Abwesenheiten

In diesem Kapitel lernst du, wie du Abwesenheiten wie Ferien, Krankheit und andere Absenzen erfasst und verwaltest. Du erfährst alles über den Freigabe-Workflow und die verschiedenen Übersichten.

Abwesenheitsarten im Überblick

ELIZA unterscheidet verschiedene Arten von Abwesenheiten:

Typische Abwesenheitsarten

Eigenschaften einer Abwesenheitsart

Jede Abwesenheitsart hat folgende Eigenschaften:

• Als Arbeitszeit angerechnet – Zählt als geleistete Arbeitszeit
• Als Ferien angerechnet – Wird vom Feriensaldo abgezogen
• Als Kranktage angerechnet – Wird als Kranktag gezählt
• Als unbezahlte Abwesenheit – Keine Lohnfortzahlung
• Automatisch freigeben – Absenz wird ohne Genehmigung sofort freigegeben
• Sichtbarkeit – Bestimmt, wer die Absenz im Monatsplan und in Übersichten sehen kann

💡 Tipp: Welche Abwesenheitsarten in deiner Organisation verfügbar sind, hängt von der Konfiguration ab.

Sichtbarkeit von Abwesenheitsarten

Jede Abwesenheitsart hat eine einstellbare Sichtbarkeitsstufe, die bestimmt, wer die Absenzen im Monatsplan und in Übersichten sehen kann:

Wichtige Regeln:

• Deine eigenen Absenzen siehst du immer – unabhängig von der Sichtbarkeitsstufe
• Vorgesetzte sehen immer alle Absenzen ihrer direkten Mitarbeitenden
• HR-Administratoren (mit view_absence-Berechtigung) sehen alle Absenzen

💡 Tipp: Die Sichtbarkeitsstufe wird von deiner HR-Abteilung pro Abwesenheitsart konfiguriert. Frage bei Unklarheiten nach, welche Stufe für welche Art gilt.

Info-Anzeige bei Absenzentyp-Auswahl

Wenn du einen Absenzentyp auswählst, zeigt ELIZA dir automatisch farbige Info-Chips an, die die Eigenschaften der gewählten Abwesenheitsart darstellen:

Diese Info-Chips helfen dir, auf einen Blick zu verstehen, welche Auswirkungen deine gewählte Abwesenheitsart hat.

Meine Absenzen

Übersicht öffnen

1. Klicke im Menü auf Zeiterfassung
2. Wähle Meine Absenzen

Hier siehst du alle deine Abwesenheiten:

• Vergangene Abwesenheiten
• Aktuelle Abwesenheiten
• Geplante Abwesenheiten

Filter nutzen

Du kannst die Liste filtern nach:

• Status – Geplant, In Prüfung, Freigegeben, Abgelehnt
• Art – Ferien, Krankheit, etc.
• Zeitraum – Von/Bis Datum

Abwesenheit erfassen

Neue Abwesenheit erstellen

Schritt 1: Klicke auf Abwesenheit hinzufügen oder Neue Absenz

Schritt 2: Fülle das Formular aus:

Schritt 3: Wähle den Status:

• Geplante Abwesenheit – Speichert den Antrag ohne Freigabe-Anfrage
• Zur Bewilligung einreichen – Sendet den Antrag zur Genehmigung

💡 Hinweis: Bei Absenzentypen mit automatischer Freigabe wird das Status-Feld ausgeblendet. Die Absenz wird beim Speichern automatisch freigegeben und du sowie dein Vorgesetzter werden benachrichtigt.

Schritt 4: Klicke auf Speichern

Dauer-Optionen

Bei Abwesenheiten kannst du wählen:

💡 Tipp: Die Option gilt für alle Tage im Zeitraum. Für unterschiedliche Tage erstelle separate Einträge.

