Auswertungen & Monatsabschluss

In diesem Kapitel lernst du, wie du deine Arbeitszeiten auswerten kannst. Du erfährst alles über den persönlichen Monatsreport, Gleitzeitsaldo, Feriensaldo und den administrativen Monatsabschluss.

Persönlicher Monatsreport

Monatsreport öffnen

1. Klicke im Menü auf Zeiterfassung
2. Wähle Mein Monatsreport
3. Du siehst den aktuellen Monat

Monatsübersicht verstehen

Dein Monatsreport zeigt:

Kopfbereich – Monatssalden

Tagesdetails

Für jeden Tag des Monats siehst du:

• Datum und Wochentag
• Sollstunden des Tages
• Geleistete Stunden
• Differenz (Über-/Unterzeit)
• Abwesenheiten (falls vorhanden)
• Feiertage (farblich markiert)

Navigation zwischen Monaten

• Nutze die Pfeile um zum Vor- oder Folgemonat zu wechseln
• Klicke auf das Datum um einen bestimmten Monat auszuwählen

Tagesdetails aufrufen

Klicke auf einen Tag, um:

• Zur Arbeitszeiterfassung dieses Tages zu gelangen
• Die einzelnen Zeiteinträge zu sehen
• Korrekturen vorzunehmen (falls der Monat noch offen ist)

Gleitzeitsaldo verstehen

Was ist der Gleitzeitsaldo?

Der Gleitzeitsaldo zeigt deine kumulierte Über- oder Unterzeit:

Gleitzeitsaldo = Summe aller (Geleistete Stunden - Sollstunden)

Positiver Saldo: Du hast mehr gearbeitet als gefordert (Überzeit) Negativer Saldo: Du hast weniger gearbeitet als gefordert (Unterzeit)

Berechnung

Der Gleitzeitsaldo wird monatlich fortgeschrieben:

Gleitzeitsaldo (aktuell) = Gleitzeitsaldo (Vormonat) + Über-/Unterzeit (aktueller Monat)

Beispiel:

• Gleitzeitsaldo Vormonat: +10:00h
• Über-/Unterzeit aktueller Monat: -02:30h
• → Neuer Gleitzeitsaldo: +07:30h

Anzeige

Der Gleitzeitsaldo wird angezeigt als:

• Stunden:Minuten (z.B. +08:30 oder -02:15)
• Positiv = grün hervorgehoben
• Negativ = rot hervorgehoben

Manuelle Korrektur

Administratoren können den Gleitzeitsaldo manuell korrigieren:

• Bei Fehlern in der Berechnung
• Bei Überträgen aus Altsystemen
• Bei speziellen Vereinbarungen

Feriensaldo verstehen

Was ist der Feriensaldo?

Der Feriensaldo zeigt deine verbleibenden Ferientage:

Feriensaldo = Ferienanspruch - Bezogene Ferientage

Berechnung

Der Feriensaldo wird wie folgt berechnet:

Zu Jahresbeginn:

• Ferienanspruch aus Anstellungsverhältnis wird gutgeschrieben
• Übertrag aus Vorjahr wird addiert (falls vorhanden)

Laufend:

• Genehmigte Ferientage werden abgezogen
• Nur freigegebene Abwesenheiten zählen

Anzeige

Der Feriensaldo zeigt:

• Verbleibende Tage als Dezimalzahl (z.B. 12.5 Tage)
• Bei halben Tagen: 0.5 Tage werden korrekt berechnet

Anteiliger Ferienanspruch

Bei Ein- oder Austritt während des Jahres:

• Ferienanspruch wird anteilig berechnet
• Das System berücksichtigt dies automatisch

Manuelle Korrektur

Administratoren können den Feriensaldo korrigieren:

• Übertrag aus Vorjahr
• Sondervereinbarungen
• Korrekturen bei Fehlbuchungen

Kranktage-Übersicht

Erfasste Kranktage

Der Monatsreport zeigt:

