Tipps, Tricks & FAQ

In diesem Kapitel findest du praktische Tipps für die effiziente Nutzung der Zeiterfassung, häufig gestellte Fragen und Lösungen für typische Probleme.

Tipps für die tägliche Nutzung

Zeiterfassung optimieren

Tipp 1: Timer für präzise Erfassung

Nutze die Timer-Funktion für eine genaue Erfassung:

1. Starte den Timer beim Arbeitsbeginn
2. Stoppe ihn bei Pausen oder Arbeitsende
3. Die Zeiten werden sekundengenau erfasst

Vorteil: Keine nachträgliche Schätzung nötig, höhere Genauigkeit.

Tipp 2: Beschreibungen nutzen

Füge aussagekräftige Beschreibungen hinzu:

Gut:
✓ "Kundentermin Firma XY, Projektbesprechung"
✓ "Feature #123: Implementierung und Tests"
✓ "Teammeeting Q4-Planung"

Schlecht:
✗ "Arbeit"
✗ "Meeting"
✗ "div."

Vorteil: Bessere Nachvollziehbarkeit für dich und deine Vorgesetzten.

Tipp 3: Zeitnah erfassen

Erfasse deine Arbeitszeit möglichst am selben Tag:

• Genauere Zeiten (weniger Schätzungen)
• Keine vergessenen Einträge
• Weniger Stress am Monatsende

Tipp 4: Wochenübersicht nutzen

Prüfe regelmässig deine Wochenübersicht:

• Erkenne Über- oder Unterzeit frühzeitig
• Plane deine Arbeitszeit besser
• Vermeide Überraschungen beim Monatsabschluss

Abwesenheiten effizient verwalten

Tipp 5: Ferien frühzeitig planen

Reiche Ferienanträge rechtzeitig ein:

• Mindestens 2 Wochen im Voraus (empfohlen)
• Bei längeren Ferien: 4-6 Wochen Vorlauf
• Nutze den Teamkalender zur Abstimmung

Tipp 6: Halbe Tage nutzen

Für mehr Flexibilität kannst du halbe Tage nehmen:

• Vormittag oder Nachmittag wählen
• Ideal für Arzttermine oder kurze Erledigungen
• Nur 0.5 Ferientage werden abgezogen

Tipp 7: Krankheit sofort erfassen

Bei Krankheit:

1. Melde dich wie üblich krank (Telefon/E-Mail)
2. Erfasse die Abwesenheit in ELIZA
3. Bei längerer Krankheit: Arztzeugnis einreichen

Spesen schnell abrechnen

Tipp 8: Belege sofort fotografieren

Fotografiere Belege direkt mit dem Smartphone:

1. Beleg fotografieren
2. Spese in ELIZA erfassen
3. Foto hochladen
4. Original aufbewahren (falls nötig)

Vorteil: Keine verblassten oder verlorenen Belege.

Tipp 9: Sammeleinreichung nutzen

Bei mehreren Spesen:

1. Erfasse alle Spesen einzeln
2. Wähle alle aus (Checkbox)
3. Klicke auf Sammeleinreichung
4. Alle werden auf einmal eingereicht

Vorteil: Schneller für dich und den Genehmiger.

Tipp 10: Kilometerentschädigung mit Route

Bei Kilometerentschädigung:

• Gib Start und Ziel in der Beschreibung an
• Beispiel: “Zürich HB - Bern HB retour (200 km)”
• Erleichtert die Prüfung durch den Genehmiger

Tastenkürzel und Schnellzugriffe

Navigation

Im Formular

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Zeiterfassung

Wie erfasse ich Überstunden?

Überstunden werden automatisch berechnet:

1. Erfasse deine tatsächliche Arbeitszeit
2. Das System vergleicht mit deinen Sollstunden
3. Die Differenz wird als Über-/Unterzeit ausgewiesen

Falls es eine spezielle Stundenart “Überzeit” gibt:

• Wähle diese für Arbeitszeit mit Zuschlag
• Der Faktor (z.B. 1.25) wird automatisch angewendet

Kann ich Arbeitszeit für die Vergangenheit erfassen?

