Berechtigungskonzept#

In diesem Kapitel lernst du das Berechtigungskonzept der Zeiterfassung kennen. Du erfährst, welche Rollen es gibt, welche Berechtigungen sie haben und wie sie zugewiesen werden.

Übersicht der Berechtigungsgruppen#

Die Zeiterfassung verwendet ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept. Jede Rolle (Gruppe) hat bestimmte Berechtigungen:

Zeiterfassung#

Spesen#

Detaillierte Berechtigungen#

timetracker_users#

Diese Gruppe ist für alle Mitarbeitenden gedacht, die ihre Arbeitszeit erfassen:

Berechtigungen:

• ✅ Eigene Arbeitszeiten erfassen (add_worktime)
• ✅ Eigene Arbeitszeiten bearbeiten
• ✅ Eigene Arbeitszeiten löschen (wenn Status erlaubt)
• ✅ Eigenen Monatsreport einsehen
• ✅ Eigene Abwesenheiten erfassen und einreichen
• ❌ Keine Einsicht in fremde Zeitdaten
• ❌ Keine Monatsabschlüsse durchführen

Typische Benutzer:

• Alle Mitarbeitenden mit Zeiterfassungspflicht
• Teilzeitmitarbeitende
• Temporäre Mitarbeitende

timetracker_admin#

Diese Gruppe hat volle Kontrolle über alle Zeiterfassungsfunktionen:

Berechtigungen:

• ✅ Alle Berechtigungen von timetracker_users
• ✅ Arbeitszeiten aller Mitarbeitenden einsehen
• ✅ Arbeitszeiten anderer bearbeiten
• ✅ Monatsabschlüsse durchführen
• ✅ Manuelle Korrekturen vornehmen
• ✅ Ungültige Einträge akzeptieren
• ✅ Stundenarten verwalten
• ✅ Feiertage verwalten
• ✅ Berichte und Auswertungen erstellen

Typische Benutzer:

• HR-Mitarbeitende
• Abteilungsleiter mit Personalverantwortung
• Lohnbuchhaltung

expense_users#

Diese Gruppe ist für alle Mitarbeitenden gedacht, die Spesen erfassen:

Berechtigungen:

• ✅ Eigene Spesen erfassen (add_expense)
• ✅ Eigene Spesen bearbeiten (wenn Status erlaubt)
• ✅ Eigene Spesen einreichen
• ✅ Belege hochladen
• ❌ Keine Einsicht in fremde Spesen
• ❌ Keine Genehmigung oder Erstattung

Typische Benutzer:

• Alle Mitarbeitenden mit Spesenrecht
• Aussendienst-Mitarbeitende
• Reisende Mitarbeitende

expense_admin#

Diese Gruppe hat volle Kontrolle über alle Spesenfunktionen:

Berechtigungen:

• ✅ Alle Berechtigungen von expense_users
• ✅ Spesen aller Mitarbeitenden einsehen
• ✅ Spesen anderer bearbeiten
• ✅ Spesen genehmigen und ablehnen
• ✅ Spesen als erstattet markieren
• ✅ Spesenkategorien verwalten
• ✅ Berichte und Auswertungen erstellen

Typische Benutzer:

• HR-Mitarbeitende
• Finanzverantwortliche
• Geschäftsleitung

expense_approver#

Diese Gruppe kann Spesen genehmigen, aber nicht erstatten:

Berechtigungen:

• ✅ Eingereichte Spesen einsehen
• ✅ Spesen genehmigen (approve_expense)
• ✅ Spesen ablehnen
• ✅ Prüfkommentare hinzufügen
• ❌ Keine Erstattung möglich
• ❌ Keine Verwaltung von Spesenkategorien

Typische Benutzer:

• Vorgesetzte
• Teamleiter
• Projektleiter

expense_reimburser#

Diese Gruppe markiert genehmigte Spesen als erstattet:

Berechtigungen:

• ✅ Genehmigte Spesen einsehen
• ✅ Spesen als erstattet markieren (reimburse_expense)
• ✅ Sammelerstattungen durchführen
• ❌ Keine Genehmigung möglich
• ❌ Keine Bearbeitung von Spesen

Typische Benutzer:

• Buchhaltung
• Lohnbuchhaltung
• Finanzabteilung

Berechtigungsmatrix#

Zeiterfassung#

Abwesenheiten#

Spesen#

Vorgesetzten-Berechtigungen#

Zusätzlich zu den Gruppenberechtigungen gibt es hierarchische Berechtigungen:

Vorgesetzte im Organigramm#

Wenn du als Vorgesetzte/r einer Organisationseinheit eingetragen bist:

• ✅ Abwesenheiten deiner Mitarbeitenden genehmigen
• ✅ Spesen deiner Mitarbeitenden genehmigen (wenn expense_approver)
• ✅ Monatsreports deiner Mitarbeitenden einsehen
• ✅ Team-Kalender und Übersichten nutzen
• ✅ Arbeitszeiten deiner Mitarbeitenden auch ausserhalb des Bearbeitungszeitraums bearbeiten

Stellvertretung#

Bei Abwesenheit des Vorgesetzten:

• Eine Stellvertretung kann konfiguriert werden
• Die Stellvertretung erhält temporär die Freigabe-Berechtigungen
• Dies wird in der Organisation eingerichtet