• Kranktage im Monat – Anzahl Kranktage im aktuellen Monat
• Kranktage seit Jahresbeginn – Kumulierte Kranktage im Jahr

Hinweise

• Nur Abwesenheiten mit “Als Kranktage angerechnet” werden gezählt
• Die Anzeige dient der Information und Dokumentation
• Kranktage werden als Arbeitszeit angerechnet (kein Einfluss auf Gleitzeitsaldo)

Monatsübersicht (alle Mitarbeitenden)

Übersicht öffnen

Für Administratoren und Vorgesetzte:

1. Klicke auf Monatsübersicht im Menü
2. Du siehst eine Tabelle aller Mitarbeitenden

Angezeigte Informationen

Detailansicht

Klicke auf einen Mitarbeitenden, um dessen detaillierten Monatsreport zu sehen.

Monatsabschluss

Was ist der Monatsabschluss?

Der Monatsabschluss fixiert alle Daten eines Monats:

• Arbeitszeiten werden als abgeschlossen markiert
• Salden werden berechnet und gespeichert
• Änderungen sind nur noch durch Administratoren möglich

Monatsabschluss durchführen

Für Administratoren:

Schritt 1: Klicke auf Monatsabschluss im Menü

Schritt 2: Wähle den abzuschliessenden Monat

Schritt 3: Prüfe die Daten:

• Sind alle Arbeitszeiten erfasst?
• Sind alle Abwesenheiten freigegeben?
• Gibt es ungültige Einträge?

Schritt 4: Klicke auf Aktualisieren um die Daten zu berechnen

Schritt 5: Prüfe die berechneten Salden

Schritt 6: Klicke auf Abschliessen um den Monat zu fixieren

Monatsabschluss für einzelne Mitarbeitende

1. Öffne den Monatsabschluss
2. Wähle den Monat
3. Klicke auf einen Mitarbeitenden
4. Du siehst dessen Monatsdetails
5. Führe den Abschluss für diese Person durch

Manuelle Korrekturen

Vor dem Abschluss können Korrekturen vorgenommen werden:

Gleitzeitsaldo-Korrektur:

• Klicke auf Bearbeiten beim Monatsabschluss
• Gib die Manuelle Korrektur Gleitzeitsaldo ein (Format: HH:MM)
• Positive Werte erhöhen, negative Werte verringern den Saldo

Feriensaldo-Korrektur:

• Gib die Manuelle Korrektur Feriensaldo ein (Anzahl Tage)
• Positive Werte erhöhen, negative Werte verringern den Saldo

Bemerkungen:

• Füge einen Kommentar hinzu, der die Korrektur erklärt

Nach dem Monatsabschluss

• Der Monat ist als “Abgeschlossen” markiert
• Mitarbeitende können keine Änderungen mehr vornehmen
• Salden werden in den Folgemonat übertragen
• Ein PDF-Export ist möglich

PDF-Export

Monatsreport als PDF

Du kannst deinen Monatsreport als PDF exportieren:

1. Öffne deinen Monatsreport
2. Klicke auf PDF oder das Drucker-Symbol
3. Das PDF wird generiert und heruntergeladen

Inhalt des PDFs

Das PDF enthält:

• Kopfdaten (Name, Monat, Anstellungsverhältnis)
• Monatssalden (Soll, Ist, Differenz, Saldi)
• Tagesdetails mit allen Einträgen
• Abwesenheiten und Feiertage

Verwendung

• Für persönliche Unterlagen
• Für die Lohnbuchhaltung
• Als Nachweis für Vorgesetzte

Dashboard (für Administratoren)

Dashboard öffnen

1. Klicke auf Dashboard im Zeiterfassungs-Menü
2. Du siehst eine Gesamtübersicht

Verfügbare Auswertungen

Grafische Darstellungen

Das Dashboard kann enthalten:

• Diagramme zur Arbeitszeitverteilung
• Übersichten nach Abteilungen
• Trendanalysen über mehrere Monate

