Spesen

In diesem Kapitel lernst du, wie du Spesen erfasst, Belege hochlädst und den Genehmigungsprozess durchläufst. Du erfährst alles über Spesenkategorien, Kilometerentschädigungen und Pauschalbeträge.

Was sind Spesen?

Spesen sind Auslagen, die du im Rahmen deiner Arbeit tätigst und die dir von deinem Arbeitgeber erstattet werden:

  • Reisekosten – Fahrten mit dem eigenen Fahrzeug
  • Verpflegung – Mahlzeiten bei Auswärtsterminen
  • Übernachtungen – Hotelkosten bei Geschäftsreisen
  • Material – Kleinanschaffungen für die Arbeit
  • Weitere Auslagen – Je nach Unternehmensrichtlinien

Spesenkategorien

Arten von Spesenkategorien

ELIZA unterstützt drei Arten von Spesenkategorien:

1. Kilometerentschädigung

Für Fahrten mit dem eigenen Fahrzeug:

  • Du gibst die gefahrenen Kilometer ein
  • Der Betrag wird automatisch berechnet
  • Beispiel: 50 km × CHF 0.70/km = CHF 35.00

2. Stundenpauschale

Für zeitbasierte Entschädigungen:

  • Du gibst die Anzahl Stunden ein
  • Der Betrag wird automatisch berechnet
  • Beispiel: 3h × CHF 15.00/h = CHF 45.00

3. Pauschalbetrag

Feste Beträge für bestimmte Ausgaben:

  • Der Betrag ist fix definiert
  • Du musst keinen Betrag eingeben
  • Beispiel: Tagespauschale Verpflegung = CHF 30.00

4. Freier Betrag

Für individuelle Auslagen mit Beleg:

  • Du gibst den exakten Betrag ein
  • Ein Beleg ist erforderlich
  • Beispiel: Hotelrechnung CHF 180.00

Spesen erfassen

Übersicht öffnen

  1. Klicke im Menü auf Zeiterfassung
  2. Wähle Spesen

Du siehst eine Liste all deiner erfassten Spesen.

Neue Spesen erfassen

Schritt 1: Klicke auf Spesen hinzufügen oder +

Schritt 2: Fülle das Formular aus:

FeldBeschreibungPflicht
DatumDatum der AuslageJa
SpesenkategorieArt der SpesenJa
Kilometer/StundenBei km- oder stundenbasierten KategorienJe nach Kategorie
BetragBei freien BeträgenJe nach Kategorie
BeschreibungDetails zur AuslageEmpfohlen
DateienBelege hochladenEmpfohlen

Schritt 3: Lade Belege hoch (falls vorhanden)

Schritt 4: Wähle ob du direkt einreichen möchtest:

  • Direkt einreichen aktivieren → Spesen werden sofort zur Genehmigung gesendet

Schritt 5: Klicke auf Speichern

Beispiel: Kilometerentschädigung erfassen

  1. Klicke auf Spesen hinzufügen
  2. Wähle Datum: 10.12.2024
  3. Wähle Spesenkategorie: Kilometerentschädigung PKW
  4. Gib Kilometer/Stunden ein: 85
  5. Gib eine Beschreibung ein: “Kundenbesuch Firma XY, Zürich-Bern retour”
  6. Aktiviere Direkt einreichen
  7. Klicke auf Speichern

Der Betrag wird automatisch berechnet (z.B. 85 km × CHF 0.70 = CHF 59.50).

Beispiel: Hotelrechnung erfassen

  1. Klicke auf Spesen hinzufügen
  2. Wähle Datum: 11.12.2024
  3. Wähle Spesenkategorie: Übernachtung
  4. Gib Betrag ein: 180.00 CHF
  5. Gib eine Beschreibung ein: “Hotel Messe Basel, Konferenzteilnahme”
  6. Klicke auf Dateien und lade die Hotelrechnung hoch
  7. Aktiviere Direkt einreichen
  8. Klicke auf Speichern

Belege hochladen

Unterstützte Dateiformate

  • Bilder: JPG, PNG, GIF
  • Dokumente: PDF
  • Andere: Je nach Konfiguration

Belege beim Erfassen hochladen

  1. Klicke im Spesenformular auf Dateien
  2. Wähle eine oder mehrere Dateien aus
  3. Die Dateien werden automatisch hochgeladen
  4. Du siehst eine Vorschau der hochgeladenen Belege

Belege nachträglich hinzufügen

  1. Öffne die bestehende Spese
  2. Klicke auf Bearbeiten
  3. Füge weitere Dateien hinzu
  4. Klicke auf Speichern

💡 Tipp: Fotografiere Belege mit dem Smartphone und lade sie direkt hoch. So gehen keine Quittungen verloren!

