Ordner
Ordner sind Container, die mehrere thematisch zusammengehörende Kurse und Handbücher gruppieren. Sie helfen dir, dein Wissen übersichtlich zu organisieren. Im Code heissen sie weiterhin “Folder” — im UI sprechen wir je nach Kontext von “Ordner” oder “Ordner”.
Was sind Ordner?
Ein Ordner:
- Gruppiert Kurse und Handbücher thematisch (z.B. “Onboarding”, “Sicherheit”, “QM-Wissen”)
- Definiert Berechtigungen für alle enthaltenen Inhalte
- Ermöglicht Massenanmeldungen für mehrere Kurse gleichzeitig
- Bietet Übersichten über Teilnehmer und Fortschritt
Ein Ordner kann gleichzeitig Schulungs-Kurse und Handbücher enthalten — beide Modi nutzen die gleiche Ordnerstruktur. In der Ordner-Detailansicht werden Kurse und Handbücher getrennt dargestellt.
Typische Ordner-Struktur
📁 Mitarbeiter-Onboarding
├── 📘 Tag 1: Willkommen im Unternehmen (Schulung)
├── 📘 Tag 2: IT-Systeme und Zugänge (Schulung)
└── 📖 Onboarding-Handbuch (Handbuch)
📁 Qualitätsmanagement
├── 📘 QM-Grundlagen (Schulung)
├── 📖 QM-Handbuch (Handbuch)
└── 📖 Audit-Leitfaden (Handbuch)
📁 Sicherheit am Arbeitsplatz
├── 📘 Brandschutz (Schulung mit Quiz)
├── 📘 Erste Hilfe (Schulung)
└── 📖 Notfall-Handbuch (Handbuch)
Ordner erstellen
Voraussetzungen
Du benötigst die Berechtigung add_folder oder musst Mitglied der Gruppe “Tutorials (Admin)” sein.
Variante 1: Via Wizard (empfohlen)
Der schnellste Weg führt über den Wizard auf der Wissenshub-Startseite:
- Im Wissenshub auf Hinzufügen klicken
- In Schritt 1 einen Inhalt wählen (z.B. “Schulungskurs” oder “Handbuch”)
- In Schritt 2 auf “Neuer Ordner” klicken — der Ordner wird direkt aus dem Wizard heraus erstellt, ohne den Wizard zu verlassen
- Schritt 3 ausfüllen — der neue Inhalt landet im frischen Ordner
Variante 2: Direkt im Ordner-Bereich
- Navigiere zu: Wissen & Lernen → Ordner
- Klicke auf: “Ordner hinzufügen” (grüner Button)
- Fülle die Felder aus:
- Titel (Pflicht): Aussagekräftiger Name
- Beschreibung: Detaillierte Beschreibung des Ordnerinhalts
- Titelbild / Cover-Bild: Visuelles Erkennungsmerkmal (optional). Wenn kein Bild gesetzt ist, zeigt ELIZA ein Ordner-Icon als Platzhalter
- Klicke auf: “Speichern”
Der neue Ordner wird im Status “Entwurf” erstellt.
Ordner-Einstellungen
Grundeinstellungen
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Titel | Name des Ordners (max. 255 Zeichen) |
| Beschreibung | Ausführliche Beschreibung, unterstützt Markdown |
| Titelbild | Bild zur visuellen Kennzeichnung |
| Reihenfolge | Position in der Ordnerliste |
Status
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Entwurf | Nur für Admins sichtbar |
| Zur Prüfung | Wartet auf Freigabe |
| Freigegeben | Für berechtigte Benutzer sichtbar |
| Abgelaufen | Überprüfung fällig |
| Archiviert | Nicht mehr aktiv |
⚠️ Wichtig: Nur freigegebene Ordner sind für normale Benutzer sichtbar.
Sichtbarkeit
Du kannst zwischen zwei Sichtbarkeitsstufen wählen:
| Sichtbarkeit | Bedeutung |
|---|---|
| Normal | Alle Benutzer mit view_folder-Berechtigung können den Ordner sehen |
| Geschützt | Nur explizit berechtigte Benutzer (Team, Admin, Orgunit) haben Zugriff |
Admin-Team und Berechtigungen
Admin-Team
Das Admin-Team eines Ordners hat volle Verwaltungsrechte:
- Kurse hinzufügen und bearbeiten
- Lektionen erstellen und verwalten
- Anmeldungen verwalten
- Ordner-Einstellungen ändern
So fügst du Admins hinzu:
- Öffne den Ordner zur Bearbeitung
- Wähle im Feld “Admin-Team” die gewünschten Benutzer
- Speichere die Änderungen
Team
Das Team hat eingeschränkte Rechte:
- Kurse und Lektionen ansehen
- Eigene Anmeldungen verwalten
Beteiligte Organisationseinheiten
Du kannst Organisationseinheiten (Orgunits) zuweisen, um Berechtigungen nach Abteilung zu vergeben:
- Wähle die gewünschten Organisationseinheiten
- Alle Benutzer in diesen Einheiten erhalten automatisch Zugriff
💡 Tipp: Nutze Organisationseinheiten für automatisierte Berechtigungsvergabe bei organisatorischen Änderungen.
