checkliste kopieren#

Von Template:

Erstelle Card-Template mit Standard-Checkliste
Erstelle neue Card aus Template
Checkliste wird mitkopiert

Manuelle Kopie:

Erstelle neue Checkliste
Kopiere Items aus anderer Card

Zeiterfassung#

Voraussetzung: Timetracker-Modul muss aktiviert sein.

Zeit auf Card erfassen#

Erfassung:

Öffne Card
Klicke auf "⏱️ Zeit erfassen"
Gib Stunden ein (z.B. “2.5”)
Optional: Beschreibung der Tätigkeit
Optional: Datum (Standard: heute)
Speichere

Beispiel:

Stunden: 3.5
Beschreibung: "Backend-API Implementierung"
Datum: 15.01.2025

Zeiterfassungen ansehen#

Auf Card:

Card zeigt Gesamtzeit:

⏱️ 12.5 Stunden erfasst

Detail-Ansicht:

Öffne Card
Klicke auf Zeit-Anzeige
Siehe alle Zeiterfassungen mit Details

Zeiterfassung bearbeiten/löschen#

Bearbeiten:

Öffne Zeiterfassungs-Liste
Klicke auf Eintrag
Ändere Werte
Speichere

Löschen:

Öffne Zeiterfassungs-Liste
Klicke auf “Löschen” (🗑️)
Bestätige

Zeitauswertung#

Pro Board:

Öffne Board
Klicke auf “Zeitauswertung”
Siehe Gesamt-Zeit pro Card
Siehe Gesamt-Zeit pro Benutzer

Export:

Klicke auf “Als Excel exportieren”
Excel-Datei mit allen Zeiterfassungen

Pro Space:

Öffne Space
Klicke auf “Zeitauswertung”
Siehe Gesamt-Zeit aller Boards

Benachrichtigungen#

Benachrichtigungs-Center#

Zugriff:

Klicke auf Glocken-Icon (🔔) oben rechts
Siehe alle Benachrichtigungen

Anzeige:

Ungelesene Benachrichtigungen (fett)
Gelesene Benachrichtigungen (normal)
Zeitstempel
Link zum Objekt

Benachrichtigungs-Arten#

Card-Benachrichtigungen:

Neue Card zugewiesen
Card-Status geändert
Kommentar hinzugefügt
Deadline erreicht/überschritten
@-Mention

Meeting-Benachrichtigungen:

Neues Meeting erstellt
Meeting-Status geändert
Traktandum hinzugefügt
Beschluss erstellt

Board-Benachrichtigungen:

Neues Board erstellt
Board archiviert

E-Mail-Benachrichtigungen#

Konfiguration:

Öffne Benutzer-Einstellungen
Wähle “Benachrichtigungen”
Aktiviere/Deaktiviere:
- Card-Zuordnungen
- Kommentare
- Status-Änderungen
- Meeting-Einladungen
- Deadline-Erinnerungen

Frequenz:

Sofort (bei jeder Änderung)
Täglich (Zusammenfassung)
Wöchentlich (Digest)
Aus (keine E-Mails)

Benachrichtigungen verwalten#

Als gelesen markieren:

Klicke auf Benachrichtigung
Automatisch als gelesen markiert

Alle als gelesen:

Öffne Benachrichtigungs-Center
Klicke auf “Alle als gelesen markieren”

Benachrichtigung löschen:

Hover über Benachrichtigung
Klicke auf “Löschen” (🗑️)

Alle löschen:

Klicke auf “Alle löschen”
Bestätige

Historie und Audit-Log#

Änderungshistorie#

Alle Änderungen werden protokolliert:

Wer hat geändert
Was wurde geändert
Wann wurde geändert
Alte und neue Werte

Verfügbar für:

✅ Spaces
✅ Boards
✅ Cards
✅ Meetings
✅ Meetingitems
✅ Decisions
✅ Files

Historie ansehen#

Schritt-für-Schritt:

Öffne Objekt
Klicke auf Tab “Historie” oder “Änderungslog”
Siehe chronologische Liste aller Änderungen

Anzeige:

15.01.2025 14:30 - Max Muster
   Status: "doing" → "done"

15.01.2025 10:15 - Anna Beispiel
   Beschreibung aktualisiert
   Deadline: 20.01.2025 → 18.01.2025

14.01.2025 09:00 - Peter Test
   Card erstellt

Version wiederherstellen#

Für Files mit reversion:

Öffne Datei-Historie
Wähle Version
Klicke auf “Wiederherstellen”

Für andere Objekte:

Siehe Historie
Kopiere alte Werte
Bearbeite Objekt manuell

Team-Collaboration Best Practices#

✅ Kommunikation#

Empfehlungen:

Kommentare statt E-Mail: Diskussion direkt bei der Aufgabe
@-Mentions nutzen: Aufmerksamkeit gezielt lenken
Regelmässige Updates: Status und Fortschritt dokumentieren
Konstruktives Feedback: Höflich und lösungsorientiert
Zusammenfassungen: Lange Diskussionen zusammenfassen

✅ Dateiverwaltung#

Empfehlungen:

Klare Dateinamen: “Entwurf_Homepage_V1.png” statt “image.png”
Versionierung: V1, V2, V3 in Dateinamen
Beschreibungen: Immer kurze Beschreibung hinzufügen
Aufräumen: Alte Entwürfe löschen oder archivieren
Zentrale Ablage: Wichtige Dokumente im Space-Root

✅ Checklisten#

Empfehlungen:

Akzeptanzkriterien: Bei jeder Card definieren
Kleinteilig: Max. 5-10 Items pro Checkliste
Messbar: Items sollten klar abhakbar sein
Priorisierung: Wichtigste Items zuerst
Review: Vor Card-Abschluss alle Items prüfen

✅ Benachrichtigungen#

Empfehlungen:

E-Mail-Digest: Täglich statt sofort (weniger Unterbrechungen)
Kritische Benachrichtigungen: Sofort für wichtige Events
Regelmässig prüfen: Täglich Benachrichtigungs-Center checken
Aufräumen: Alte Benachrichtigungen löschen
Nicht spammen: @-Mentions gezielt einsetzen

Häufige Fehler#

❌ Keine Kommentare#

Problem: Diskussion per E-Mail, nicht nachvollziehbar

Lösung: Diskussion in Kommentaren führen

❌ Unstrukturierte Dateien#

Problem: “Unbenannt.pdf”, “download (1).png”

Lösung: Aussagekräftige Dateinamen mit Versionsnummer

❌ Vergessene Checklisten#

Problem: Card ohne Akzeptanzkriterien

Lösung: Bei jeder Card Checkliste mit Definition of Done

❌ Ignorierte Benachrichtigungen#

Problem: 150+ ungelesene Benachrichtigungen

Lösung:

Täglich durchsehen
E-Mail-Digest aktivieren
Unwichtige deaktivieren

❌ Fehlende Zeit-Erfassung#

Problem: Keine Übersicht über Aufwand

Lösung: Zeit konsequent erfassen, auch rückwirkend möglich

Nächste Schritte#

Jetzt, wo du die Kollaborations-Features kennst, lerne im nächsten Kapitel:

Integration: Verknüpfungen mit anderen ELIZA-Modulen

Tipp: Nutze Kommentare und Checklisten konsequent. Sie sind der Schlüssel zu erfolgreicher Zusammenarbeit im Team.