Erste Schritte in der Zeiterfassung#

In diesem Kapitel lernst du die Grundlagen des ELIZA Zeiterfassungs-Moduls kennen. Du erfährst, wie du dich zurechtfindest und welche Funktionen dir zur Verfügung stehen.

Was ist die Zeiterfassung?#

Die ELIZA Zeiterfassung ist ein umfassendes Modul zur Erfassung und Verwaltung von:

  • Arbeitszeiten – Tägliche Stundenerfassung mit Start-/Endzeit oder Stundenzahl
  • Abwesenheiten – Ferien, Krankheit und andere Absenzen
  • Spesen – Spesenabrechnung mit Belegen und Genehmigungsworkflow
  • Auswertungen – Monatsreports, Gleitzeitsaldo und Feriensaldo

Die Zeiterfassung arbeitet eng mit dem Modul Organisation zusammen, wo dein Anstellungsverhältnis und deine Sollstunden definiert sind.

Zugriff auf die Zeiterfassung#

Du erreichst die Zeiterfassung über das Hauptmenü:

  1. Klicke auf Zeiterfassung in der Hauptnavigation
  2. Du landest auf deinem persönlichen Dashboard

Das Menü im Überblick#

Im Zeiterfassungs-Menü findest du folgende Bereiche:

MenüpunktBeschreibung
DashboardÜbersicht für Administratoren mit Auswertungen
Meine ArbeitszeitTägliche Stundenerfassung
Mein MonatsreportPersönliche Monatsübersicht
MonatsübersichtGesamtübersicht aller Mitarbeitenden
MonatsabschlussAdministrativer Monatsabschluss
Meine AbsenzenPersönliche Abwesenheiten verwalten
MonatsplanAbwesenheitskalender des Teams
FreigabenOffene Genehmigungsanfragen
GesamtübersichtJahresübersicht aller Abwesenheiten
SpesenSpesenerfassung und -übersicht
EinstellungenKonfiguration (nur für Administratoren)

💡 Tipp: Je nach deinen Berechtigungen siehst du möglicherweise nicht alle Menüpunkte. Das ist normal und hängt von deiner Rolle im System ab.

Dein persönliches Dashboard#

Wenn du die Zeiterfassung öffnest, siehst du dein persönliches Dashboard mit wichtigen Informationen:

Aktuelle Salden#

Auf einen Blick siehst du:

  • Gleitzeitsaldo – Deine Über- oder Unterzeit
  • Feriensaldo – Verbleibende Ferientage
  • Kranktage – Erfasste Krankheitstage im aktuellen Jahr

Schnellzugriff#

Vom Dashboard aus gelangst du schnell zu:

  • Deiner heutigen Arbeitszeiterfassung
  • Deinem aktuellen Monatsreport
  • Deinen offenen Abwesenheitsanträgen

Grundlegende Konzepte#

Bevor du mit der Zeiterfassung beginnst, solltest du folgende Konzepte verstehen:

Anstellungsverhältnis#

Dein Anstellungsverhältnis definiert:

  • Deine Sollstunden pro Woche
  • Dein Arbeitszeitmodell (Vollzeit, Teilzeit, etc.)
  • Deinen Ferienanspruch
  • Ob du Vertrauensarbeitszeit hast

⚠️ Wichtig: Ohne gültiges Anstellungsverhältnis können keine korrekten Auswertungen erstellt werden. Wende dich bei Fragen an deine HR-Abteilung.

Stundenarten#

Arbeitszeiten werden mit einer Stundenart erfasst. Diese bestimmt:

  • Ob die Zeit als Arbeitszeit angerechnet wird
  • Den Umrechnungsfaktor (z.B. 1.0 für normale Arbeitszeit, 1.25 für Überzeit)
  • Ob es sich um eine Pause handelt

Abwesenheitsarten#

Verschiedene Abwesenheitsarten haben unterschiedliche Auswirkungen:

  • Ferien – Werden vom Feriensaldo abgezogen
  • Krankheit – Werden als Kranktage gezählt, aber als Arbeitszeit angerechnet
  • Unbezahlter Urlaub – Keine Arbeitszeit-Gutschrift

Workflow-Status#

Abwesenheiten und Spesen durchlaufen einen Genehmigungsworkflow:

┌──────────┐    ┌─────────────┐    ┌─────────────┐
│ Geplant  │ ──▶│ In Prüfung  │ ──▶│ Freigegeben │
└──────────┘    └─────────────┘    └─────────────┘
                      │
                      ▼
               ┌─────────────┐
               │  Abgelehnt  │
               └─────────────┘

Deine erste Aktion: Arbeitszeit erfassen#

Hier eine kurze Anleitung für deine erste Zeiterfassung:

Schritt 1: Klicke auf Meine Arbeitszeit im Menü

Schritt 2: Du siehst den heutigen Tag mit deinen bisherigen Einträgen

Schritt 3: Klicke auf Hinzufügen um einen neuen Eintrag zu erstellen

Schritt 4: Fülle das Formular aus:

  • Stundenart: Wähle die passende Art (z.B. “Arbeitszeit”)
  • Beginn: Startzeit eingeben (z.B. 08:00)
  • Ende: Endzeit eingeben (z.B. 12:00)
  • Beschreibung: Optional eine Beschreibung hinzufügen

Schritt 5: Klicke auf Speichern

💡 Tipp: Du kannst auch nur die Startzeit eingeben und später die Endzeit nachtragen – praktisch für einen laufenden Timer!

Wichtige Tastenkombinationen und Tipps#

  • Zeitformat: Gib Zeiten im Format HH:MM oder HHMM ein (z.B. 0800 für 08:00)
  • Schnelle Navigation: Nutze die Pfeile um zwischen Tagen zu wechseln
  • Kalenderansicht: Klicke auf das Datum um den Kalender zu öffnen

Nächste Schritte#

Nachdem du die Grundlagen kennst, empfehlen wir dir:

  1. Anstellungsverhältnis – Verstehe dein Arbeitszeitmodell
  2. Arbeitszeit erfassen – Detaillierte Anleitung zur Zeiterfassung
  3. Abwesenheiten – Ferien und andere Absenzen verwalten

Häufige Fragen#

Ich sehe die Zeiterfassung nicht im Menü?#

Du benötigst die entsprechende Berechtigung. Wende dich an deine HR-Abteilung oder einen Administrator.

Mein Gleitzeitsaldo stimmt nicht?#

Prüfe zunächst:

  1. Ist dein Anstellungsverhältnis korrekt erfasst?
  2. Sind alle Arbeitszeiten eingetragen?
  3. Sind alle Abwesenheiten korrekt erfasst?

Bei weiteren Fragen wende dich an deine HR-Abteilung.

Kann ich Einträge nachträglich ändern?#

Ja, du kannst deine eigenen Einträge bearbeiten, solange der Monat noch nicht abgeschlossen ist. Bereits abgeschlossene Monate können nur von Administratoren korrigiert werden.

Zusammenfassung#

In diesem Kapitel hast du gelernt:

  • ✅ Was die Zeiterfassung ist und welche Funktionen sie bietet
  • ✅ Wie du im Modul navigierst
  • ✅ Welche grundlegenden Konzepte wichtig sind
  • ✅ Wie du deine erste Arbeitszeit erfasst

Im nächsten Kapitel erfährst du alles über dein Anstellungsverhältnis – die Grundlage für korrekte Zeiterfassung.

Backward Zeiterfassung Anstellungsverhältnis Forward