Kursanmeldungen und Teilnehmerverwaltung

Die Teilnehmerverwaltung ermöglicht dir, Benutzer zu Kursen anzumelden, deren Fortschritt zu verfolgen und Zertifikate auszustellen.

Übersicht

ELIZA kennt zwei sich ergänzende Konzepte, um Teilnehmende zuzuordnen:

Anmeldung (Enrollment) vs. Einladung (Invitation)

💡 Faustregel: Soll jemand einen kompletten Kurs absolvieren, anmelden. Soll jemand einen bestimmten Artikel/eine Lektion lesen oder kommentieren, einladen.

Eine Kursanmeldung (Enrollment) in ELIZA:

• Verknüpft einen Benutzer mit einem Kurs
• Verfolgt den Lernfortschritt über alle Lektionen
• Ermöglicht Fristen für den Kursabschluss
• Kann Unterschriften erfordern beim Abschluss
• Generiert Zertifikate bei erfolgreicher Teilnahme

Eine Einladung (Invitation, intern LessonInvite):

• Verknüpft einen Benutzer mit einer einzelnen Lektion oder einem Artikel
• Erstellt einen LessonProgress-Eintrag für die eingeladene Lektion
• Zeigt einen Einladungs-Banner auf der Lektion/dem Artikel
• Erscheint im “Für dich”-Bereich im Wissenshub bis erledigt

Einzelne Anmeldung erstellen

Schritt-für-Schritt

1. Öffne den Kurs, zu dem du jemanden anmelden möchtest
2. Wechsle zum Tab: “Teilnehmende”
3. Klicke auf: “Teilnehmende hinzufügen” (grüner Button)
4. Fülle das Formular aus:
   • Teilnehmende Person (Pflicht): Wähle den Benutzer
   • Startdatum (Pflicht): Ab wann ist der Kurs verfügbar
   • Frist für Kursabschluss: Optional, Deadline
   • Nachricht: Persönliche Mitteilung an den Teilnehmer
   • Unterschrift erforderlich: Checkbox für Signatur beim Abschluss
5. Klicke auf: “Speichern”

Der Teilnehmer erhält eine Benachrichtigung über die Anmeldung.

Massenanmeldung

Mehrere Teilnehmer gleichzeitig anmelden

Für effiziente Anmeldungen mehrerer Personen:

1. Navigiere zum Ordner oder zur globalen Einladungs-Seite (/tutorials/add_multiple_enrollments_global/)
2. Klicke auf: “Anmeldungen hinzufügen” / “Neue Einladungen erstellen”
3. Wähle die Kurse (Mehrfachauswahl möglich)
4. Wähle die Teilnehmer (Mehrfachauswahl möglich)
5. Setze gemeinsame Optionen:
   • Startdatum
   • Frist
   • Nachricht
   • Unterschrift erforderlich
6. Klicke auf: “Anmeldungen erstellen”

💡 Tipp: Die globale Einladungs-Seite ist ideal, wenn du mehreren Personen Kurse aus verschiedenen Ordnern in einem Schritt zuweisen willst.

Einladung zu einzelnen Lektionen/Artikeln

Statt eines kompletten Kurses kannst du Personen gezielt zu einer einzelnen Lektion oder einem Handbuch-Artikel einladen.

Anwendungsfälle

• Lese-Auftrag zu einem bestimmten Artikel im Handbuch
• Punktuelle Schulung zu einem einzelnen Thema
• Aufgabe an bestimmte Mitarbeitende ohne komplette Kursanmeldung

Einladung erstellen

1. Öffne die Lektion oder den Handbuch-Artikel
2. Klick auf das Personen-Icon / “Einladen” in der Toolbar oder Sidebar
3. Wähle die einzuladenden Personen (Mehrfachauswahl)
4. Optional: Nachricht beifügen, Frist setzen
5. Speichern — die Einladung wird verschickt, ein LessonProgress-Eintrag mit Status “eingeladen” wird angelegt

Eingeladene Personen sehen:

• Einen Einladungs-Banner oben am Artikel/Lektion mit den Aktionen “Start” und “Erledigt markieren”
• Den Eintrag in der Sektion “Für dich” auf der Wissenshub-Startseite
• Auf der Handbuch-Startseite einen Hinweis-Banner, falls Einladungen im Handbuch offen sind

💡 Offene Einladungs-Duplikate werden auf der Lektion erkannt und in einem Banner angezeigt (z.B. wenn jemand mehrfach eingeladen wurde).

Einladungen vs. Enrollments — was passiert intern

• Einladung schreibt einen LessonProgress mit state="invited" und einem sender, der die direkte Einladung markiert
• Anders als bei einer Anmeldung wird kein Kurs-Enrollment angelegt — die Person hat dadurch nicht automatisch Zugriff auf den ganzen Kurs (ausser bei geschützten Kursen: dort gibt die Einladung gezielt Lese-Zugriff auf diese Lektion, siehe Kapitel 7)

Globaler Teilnehmer-Dashboard

Unter Wissen & Lernen → Teilnehmer verwalten findest du einen globalen Dashboard für alle Anmeldungen und Einladungen, die du verwalten darfst — Ordner- und Kurs-übergreifend.

Funktionen:

• Filter nach Kurs, Person, Status, Datum
• Massen-Aktionen: bearbeiten, benachrichtigen, löschen
• Direkt-Einstieg in die Detailseite jeder Anmeldung

Die alte Ansicht auf Ordner-Ebene gibt es weiterhin (über das Ordner-Menü), der globale Dashboard ist aber meist die erste Anlaufstelle für Admins, die mehrere Ordner betreuen.