Freigabe-Workflow für Spesen

Status-Übersicht

Spesen durchlaufen einen mehrstufigen Workflow:

┌──────────┐
│ Erstellt │  Spese erfasst, noch nicht eingereicht
└────┬─────┘
     │ Einreichen
     ▼
┌────────────┐
│ Eingereicht│  Wartet auf Genehmigung
└────┬───────┘
     │
 ┌───┴───┐
 ▼       ▼
┌─────┐ ┌──────────┐
│Geneh│ │ Abgelehnt│
│migt │ └────┬─────┘
└──┬──┘      │ Überarbeiten
   │         ▼
   │    ┌──────────┐
   │    │ Erstellt │
   │    └──────────┘
   ▼
┌──────────┐
│ Erstattet│  Auszahlung erfolgt
└──────────┘

Statusbedeutungen

StatusFarbeBedeutung
ErstelltGrauEntwurf, kann bearbeitet werden
EingereichtOrangeZur Genehmigung gesendet
GenehmigtGrünFreigegeben, wartet auf Erstattung
AbgelehntRotNicht genehmigt
ErstattetGrünAuszahlung erfolgt

Spesen einreichen

Einzeln einreichen:

  1. Öffne die Spese
  2. Klicke auf Einreichen
  3. Die Spese wird an deinen Vorgesetzten gesendet

Mehrere Spesen gleichzeitig einreichen:

  1. Wähle die gewünschten Spesen aus (Checkbox)
  2. Klicke auf Sammeleinreichung in der Toolbar
  3. Alle ausgewählten Spesen werden eingereicht

Spesen zurückziehen

Solange die Spese noch “Eingereicht” ist:

  1. Öffne die Spese
  2. Klicke auf Zurückziehen
  3. Der Status wechselt zurück zu “Erstellt”

Spesen bearbeiten und löschen

Spese bearbeiten

Du kannst eine Spese bearbeiten, wenn:

  • Der Status “Erstellt” oder “Abgelehnt” ist
  • Du die Spese selbst erfasst hast

So geht’s:

  1. Öffne die Spese
  2. Klicke auf Bearbeiten
  3. Ändere die gewünschten Felder
  4. Klicke auf Speichern

Spese löschen

Du kannst eine Spese löschen, wenn:

  • Der Status “Erstellt” ist
  • Du die Spese selbst erfasst hast

So geht’s:

  1. Öffne die Spese
  2. Klicke auf Löschen
  3. Bestätige die Löschung

⚠️ Wichtig: Eingereichte, genehmigte oder erstattete Spesen können nicht mehr gelöscht werden.

Genehmigung von Spesen (für Vorgesetzte)

Offene Spesen anzeigen

Als Vorgesetzte/r oder Spesenverantwortliche/r:

  1. Öffne die Spesenübersicht
  2. Filtere nach Status “Eingereicht”
  3. Du siehst alle Spesen, die auf deine Genehmigung warten

Spese prüfen

Vor der Genehmigung solltest du prüfen:

  • ✅ Ist die Spesenkategorie korrekt?
  • ✅ Stimmt das Datum?
  • ✅ Ist der Betrag plausibel?
  • ✅ Sind Belege vorhanden (falls erforderlich)?
  • ✅ Ist die Beschreibung nachvollziehbar?

Spese genehmigen

Einzeln genehmigen:

  1. Öffne die Spese
  2. Prüfe die Details und Belege
  3. Klicke auf Genehmigen

Mehrere Spesen genehmigen:

  1. Wähle die gewünschten Spesen aus
  2. Klicke auf Sammelgenehmigung
  3. Alle ausgewählten Spesen werden genehmigt

Spese ablehnen

Wenn eine Spese nicht in Ordnung ist:

  1. Öffne die Spese
  2. Klicke auf Ablehnen
  3. Gib einen Prüfkommentar ein (Grund für die Ablehnung)
  4. Bestätige die Ablehnung

Der Mitarbeiter wird benachrichtigt und kann die Spese korrigieren.