Beispiel: Ferien beantragen

1. Klicke auf Abwesenheit hinzufügen
2. Wähle Absenzentyp: Ferien
3. Gib Beginn ein: 15.07.2025
4. Gib Ende ein: 26.07.2025
5. Wähle Dauer: Ganzer Tag
6. Optional: Füge eine Beschreibung hinzu (z.B. “Sommerferien”)
7. Wähle Status: Zur Bewilligung einreichen
8. Klicke auf Speichern

Freigabe-Workflow

Abwesenheiten durchlaufen je nach Absenzentyp einen unterschiedlichen Genehmigungsprozess:

Standard-Workflow (mit manueller Freigabe)

┌──────────────┐
│   Geplant    │  Du hast die Abwesenheit erstellt
└──────┬───────┘
       │ Einreichen
       ▼
┌──────────────┐
│  In Prüfung  │  Wartet auf Genehmigung durch Vorgesetzten
└──────┬───────┘
       │
   ┌───┴───┐
   ▼       ▼
┌──────┐ ┌──────────┐
│ Frei-│ │ Abgelehnt│
│gegeb.│ └──────────┘
└──────┘      │
              │ Reaktivieren
              ▼
       ┌──────────────┐
       │   Geplant    │
       └──────────────┘

Automatische Freigabe

Bei Absenzentypen mit aktivierter automatischer Freigabe (z.B. Schulabsenzen, Weiterbildungen) gilt ein vereinfachter Workflow:

┌──────────────────┐
│ Absenz erstellen │  Du wählst einen auto-freigegebenen Absenzentyp
└────────┬─────────┘
         │ Speichern
         ▼
┌──────────────────┐
│   Freigegeben    │  Absenz ist sofort aktiv
└──────────────────┘
         │
         ▼
  ┌──────────────────────────────────┐
  │ Benachrichtigungen werden gesendet:
  │ • An dich (Bestätigung)
  │ • An deinen Vorgesetzten (Info)
  └──────────────────────────────────┘

Vorteile der automatischen Freigabe:

• ✅ Keine Wartezeit auf Genehmigung
• ✅ Arbeitszeit wird sofort gutgeschrieben
• ✅ Weniger administrativer Aufwand
• ✅ Ideal für Routine-Absenzen wie Schulungen

💡 Tipp: Welche Absenzentypen automatisch freigegeben werden, wird von deiner HR-Abteilung konfiguriert.

Statusbedeutungen

Abwesenheit einreichen

Wenn du eine geplante Abwesenheit zur Genehmigung einreichen möchtest:

1. Öffne die Abwesenheit
2. Klicke auf Einreichen oder wähle die Aktion im Workflow
3. Optional: Füge einen Kommentar hinzu
4. Bestätige die Einreichung

Dein Vorgesetzter wird benachrichtigt und kann die Anfrage bearbeiten.

Abwesenheit zurückziehen

Solange die Abwesenheit noch “In Prüfung” ist:

1. Öffne die Abwesenheit
2. Klicke auf Zurückziehen
3. Der Status wechselt zurück zu “Geplant”

Nach Ablehnung

Wurde deine Abwesenheit abgelehnt, kannst du:

1. Die Abwesenheit bearbeiten (Datum ändern)
2. Die Abwesenheit reaktivieren und erneut einreichen
3. Die Abwesenheit löschen

Abwesenheit bearbeiten

Eigene Abwesenheit ändern

Du kannst eine Abwesenheit bearbeiten, wenn:

• Der Status “Geplant” ist
• Du die erforderlichen Berechtigungen hast

So geht’s:

1. Öffne die Abwesenheit
2. Klicke auf Bearbeiten
3. Ändere die gewünschten Felder
4. Klicke auf Speichern

Abwesenheit löschen

Du kannst eine Abwesenheit löschen, wenn:

• Der Status “Geplant” ist
• Die Abwesenheit dir gehört

So geht’s:

1. Öffne die Abwesenheit
2. Klicke auf Löschen
3. Bestätige die Löschung

⚠️ Wichtig: Freigegebene Abwesenheiten können nur von Administratoren gelöscht werden.