Anmeldestatus

Statusübersicht

Statusübergänge

Eingeladen → In Arbeit (bei erstem Lektionsbesuch)
In Arbeit → Abgeschlossen (bei Kursabschluss)

Fristen und Deadlines

Frist setzen

Du kannst eine Frist für den Kursabschluss setzen:

1. Öffne die Anmeldung zur Bearbeitung
2. Wähle ein Datum im Feld “Frist für Kursabschluss”
3. Speichere

Deadline-Warnungen

In der Teilnehmerübersicht werden Fristen farblich markiert:

💡 Tipp: Nutze die Filterung in der Teilnehmerübersicht, um überfällige Anmeldungen schnell zu finden.

Unterschrift beim Kursabschluss

Unterschrift konfigurieren

Für Compliance- oder Pflichtschulungen kann eine digitale Unterschrift erforderlich sein:

1. Aktiviere “Unterschrift beim Abschluss erforderlich” bei der Anmeldung
2. Der Teilnehmer muss beim Kursabschluss digital unterschreiben
3. Die Unterschrift wird gespeichert und kann exportiert werden

Kurs mit Unterschrift abschliessen (Teilnehmersicht)

1. Schliesse alle Lektionen ab
2. Klicke auf “Kurs abschliessen”
3. Es erscheint ein Unterschrifts-Dialog
4. Unterschreibe mit Maus oder Touch
5. Optional: Füge Abschlussnotizen hinzu
6. Bestätige den Abschluss

Zertifikate

Voraussetzungen

• Im Kurs muss eine Zertifikatsvorlage (Word-Dokument aus DMS) hinterlegt sein
• Die Anmeldung muss den Status “Abgeschlossen” haben

Zertifikat generieren

Als Administrator:

1. Öffne die abgeschlossene Anmeldung
2. Klicke auf “Zertifikat generieren”
3. Das Word-Dokument wird mit den Teilnehmerdaten gefüllt
4. Lade das Zertifikat herunter

Als Teilnehmer:

1. Öffne den abgeschlossenen Kurs
2. Klicke auf “Zertifikat herunterladen”

Platzhalter in Zertifikatsvorlagen

Lernfortschritt verfolgen

Lektionsfortschritt (LessonProgress)

Für jede Lektion wird der individuelle Fortschritt erfasst:

Fortschrittsübersicht

Kurs → Kursfortschritt (📊 Icon)

Die Übersicht zeigt:

• Alle Teilnehmer mit ihrem Gesamtfortschritt
• Status jeder einzelnen Lektion
• Überfällige Anmeldungen hervorgehoben

Matrix-Ansicht

Batch-Operationen

Mehrere Anmeldungen bearbeiten

In der Teilnehmerübersicht:

1. Aktiviere die Checkboxen bei den gewünschten Anmeldungen
2. Nutze die Toolbar für Batch-Aktionen:

Benachrichtigungen senden

1. Wähle die Anmeldungen aus
2. Klicke auf “Benachrichtigen”
3. Verfasse die Nachricht
4. Sende an alle ausgewählten Teilnehmer

💡 Tipp: Nutze Benachrichtigungen, um an überfällige Kurse zu erinnern.

Excel-Export

Teilnehmerliste exportieren

1. Navigiere zu: Kursordner → Teilnehmer verwalten
2. Klicke auf: Excel-Export-Button
3. Die Datei enthält:
   • Ordner-Informationen
   • Kursübersicht
   • Teilnehmer mit Status und Fortschritt
   • Unterschriften (falls vorhanden)
   • Abschlussdaten und Fristen

Der Export eignet sich für:

• Compliance-Dokumentation
• Management-Reports
• Archivierung

Anmeldung abschliessen

Als Administrator

Du kannst den Status einer Anmeldung manuell ändern:

1. Öffne die Anmeldung
2. Ändere den Status auf “Abgeschlossen”
3. Setze das Abschlussdatum
4. Speichere

Automatischer Abschluss

Eine Anmeldung kann automatisch abgeschlossen werden, wenn:

• Alle Lektionen als abgeschlossen markiert sind
• Alle erforderlichen Quiz bestanden wurden (falls konfiguriert)
• Der Teilnehmer den Abschluss bestätigt hat

Best Practices

✅ Empfehlungen

• Realistische Fristen setzen: Genug Zeit für Bearbeitung einplanen
• Erinnerungen senden: Vor Fristablauf benachrichtigen
• Massenanmeldung nutzen: Für effizientes Onboarding
• Fortschritt regelmässig prüfen: Überfällige Anmeldungen identifizieren
• Zertifikate anbieten: Motiviert Teilnehmer
• Unterschriften für Pflichtschulungen: Compliance-Nachweis

❌ Häufige Fehler

• Zu knappe Fristen setzen
• Keine Erinnerungen senden
• Fortschritt nicht überwachen
• Zertifikatsvorlage vergessen
• Anmeldungen nicht aufräumen

Anmeldung löschen

⚠️ Achtung: Das Löschen einer Anmeldung entfernt alle Fortschrittsdaten und Unterschriften unwiderruflich!

1. Öffne die Anmeldung
2. Klicke auf das Löschen-Symbol
3. Bestätige die Aktion

Nächste Schritte

• Kapitel 6: Quiz: Integriere Wissenskontrollen
• Kapitel 7: Berechtigungen: Verstehe das Zugriffskonzept

Zusammenfassung

✅ Du kannst einzelne und Massenanmeldungen erstellen ✅ Du verstehst die verschiedenen Anmeldestatus ✅ Du weisst, wie du Fristen setzt und überwachst ✅ Du kannst Unterschriften beim Abschluss erfordern ✅ Du weisst, wie du Zertifikate generierst ✅ Du kannst den Lernfortschritt verfolgen ✅ Du kennst die Batch-Operationen und den Excel-Export