Ja, solange der Monat noch nicht abgeschlossen ist:

1. Navigiere zum gewünschten Datum
2. Erfasse die Arbeitszeit wie gewohnt
3. Bei abgeschlossenem Monat: Kontaktiere HR

Was bedeutet der Faktor bei Stundenarten?

Der Faktor bestimmt die Anrechnung:

• 1.0 = normale Arbeitszeit (1h erfasst = 1h angerechnet)
• 1.25 = 25% Zuschlag (1h erfasst = 1.25h angerechnet)
• 0.0 = keine Anrechnung (Pausen)

Meine Timer-Funktion funktioniert nicht. Was tun?

Prüfe folgende Punkte:

1. Du kannst nur einen Timer gleichzeitig haben
2. Timer funktionieren nur für den aktuellen Tag
3. Beende laufende Timer vor dem Starten eines neuen

Abwesenheiten

Wie viele Ferientage habe ich noch?

Du findest deinen Feriensaldo an mehreren Stellen:

• Im Dashboard (Widget)
• Im Monatsreport
• In der Abwesenheitsübersicht

Kann ich eine freigegebene Abwesenheit stornieren?

Als Mitarbeiter: Nein, nicht direkt.

So gehst du vor:

1. Kontaktiere deinen Vorgesetzten
2. Erkläre den Grund für die Stornierung
3. Der Administrator kann die Abwesenheit löschen

Warum wird mein Feriensaldo nicht aktualisiert?

Mögliche Gründe:

• Die Abwesenheit ist noch nicht freigegeben
• Das Datum liegt in der Zukunft
• Die Abwesenheitsart zählt nicht als Ferien

Prüfe den Status deiner Abwesenheit und warte auf die Freigabe.

Was passiert mit nicht bezogenen Ferien am Jahresende?

Das hängt von deiner Organisation ab:

• In der Regel: Übertrag ins neue Jahr
• Eventuell mit Verfallsdatum
• Bei Fragen: HR kontaktieren

Spesen

Welche Belege muss ich hochladen?

Generell gilt:

• Kilometerentschädigung: Meist kein Beleg nötig
• Pauschalbeträge: Meist kein Beleg nötig
• Freie Beträge: Beleg erforderlich

Die genauen Richtlinien hängen von deiner Organisation ab.

Meine Spese wurde abgelehnt. Was nun?

1. Öffne die abgelehnte Spese
2. Lies den Prüfkommentar des Genehmigers
3. Korrigiere den genannten Fehler
4. Reiche die Spese erneut ein

Typische Ablehnungsgründe:

• Fehlender Beleg
• Unvollständige Beschreibung
• Falsche Kategorie
• Betrag stimmt nicht mit Beleg überein

Wann werden meine Spesen ausbezahlt?

Das hängt von deiner Organisation ab:

• Meist mit der nächsten Lohnabrechnung
• Oder nach dem Monatsabschluss
• Bei Fragen: Buchhaltung kontaktieren

Monatsabschluss

Mein Gleitzeitsaldo stimmt nicht. Was kann ich tun?

Prüfe folgende Punkte:

1. Sind alle Arbeitszeiten erfasst?
2. Ist dein Anstellungsverhältnis korrekt?
3. Sind alle Abwesenheiten freigegeben?
4. Stimmen die Feiertage?

Wenn alles korrekt aussieht: Kontaktiere HR für eine Prüfung.

Kann ich nach dem Monatsabschluss noch etwas ändern?

Nein, nicht direkt. Nach dem Abschluss:

• Änderungen nur durch Administratoren möglich
• Korrekturen werden im Folgemonat eingetragen
• Dokumentation der Korrektur im Bemerkungsfeld

Warum habe ich negative Sollstunden?

