Arbeitszeit erfassen

In diesem Kapitel lernst du, wie du deine tägliche Arbeitszeit erfasst. Du erfährst alles über die verschiedenen Erfassungsmethoden, Stundenarten und wie du Korrekturen vornimmst.

Zugriff auf die Zeiterfassung

Meine Arbeitszeit öffnen

1. Klicke im Menü auf Zeiterfassung
2. Wähle Meine Arbeitszeit
3. Du siehst automatisch den heutigen Tag

Tagesansicht verstehen

Die Tagesansicht zeigt dir:

• Datum – Mit Navigationspfeilen zum Wechseln
• Einträge – Alle erfassten Arbeitszeiten des Tages
• Summen – Geleistete Stunden und Differenz zu Sollstunden
• Abwesenheiten – Falls vorhanden
• Spesen – Falls erfasst

Arbeitszeit mit Start-/Endzeit erfassen

Die gebräuchlichste Methode zur Zeiterfassung:

Neuen Eintrag erstellen

Schritt 1: Klicke auf Hinzufügen oder das + Symbol

Schritt 2: Fülle das Formular aus:

Schritt 3: Klicke auf Speichern

💡 Tipp: Du kannst Zeiten auch im Format HHMM eingeben – z.B. 0800 statt 08:00.

Mehrere Einträge pro Tag

Du kannst beliebig viele Einträge pro Tag erfassen:

08:00 - 12:00  Arbeitszeit       4.00h
12:00 - 12:30  Mittagspause      0.00h (Pause)
12:30 - 17:30  Arbeitszeit       5.00h
─────────────────────────────────────────
              Total:             9.00h

⚠️ Wichtig: Einträge dürfen sich zeitlich nicht überschneiden. Das System prüft dies automatisch.

Arbeitszeit mit Stundenzahl erfassen

Falls in deiner Organisation aktiviert, kannst du auch nur die Stundenzahl eingeben:

Stunden statt Zeiten erfassen

Schritt 1: Klicke auf Hinzufügen

Schritt 2: Fülle nur das Feld Anzahl Stunden (HH:MM) aus:

Schritt 3: Klicke auf Speichern

⚠️ Wichtig: Du kannst nicht gleichzeitig Start-/Endzeit UND Stundenzahl eingeben – wähle eine Methode.

Timer-Funktion nutzen

Für eine präzise Erfassung kannst du einen Timer starten:

Timer starten

Schritt 1: Erstelle einen neuen Eintrag

Schritt 2: Gib nur die Startzeit ein (z.B. 08:00)

Schritt 3: Lass das Feld Ende leer

Schritt 4: Klicke auf Speichern

Der Timer läuft nun und zählt die Zeit automatisch.

Timer stoppen

Schritt 1: Öffne den laufenden Eintrag (erkennbar am fehlenden Ende)

Schritt 2: Gib die Endzeit ein

Schritt 3: Klicke auf Speichern

⚠️ Wichtig: Es kann immer nur ein Timer gleichzeitig laufen. Ein Timer kann nur am aktuellen Tag gestartet werden.

Stundenarten verstehen

Jeder Zeiteintrag hat eine Stundenart, die bestimmt, wie die Zeit verrechnet wird.

Typische Stundenarten

Umrechnungsfaktor

Der Faktor bestimmt, wie die erfasste Zeit in Arbeitszeit umgerechnet wird:

Angerechnete Zeit = Erfasste Zeit × Faktor

Beispiele:

• 4h Arbeitszeit (Faktor 1.0) = 4h angerechnet
• 4h Überzeit (Faktor 1.25) = 5h angerechnet
• 1h Pause (Faktor 0.0) = 0h angerechnet

💡 Tipp: Der Faktor wird bei der Stundenart in Klammern angezeigt, z.B. “Überzeit (1.25)”.

Projekte und Kostenstellen zuweisen

Falls in deiner Organisation aktiviert, kannst du Arbeitszeiten einem Projekt zuweisen:

Projekt auswählen

1. Öffne einen neuen oder bestehenden Eintrag
2. Wähle im Feld Projekt das passende Projekt aus
3. Speichere den Eintrag

Vorteile der Projektzuweisung

• Auswertung nach Projekten möglich
• Kostenstellen-Zuordnung
• Projektcontrolling
• Abrechnung an Kunden

💡 Tipp: Du siehst nur Projekte, für die du berechtigt bist. Bei Fragen wende dich an deinen Projektleiter.

Einträge bearbeiten

Eintrag ändern

Schritt 1: Klicke auf den Eintrag, den du ändern möchtest

Schritt 2: Bearbeite die gewünschten Felder

Schritt 3: Klicke auf Speichern

Eintrag löschen

Schritt 1: Klicke auf den Eintrag

Schritt 2: Klicke auf Löschen (rotes Papierkorb-Symbol)

Schritt 3: Bestätige die Löschung

⚠️ Wichtig: Gelöschte Einträge können nicht wiederhergestellt werden.

Zwischen Tagen navigieren

Mit Pfeilen navigieren

• ← Vorheriger Tag
• → Nächster Tag

Datum direkt auswählen

1. Klicke auf das angezeigte Datum
2. Wähle das gewünschte Datum im Kalender
3. Die Ansicht wechselt zum ausgewählten Tag

Schnell zum heutigen Tag

Klicke auf Heute oder nutze den Menüpunkt Meine Arbeitszeit, um direkt zum heutigen Tag zu gelangen.

