Hallo!
Wir haben die Filterfunktionen in der Dokumentenbibliothek massiv erweitert. Ab sofort kannst du deine Dokumente nicht nur nach Typ filtern, sondern auch nach Status sortieren und nach Änderungsdatum oder Freigabedatum ordnen lassen. Das macht das Finden von Dokumenten noch schneller und effizienter.
Was ist neu?
Die DMS-Dokumentenbibliothek hat drei neue leistungsstarke Filter erhalten:
Status-Filter mit Mehrfachauswahl Du kannst jetzt nach Dokumentenstatus filtern und dabei mehrere Status gleichzeitig auswählen. Verfügbare Status sind:
- Entwurf
- Zur Prüfung
- Geprüft
- Freigegeben
- Abgelaufen
- Archiviert
Sortierung nach Änderungsdatum Mit dem Filter “Zuletzt geändert” werden dir die Dokumente angezeigt, die kürzlich bearbeitet wurden – perfekt um zu sehen, woran gerade gearbeitet wird.
Sortierung nach Freigabedatum Der Filter “Zuletzt freigegeben” zeigt dir die neuesten freigegebenen Dokumente zuerst – ideal um aktuelle, genehmigte Dokumente zu finden.
Moderne Filter-Oberfläche Die Filterleiste wurde komplett überarbeitet:
- Suchfeld mit Icon und modernem Design
- Filter-Chips mit farbigen Icons für bessere Übersicht
- Alle Filter lassen sich kombinieren
- Mobile-optimierte Darstellung
Wie profitierst du davon?
Schnellerer Zugriff auf relevante Dokumente Finde genau die Dokumente, die du gerade brauchst – egal ob Entwürfe zur Bearbeitung, Dokumente zur Prüfung oder die neuesten freigegebenen Versionen.
Besserer Überblick über Workflow-Status Mit dem Status-Filter siehst du auf einen Blick, welche Dokumente in welchem Bearbeitungsstatus sind. Perfekt für Qualitätsmanager und Prozessverantwortliche.
Flexible Kombinationen Kombiniere beliebig: Suche nach Word-Dokumenten mit Status “Zur Prüfung”, die kürzlich geändert wurden. Oder finde alle freigegebenen PDFs. Die Möglichkeiten sind vielfältig.
Zeitersparnis Keine langen Scroll-Marathons mehr durch hunderte Dokumente. Mit den neuen Filtern findest du in Sekunden, was du suchst.
Wie nutzt du die neuen Filter?
Status-Filter verwenden
- Öffne eine Dokumentenbibliothek in deinem DMS
- Klicke auf das Dropdown “Status” in der Filterleiste
- Wähle einen oder mehrere Status aus
- Die Dokumentenliste wird sofort aktualisiert
- Die Anzahl der aktiven Filter wird im Status-Button angezeigt
Nach Datum sortieren
- Aktiviere den Filter “Zuletzt geändert” für die neuesten Bearbeitungen
- Oder wähle “Zuletzt freigegeben” für die neuesten Freigaben
- Beide Sortierungen schliessen sich gegenseitig aus
Filter kombinieren
- Wähle zuerst die Dokumenttypen (PDF, Word, Excel)
- Füge einen Status-Filter hinzu
- Aktiviere optional eine Sortierung
- Gib zusätzlich einen Suchbegriff ein
- Alle Filter arbeiten zusammen und ergänzen sich
Filter zurücksetzen Klicke auf den Button “Zurücksetzen” am Ende der Filterleiste, um alle Filter zu entfernen und zur Standardansicht zurückzukehren.
Tipps für die optimale Nutzung
Häufige Such-Kombinationen speichern Nutze die Browser-Lesezeichen für oft verwendete Filter-Kombinationen – die URL enthält alle aktiven Filter.
Status-Filter für Team-Koordination Verwende “Zur Prüfung” um schnell alle Dokumente zu sehen, die auf deine Review warten.
Regelmässige Kontrolle abgelaufener Dokumente Nutze den Status “Abgelaufen” um sicherzustellen, dass keine veralteten Dokumente mehr in Verwendung sind.
Mobile Nutzung Alle Filter funktionieren auch auf dem Smartphone – perfekt für unterwegs.
Die erweiterten Filter helfen dir, noch effizienter mit deinen Dokumenten zu arbeiten. Probiere die verschiedenen Kombinationen aus und finde deinen optimalen Workflow!
Dein ELIZA-Team 🐢