Berechtigungskonzept

In diesem Kapitel lernst du das Berechtigungskonzept der Zeiterfassung kennen. Du erfährst, welche Rollen es gibt, welche Berechtigungen sie haben und wie sie zugewiesen werden.

Übersicht der Berechtigungsgruppen

Die Zeiterfassung verwendet ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept. Jede Rolle (Gruppe) hat bestimmte Berechtigungen:

Zeiterfassung

Spesen

Detaillierte Berechtigungen

timetracker_users

Diese Gruppe ist für alle Mitarbeitenden gedacht, die ihre Arbeitszeit erfassen:

Berechtigungen:

• ✅ Eigene Arbeitszeiten erfassen (add_worktime)
• ✅ Eigene Arbeitszeiten bearbeiten
• ✅ Eigene Arbeitszeiten löschen (wenn Status erlaubt)
• ✅ Eigenen Monatsreport einsehen
• ✅ Eigene Abwesenheiten erfassen und einreichen
• ❌ Keine Einsicht in fremde Zeitdaten
• ❌ Keine Monatsabschlüsse durchführen

Typische Benutzer:

• Alle Mitarbeitenden mit Zeiterfassungspflicht
• Teilzeitmitarbeitende
• Temporäre Mitarbeitende

timetracker_admin

Diese Gruppe hat volle Kontrolle über alle Zeiterfassungsfunktionen:

Berechtigungen:

• ✅ Alle Berechtigungen von timetracker_users
• ✅ Arbeitszeiten aller Mitarbeitenden einsehen
• ✅ Arbeitszeiten anderer bearbeiten
• ✅ Monatsabschlüsse durchführen
• ✅ Manuelle Korrekturen vornehmen
• ✅ Ungültige Einträge akzeptieren
• ✅ Stundenarten verwalten
• ✅ Feiertage verwalten
• ✅ Berichte und Auswertungen erstellen

Typische Benutzer:

• HR-Mitarbeitende
• Abteilungsleiter mit Personalverantwortung
• Lohnbuchhaltung

expense_users

Diese Gruppe ist für alle Mitarbeitenden gedacht, die Spesen erfassen:

Berechtigungen:

• ✅ Eigene Spesen erfassen (add_expense)
• ✅ Eigene Spesen bearbeiten (wenn Status erlaubt)
• ✅ Eigene Spesen einreichen
• ✅ Belege hochladen
• ❌ Keine Einsicht in fremde Spesen
• ❌ Keine Genehmigung oder Erstattung

Typische Benutzer:

• Alle Mitarbeitenden mit Spesenrecht
• Aussendienst-Mitarbeitende
• Reisende Mitarbeitende

expense_admin

Diese Gruppe hat volle Kontrolle über alle Spesenfunktionen:

Berechtigungen:

• ✅ Alle Berechtigungen von expense_users
• ✅ Spesen aller Mitarbeitenden einsehen
• ✅ Spesen anderer bearbeiten
• ✅ Spesen genehmigen und ablehnen
• ✅ Spesen als erstattet markieren
• ✅ Spesenkategorien verwalten
• ✅ Berichte und Auswertungen erstellen

Typische Benutzer:

• HR-Mitarbeitende
• Finanzverantwortliche
• Geschäftsleitung

expense_approver

Diese Gruppe kann Spesen genehmigen, aber nicht erstatten:

Berechtigungen:

• ✅ Eingereichte Spesen einsehen
• ✅ Spesen genehmigen (approve_expense)
• ✅ Spesen ablehnen
• ✅ Prüfkommentare hinzufügen
• ❌ Keine Erstattung möglich
• ❌ Keine Verwaltung von Spesenkategorien

Typische Benutzer:

• Vorgesetzte
• Teamleiter
• Projektleiter

expense_reimburser

Diese Gruppe markiert genehmigte Spesen als erstattet:

Berechtigungen:

• ✅ Genehmigte Spesen einsehen
• ✅ Spesen als erstattet markieren (reimburse_expense)
• ✅ Sammelerstattungen durchführen
• ❌ Keine Genehmigung möglich
• ❌ Keine Bearbeitung von Spesen

Typische Benutzer:

• Buchhaltung
• Lohnbuchhaltung
• Finanzabteilung

Berechtigungsmatrix

Zeiterfassung

Abwesenheiten

Absenzen-Sichtbarkeit im Monatsplan

Die Sichtbarkeit von Absenzen im Monatsplan und in Übersichten hängt von der Sichtbarkeitsstufe der Abwesenheitsart ab:

Anonymisierte Darstellung:

Wenn die Systemeinstellung “Private Absenzen anonymisiert anzeigen” aktiviert ist, sehen Mitarbeitende ohne Sichtberechtigung ein neutrales “Belegt”-Symbol. Ist die Einstellung deaktiviert, werden nicht sichtbare Absenzen komplett ausgeblendet.