Inhalte im Ordner: Kurs oder Handbuch hinzufügen
In der Ordner-Detailansicht findest du oben rechts Buttons, um neue Inhalte anzulegen:
- Schulungskurs hinzufügen — legt einen Kurs mit
mode="training"an - Handbuch hinzufügen — legt einen Kurs mit
mode="manual"an
Beide landen im selben Ordner und teilen sich die Ordner-Berechtigungen. In der Detailansicht werden sie in zwei eigenen Sektionen (“Schulungskurse” und “Handbücher”) dargestellt.
💡 Sektionen ohne Inhalt (z.B. keine Handbücher im Ordner) werden ausgeblendet.
Teilnehmerverwaltung
Übersicht der Teilnehmer
Wissen & Lernen → Ordner → [Ordner] → Teilnehmer verwalten
Die Teilnehmerübersicht zeigt:
- Alle Anmeldungen für alle Kurse im Ordner
- Filtermöglichkeiten nach Kurs, Status, Datum
- Deadline-Warnungen für überfällige Anmeldungen
Filterfunktionen
| Filter | Beschreibung |
|---|---|
| Kurse | Nach spezifischen Kursen filtern |
| Benutzer | Nach Teilnehmern suchen |
| Status | Nach Anmeldestatus filtern |
| Datum von/bis | Nach Abschlussdatum filtern |
Massenanmeldung
Du kannst mehrere Teilnehmer gleichzeitig zu mehreren Kursen anmelden:
- Navigiere zu: Ordner → “Anmeldungen hinzufügen”
- Wähle die Kurse: Mehrfachauswahl möglich
- Wähle die Teilnehmer: Mehrfachauswahl möglich
- Setze gemeinsame Optionen:
- Startdatum
- Frist für Kursabschluss
- Nachricht an Teilnehmer
- Unterschrift erforderlich
- Klicke auf: “Anmeldungen erstellen”
💡 Tipp: Die Massenanmeldung spart Zeit bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter.
Excel-Export
Exportiere die Teilnehmerliste als Excel-Datei:
- Navigiere zu: Teilnehmerübersicht
- Klicke auf: Excel-Export-Button
- Die Datei enthält:
- Ordner-Informationen
- Kursübersicht
- Teilnehmerliste mit Fortschritt
- Unterschriften (falls vorhanden)
Batch-Operationen
Mehrere Anmeldungen bearbeiten
- Wähle die gewünschten Anmeldungen über die Checkboxen
- Nutze die Toolbar für Batch-Aktionen:
- Bearbeiten: Status, Fristen ändern
- Benachrichtigen: E-Mail an ausgewählte Teilnehmer
- Löschen: Anmeldungen entfernen
Benachrichtigungen senden
Du kannst Teilnehmer über ihren Kursstatus benachrichtigen:
- Wähle die Anmeldungen aus
- Klicke auf “Benachrichtigen”
- Verfasse die Nachricht
- Sende die E-Mail
Best Practices
✅ Empfehlungen
- Thematische Gruppierung: Fasse zusammengehörende Kurse in einem Ordner zusammen
- Aussagekräftige Titel: Verwende klare, beschreibende Namen
- Berechtigungen planen: Überlege vorab, wer Zugriff benötigt
- Organisationseinheiten nutzen: Vereinfacht die Berechtigungsverwaltung
- Titelbild hinzufügen: Verbessert die visuelle Orientierung
❌ Häufige Fehler
- Zu viele kleine Ordner erstellen (besser thematisch bündeln)
- Ordner im Entwurf belassen (Benutzer sehen nichts)
- Berechtigungen vergessen (Teilnehmer können nicht zugreifen)
- Keine Beschreibung hinzufügen (Zweck unklar)
Ordner bearbeiten
Grunddaten ändern
- Navigiere zum Ordner
- Klicke auf das Bearbeiten-Symbol (Stift-Icon)
- Ändere die gewünschten Felder
- Speichere
Status ändern
Um einen Ordner freizugeben:
- Öffne den Ordner zur Bearbeitung
- Ändere den Status auf “Freigegeben”
- Speichere die Änderungen
Reihenfolge ändern
Die Reihenfolge der Ordner in der Liste kann über das Feld “Reihenfolge” angepasst werden. Niedrigere Werte werden zuerst angezeigt.
Ordner archivieren/löschen
Archivieren
Archivierte Ordner:
- Sind nicht mehr in der Standardansicht sichtbar
- Behalten alle Daten und Verknüpfungen
- Können bei Bedarf wiederhergestellt werden
Löschen
⚠️ Achtung: Das Löschen eines Ordners entfernt auch alle enthaltenen Kurse, Lektionen und Anmeldungen!
Zum Löschen:
- Stelle sicher, dass keine aktiven Anmeldungen existieren
- Öffne den Ordner
- Klicke auf das Löschen-Symbol
- Bestätige die Aktion
Nächste Schritte
- Kapitel 3: Kurse: Erstelle Kurse innerhalb deiner Ordner
- Kapitel 5: Kursanmeldungen: Vertiefe die Teilnehmerverwaltung
- Kapitel 7: Berechtigungen: Lerne das Berechtigungskonzept im Detail
Zusammenfassung
✅ Du weisst, was Ordner sind und wofür sie verwendet werden ✅ Du kannst Ordner erstellen und konfigurieren ✅ Du verstehst die Berechtigungsoptionen (Admin-Team, Team, Orgunits) ✅ Du kannst Teilnehmer in Ordner-übergreifenden Übersichten verwalten ✅ Du kennst die Massenanmeldung und Batch-Operationen