Berechtigungen zuweisen#

Als Administrator#

1. Gehe zu Organisation → Mitarbeitende
2. Öffne das Profil des Mitarbeitenden
3. Wähle den Reiter Berechtigungen oder Gruppen
4. Füge die gewünschten Gruppen hinzu:
   • timetracker_users für Zeiterfassung
   • expense_users für Spesenerfassung
   • Weitere Gruppen nach Bedarf
5. Speichere die Änderungen

Empfohlene Gruppenzuweisungen#

Berechtigungen prüfen#

Eigene Berechtigungen#

Du kannst deine eigenen Berechtigungen einsehen:

1. Klicke auf dein Profilbild (oben rechts)
2. Wähle Mein Profil
3. Scrolle zum Bereich Gruppen oder Berechtigungen

Als Administrator#

Du kannst die Berechtigungen aller Mitarbeitenden einsehen:

1. Gehe zu Organisation → Mitarbeitende
2. Öffne das Profil eines Mitarbeitenden
3. Prüfe den Bereich Gruppen

Typische Workflows nach Rolle#

Als Standard-Mitarbeiter#

Täglicher Workflow:
1. Arbeitszeit erfassen
2. Bei Bedarf Abwesenheit einreichen
3. Bei Bedarf Spesen erfassen und einreichen
4. Monatlich: Monatsreport prüfen

Als Teamleiter#

Regelmässiger Workflow:
1. Eigene Arbeitszeit und Spesen erfassen
2. Offene Abwesenheitsanträge prüfen und genehmigen
3. Offene Spesenanträge prüfen und genehmigen
4. Team-Kalender überwachen

Als HR-Administrator#

Monatlicher Workflow:
1. Alle Arbeitszeiten überprüfen
2. Ungültige Einträge bearbeiten
3. Monatsabschluss durchführen
4. Manuelle Korrekturen vornehmen
5. Berichte erstellen

Als Buchhaltung#

Regelmässiger Workflow:
1. Genehmigte Spesen prüfen
2. Auszahlung veranlassen (extern)
3. Spesen als erstattet markieren
4. Spesenberichte erstellen

Sicherheitshinweise#

Prinzip der minimalen Berechtigung#

• ✅ Vergib nur die Berechtigungen, die wirklich benötigt werden
• ✅ Prüfe regelmässig, ob Berechtigungen noch aktuell sind
• ✅ Entferne Berechtigungen bei Rollenwechsel oder Austritt

Audit und Nachvollziehbarkeit#

• Alle Aktionen werden protokolliert
• Änderungen an Arbeitszeiten sind nachvollziehbar
• Genehmigungen werden mit Benutzer und Zeitstempel gespeichert

Best Practices#

• ✅ Verwende Gruppen statt Einzelberechtigungen
• ✅ Dokumentiere, wer welche Berechtigungen hat
• ✅ Führe regelmässige Reviews durch
• ✅ Trenne Genehmigung und Auszahlung (Vier-Augen-Prinzip)

Häufige Fragen#

Ich kann meine Arbeitszeit nicht erfassen. Was tun?#

Mögliche Ursachen:

1. Du bist nicht in der Gruppe timetracker_users
2. Der Monat ist bereits abgeschlossen
3. Du hast kein gültiges Anstellungsverhältnis
4. Der Tag liegt ausserhalb des Bearbeitungszeitraums (z.B. mehr als 14 Tage in der Vergangenheit)

→ Kontaktiere deinen Vorgesetzten oder Administrator.

Ich sehe keine Freigabe-Schaltfläche bei Abwesenheiten.#

Mögliche Ursachen:

1. Du bist nicht als Vorgesetzte/r eingetragen
2. Du hast keine Freigabe-Berechtigung
3. Die Abwesenheit ist nicht eingereicht

→ Prüfe deine Rolle im Organigramm.

Ich kann Spesen genehmigen, aber nicht erstatten.#

Das ist korrekt so. Die Rollen expense_approver und expense_reimburser sind bewusst getrennt:

• Approver: Prüft und genehmigt die Spesen
• Reimburser: Bestätigt die Auszahlung

Dies folgt dem Vier-Augen-Prinzip.

Wie bekomme ich erweiterte Berechtigungen?#

1. Sprich mit deinem Vorgesetzten
2. Begründe, warum du die Berechtigung benötigst
3. Der Administrator kann die Berechtigung zuweisen

Warum kann ich fremde Arbeitszeiten nicht sehen?#

Aus Datenschutzgründen können nur Berechtigte (Vorgesetzte, HR, Administratoren) die Arbeitszeiten anderer einsehen. Standard-Benutzer sehen nur ihre eigenen Daten.

Zusammenfassung#

In diesem Kapitel hast du gelernt:

• ✅ Die verschiedenen Berechtigungsgruppen in der Zeiterfassung
• ✅ Welche Berechtigungen jede Gruppe hat
• ✅ Die Berechtigungsmatrix für Zeiterfassung, Abwesenheiten und Spesen
• ✅ Wie Vorgesetzten-Berechtigungen funktionieren
• ✅ Wie Berechtigungen zugewiesen werden
• ✅ Typische Workflows für verschiedene Rollen
• ✅ Sicherheitshinweise und Best Practices

Im nächsten Kapitel findest du Tipps, Tricks und häufig gestellte Fragen.