Arbeitszeit erfassen#

In diesem Kapitel lernst du, wie du deine tägliche Arbeitszeit erfasst. Du erfährst alles über die verschiedenen Erfassungsmethoden, Stundenarten und wie du Korrekturen vornimmst.

Zugriff auf die Zeiterfassung#

Meine Arbeitszeit öffnen#

1. Klicke im Menü auf Zeiterfassung
2. Wähle Meine Arbeitszeit
3. Du siehst automatisch den heutigen Tag

Tagesansicht verstehen#

Die Tagesansicht zeigt dir:

• Datum – Mit Navigationspfeilen zum Wechseln
• Einträge – Alle erfassten Arbeitszeiten des Tages
• Summen – Geleistete Stunden und Differenz zu Sollstunden
• Abwesenheiten – Falls vorhanden
• Spesen – Falls erfasst

Arbeitszeit mit Start-/Endzeit erfassen#

Die gebräuchlichste Methode zur Zeiterfassung:

Neuen Eintrag erstellen#

Schritt 1: Klicke auf Hinzufügen oder das + Symbol

Schritt 2: Fülle das Formular aus:

Schritt 3: Klicke auf Speichern

💡 Tipp: Du kannst Zeiten auch im Format HHMM eingeben – z.B. 0800 statt 08:00.

Mehrere Einträge pro Tag#

Du kannst beliebig viele Einträge pro Tag erfassen:

08:00 - 12:00  Arbeitszeit       4.00h
12:00 - 12:30  Mittagspause      0.00h (Pause)
12:30 - 17:30  Arbeitszeit       5.00h
─────────────────────────────────────────
              Total:             9.00h

⚠️ Wichtig: Einträge dürfen sich zeitlich nicht überschneiden. Das System prüft dies automatisch.

Arbeitszeit mit Stundenzahl erfassen#

Falls in deiner Organisation aktiviert, kannst du auch nur die Stundenzahl eingeben:

Stunden statt Zeiten erfassen#

Schritt 1: Klicke auf Hinzufügen

Schritt 2: Fülle nur das Feld Anzahl Stunden (HH:MM) aus:

Schritt 3: Klicke auf Speichern

⚠️ Wichtig: Du kannst nicht gleichzeitig Start-/Endzeit UND Stundenzahl eingeben – wähle eine Methode.

Timer-Funktion nutzen#

Für eine präzise Erfassung kannst du einen Timer starten:

Timer starten#

Schritt 1: Erstelle einen neuen Eintrag

Schritt 2: Gib nur die Startzeit ein (z.B. 08:00)

Schritt 3: Lass das Feld Ende leer

Schritt 4: Klicke auf Speichern

Der Timer läuft nun und zählt die Zeit automatisch.

Timer stoppen#

Schritt 1: Öffne den laufenden Eintrag (erkennbar am fehlenden Ende)

Schritt 2: Gib die Endzeit ein

Schritt 3: Klicke auf Speichern

⚠️ Wichtig: Es kann immer nur ein Timer gleichzeitig laufen. Ein Timer kann nur am aktuellen Tag gestartet werden.

Stundenarten verstehen#

Jeder Zeiteintrag hat eine Stundenart, die bestimmt, wie die Zeit verrechnet wird.

Typische Stundenarten#

Umrechnungsfaktor#

Der Faktor bestimmt, wie die erfasste Zeit in Arbeitszeit umgerechnet wird:

Angerechnete Zeit = Erfasste Zeit × Faktor

Beispiele:

• 4h Arbeitszeit (Faktor 1.0) = 4h angerechnet
• 4h Überzeit (Faktor 1.25) = 5h angerechnet
• 1h Pause (Faktor 0.0) = 0h angerechnet

💡 Tipp: Der Faktor wird bei der Stundenart in Klammern angezeigt, z.B. “Überzeit (1.25)”.

Projekte und Kostenstellen zuweisen#

Falls in deiner Organisation aktiviert, kannst du Arbeitszeiten einem Projekt zuweisen:

Projekt auswählen#

1. Öffne einen neuen oder bestehenden Eintrag
2. Wähle im Feld Projekt das passende Projekt aus
3. Speichere den Eintrag

Vorteile der Projektzuweisung#

• Auswertung nach Projekten möglich
• Kostenstellen-Zuordnung
• Projektcontrolling
• Abrechnung an Kunden

💡 Tipp: Du siehst nur Projekte, für die du berechtigt bist. Bei Fragen wende dich an deinen Projektleiter.

Einträge bearbeiten#

Eintrag ändern#

Schritt 1: Klicke auf den Eintrag, den du ändern möchtest

Schritt 2: Bearbeite die gewünschten Felder

Schritt 3: Klicke auf Speichern

Eintrag löschen#

Schritt 1: Klicke auf den Eintrag

Schritt 2: Klicke auf Löschen (rotes Papierkorb-Symbol)

Schritt 3: Bestätige die Löschung

⚠️ Wichtig: Gelöschte Einträge können nicht wiederhergestellt werden.

Zwischen Tagen navigieren#

Mit Pfeilen navigieren#

• ← Vorheriger Tag
• → Nächster Tag

Datum direkt auswählen#

1. Klicke auf das angezeigte Datum
2. Wähle das gewünschte Datum im Kalender
3. Die Ansicht wechselt zum ausgewählten Tag

Schnell zum heutigen Tag#

Klicke auf Heute oder nutze den Menüpunkt Meine Arbeitszeit, um direkt zum heutigen Tag zu gelangen.