Spesen

Vorgesetzten-Berechtigungen

Zusätzlich zu den Gruppenberechtigungen gibt es hierarchische Berechtigungen:

Vorgesetzte im Organigramm

Wenn du als Vorgesetzte/r einer Organisationseinheit eingetragen bist:

• ✅ Abwesenheiten deiner Mitarbeitenden genehmigen
• ✅ Spesen deiner Mitarbeitenden genehmigen (wenn expense_approver)
• ✅ Monatsreports deiner Mitarbeitenden einsehen
• ✅ Team-Kalender und Übersichten nutzen
• ✅ Arbeitszeiten deiner Mitarbeitenden auch ausserhalb des Bearbeitungszeitraums bearbeiten

Stellvertretung

Bei Abwesenheit des Vorgesetzten:

• Eine Stellvertretung kann konfiguriert werden
• Die Stellvertretung erhält temporär die Freigabe-Berechtigungen
• Dies wird in der Organisation eingerichtet

Berechtigungen zuweisen

Als Administrator

1. Gehe zu Organisation → Mitarbeitende
2. Öffne das Profil des Mitarbeitenden
3. Wähle den Reiter Berechtigungen oder Gruppen
4. Füge die gewünschten Gruppen hinzu:
   • timetracker_users für Zeiterfassung
   • expense_users für Spesenerfassung
   • Weitere Gruppen nach Bedarf
5. Speichere die Änderungen

Empfohlene Gruppenzuweisungen

Berechtigungen prüfen

Eigene Berechtigungen

Du kannst deine eigenen Berechtigungen einsehen:

1. Klicke auf dein Profilbild (oben rechts)
2. Wähle Mein Profil
3. Scrolle zum Bereich Gruppen oder Berechtigungen

Als Administrator

Du kannst die Berechtigungen aller Mitarbeitenden einsehen:

1. Gehe zu Organisation → Mitarbeitende
2. Öffne das Profil eines Mitarbeitenden
3. Prüfe den Bereich Gruppen

Typische Workflows nach Rolle

Als Standard-Mitarbeiter

Täglicher Workflow:
1. Arbeitszeit erfassen
2. Bei Bedarf Abwesenheit einreichen
3. Bei Bedarf Spesen erfassen und einreichen
4. Monatlich: Monatsreport prüfen

Als Teamleiter

Regelmässiger Workflow:
1. Eigene Arbeitszeit und Spesen erfassen
2. Offene Abwesenheitsanträge prüfen und genehmigen
3. Offene Spesenanträge prüfen und genehmigen
4. Team-Kalender überwachen

Als HR-Administrator

Monatlicher Workflow:
1. Alle Arbeitszeiten überprüfen
2. Ungültige Einträge bearbeiten
3. Monatsabschluss durchführen
4. Manuelle Korrekturen vornehmen
5. Berichte erstellen

Als Buchhaltung

Regelmässiger Workflow:
1. Genehmigte Spesen prüfen
2. Auszahlung veranlassen (extern)
3. Spesen als erstattet markieren
4. Spesenberichte erstellen

Sicherheitshinweise

Prinzip der minimalen Berechtigung

• ✅ Vergib nur die Berechtigungen, die wirklich benötigt werden
• ✅ Prüfe regelmässig, ob Berechtigungen noch aktuell sind
• ✅ Entferne Berechtigungen bei Rollenwechsel oder Austritt

Audit und Nachvollziehbarkeit

• Alle Aktionen werden protokolliert
• Änderungen an Arbeitszeiten sind nachvollziehbar
• Genehmigungen werden mit Benutzer und Zeitstempel gespeichert

Best Practices

• ✅ Verwende Gruppen statt Einzelberechtigungen
• ✅ Dokumentiere, wer welche Berechtigungen hat
• ✅ Führe regelmässige Reviews durch
• ✅ Trenne Genehmigung und Auszahlung (Vier-Augen-Prinzip)

Häufige Fragen

Ich kann meine Arbeitszeit nicht erfassen. Was tun?

Mögliche Ursachen:

1. Du bist nicht in der Gruppe timetracker_users
2. Der Monat ist bereits abgeschlossen
3. Du hast kein gültiges Anstellungsverhältnis
4. Der Tag liegt ausserhalb des Bearbeitungszeitraums (z.B. mehr als 14 Tage in der Vergangenheit)

→ Kontaktiere deinen Vorgesetzten oder Administrator.

Ich sehe keine Freigabe-Schaltfläche bei Abwesenheiten.

Mögliche Ursachen:

1. Du bist nicht als Vorgesetzte/r eingetragen
2. Du hast keine Freigabe-Berechtigung
3. Die Abwesenheit ist nicht eingereicht

→ Prüfe deine Rolle im Organigramm.

Ich kann Spesen genehmigen, aber nicht erstatten.

Das ist korrekt so. Die Rollen expense_approver und expense_reimburser sind bewusst getrennt:

• Approver: Prüft und genehmigt die Spesen
• Reimburser: Bestätigt die Auszahlung

Dies folgt dem Vier-Augen-Prinzip.

Wie bekomme ich erweiterte Berechtigungen?

1. Sprich mit deinem Vorgesetzten
2. Begründe, warum du die Berechtigung benötigst
3. Der Administrator kann die Berechtigung zuweisen

Warum kann ich fremde Arbeitszeiten nicht sehen?

Aus Datenschutzgründen können nur Berechtigte (Vorgesetzte, HR, Administratoren) die Arbeitszeiten anderer einsehen. Standard-Benutzer sehen nur ihre eigenen Daten.

Zusammenfassung

In diesem Kapitel hast du gelernt:

• ✅ Die verschiedenen Berechtigungsgruppen in der Zeiterfassung
• ✅ Welche Berechtigungen jede Gruppe hat
• ✅ Die Berechtigungsmatrix für Zeiterfassung, Abwesenheiten und Spesen
• ✅ Wie Vorgesetzten-Berechtigungen funktionieren
• ✅ Wie Berechtigungen zugewiesen werden
• ✅ Typische Workflows für verschiedene Rollen
• ✅ Sicherheitshinweise und Best Practices

Im nächsten Kapitel findest du Tipps, Tricks und häufig gestellte Fragen.