Kommentare und Kommunikation

Kommentar hinzufügen

Bei der Bearbeitung einer Abwesenheit kannst du Kommentare hinterlassen:

1. Öffne die Abwesenheit
2. Gib einen Kommentar ein
3. Wähle optional Benachrichtigung an (Empfänger auswählen)
4. Klicke auf Speichern

Benachrichtigungen

Das System benachrichtigt automatisch:

• Vorgesetzte bei neuen Anträgen
• Mitarbeitende bei Statusänderungen
• Ausgewählte Personen bei Kommentaren

Übersichten und Kalender

Monatsplan

Der Monatsplan zeigt die Abwesenheiten des Teams unter Berücksichtigung der Sichtbarkeitsregeln:

1. Klicke auf Monatsplan im Menü
2. Du siehst einen Kalender mit allen für dich sichtbaren Team-Abwesenheiten
3. Nutze die Navigation um zwischen Monaten zu wechseln
4. Alle Mitarbeitenden werden auf einer Seite angezeigt

Farbcodierung:

• Verschiedene Abwesenheitsarten haben unterschiedliche Farben und Icons
• So erkennst du auf einen Blick, wer wann abwesend ist

Sichtbarkeit im Monatsplan:

• Öffentliche Absenzen werden mit dem jeweiligen Icon und der Farbe der Abwesenheitsart angezeigt
• Nicht sichtbare Absenzen werden je nach Systemeinstellung entweder als neutrales “Belegt”-Symbol angezeigt oder komplett ausgeblendet
• Deine eigenen Absenzen und die deiner Mitarbeitenden (als Vorgesetzte/r) sind immer vollständig sichtbar

💡 Tipp: Das neutrale “Belegt”-Symbol zeigt dir, dass jemand abwesend ist, ohne den Grund zu verraten. So kannst du trotzdem planen, auch wenn du die Details nicht siehst.

Jahresübersicht

Für einen langfristigen Überblick:

1. Klicke auf Gesamtübersicht im Menü
2. Du siehst alle Abwesenheiten des gesamten Jahres
3. Filter nach Mitarbeiter, Art oder Status

Kalender-Export (iCal)

Du kannst Abwesenheiten in deinen Kalender exportieren:

1. Klicke auf Feed oder das Kalender-Symbol
2. Kopiere die iCal-URL
3. Füge sie in deinem Kalender-Programm hinzu (Outlook, Google Calendar, etc.)

💡 Tipp: Der iCal-Feed aktualisiert sich automatisch, wenn sich Abwesenheiten ändern.

Freigaben (für Vorgesetzte)

Offene Anträge anzeigen

Als Vorgesetzte/r siehst du alle offenen Anträge deines Teams:

1. Klicke auf Freigaben im Menü
2. Du siehst alle Abwesenheiten mit Status “In Prüfung”

Abwesenheit genehmigen

Schritt 1: Öffne die Abwesenheit im Workflow

Schritt 2: Prüfe die Details:

• Zeitraum
• Anzahl Tage
• Restlicher Feriensaldo des Mitarbeiters

Schritt 3: Wähle eine Aktion:

• Freigeben – Genehmigt die Abwesenheit
• Ablehnen – Lehnt die Abwesenheit ab

Schritt 4: Optional: Füge einen Kommentar hinzu

Schritt 5: Bestätige die Aktion

Abwesenheit ablehnen

Wenn du eine Abwesenheit ablehnst:

1. Wähle Ablehnen als Aktion
2. Gib einen Kommentar ein (empfohlen, um den Grund zu erklären)
3. Bestätige die Ablehnung

Der Mitarbeiter wird benachrichtigt und kann die Abwesenheit anpassen und erneut einreichen.

Auswirkungen auf Salden

Feriensaldo

Bei Abwesenheitsarten mit “Als Ferien angerechnet”:

• Anzahl Tage wird vom Feriensaldo abgezogen
• Halbe Tage werden anteilig berechnet
• Nur freigegebene Abwesenheiten werden abgezogen

Arbeitszeit

Bei Abwesenheitsarten mit “Als Arbeitszeit angerechnet”:

• Die Sollstunden des Abwesenheitstages werden als geleistet betrachtet
• Kein Einfluss auf den Gleitzeitsaldo
• Wochenenden und Feiertage werden nicht gezählt

Kranktage

Bei Abwesenheitsarten mit “Als Kranktage angerechnet”:

• Tage werden im Kranktage-Zähler erfasst
• Jahresübersicht zeigt Gesamtzahl
• Dient der Dokumentation und Statistik

Best Practices

Für Mitarbeitende

• ✅ Ferien frühzeitig planen und einreichen
• ✅ Krankheitstage zeitnah erfassen
• ✅ Bei längeren Abwesenheiten Details in der Beschreibung vermerken
• ✅ Feriensaldo im Blick behalten

Für Vorgesetzte

• ✅ Anträge zeitnah bearbeiten
• ✅ Bei Ablehnung Grund kommunizieren
• ✅ Teamkalender regelmässig prüfen
• ✅ Engpässe früh erkennen

Vermeiden

• ❌ Abwesenheiten ohne Genehmigung antreten
• ❌ Lange Wartezeiten bei Freigaben
• ❌ Unvollständige Krankheitserfassung

Häufige Fragen

Wie viele Ferientage habe ich noch?

