Die Zugriffskontrolle für geschützte Ordner im Dokumentenmanagement wurde deutlich verschärft. Damit ist sichergestellt, dass nur berechtigte Personen auf vertrauliche Ordner zugreifen können.

Was ist neu?

Präzisere Zugriffssteuerung bei geschützten Ordnern

• Wenn ein Ordner als “geschützt” markiert ist, haben nur noch Personen Zugriff, die dem Ordner direkt zugeordnet sind – also Admins, Team-Mitglieder, zugewiesene Prüfer oder Freigebende
• Allgemeine Berechtigungen zum Prüfen oder Freigeben von Dokumenten genügen nicht mehr, um geschützte Ordner einzusehen
• Auch das Hinzufügen, Bearbeiten und Löschen ist nur noch möglich, wenn du den Ordner auch sehen darfst

Wie profitierst du davon?

• Vertrauliche Ordner sind besser geschützt – nur wirklich berechtigte Personen sehen diese Inhalte
• Die Berechtigungsanzeige auf der Ordner-Detailseite zeigt jetzt ein realistisches Bild, wer tatsächlich Zugriff hat
• Die Zugriffskontrolle entspricht dem Prinzip der minimalen Berechtigung (Need-to-know)

Wie prüfst du die Berechtigungen?

1. Öffne den gewünschten Ordner im Dokumentenmanagement
2. Klicke auf das Schloss-Symbol oder wähle “Berechtigungen anzeigen”
3. Du siehst eine Übersicht aller Personen mit ihren jeweiligen Rechten (Ansehen, Bearbeiten, Hinzufügen, Löschen)

Tipps

• Überprüfe bei geschützten Ordnern regelmässig, ob die zugewiesenen Admins, Teams und Prüfer noch aktuell sind
• Nutze die Vererbungsfunktion (“Admins erben”), um Berechtigungen effizient über Ordnerstrukturen weiterzugeben
• Bei Fragen zu Berechtigungen wende dich an deinen DMS-Administrator

Dein ELIZA-Team 🐢