Wochenansicht

Für eine bessere Übersicht kannst du auch die Wochenansicht nutzen:

Wochenübersicht

Die Wochenansicht zeigt:

• Alle Tage der Woche
• Summe pro Tag
• Summe der Woche
• Differenz zu Sollstunden

Validierung und Warnungen

Das System prüft automatisch verschiedene Regeln:

Maximale Arbeitszeit ohne Pause

Gemäss Arbeitszeitgesetz gibt es Grenzen für ununterbrochene Arbeitszeit:

⚠️ Warnung: “Die maximale Arbeitszeit ohne Pause beträgt X Stunden.”

Lösung: Füge eine Pause zwischen längeren Arbeitsblöcken ein.

Minimale Ruhezeit zwischen Schichten

Zwischen zwei Arbeitstagen muss eine Mindest-Ruhezeit eingehalten werden:

⚠️ Warnung: “Die minimale Pause zwischen zwei Schichten beträgt X Stunden.”

Lösung: Prüfe, ob die Zeiten korrekt sind oder ob eine Ausnahme genehmigt werden muss.

Ungültige Einträge

Einträge, die gegen Regeln verstossen, werden als ungültig markiert:

• Sie sind rot hervorgehoben
• Eine Erklärung zeigt den Grund
• Administratoren können ungültige Einträge akzeptieren

Beschreibungen und Notizen

Beschreibung hinzufügen

Das Beschreibungsfeld ist optional, aber nützlich für:

• Dokumentation der Tätigkeiten
• Nachvollziehbarkeit für Vorgesetzte
• Projektabrechnungen
• Spätere Referenz

Beispiele für Beschreibungen:

• “Kundentermin Firma XY”
• “Entwicklung Feature #123”
• “Teammeeting und Dokumentation”

Tagesabschluss

Am Ende eines Arbeitstages solltest du:

1. ✅ Alle Einträge vollständig erfassen
2. ✅ Laufende Timer stoppen
3. ✅ Pausen korrekt eintragen
4. ✅ Summe mit Sollstunden vergleichen

Tagesübersicht prüfen

Am unteren Rand der Tagesansicht siehst du:

Best Practices

Für effiziente Zeiterfassung

• ✅ Arbeitszeit zeitnah erfassen (nicht Wochen später)
• ✅ Timer für präzise Erfassung nutzen
• ✅ Pausen nicht vergessen
• ✅ Beschreibungen bei projektbezogener Arbeit hinzufügen
• ✅ Regelmässig die Tagesübersicht prüfen

Vermeiden

• ❌ Zeiten schätzen statt erfassen
• ❌ Pausen ignorieren
• ❌ Timer über Nacht laufen lassen
• ❌ Rückwirkende Erfassung über lange Zeiträume

Häufige Fragen

Kann ich Zeiten rückwirkend erfassen?

Ja, aber nur innerhalb eines konfigurierbaren Bearbeitungszeitraums. Dein Administrator legt fest, wie viele Tage in der Vergangenheit du Arbeitszeiten bearbeiten darfst (z.B. 14 Tage).

Ausnahmen:

• Vorgesetzte können Zeiten ihrer Teammitglieder auch ausserhalb des Zeitraums bearbeiten
• Administratoren haben uneingeschränkten Zugriff auf alle Zeiteinträge

Falls du ausserhalb des Zeitraums eine Korrektur benötigst, wende dich an deinen Vorgesetzten oder Administrator.

Was bedeutet der Faktor bei der Stundenart?

Der Faktor bestimmt, wie die erfasste Zeit in Arbeitszeit umgerechnet wird. Ein Faktor von 1.25 bedeutet, dass 4 erfasste Stunden als 5 Arbeitsstunden gezählt werden.

Warum kann ich kein Projekt auswählen?

Mögliche Gründe:

• Die Projektauswahl ist nicht aktiviert
• Dir wurden keine Projekte zugewiesen
• Das Projekt ist nicht mehr aktiv

Mein Eintrag wird als ungültig markiert. Was tun?

1. Lies die angezeigte Fehlermeldung
2. Prüfe, ob die Zeiten korrekt sind
3. Füge ggf. eine Pause ein
4. Bei berechtigten Ausnahmen: Wende dich an einen Administrator

Kann ich Einträge nach Monatsabschluss ändern?

Nein, nach dem Monatsabschluss sind Änderungen nur noch durch Administratoren möglich. Diese können manuelle Korrekturen vornehmen.

Zusammenfassung

In diesem Kapitel hast du gelernt:

• ✅ Wie du zur Zeiterfassung navigierst
• ✅ Arbeitszeit mit Start-/Endzeit erfassen
• ✅ Arbeitszeit mit Stundenzahl erfassen
• ✅ Die Timer-Funktion nutzen
• ✅ Stundenarten und deren Bedeutung
• ✅ Projekte zuweisen
• ✅ Einträge bearbeiten und löschen
• ✅ Validierungsmeldungen verstehen

Im nächsten Kapitel lernst du, wie du Abwesenheiten wie Ferien und Krankheit erfasst.