Wochenansicht#

Für eine bessere Übersicht kannst du auch die Wochenansicht nutzen:

Wochenübersicht#

Die Wochenansicht zeigt:

• Alle Tage der Woche
• Summe pro Tag
• Summe der Woche
• Differenz zu Sollstunden

Validierung und Warnungen#

Das System prüft automatisch verschiedene Regeln:

Maximale Arbeitszeit ohne Pause#

Gemäss Arbeitszeitgesetz gibt es Grenzen für ununterbrochene Arbeitszeit:

⚠️ Warnung: “Die maximale Arbeitszeit ohne Pause beträgt X Stunden.”

Lösung: Füge eine Pause zwischen längeren Arbeitsblöcken ein.

Minimale Ruhezeit zwischen Schichten#

Zwischen zwei Arbeitstagen muss eine Mindest-Ruhezeit eingehalten werden:

⚠️ Warnung: “Die minimale Pause zwischen zwei Schichten beträgt X Stunden.”

Lösung: Prüfe, ob die Zeiten korrekt sind oder ob eine Ausnahme genehmigt werden muss.

Ungültige Einträge#

Einträge, die gegen Regeln verstossen, werden als ungültig markiert:

• Sie sind rot hervorgehoben
• Eine Erklärung zeigt den Grund
• Administratoren können ungültige Einträge akzeptieren

Beschreibungen und Notizen#

Beschreibung hinzufügen#

Das Beschreibungsfeld ist optional, aber nützlich für:

• Dokumentation der Tätigkeiten
• Nachvollziehbarkeit für Vorgesetzte
• Projektabrechnungen
• Spätere Referenz

Beispiele für Beschreibungen:

• “Kundentermin Firma XY”
• “Entwicklung Feature #123”
• “Teammeeting und Dokumentation”

Tagesabschluss#

Am Ende eines Arbeitstages solltest du:

1. ✅ Alle Einträge vollständig erfassen
2. ✅ Laufende Timer stoppen
3. ✅ Pausen korrekt eintragen
4. ✅ Summe mit Sollstunden vergleichen

Tagesübersicht prüfen#

Am unteren Rand der Tagesansicht siehst du:

Best Practices#

Für effiziente Zeiterfassung#

• ✅ Arbeitszeit zeitnah erfassen (nicht Wochen später)
• ✅ Timer für präzise Erfassung nutzen
• ✅ Pausen nicht vergessen
• ✅ Beschreibungen bei projektbezogener Arbeit hinzufügen
• ✅ Regelmässig die Tagesübersicht prüfen

Vermeiden#

• ❌ Zeiten schätzen statt erfassen
• ❌ Pausen ignorieren
• ❌ Timer über Nacht laufen lassen
• ❌ Rückwirkende Erfassung über lange Zeiträume

Häufige Fragen#

Kann ich Zeiten rückwirkend erfassen?#

Ja, aber nur innerhalb eines konfigurierbaren Bearbeitungszeitraums. Dein Administrator legt fest, wie viele Tage in der Vergangenheit du Arbeitszeiten bearbeiten darfst (z.B. 14 Tage).

Ausnahmen:

• Vorgesetzte können Zeiten ihrer Teammitglieder auch ausserhalb des Zeitraums bearbeiten
• Administratoren haben uneingeschränkten Zugriff auf alle Zeiteinträge

Falls du ausserhalb des Zeitraums eine Korrektur benötigst, wende dich an deinen Vorgesetzten oder Administrator.

Was bedeutet der Faktor bei der Stundenart?#

Der Faktor bestimmt, wie die erfasste Zeit in Arbeitszeit umgerechnet wird. Ein Faktor von 1.25 bedeutet, dass 4 erfasste Stunden als 5 Arbeitsstunden gezählt werden.

Warum kann ich kein Projekt auswählen?#

Mögliche Gründe:

• Die Projektauswahl ist nicht aktiviert
• Dir wurden keine Projekte zugewiesen
• Das Projekt ist nicht mehr aktiv

Mein Eintrag wird als ungültig markiert. Was tun?#

1. Lies die angezeigte Fehlermeldung
2. Prüfe, ob die Zeiten korrekt sind
3. Füge ggf. eine Pause ein
4. Bei berechtigten Ausnahmen: Wende dich an einen Administrator

Kann ich Einträge nach Monatsabschluss ändern?#

Nein, nach dem Monatsabschluss sind Änderungen nur noch durch Administratoren möglich. Diese können manuelle Korrekturen vornehmen.

Zusammenfassung#

In diesem Kapitel hast du gelernt:

• ✅ Wie du zur Zeiterfassung navigierst
• ✅ Arbeitszeit mit Start-/Endzeit erfassen
• ✅ Arbeitszeit mit Stundenzahl erfassen
• ✅ Die Timer-Funktion nutzen
• ✅ Stundenarten und deren Bedeutung
• ✅ Projekte zuweisen
• ✅ Einträge bearbeiten und löschen
• ✅ Validierungsmeldungen verstehen

Im nächsten Kapitel lernst du, wie du Abwesenheiten wie Ferien und Krankheit erfasst.