Auswertungen & Monatsabschluss#

In diesem Kapitel lernst du, wie du deine Arbeitszeiten auswerten kannst. Du erfährst alles über den persönlichen Monatsreport, Gleitzeitsaldo, Feriensaldo und den administrativen Monatsabschluss.

Persönlicher Monatsreport#

Monatsreport öffnen#

1. Klicke im Menü auf Zeiterfassung
2. Wähle Mein Monatsreport
3. Du siehst den aktuellen Monat

Monatsübersicht verstehen#

Dein Monatsreport zeigt:

Kopfbereich – Monatssalden#

Tagesdetails#

Für jeden Tag des Monats siehst du:

• Datum und Wochentag
• Sollstunden des Tages
• Geleistete Stunden
• Differenz (Über-/Unterzeit)
• Abwesenheiten (falls vorhanden)
• Feiertage (farblich markiert)

Navigation zwischen Monaten#

• Nutze die Pfeile um zum Vor- oder Folgemonat zu wechseln
• Klicke auf das Datum um einen bestimmten Monat auszuwählen

Tagesdetails aufrufen#

Klicke auf einen Tag, um:

• Zur Arbeitszeiterfassung dieses Tages zu gelangen
• Die einzelnen Zeiteinträge zu sehen
• Korrekturen vorzunehmen (falls der Monat noch offen ist)

Gleitzeitsaldo verstehen#

Was ist der Gleitzeitsaldo?#

Der Gleitzeitsaldo zeigt deine kumulierte Über- oder Unterzeit:

Gleitzeitsaldo = Summe aller (Geleistete Stunden - Sollstunden)

Positiver Saldo: Du hast mehr gearbeitet als gefordert (Überzeit) Negativer Saldo: Du hast weniger gearbeitet als gefordert (Unterzeit)

Berechnung#

Der Gleitzeitsaldo wird monatlich fortgeschrieben:

Gleitzeitsaldo (aktuell) = Gleitzeitsaldo (Vormonat) + Über-/Unterzeit (aktueller Monat)

Beispiel:

• Gleitzeitsaldo Vormonat: +10:00h
• Über-/Unterzeit aktueller Monat: -02:30h
• → Neuer Gleitzeitsaldo: +07:30h

Anzeige#

Der Gleitzeitsaldo wird angezeigt als:

• Stunden:Minuten (z.B. +08:30 oder -02:15)
• Positiv = grün hervorgehoben
• Negativ = rot hervorgehoben

Manuelle Korrektur#

Administratoren können den Gleitzeitsaldo manuell korrigieren:

• Bei Fehlern in der Berechnung
• Bei Überträgen aus Altsystemen
• Bei speziellen Vereinbarungen

Feriensaldo verstehen#

Was ist der Feriensaldo?#

Der Feriensaldo zeigt deine verbleibenden Ferientage:

Feriensaldo = Ferienanspruch - Bezogene Ferientage

Berechnung#

Der Feriensaldo wird wie folgt berechnet:

Zu Jahresbeginn:

• Ferienanspruch aus Anstellungsverhältnis wird gutgeschrieben
• Übertrag aus Vorjahr wird addiert (falls vorhanden)

Laufend:

• Genehmigte Ferientage werden abgezogen
• Nur freigegebene Abwesenheiten zählen

Anzeige#

Der Feriensaldo zeigt:

• Verbleibende Tage als Dezimalzahl (z.B. 12.5 Tage)
• Bei halben Tagen: 0.5 Tage werden korrekt berechnet

Anteiliger Ferienanspruch#

Bei Ein- oder Austritt während des Jahres:

• Ferienanspruch wird anteilig berechnet
• Das System berücksichtigt dies automatisch

Manuelle Korrektur#

Administratoren können den Feriensaldo korrigieren:

• Übertrag aus Vorjahr
• Sondervereinbarungen
• Korrekturen bei Fehlbuchungen

Kranktage-Übersicht#

Erfasste Kranktage#

Der Monatsreport zeigt:

• Kranktage im Monat – Anzahl Kranktage im aktuellen Monat
• Kranktage seit Jahresbeginn – Kumulierte Kranktage im Jahr

Hinweise#

• Nur Abwesenheiten mit “Als Kranktage angerechnet” werden gezählt
• Die Anzeige dient der Information und Dokumentation
• Kranktage werden als Arbeitszeit angerechnet (kein Einfluss auf Gleitzeitsaldo)

Monatsübersicht (alle Mitarbeitenden)#

Übersicht öffnen#

Für Administratoren und Vorgesetzte:

1. Klicke auf Monatsübersicht im Menü
2. Du siehst eine Tabelle aller Mitarbeitenden

Angezeigte Informationen#

Detailansicht#

Klicke auf einen Mitarbeitenden, um dessen detaillierten Monatsreport zu sehen.

Monatsabschluss#

Was ist der Monatsabschluss?#

Der Monatsabschluss fixiert alle Daten eines Monats:

• Arbeitszeiten werden als abgeschlossen markiert
• Salden werden berechnet und gespeichert
• Änderungen sind nur noch durch Administratoren möglich

Monatsabschluss durchführen#

Für Administratoren:

Schritt 1: Klicke auf Monatsabschluss im Menü

Schritt 2: Wähle den abzuschliessenden Monat

Schritt 3: Prüfe die Daten:

• Sind alle Arbeitszeiten erfasst?
• Sind alle Abwesenheiten freigegeben?
• Gibt es ungültige Einträge?

Schritt 4: Klicke auf Aktualisieren um die Daten zu berechnen

Schritt 5: Prüfe die berechneten Salden

Schritt 6: Klicke auf Abschliessen um den Monat zu fixieren

Monatsabschluss für einzelne Mitarbeitende#

1. Öffne den Monatsabschluss
2. Wähle den Monat
3. Klicke auf einen Mitarbeitenden
4. Du siehst dessen Monatsdetails
5. Führe den Abschluss für diese Person durch

Manuelle Korrekturen#

Vor dem Abschluss können Korrekturen vorgenommen werden:

Gleitzeitsaldo-Korrektur:

• Klicke auf Bearbeiten beim Monatsabschluss
• Gib die Manuelle Korrektur Gleitzeitsaldo ein (Format: HH:MM)
• Positive Werte erhöhen, negative Werte verringern den Saldo

Feriensaldo-Korrektur:

• Gib die Manuelle Korrektur Feriensaldo ein (Anzahl Tage)
• Positive Werte erhöhen, negative Werte verringern den Saldo

Bemerkungen:

• Füge einen Kommentar hinzu, der die Korrektur erklärt

Nach dem Monatsabschluss#

• Der Monat ist als “Abgeschlossen” markiert
• Mitarbeitende können keine Änderungen mehr vornehmen
• Salden werden in den Folgemonat übertragen
• Ein PDF-Export ist möglich

PDF-Export#

Monatsreport als PDF#

Du kannst deinen Monatsreport als PDF exportieren:

1. Öffne deinen Monatsreport
2. Klicke auf PDF oder das Drucker-Symbol
3. Das PDF wird generiert und heruntergeladen

Inhalt des PDFs#

Das PDF enthält:

• Kopfdaten (Name, Monat, Anstellungsverhältnis)
• Monatssalden (Soll, Ist, Differenz, Saldi)
• Tagesdetails mit allen Einträgen
• Abwesenheiten und Feiertage

Verwendung#

• Für persönliche Unterlagen
• Für die Lohnbuchhaltung
• Als Nachweis für Vorgesetzte

Dashboard (für Administratoren)#

Dashboard öffnen#

1. Klicke auf Dashboard im Zeiterfassungs-Menü
2. Du siehst eine Gesamtübersicht

Verfügbare Auswertungen#

Grafische Darstellungen#

Das Dashboard kann enthalten:

• Diagramme zur Arbeitszeitverteilung
• Übersichten nach Abteilungen
• Trendanalysen über mehrere Monate

