Hallo!
Die Dokumenten-Historie im DMS wurde verbessert und zeigt dir jetzt genauer an, was mit deinen Dokumenten passiert ist. Ausserdem kannst du die Zugriffsprotokollierung nun selbst in den Einstellungen aktivieren oder deaktivieren.
Was ist neu?
- Die Dokumenten-Historie zeigt jetzt korrekt an, wenn jemand ein Dokument gelesen hat – vorher wurde dies fälschlicherweise als “gelöscht” angezeigt
- Neue Aktionen werden mit passenden Symbolen dargestellt: Dokument gelesen, heruntergeladen, freigegeben, archiviert und mehr
- Du kannst die Zugriffsprotokollierung jetzt direkt in den DMS-Einstellungen ein- oder ausschalten
- Bei aktivierter Protokollierung siehst du genau, wer wann welches Dokument angesehen hat
Wie profitierst du davon?
- Bessere Übersicht über die Nutzung deiner Dokumente
- Einfache Nachverfolgbarkeit für Compliance und Audits
- Korrekte und verständliche Anzeige aller Dokumenten-Aktivitäten
- Flexible Steuerung der Protokollierung nach deinen Bedürfnissen
Wie nutzt du die neue Einstellung?
- Gehe zu Dokumente → Einstellungen → DMS Konfiguration
- Aktiviere oder deaktiviere die Option Dokumentzugriffe protokollieren
- Klicke auf Speichern
Wenn die Option aktiviert ist, werden alle Dokumentzugriffe (ausser von Administratoren) in der Historie protokolliert.
Gut zu wissen
- Die Protokollierung ist nützlich für Qualitätsmanagement und ISO-Zertifizierungen
- Administrator-Zugriffe werden nicht protokolliert, um die Historie übersichtlich zu halten
- Die verbesserte Anzeige gilt auch für die Benutzer-Aktivitäten in der Benutzerverwaltung
Dein ELIZA-Team 🐢