Tipps, Tricks & FAQ#

In diesem Kapitel findest du praktische Tipps für die effiziente Nutzung der Zeiterfassung, häufig gestellte Fragen und Lösungen für typische Probleme.

Tipps für die tägliche Nutzung#

Zeiterfassung optimieren#

Tipp 1: Timer für präzise Erfassung#

Nutze die Timer-Funktion für eine genaue Erfassung:

1. Starte den Timer beim Arbeitsbeginn
2. Stoppe ihn bei Pausen oder Arbeitsende
3. Die Zeiten werden sekundengenau erfasst

Vorteil: Keine nachträgliche Schätzung nötig, höhere Genauigkeit.

Tipp 2: Beschreibungen nutzen#

Füge aussagekräftige Beschreibungen hinzu:

Gut:
✓ "Kundentermin Firma XY, Projektbesprechung"
✓ "Feature #123: Implementierung und Tests"
✓ "Teammeeting Q4-Planung"

Schlecht:
✗ "Arbeit"
✗ "Meeting"
✗ "div."

Vorteil: Bessere Nachvollziehbarkeit für dich und deine Vorgesetzten.

Tipp 3: Zeitnah erfassen#

Erfasse deine Arbeitszeit möglichst am selben Tag:

• Genauere Zeiten (weniger Schätzungen)
• Keine vergessenen Einträge
• Weniger Stress am Monatsende

Tipp 4: Wochenübersicht nutzen#

Prüfe regelmässig deine Wochenübersicht:

• Erkenne Über- oder Unterzeit frühzeitig
• Plane deine Arbeitszeit besser
• Vermeide Überraschungen beim Monatsabschluss

Abwesenheiten effizient verwalten#

Tipp 5: Ferien frühzeitig planen#

Reiche Ferienanträge rechtzeitig ein:

• Mindestens 2 Wochen im Voraus (empfohlen)
• Bei längeren Ferien: 4-6 Wochen Vorlauf
• Nutze den Teamkalender zur Abstimmung

Tipp 6: Halbe Tage nutzen#

Für mehr Flexibilität kannst du halbe Tage nehmen:

• Vormittag oder Nachmittag wählen
• Ideal für Arzttermine oder kurze Erledigungen
• Nur 0.5 Ferientage werden abgezogen

Tipp 7: Krankheit sofort erfassen#

Bei Krankheit:

1. Melde dich wie üblich krank (Telefon/E-Mail)
2. Erfasse die Abwesenheit in ELIZA
3. Bei längerer Krankheit: Arztzeugnis einreichen

Spesen schnell abrechnen#

Tipp 8: Belege sofort fotografieren#

Fotografiere Belege direkt mit dem Smartphone:

1. Beleg fotografieren
2. Spese in ELIZA erfassen
3. Foto hochladen
4. Original aufbewahren (falls nötig)

Vorteil: Keine verblassten oder verlorenen Belege.

Tipp 9: Sammeleinreichung nutzen#

Bei mehreren Spesen:

1. Erfasse alle Spesen einzeln
2. Wähle alle aus (Checkbox)
3. Klicke auf Sammeleinreichung
4. Alle werden auf einmal eingereicht

Vorteil: Schneller für dich und den Genehmiger.

Tipp 10: Kilometerentschädigung mit Route#

Bei Kilometerentschädigung:

• Gib Start und Ziel in der Beschreibung an
• Beispiel: “Zürich HB - Bern HB retour (200 km)”
• Erleichtert die Prüfung durch den Genehmiger

Tastenkürzel und Schnellzugriffe#

Navigation#

Im Formular#

Häufig gestellte Fragen (FAQ)#

Zeiterfassung#

Wie erfasse ich Überstunden?#

Überstunden werden automatisch berechnet:

1. Erfasse deine tatsächliche Arbeitszeit
2. Das System vergleicht mit deinen Sollstunden
3. Die Differenz wird als Über-/Unterzeit ausgewiesen

Falls es eine spezielle Stundenart “Überzeit” gibt:

• Wähle diese für Arbeitszeit mit Zuschlag
• Der Faktor (z.B. 1.25) wird automatisch angewendet

Kann ich Arbeitszeit für die Vergangenheit erfassen?#

Ja, solange der Monat noch nicht abgeschlossen ist:

1. Navigiere zum gewünschten Datum
2. Erfasse die Arbeitszeit wie gewohnt
3. Bei abgeschlossenem Monat: Kontaktiere HR

Was bedeutet der Faktor bei Stundenarten?#

Der Faktor bestimmt die Anrechnung:

• 1.0 = normale Arbeitszeit (1h erfasst = 1h angerechnet)
• 1.25 = 25% Zuschlag (1h erfasst = 1.25h angerechnet)
• 0.0 = keine Anrechnung (Pausen)

Meine Timer-Funktion funktioniert nicht. Was tun?#

Prüfe folgende Punkte:

1. Du kannst nur einen Timer gleichzeitig haben
2. Timer funktionieren nur für den aktuellen Tag
3. Beende laufende Timer vor dem Starten eines neuen

Abwesenheiten#

Wie viele Ferientage habe ich noch?#

Du findest deinen Feriensaldo an mehreren Stellen:

• Im Dashboard (Widget)
• Im Monatsreport
• In der Abwesenheitsübersicht

Kann ich eine freigegebene Abwesenheit stornieren?#

Als Mitarbeiter: Nein, nicht direkt.

So gehst du vor:

1. Kontaktiere deinen Vorgesetzten
2. Erkläre den Grund für die Stornierung
3. Der Administrator kann die Abwesenheit löschen

Warum wird mein Feriensaldo nicht aktualisiert?#

Mögliche Gründe:

• Die Abwesenheit ist noch nicht freigegeben
• Das Datum liegt in der Zukunft
• Die Abwesenheitsart zählt nicht als Ferien

Prüfe den Status deiner Abwesenheit und warte auf die Freigabe.

Was passiert mit nicht bezogenen Ferien am Jahresende?#

Das hängt von deiner Organisation ab:

• In der Regel: Übertrag ins neue Jahr
• Eventuell mit Verfallsdatum
• Bei Fragen: HR kontaktieren

Spesen#

Welche Belege muss ich hochladen?#

Generell gilt:

• Kilometerentschädigung: Meist kein Beleg nötig
• Pauschalbeträge: Meist kein Beleg nötig
• Freie Beträge: Beleg erforderlich

Die genauen Richtlinien hängen von deiner Organisation ab.

Meine Spese wurde abgelehnt. Was nun?#

1. Öffne die abgelehnte Spese
2. Lies den Prüfkommentar des Genehmigers
3. Korrigiere den genannten Fehler
4. Reiche die Spese erneut ein

Typische Ablehnungsgründe:

• Fehlender Beleg
• Unvollständige Beschreibung
• Falsche Kategorie
• Betrag stimmt nicht mit Beleg überein

Wann werden meine Spesen ausbezahlt?#

Das hängt von deiner Organisation ab:

• Meist mit der nächsten Lohnabrechnung
• Oder nach dem Monatsabschluss
• Bei Fragen: Buchhaltung kontaktieren

Monatsabschluss#

Mein Gleitzeitsaldo stimmt nicht. Was kann ich tun?#

Prüfe folgende Punkte:

1. Sind alle Arbeitszeiten erfasst?
2. Ist dein Anstellungsverhältnis korrekt?
3. Sind alle Abwesenheiten freigegeben?
4. Stimmen die Feiertage?

Wenn alles korrekt aussieht: Kontaktiere HR für eine Prüfung.

Kann ich nach dem Monatsabschluss noch etwas ändern?#

Nein, nicht direkt. Nach dem Abschluss:

• Änderungen nur durch Administratoren möglich
• Korrekturen werden im Folgemonat eingetragen
• Dokumentation der Korrektur im Bemerkungsfeld

Warum habe ich negative Sollstunden?#

Mögliche Ursachen:

• Fehlendes Anstellungsverhältnis
• Falsches Startdatum
• Zu hoher Ferienabzug

Kontaktiere HR für eine Prüfung.