Du siehst deinen aktuellen Feriensaldo:

• Im Dashboard
• In der Abwesenheitsübersicht
• Im Monatsreport

Kann ich halbe Ferientage nehmen?

Ja, wähle bei der Dauer “Vormittag” oder “Nachmittag”. Es wird dann 0.5 Tage abgezogen.

Was passiert mit nicht bezogenen Ferien?

Das hängt von den Regelungen deiner Organisation ab. In der Regel:

• Ferien verfallen nicht automatisch
• Übertrag ins neue Jahr möglich
• Manuelle Korrektur durch HR bei Bedarf

Meine Abwesenheit wurde abgelehnt. Was nun?

1. Lies den Kommentar des Vorgesetzten
2. Passe den Zeitraum an oder wähle andere Tage
3. Reiche die Abwesenheit erneut ein
4. Bei Fragen: Sprich direkt mit deinem Vorgesetzten

Kann ich mehrere Abwesenheiten gleichzeitig einreichen?

Ja, du kannst beliebig viele Abwesenheiten erstellen und einreichen. Jede wird einzeln bearbeitet.

Wie erfasse ich Krankheitstage?

1. Erstelle eine neue Abwesenheit
2. Wähle Absenzentyp: Krankheit
3. Gib den Zeitraum ein
4. Bei Krankheit ist meist keine Freigabe nötig – prüfe die Regelungen deiner Organisation

Was bedeutet “Automatisch freigegeben”?

Bestimmte Absenzentypen (z.B. Schulabsenzen, Weiterbildungen) können von deiner HR-Abteilung für automatische Freigabe konfiguriert werden. Bei diesen Absenzentypen:

• Das Status-Auswahlfeld wird beim Erfassen ausgeblendet
• Die Absenz wird beim Speichern sofort freigegeben
• Du und dein Vorgesetzter erhalten eine Benachrichtigung
• Die Arbeitszeit wird direkt gutgeschrieben

Du erkennst auto-freigegebene Absenzentypen am grünen Chip “Automatisch freigegeben”, der bei der Auswahl angezeigt wird.

Warum sehe ich bei manchen Personen ein graues “Belegt”-Symbol im Monatsplan?

Das bedeutet, dass diese Person eine Absenz hat, deren Abwesenheitsart auf “Privat” oder “Organisationseinheit” eingestellt ist und du nicht berechtigt bist, die Details zu sehen. Du erkennst trotzdem, dass die Person abwesend ist, ohne den Grund zu erfahren.

Kann ich die Sichtbarkeit meiner Absenzen selbst ändern?

Nein, die Sichtbarkeit wird pro Abwesenheitsart von der HR-Abteilung festgelegt. Alle Absenzen einer bestimmten Art haben die gleiche Sichtbarkeitsstufe. Wenn du Fragen dazu hast, wende dich an deine HR-Abteilung.

Zusammenfassung

In diesem Kapitel hast du gelernt:

• ✅ Welche Abwesenheitsarten es gibt und ihre Eigenschaften
• ✅ Info-Chips zeigen dir bei der Auswahl die Eigenschaften des Absenzentyps
• ✅ Wie du Abwesenheiten erfasst und einreichst
• ✅ Automatische Freigabe für bestimmte Absenzentypen verstehen
• ✅ Den Standard-Freigabe-Workflow verstehen
• ✅ Sichtbarkeitsstufen für Abwesenheiten verstehen (Öffentlich, Organisationseinheit, Privat)
• ✅ Abwesenheiten bearbeiten und löschen
• ✅ Übersichten und Kalender nutzen
• ✅ Als Vorgesetzte/r Freigaben erteilen

Im nächsten Kapitel lernst du, wie du Spesen erfasst und abrechnest.