Ungültige Einträge

Übersicht ungültiger Einträge

Administratoren können ungültige Zeiteinträge einsehen:

1. Klicke auf Einstellungen → Ungültige Einträge
2. Du siehst alle Einträge, die gegen Regeln verstossen

Umgang mit ungültigen Einträgen

Optionen für Administratoren:

• Korrigieren – Eintrag bearbeiten
• Akzeptieren – Als Ausnahme akzeptieren
• Löschen – Eintrag entfernen

Gründe für Ungültigkeit

• Maximale Arbeitszeit ohne Pause überschritten
• Minimale Ruhezeit zwischen Schichten unterschritten
• Überlappende Zeiteinträge

Jahreswechsel

Was passiert beim Jahreswechsel?

Am Jahreswechsel werden automatisch:

• Ferienanspruch des neuen Jahres gutgeschrieben
• Gleitzeitsaldo übertragen
• Kranktage-Zähler zurückgesetzt

Feriensaldo-Übertrag

Der Feriensaldo wird ins neue Jahr übertragen:

• Positive Saldi werden mitgenommen
• Verfallsregeln je nach Organisationsrichtlinie

Gleitzeitsaldo-Übertrag

Der Gleitzeitsaldo wird vollständig übertragen:

• Positive und negative Saldi
• Keine automatische Kappung

💡 Tipp: Prüfe zu Jahresbeginn deine Saldi und melde Unstimmigkeiten an die HR-Abteilung.

Best Practices

Für Mitarbeitende

• ✅ Monatsreport regelmässig prüfen (mindestens monatlich)
• ✅ Unstimmigkeiten frühzeitig melden
• ✅ Gleitzeitsaldo im Blick behalten
• ✅ Feriensaldo vor Jahresende prüfen

Für Administratoren

• ✅ Monatsabschluss zeitnah durchführen
• ✅ Ungültige Einträge regelmässig prüfen
• ✅ Korrekturen dokumentieren (Bemerkungsfeld nutzen)
• ✅ Jahreswechsel vorbereiten

Häufige Fragen

Warum stimmt mein Gleitzeitsaldo nicht?

Mögliche Ursachen:

1. Unvollständige Arbeitszeiterfassung
2. Fehlendes oder falsches Anstellungsverhältnis
3. Nicht erfasste Abwesenheiten
4. Fehler in vergangenen Monaten

→ Prüfe die Tagesdetails im Monatsreport und melde Abweichungen.

Kann ich den Monatsabschluss rückgängig machen?

Nein, ein abgeschlossener Monat bleibt fixiert. Korrekturen sind nur über manuelle Anpassungen im Folgemonat möglich.

Warum werden meine Ferien nicht abgezogen?

Mögliche Gründe:

• Die Abwesenheit ist noch nicht freigegeben
• Die Abwesenheitsart zählt nicht als Ferien
• Das Datum liegt in der Zukunft

Wie werden Feiertage behandelt?

An Feiertagen:

• Die Sollstunden werden auf 0 oder anteilig reduziert
• Erfasste Arbeitszeit wird normal gezählt
• Je nach Stundenart (z.B. Feiertagsarbeit) mit Zuschlag

Kann ich alte Monatsreports einsehen?

Ja, navigiere einfach zum gewünschten Monat. Auch abgeschlossene Monate sind einsehbar, aber nicht mehr änderbar.

Zusammenfassung

In diesem Kapitel hast du gelernt:

• ✅ Den persönlichen Monatsreport lesen und verstehen
• ✅ Gleitzeitsaldo und dessen Berechnung
• ✅ Feriensaldo und Ferienanspruch
• ✅ Kranktage-Übersicht
• ✅ Monatsübersicht für alle Mitarbeitenden
• ✅ Den Monatsabschluss durchführen
• ✅ PDF-Export nutzen
• ✅ Manuelle Korrekturen vornehmen

Im nächsten Kapitel lernst du das Berechtigungskonzept der Zeiterfassung kennen.