Liebe ELIZA-Nutzerin, lieber ELIZA-Nutzer
Kennst du das? Du hast dutzende von Dokumenten, die alle die gleiche Behandlung brauchen - verschieben, bearbeiten, freigeben oder löschen. Bisher musstest du jedes Dokument einzeln anklicken und bearbeiten. Damit ist jetzt Schluss! Mit den neuen Batch-Aktionen kannst du mehrere Dokumente gleichzeitig auswählen und mit einem Klick bearbeiten.
Was ist neu?
Das DMS wurde um ein komplettes Batch-Aktionen-System erweitert, das dir erlaubt, mehrere Dokumente gleichzeitig zu bearbeiten:
Grundfunktionen:
- Mehrfachauswahl von Dokumenten über Checkboxen
- Intelligente Batch-Aktionen-Toolbar, die nur bei Auswahl erscheint
- Automatische Berechtigungsprüfung für jede Aktion
- Elegante Modal-Dialoge für alle Batch-Operationen
Verfügbare Batch-Aktionen:
- Verschieben: Dokumente in andere Ordner verschieben
- Metadaten bearbeiten: Dokumentart, Autor, Funktionen und Gültigkeitsdaten ändern
- Workflow-Aktionen: Status-Übergänge für mehrere Dokumente gleichzeitig
- Download: Alle ausgewählten Dokumente als ZIP-Datei herunterladen
- Kopf-/Fusszeilen setzen: DOCX-Dokumente mit einheitlichen Kopf- und Fusszeilen versehen
- Schreibschutz: DOCX-Dokumente schützen oder Schutz entfernen
- Löschen/Archivieren: Dokumente löschen oder ins Archiv verschieben
Wie profitierst du davon?
Diese umfassende Neuerung revolutioniert deine tägliche Arbeit mit Dokumenten:
- Massive Zeitersparnis: Was früher Stunden dauerte, erledigst du jetzt in Minuten
- Weniger Klickarbeit: Ein Klick statt hunderte - deine Maus wird es dir danken
- Konsistente Bearbeitung: Alle Dokumente erhalten die gleiche Behandlung
- Weniger Fehler: Keine vergessenen Dokumente mehr bei grossen Bearbeitungen
- Professionellere Workflows: Batch-Freigaben und Status-Änderungen für ganze Dokumenten-Sets
- Bessere Organisation: Schnelles Aufräumen und Strukturieren deiner Dokumente
- Intelligente Sicherheit: Nur erlaubte Aktionen werden angezeigt, basierend auf deinen Berechtigungen
Wie nutzt du die Batch-Aktionen?
Die Bedienung ist intuitiv und folgt einem einheitlichen Muster:
Grundlegende Schritte:
- Dokumente auswählen: Setze Häkchen bei den gewünschten Dokumenten
- Batch-Toolbar erscheint: Die Aktionsleiste wird automatisch eingeblendet
- Aktion wählen: Klicke auf den entsprechenden Button (Verschieben, Bearbeiten, etc.)
- Details festlegen: Konfiguriere die Aktion im sich öffnenden Dialog
- Ausführen: Bestätige und alle ausgewählten Dokumente werden bearbeitet
Spezielle Funktionen:
- “Alle auswählen”: Checkbox zum schnellen Auswählen aller sichtbaren Dokumente
- Intelligente Filterung: Nur relevante Aktionen werden angezeigt (z.B. Schreibschutz nur für DOCX)
- Status-abhängige Aktionen: Workflow-Button wird grau, wenn Dokumente unterschiedliche Status haben
- Berechtigungsbasiert: Du siehst nur Aktionen, für die du berechtigt bist
Tipps für die optimale Nutzung
Effizienz-Tipps:
- Nutze die Suchfunktion, um gezielt Dokumente zu finden, bevor du sie auswählst
- Bei grossen Dokumentenmengen: Arbeite in kleineren Batches für bessere Performance
- Prüfe vor Batch-Aktionen immer die Auswahl - ein Klick auf “Alle auswählen” kann viel bewirken
Workflow-Optimierung:
- Kombiniere Batch-Aktionen: Erst Metadaten bearbeiten, dann verschieben, dann freigeben
- Nutze die ZIP-Download-Funktion für Backup-Zwecke vor grösseren Änderungen
- Die Archivierungs-Option beim Löschen ist oft die bessere Wahl als endgültiges Löschen
Berechtigungen verstehen:
- Checkboxen erscheinen nur bei Dokumenten, die du bearbeiten darfst
- Batch-Aktionen respektieren deine individuellen Berechtigungen pro Dokument
- Bei gemischten Berechtigungen werden nur die erlaubten Dokumente bearbeitet
Mit den neuen Batch-Aktionen wird die Dokumentenverwaltung in ELIZA deutlich effizienter und benutzerfreundlicher. Du kannst dich auf deine wichtige Arbeit konzentrieren, während ELIZA die repetitiven Aufgaben für dich übernimmt.
Dein ELIZA-Team 🐢