Mögliche Ursachen:

• Fehlendes Anstellungsverhältnis
• Falsches Startdatum
• Zu hoher Ferienabzug

Kontaktiere HR für eine Prüfung.

Problemlösungen

Problem: “Ich kann keine Arbeitszeit erfassen”

Mögliche Ursachen und Lösungen:

1. Keine Berechtigung

   • Prüfe, ob du in der Gruppe timetracker_users bist
   • Kontaktiere deinen Administrator

2. Monat abgeschlossen

   • Prüfe, ob der Monat bereits abgeschlossen ist
   • Kontaktiere HR für nachträgliche Korrekturen

3. Kein Anstellungsverhältnis

   • Prüfe dein Anstellungsverhältnis in deinem Profil
   • Kontaktiere HR falls keines vorhanden ist

Problem: “Meine Abwesenheit wird nicht freigegeben”

So gehst du vor:

1. Prüfe den Status (noch “In Prüfung”?)
2. Kontaktiere deinen Vorgesetzten direkt
3. Bei Stellvertretung: Kontaktiere die vertretende Person
4. Bei Urlaub des Vorgesetzten: Warte oder eskaliere an HR

Problem: “Ich sehe die Zeiterfassung nicht im Menü”

Mögliche Ursachen:

1. Modul nicht aktiviert

   • Die Zeiterfassung ist für deine Organisation nicht aktiviert
   • Kontaktiere den Administrator

2. Keine Berechtigung

   • Du bist keiner Zeiterfassungs-Gruppe zugewiesen
   • Kontaktiere deinen Administrator

Problem: “Meine Spesen werden nicht erstattet”

Prüfe folgende Punkte:

1. Status der Spese: “Genehmigt” oder noch “Eingereicht”?
2. Wurden alle Belege hochgeladen?
3. Ist die Buchhaltung informiert?
4. Wann ist der nächste Auszahlungstermin?

Checklisten

Tägliche Checkliste

• Arbeitszeit erfasst
• Pausen eingetragen
• Timer gestoppt (falls verwendet)
• Beschreibungen hinzugefügt (bei Bedarf)

Wöchentliche Checkliste

• Wochenübersicht geprüft
• Fehlende Einträge nachgetragen
• Spesen erfasst und eingereicht
• Kommende Abwesenheiten geplant

Monatliche Checkliste

• Alle Arbeitszeiten vollständig
• Monatsreport geprüft
• Gleitzeitsaldo kontrolliert
• Feriensaldo geprüft
• Alle Spesen eingereicht

Jahresende-Checkliste

• Resturlaub prüfen
• Gleitzeitsaldo prüfen
• Offene Spesen einreichen
• Salden mit HR abstimmen

Kontakt und Support

Bei Fragen zur Bedienung

1. Prüfe zuerst dieses Handbuch
2. Frage Kolleginnen und Kollegen
3. Kontaktiere deinen Vorgesetzten

Bei technischen Problemen

1. Prüfe die Fehlermeldung
2. Versuche, die Seite neu zu laden
3. Melde das Problem an den IT-Support

Bei HR-Fragen

Kontaktiere die HR-Abteilung bei:

• Fragen zum Anstellungsverhältnis
• Unstimmigkeiten bei Salden
• Sonderfällen und Ausnahmen

Zusammenfassung

In diesem Kapitel hast du gelernt:

• ✅ Praktische Tipps für die tägliche Nutzung
• ✅ Tastenkürzel und Schnellzugriffe
• ✅ Antworten auf häufig gestellte Fragen
• ✅ Lösungen für typische Probleme
• ✅ Nützliche Checklisten
• ✅ Wo du Hilfe findest

Du hast das Zeiterfassungs-Handbuch abgeschlossen!

Bei weiteren Fragen steht dir dieses Handbuch jederzeit zur Verfügung. Nutze das Inhaltsverzeichnis, um schnell zum gewünschten Thema zu gelangen.

Viel Erfolg mit der ELIZA Zeiterfassung!