Hallo! Wir haben eine wichtige Verbesserung im Dokumenten-Management-System (DMS) für dich umgesetzt. Ab sofort siehst du bei freigegebenen Dokumenten genau, welche Person die Freigabe tatsächlich durchgeführt hat.

Was ist neu?

Präzise Freigabe-Nachverfolgung In der Dokumentendetailansicht wird beim Freigabedatum jetzt nicht mehr nur das Datum angezeigt, sondern auch der Name der Person, die das Dokument tatsächlich freigegeben hat. Zum Beispiel: “2. September 2025 durch Max Mustermann”.

Echte Benutzer-Attribution Das System erfasst automatisch aus dem Auditlog, welcher Benutzer die Freigabe durchgeführt hat - auch wenn diese über eine Stellvertretung oder einen anderen Workflow erfolgt ist.

Verbesserte Nachvollziehbarkeit Die neue Anzeige macht Dokumentenfreigaben transparenter und hilft dir bei der Nachverfolgung von Qualitätsprozessen und Audit-Anforderungen.

Neue Template-Variable für Word-Dokumente Für deine Word-Templates steht jetzt die neue Variable {{ document_approved_by }} zur Verfügung. Diese zeigt nur den Namen der Person an, die das Dokument tatsächlich freigegeben hat - perfekt für Dokument-Fusszeilen oder Freigabe-Vermerke.

Wie profitierst du davon?

Klare Verantwortlichkeiten Du siehst auf einen Blick, wer für eine Dokumentenfreigabe verantwortlich war. Das schafft Klarheit bei Rückfragen oder Audits.

Bessere Qualitätssicherung Bei der Überprüfung von Dokumentenprozessen kannst du schnell erkennen, welche Personen an der Freigabe beteiligt waren.

Compliance und Nachweise Für Zertifizierungen und Compliance-Anforderungen hast du jetzt eine lückenlose Dokumentation der Freigabeverantwortlichen.

Vertrauen in den Prozess Die präzise Zuordnung stärkt das Vertrauen in die Dokumentenfreigabe-Prozesse und zeigt, dass alle Schritte korrekt nachverfolgbar sind.

Wo findest du die Verbesserung?

Dokumentendetailansicht:

1. Öffne ein beliebiges freigegebenes Dokument im DMS
2. Schaue in den Bereich “Dokument-Informationen”
3. Beim Freigabedatum siehst du jetzt: “Freigegeben am: [Datum] durch [Name der freigabenden Person]”

In Listen und Übersichten: Die Information ist auch in anderen Bereichen verfügbar, wo Freigabeinformationen angezeigt werden.

In Word-Templates:

1. Öffne dein Word-Template im DMS
2. Füge an der gewünschten Stelle {{ document_approved_by }} ein
3. Beim Generieren des Dokuments wird automatisch der Name der freigabenden Person eingefügt
4. Ideal für Freigabe-Vermerke wie: “Freigegeben durch: Max Mustermann”

Was ändert sich für dich?

Keine Änderung im Arbeitsablauf Der Freigabeprozess selbst bleibt unverändert. Du gibst Dokumente weiterhin wie gewohnt frei.

Mehr Informationen ohne Aufwand Die zusätzlichen Informationen werden automatisch erfasst und angezeigt - du musst nichts zusätzlich tun.

Historische Daten Auch bereits freigegebene Dokumente zeigen rückwirkend die korrekten Freigabeverantwortlichen an, soweit diese im System nachvollziehbar sind.

Tipps für die optimale Nutzung

Für Qualitätsmanager: Nutze die neue Transparenz für effizientere Audit-Vorbereitungen und Prozessreviews.

Für Teamleiter: Die klare Zuordnung hilft dir bei der Nachverfolgung von Freigabeprozessen in deinem Team.

Für Compliance-Verantwortliche: Dokumentiere Freigabeprozesse jetzt noch präziser für Zertifizierungen und Audits.

Bei Rückfragen: Wenn du Fragen zu einer Dokumentenfreigabe hast, weisst du sofort, an wen du dich wenden kannst.

Diese Verbesserung macht deine Dokumentenprozesse noch transparenter und nachvollziehbarer - ein wichtiger Schritt für professionelles Qualitätsmanagement.

Dein ELIZA-Team 🐢