Problemlösungen#

Problem: “Ich kann keine Arbeitszeit erfassen”#

Mögliche Ursachen und Lösungen:

1. Keine Berechtigung

   • Prüfe, ob du in der Gruppe timetracker_users bist
   • Kontaktiere deinen Administrator

2. Monat abgeschlossen

   • Prüfe, ob der Monat bereits abgeschlossen ist
   • Kontaktiere HR für nachträgliche Korrekturen

3. Kein Anstellungsverhältnis

   • Prüfe dein Anstellungsverhältnis in deinem Profil
   • Kontaktiere HR falls keines vorhanden ist

Problem: “Meine Abwesenheit wird nicht freigegeben”#

So gehst du vor:

1. Prüfe den Status (noch “In Prüfung”?)
2. Kontaktiere deinen Vorgesetzten direkt
3. Bei Stellvertretung: Kontaktiere die vertretende Person
4. Bei Urlaub des Vorgesetzten: Warte oder eskaliere an HR

Problem: “Ich sehe die Zeiterfassung nicht im Menü”#

Mögliche Ursachen:

1. Modul nicht aktiviert

   • Die Zeiterfassung ist für deine Organisation nicht aktiviert
   • Kontaktiere den Administrator

2. Keine Berechtigung

   • Du bist keiner Zeiterfassungs-Gruppe zugewiesen
   • Kontaktiere deinen Administrator

Problem: “Meine Spesen werden nicht erstattet”#

Prüfe folgende Punkte:

1. Status der Spese: “Genehmigt” oder noch “Eingereicht”?
2. Wurden alle Belege hochgeladen?
3. Ist die Buchhaltung informiert?
4. Wann ist der nächste Auszahlungstermin?

Checklisten#

Tägliche Checkliste#

• Arbeitszeit erfasst
• Pausen eingetragen
• Timer gestoppt (falls verwendet)
• Beschreibungen hinzugefügt (bei Bedarf)

Wöchentliche Checkliste#

• Wochenübersicht geprüft
• Fehlende Einträge nachgetragen
• Spesen erfasst und eingereicht
• Kommende Abwesenheiten geplant

Monatliche Checkliste#

• Alle Arbeitszeiten vollständig
• Monatsreport geprüft
• Gleitzeitsaldo kontrolliert
• Feriensaldo geprüft
• Alle Spesen eingereicht

Jahresende-Checkliste#

• Resturlaub prüfen
• Gleitzeitsaldo prüfen
• Offene Spesen einreichen
• Salden mit HR abstimmen

Kontakt und Support#

Bei Fragen zur Bedienung#

1. Prüfe zuerst dieses Handbuch
2. Frage Kolleginnen und Kollegen
3. Kontaktiere deinen Vorgesetzten

Bei technischen Problemen#

1. Prüfe die Fehlermeldung
2. Versuche, die Seite neu zu laden
3. Melde das Problem an den IT-Support

Bei HR-Fragen#

Kontaktiere die HR-Abteilung bei:

• Fragen zum Anstellungsverhältnis
• Unstimmigkeiten bei Salden
• Sonderfällen und Ausnahmen

Zusammenfassung#

In diesem Kapitel hast du gelernt:

• ✅ Praktische Tipps für die tägliche Nutzung
• ✅ Tastenkürzel und Schnellzugriffe
• ✅ Antworten auf häufig gestellte Fragen
• ✅ Lösungen für typische Probleme
• ✅ Nützliche Checklisten
• ✅ Wo du Hilfe findest

Du hast das Zeiterfassungs-Handbuch abgeschlossen!

Bei weiteren Fragen steht dir dieses Handbuch jederzeit zur Verfügung. Nutze das Inhaltsverzeichnis, um schnell zum gewünschten Thema zu gelangen.

Viel Erfolg mit der ELIZA Zeiterfassung!