Ungültige Einträge#

Übersicht ungültiger Einträge#

Administratoren können ungültige Zeiteinträge einsehen:

1. Klicke auf Einstellungen → Ungültige Einträge
2. Du siehst alle Einträge, die gegen Regeln verstossen

Umgang mit ungültigen Einträgen#

Optionen für Administratoren:

• Korrigieren – Eintrag bearbeiten
• Akzeptieren – Als Ausnahme akzeptieren
• Löschen – Eintrag entfernen

Gründe für Ungültigkeit#

• Maximale Arbeitszeit ohne Pause überschritten
• Minimale Ruhezeit zwischen Schichten unterschritten
• Überlappende Zeiteinträge

Jahreswechsel#

Was passiert beim Jahreswechsel?#

Am Jahreswechsel werden automatisch:

• Ferienanspruch des neuen Jahres gutgeschrieben
• Gleitzeitsaldo übertragen
• Kranktage-Zähler zurückgesetzt

Feriensaldo-Übertrag#

Der Feriensaldo wird ins neue Jahr übertragen:

• Positive Saldi werden mitgenommen
• Verfallsregeln je nach Organisationsrichtlinie

Gleitzeitsaldo-Übertrag#

Der Gleitzeitsaldo wird vollständig übertragen:

• Positive und negative Saldi
• Keine automatische Kappung

💡 Tipp: Prüfe zu Jahresbeginn deine Saldi und melde Unstimmigkeiten an die HR-Abteilung.

Best Practices#

Für Mitarbeitende#

• ✅ Monatsreport regelmässig prüfen (mindestens monatlich)
• ✅ Unstimmigkeiten frühzeitig melden
• ✅ Gleitzeitsaldo im Blick behalten
• ✅ Feriensaldo vor Jahresende prüfen

Für Administratoren#

• ✅ Monatsabschluss zeitnah durchführen
• ✅ Ungültige Einträge regelmässig prüfen
• ✅ Korrekturen dokumentieren (Bemerkungsfeld nutzen)
• ✅ Jahreswechsel vorbereiten

Häufige Fragen#

Warum stimmt mein Gleitzeitsaldo nicht?#

Mögliche Ursachen:

1. Unvollständige Arbeitszeiterfassung
2. Fehlendes oder falsches Anstellungsverhältnis
3. Nicht erfasste Abwesenheiten
4. Fehler in vergangenen Monaten

→ Prüfe die Tagesdetails im Monatsreport und melde Abweichungen.

Kann ich den Monatsabschluss rückgängig machen?#

Nein, ein abgeschlossener Monat bleibt fixiert. Korrekturen sind nur über manuelle Anpassungen im Folgemonat möglich.

Warum werden meine Ferien nicht abgezogen?#

Mögliche Gründe:

• Die Abwesenheit ist noch nicht freigegeben
• Die Abwesenheitsart zählt nicht als Ferien
• Das Datum liegt in der Zukunft

Wie werden Feiertage behandelt?#

An Feiertagen:

• Die Sollstunden werden auf 0 oder anteilig reduziert
• Erfasste Arbeitszeit wird normal gezählt
• Je nach Stundenart (z.B. Feiertagsarbeit) mit Zuschlag

Kann ich alte Monatsreports einsehen?#

Ja, navigiere einfach zum gewünschten Monat. Auch abgeschlossene Monate sind einsehbar, aber nicht mehr änderbar.

Zusammenfassung#

In diesem Kapitel hast du gelernt:

• ✅ Den persönlichen Monatsreport lesen und verstehen
• ✅ Gleitzeitsaldo und dessen Berechnung
• ✅ Feriensaldo und Ferienanspruch
• ✅ Kranktage-Übersicht
• ✅ Monatsübersicht für alle Mitarbeitenden
• ✅ Den Monatsabschluss durchführen
• ✅ PDF-Export nutzen
• ✅ Manuelle Korrekturen vornehmen

Im nächsten Kapitel lernst du das Berechtigungskonzept der Zeiterfassung kennen.