Erstattung (für Finanzverantwortliche)

Genehmigte Spesen erstatten

Nachdem Spesen genehmigt wurden:

  1. Filtere nach Status “Genehmigt”
  2. Prüfe die Spesen
  3. Veranlasse die Auszahlung (ausserhalb von ELIZA)
  4. Markiere die Spesen als Erstattet

Mehrere Spesen als erstattet markieren:

  1. Wähle die ausgezahlten Spesen aus
  2. Klicke auf Sammelerstattung
  3. Alle ausgewählten Spesen werden als erstattet markiert

Spesenübersicht und Auswertungen

Monatsübersicht

Im Spesen-Monatsabschluss siehst du:

  1. Klicke auf Spesen (Monatsabschluss) im Menü
  2. Wähle den gewünschten Monat
  3. Du siehst alle Spesen des Monats mit:
    • Summe nach Status
    • Summe nach Kategorie
    • Summe nach Mitarbeiter

Belege anzeigen

Um Belege einer Spese anzuzeigen:

  1. Öffne die Spese
  2. Klicke auf den Beleg oder das Vorschaubild
  3. Der Beleg wird in einem Viewer angezeigt

Tipps zur Spesenerfassung

Effiziente Erfassung

  • ✅ Spesen zeitnah erfassen (am besten am selben Tag)
  • ✅ Belege sofort fotografieren und hochladen
  • ✅ Aussagekräftige Beschreibungen verwenden
  • ✅ Regelmässig einreichen (z.B. wöchentlich oder monatlich)

Belege aufbewahren

  • ✅ Originale aufbewahren (falls von der Buchhaltung verlangt)
  • ✅ Digitale Kopien in ELIZA hochladen
  • ✅ Quittungen nicht in der Sonne lagern (Thermopapaier verblasst!)

Vermeiden

  • ❌ Spesen ohne Belege einreichen (falls erforderlich)
  • ❌ Unvollständige Beschreibungen
  • ❌ Private Ausgaben als Geschäftsspesen deklarieren
  • ❌ Lange Wartezeiten bis zur Einreichung

Häufige Fragen

Muss ich für jede Spese einen Beleg hochladen?

Das hängt von den Richtlinien deiner Organisation ab:

  • Bei Kilometerentschädigung meist nicht erforderlich
  • Bei Pauschalbeträgen meist nicht erforderlich
  • Bei freien Beträgen in der Regel erforderlich

Meine Spese wurde abgelehnt. Was tun?

  1. Lies den Prüfkommentar
  2. Korrigiere den Fehler (z.B. falscher Betrag, fehlender Beleg)
  3. Reiche die Spese erneut ein

Kann ich Spesen für andere Mitarbeiter erfassen?

In der Regel nicht. Jeder Mitarbeiter erfasst seine eigenen Spesen. Ausnahmen können für Administratoren konfiguriert sein.

Wann werden Spesen ausgezahlt?

Das hängt von den Prozessen deiner Organisation ab. Typischerweise:

  • Mit der nächsten Lohnabrechnung
  • Monatlich nach Monatsabschluss
  • Nach Einzelfreigabe

Kann ich Spesen in Fremdwährung erfassen?

Ja, wenn deine Organisation dies unterstützt. Der Betrag wird in der Standardwährung (z.B. CHF) erfasst.

Zusammenfassung

In diesem Kapitel hast du gelernt:

  • ✅ Was Spesen sind und welche Kategorien es gibt
  • ✅ Wie du Spesen erfasst (Kilometer, Pauschalen, freie Beträge)
  • ✅ Belege hochladen und verwalten
  • ✅ Den Freigabe-Workflow verstehen
  • ✅ Spesen einreichen, bearbeiten und löschen
  • ✅ Als Vorgesetzte/r Spesen genehmigen oder ablehnen

Im nächsten Kapitel lernst du alles über Auswertungen und den Monatsabschluss.

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